Кассовая книга, как и прочие первичные документы и бухгалтерские регистры, подлежит хранению в течение определенного времени. Период установлен федеральным законом № 402-ФЗ (п. 1 ст. 29) и определен сроками хранения в соответствии с государственным архивом, но не менее 5 лет по истечении отчетного периода.
Ненадлежащее хранение, равно как и некорректное ведение кассовой книги, подлежит административной ответственности.
Хранение кассовой книги необходимо, так как обоснование доходов и расходов в процессе деятельности субъектов предпринимательства должно иметь подтверждение. Отсутствие требуемых документов влечет за собой наступление налоговой и административной ответственности.
Хранить кассовую книгу в 2020-2021 годах нужно не меньше 5 лет. Это может быть бумажный вариант, распечатка регистра, созданного на ПК, или полностью электронный документ, подписанный электронной подписью. При этом важно, чтобы обеспечивалась сохранность от несанкционированных исправлений.
С введением онлайн касс у продавца нет необходимости сохранять бумажные чеки, однако он обязан хранить ФН (фискальный накопитель) в течение 5 лет с момента, когда закончено его использование (п. 2 ст. 5 Закона № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники…»).
В связи с тем, что вся информация о покупках записывается на накопитель, необходимость в ведении и хранении книги кассира-операциониста пропала.
Совсем иная ситуация, когда организация выступает не продавцом, а покупателем — приобретая что-то для своих нужд и получив чек об оплате, выпущенный онлайн-кассой поставщика. В этом случае покупатель хранит чек в качестве первичного документа, подтверждающего совершение операции, в течение 5 лет после окончания отчетного года.
Бумажные чеки быстро выцветают, поэтому для исполнения обязанности по их хранению можно:
• попросить продавца отправить чек в электронном виде (для этого нужно назвать электронный адрес, номер телефона, считать QR-код);
• сразу снять копию с чека и подшить ее к оригиналу.
Данные, указанные в чеке или БСО, должны быть читаемы в течение не менее, чем 6 месяцев после проведения хозоперации (п. 8 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ).
Если избавиться от кассового документа, подтверждающего хозяйственную операцию, раньше срока, налоговики при проверках могут снять соответствующие расходы. Результат — доначисление налогов, пени и штраф.
Кроме того, за отсутствие первичных документов инспекторы могут оштрафовать налогоплательщика на 10 000 руб. (при первичном нарушении) или 30 000 руб. (при повторном) — в соответствии со ст. 120 НК РФ.
Существует также административное наказание для должностных лиц за нарушение сроков хранения документов:
• штраф по ст. 15.11 КоАП в сумме 5 000-10 000 руб. (за первичный проступок), 10 000-20 000 руб. или дисквалификация на срок от года до двух (за повторное нарушение);
• штраф по ст. 13.20 КоАП в сумме 300-500 руб.
Если у кассовых документов истек срок хранения, их нужно уничтожить. Необходимо не только избавиться от документов, но и правильно это оформить. Для этого составляется акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению». Его подписывает экспертная комиссия, состав которой должен утвердить руководитель организации.
Если уничтожаемых документов очень много, можно не указывать полный перечень, а только их вид. Например: авансовые отчеты за ____ год.
Избавиться от документов можно двумя способами:
• своими силами (если объем бумаг небольшой);
• с помощью нанятой организации.
Если вы самостоятельно уничтожаете бумаги, можно воспользоваться шредером — это быстро и удобно.
Срок хранения большинства кассовых первичных документов — 5 лет, отсчитываемых с 1 января года, следующего за отчетным годом. Ведомости на выдачу зарплаты хранятся 5 лет (при наличии лицевых счетов), 75 (50) лет (если лицевые счета отсутствуют).
Владельцы онлайн касс обязаны хранить не сами пробиваемые чеки, а фискальный накопитель, в котором записана вся информация о продажах.
За нарушение сроков хранения документов предусмотрена налоговая и административная ответственность.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
