Все документы, которые входят в перечень бухгалтерских и кассовых, имеют свой определенный срок хранения. Одно из первых требований для организации – чтобы таблица с документацией временного и постоянного хранения была различных папках.
В перечень обязательной входят первичные акты, бухгалтерская отчетность, регистр бухгалтерского учета.
В каждой ООО порядок хранения и точный срок закрепляется в уставе (чаще всего их записывают в определенных положениях). На законодательном уровне порядок устанавливается ФКЦБ России. При этом учитывается соответствующий приказ Министерства культуры РФ.
Сроки хранения документов в организации на 2017
Перечень документов необходимых к хранению в организации является достаточно широким. В первую очередь туда входят официальные акты, которые связаны с амортизируемым имуществом (акт приема-передачи и договор покупки).
Хранение данных в таблице должно продолжаться на протяжении четырех лет после отчетного периода, когда с баланса было списано данное имущество.
Следующая категория актов – первичная. Речь идет о первичных документах за время, в которое ООО имела убыток по налоговому учету.
Пока учитывается убыток во время расчетов по «прибыльному» налогу, эти бумаги нужно хранить. Еще одна категория – акты по списанию безнадежной дебиторской задолженностью. Такие письма, договора с контрагентами, а также платежки сохраняются в течение четырех лет после периода, когда контрагент был назван безнадежным.
Сроки хранения бухгалтерских и кассовых документов в организации 2017
Сохранять документы на протяжении установленных сроков можно в виде электронной таблицы. Также кассовые и бухгалтерские официальные отчеты по закону можно передавать в архивные органы. В архив можно по ФЗ передавать и кассовые документы.
В перечень кассовых официальных бумаг входят приходной и расходный кассовые ордеры, а также книга учета и платежная ведомость. В регистре указано, что для первичных актов сроки составляют 4 года. А вот финансовая отчетность после истечения отчетного периода будут содержаться еще пять лет. По кассовой документации в таблице указаны пять лет.
А вот установлено, что зарплатные сведения, если нет лицевых счетов, хранить эту информацию нужно на протяжении 75 лет.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
В таблице приведено, что положения и протоколы, решения и заключения, предложения и перечни стандартов от организации должны оставаться в базе документации на протяжении 45 годов. Если же условия труда являются особо опасными, то хранение продлевается до 75.
Меньше периоды установлены для актов и предписаний по технике безопасности – всего 5. Столько же нужно сохранять переписку о разработке комплексных планов по улучшению условий, а также о санитарных мероприятиях. Планы по улучшению, переписке о состоянии ТБ, документация о состоянии ТБ – все это хранится пять лет.
А вот табели и наряды сохраняются по 75 – столько, сколько же и списки работающих с особо вредными условиями.
Сроки хранения первичных документов в организации
Что касается первичных официальных бумаг, то для них периоды определяются ФЗ под номером 402, в Налоговом Кодексе РФ, а также в соответствующем приказе Минкультуры РФ.
Если официальные акты используются для целей налоговых расчетов, то ровно на протяжении четырех лет эти официальные бумаги должны оставаться в базе данных организации. Однако эксперты рекомендуют увеличивать этот период до пяти лет, чтобы не возникало лишних проблем.
Для бюджетных организаций количество лет, на протяжении которых следует сохранять документацию, равно тем же 4-5 годам. Однако если для многих документов в небюджетной организации датой отсчета зачастую становится проверки, а вот в бюджетных организациях речь идет о ревизиях.
А вот если возникли споры или судебные дела, то как минимум – до их окончания.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
