Во время внутреннего аудита систем менеджмента могут быть замечены несоответствия в следовании процедурам, правилам или инструкциям.
Несоответствия подлежат четкой формулировке для того, чтобы тот, кому адресовано несоответствие, мог наметить план по проведению корректирующих действий.
Кто может являться адресатом вашего отчета и находок аудита?
Это, прежде всего:
• топ менеджеры;
• руководители подразделений, где проходил аудит;
• владельцы процессов;
• следующий аудитор, который будет направлен оценить эффективность корректирующих действий;
• внешний аудитор, представляющий сертификационную организацию и др.
Можно сформулировать несоответствие например так:
«В результате аудита в отделе обнаружены не заполненные формы». Или: «В цехе по производству игрушек плохие условия труда». Такая формулировка не дает четкого представления какие конкретные действия необходимо предпринять чтобы исправить ситуацию.
В книге одного гуру по менеджменту качества России прочитал славный пример на тему расплывчатой формулировки: «Он встретил ее на поляне с цветами….». Здесь не понятно, кто с цветами: Он, Она, Поляна …
Т.е. приведенные выше формулировки несоответствии не дают информации об объекте исправления. Ниже представлены несколько более удачных примеров формулировки несоответствий.
Пример 1:
«В департаменте обслуживания клиентов сроки рассмотрения претензий превышены 5 раз в течении 23 недели, что не соответствует инструкции 2/АП которая устанавливает срок реакции на претензию в 24 часа. Были выборочно проанализированы 15 актов NNo 12-27 за указанный период».
Пример 2:
«Во время внутреннего аудита 3 октября обнаружено, что мониторинг выбросов газов СО2 котельной N3, находящейся по адресу Ручейки 88, Охтинского района г. Правдинск, не производился с 29 февраля. Стандарт предприятия No 22334 обязывает производить проверки ежегодно».
Пример 3:
«Рабочии Пупкин, Моисээнко и Трофимофф были без защитных касок во время проведения строительных работ 1 января на объекте ОПАНА по адресу ЕЕЕ. В журнале по технике безопасности не обнаружено отметок о проведении инструктажа с ними в этот день. Это противоречит п. 2 Правил проведения работ на предприятии ВВВ».
Надеемся, что несколько идей вы получили и это поможет вам более четко формулировать ситуации и несоответствия для их последующего исправления.
Ничего не пишите и не используйте калькулятор, и помните - вы должны отвечать быстро. Возьмите 1000. Прибавьте 40. Прибавьте еще тысячу. Прибавьте 30. Еще 1000. Плюс 20. Плюс 1000. И плюс 10. Что получилось? Ответ 5000? Опять неверно.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
