Все организации обязаны обеспечить надлежащее хранение кадровых документов. При этом важно соблюдать установленные сроки хранения кадровой документации в организации. Как это правильно и функционально организовать, расскажем в данной статье.
По закону, все работодатели должны обеспечить надлежащее хранение кадровой документации (ч. 1 ст. 17 Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», далее – Закон об архивном деле). Для этих целей формируются дела.
Порядок формирования дел для хранения документов в организации
Кадровая документация формируется в дела, как правила, с наступлением нового календарного года в соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел. Такое формирование ведется в целях обеспечения быстрого поиска документов и подготовки их к архивному хранению.
При формировании дел кадровая служба руководствуется Основными правилами работы архивов организации (одобрены решением Коллегии Росархива) и Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документации архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России № 526).
На сегодняшний день эти два нормативных акта являются действующими. Однако они не являются нормативными актами, обязательными для исполнения, а носят лишь рекомендательный характер.
Основные правила формирования дел для организации хранения документов
Правило 1.Кадровые документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации.
Правило 2.Ведение дела начинается с момента подшивки в него даже одного документа.
Правило 3.Оформляется обложки дела.
На обложке указываются следующие реквизиты:
• полное наименование организации;
• полное наименование структурного подразделения;
• номер дела;
• заголовок дела;
• срок хранение документов.
Правило 4.В дело подшиваются только исполненные и оформленные документы.
Правило 5.В дело подшивается только один подлинный экземпляр документа, за исключением ряда случаев.
Правило 6.В дело подшиваются документы, изданные в одном календарном году.
Правило 7.В деле должно быть не более 250 листов, а его толщина не должна превышать 4 сантиметров.
Сроки хранения кадровых документов в организации
С 13 марта 2016 года изменен срок хранения документации по личному составу. Теперь период хранения такой документации составляет 50 лет, вместо 75 лет.
Изменения распространяются на все архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (ст. 3 Закона об архивном деле).
Документацию по личному составу условно можно разделить на четыре группы:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Группа 1. Документы, связанные с комплектованием штата организации.
Например: трудовой договор (контракт), приказы (распоряжения) о приеме на работу, о назначении на должность, личная карточка работника и т.д.;
Группа 2.Документация, связанные с перемещение работников в период трудовой деятельности.
Среди них: соглашения, приказы (распоряжения) о переводе на другую работу, о совмещении профессий (должностей), об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника и т.д.;
Группа 3.Документы, связанные с отношением работников к трудовой деятельности.
В частности, приказы (распоряжения) о поощрении, об установлении надбавки к должностному окладу и т.д.;
Группа 4.Документация, связанные с прекращением трудовых отношений.
Как правило, это приказы (распоряжения) о расторжении трудового договора.
Еще одно принципиальное нововведение: исчисление нового срока хранения начинается со дня создания документов, а не с даты увольнения работника, как было раньше.
Однако новые положения применяются не ко всем документам организации. Касаются они лишь той документации по личному составу. Для более ранних документов сохраняется требование о хранении не менее 75 лет (пп. 1, 2 ст. 22.1 Закона № 43-ФЗ).
При формировании дел с приказами по личному составу учитываются сроки хранения кадровых документов в организациях:
• 50 (75) лет (о них мы говорили в предыдущем разделе);
• 5 лет (приказы об очередных и учебных отпусках, наложении дисциплинарного взыскания, краткосрочных внутрироссийских командировках).
По этой причине формируется два разных дела: приказы по личному составу со сроком хранение 50 (75) лет и приказы по личному составу со сроком хранения 5 лет.
Внутри дела приказы подшиваются по номерам и датам. Если количество подшитых листов в деле превышает 250, то дело делится на тома (например, том 1, том 2 и т.д.).
Если в организации издается большое количество приказов, то их можно подшивать в разные дела (например, приказы о приеме на работу, приказы о переводе, приказы об увольнении и т.д.).
Формирование дела с личными карточками работников для организации хранения документов.
Личные карточки оформляются при трудоустройстве работников и ведутся в течение всего периода их трудовой деятельности.
Как правило, такие документы хранятся в виде картотеки, разделены по структурным подразделениям, а внутри разделов – по алфавиту.
После увольнения сотрудника его личная карточка перемещается в дело «Личные карточки уволенных работников».
Формирование дела с договорными документами для организации хранения
Если в организации ведутся личные дела сотрудников, то трудовые договора и соглашения включаются в их состав. В противном случае такая документация формируются в отдельное дело «Трудовые договоры, соглашения с работниками».
После увольнения сотрудника трудовой договор (соглашения) изымается из дела и в алфавитном порядке подшивается в другое дело «Трудовые договоры уволенных работников».
Правила архивирования документов в организации
Как правило, хранение кадровых документов осуществляется с целью удовлетворения социально – правовых запросов экс-работников.
Так, выделяют две стадии хранения кадровых документов:
Стадия 1. Текущее хранение (хранение в делопроизводстве).
Стадия 2. Архивное хранение (хранение в архиве).
Если в организации нет архивного помещения, то хранение документов в двух стадиях осуществляется в кадровой службе.
В целях обеспечения сохранности и целостности кадровых документов необходимо соблюдать определенный режим хранения:
• помещение должно быть оборудовано специальными шкафами или сейфами, которые будут надежно запереться и опечатываться;
• дела целесообразно размещать на полках в соответствии с номенклатурой дел;
• место хранения документов в помещении кадровой службы необходимо отделить от той части кабинета, где осуществляется работы с посетителями.
Правила уничтожения документов в организации
После того, как срок хранения документов истек, либо они потеряли практические значение, документация подлежит уничтожению. Для этих целей проводится экспертиза ценности документов и на ее основании составляется акт. В него, как правило, переносится информация с обложек дел, отобранных к уничтожению. Подписывается акт сотрудником, проводившим экспертизу, и на нем ставится отметка о согласовании с экспертной комиссией организации. Утверждается акт руководителем организации.
Архивное хранение кадровых документов организации
Передача кадровых документов в архив осуществляется на основании экспертизы их ценности. Как правило, в архив передается оригинальная документация с долговременным (свыше 10 лет) и постоянным сроком хранения. В исключительных случаях в архиве могут храниться заверенные копии документов. Документы принимаются к архивному хранению в соответствии с графиком.
Если организация не может обеспечить надлежащее архивное хранение кадровых документов, то допускается их передаче в специальные учреждения. Так, муниципальные или государственные архивы принимают кадровые документы на хранение на основании договора об оказании услуг. Такие услуги оказываются на платной или безвозмездной основе. При передаче в архив кадровые документы должны быть правильно оформлены и находиться в надлежащем физическом состоянии.
Есть пять человек разных национальностей, которые проживают в 5 домах. Каждый дом имеет свой цвет, отличный от цвета других домов. Каждый из этих людей курит и предпочитает определенный сорт сигарет. У каждого из этих людей есть по одному домашнему животному. Каждый из этих людей пьет свой любимый вид напитка.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
