Подотчетные лица — это сотрудники организации, которые получили денежные средства (авансы) от предприятия на хозяйственные, административные и иные расходы.
Они должны представить в бухгалтерию письменный отчет об использовании полученных средств в качестве авансов либо вернуть неиспользованную сумму в кассу.
Когда работник получает деньги на закупку канцтоваров, или ему поручают заплатить другой организации за услуги наличными, или он направляется в командировку, во всех этих случаях он является подотчетным лицом.
Если сотруднику в 2021 году выдаются денежные средства, ему должно быть указано, на какие нужды они выданы и на какой срок.
В течение трех дней по истечении этого срока подотчетное лицо должно отчитаться за расход и вернуть остаток средств.
Если такой срок не указан, то считается, что он равен трем дням со дня выдачи денег, а для командированных работников – трем дням со дня возвращения из командировки.
Если ездил в зарубежную командировку, то срок отчета составляет 10 дней с момента возвращения из командировки.
Существует жесткое правило, установленное «Порядком ведения кассовых операций в РФ» (утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ № 40): пока подотчетное лицо не отчитается за ранее выданные денежные средства, новые авансы ему выдавать нельзя.
Приказ руководителя утверждает перечень подотчетных лиц с указанием того, когда и какие суммы им выдаются и когда подотчетные лица должны отчитаться за эти деньги.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
