Ведение кадрового делопроизводства в любой организации обусловлено требованием законодательства и различной ценностью кадровой информации. Сроки хранения документов по номенклатуре дел определяет архивное законодательство.
Не стоит забывать, о том, что нормативные акты носят рекомендательный характер.
Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации - в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок - 50 лет.
Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.
При возникновении споров рекомендуем руководствоваться Федеральным законом N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", т.к. он будет иметь большую юридическую силу.
Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и хранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.
Кадровая информация формируется в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.
Под формированием дел следует понимать группировку исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.
Ниже приведен порядок формирования дел:
1. На обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:
• наименование организации (в полном виде);
• наименование структурного подразделения (в полном виде);
• номер дела (в соответствии с номенклатурой);
• заголовок дела;
• срок хранения документов по номенклатуре;
2. В дело подшиваются:
• только оформленные и исполненные документы;
• один подлинный экземпляр, за исключением нескольких случаев;
• изданные в одном календарном году.
Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) документ делится на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, как правило, их подшивают в разные дела (например, приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком, приказы о предоставлении отпуска без содержания и т.д.).
Периоды сохранения документации приведены в таблице:
Период хранения
Наименование
1 год
журналы, отражающие учет рабочего времени (графики, табеля)
данные лиц, не принятых на работу
графики отпусков
3 года
учетные данные, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника
записи о трудовой дисциплине
5 лет
акты, предписания, отчеты по технике безопасности
выписки по улучшению условий и охраны труда
документы, по технике безопасности и ее соблюдению
документы о командировках
50 лет (до востребования владельцем)
личные сведения, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.)
75 лет
характеристики и личные карточки сотрудников
трудовые договоры
Постоянно
коллективные договоры
личные дела руководителей
Более подробные направления деятельности организаций приведены в Перечне, состоящем из 12 разделов. Непосредственно к кадровой службе относятся следующие: 1.2, 7.1, 7.2, 7.3, 8.1, 8.2, 8.3, 8.4.
Ниже рассмотрим таблицу с приведением примерного перечня кадровых документов:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Постоянный срок хранения
Положение о защите персональных данных
п.8 чт.1 ст. 86 ТК РФ
Правила внутреннего трудового распорядка
ч.4 ст. 189 ТК РФ
Положение об оплате труда (премировании и материальном стимулировании)
ст. 21 ТК РФ
Положение об аттестации
Положение о системе обучения
ст. 196 ТК РФ, ст. 197 ТК РФ
Приказы по основной деятельности
Длительное хранение
Приказы о приеме, переводе, увольнении, об отпусках без сохранения содержания
ст. 68, 72.1, 77, ч.1 ст. 80, п. 6, ч.1 ст. 81ТК РФ
75 лет
Личные карточки работников (Т-2)
Постановление Госкомстата России № 1
75 лет
Журналы, книги регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении
75 лет
Табели учета рабочего времени
ч.3 ст. 91 ТК РФ
75 лет
Трудовые договора, соглашения к ним
ст. 16, ст. 56, ст. 57, ст. 67 ТК РФ
75 лет
Ограниченный срок хранения
Протоколы заседаний, постановления аттестационных и квалификационных комиссий
15 лет
Приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков
Ст. 114, 115, 116, 117, 118, 119, 173 ТК РФ
5 лет
Расчеты, анализы, справки о пересмотре и применении норм выработки, расценок, тарифных сеток и ставок, совершенствовании различных форм оплаты труда
ст. 135, 144, 147 ТК РФ
5 лет
Заявки, сведения, переписка о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников
5 лет
Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок
5 лет
Приказы по личному составу (дисциплинарные взыскания, дежурства, повышение квалификации и др.), приказы о командировании, приказы о премировании и поощрении работников
ст.6 перечня Росархива от 06.10.2000 г.
5 лет
Книги, журналы, карточки учета отпусков, выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы
3 года
Журналы учета рабочего времени
1 год
Графики предоставления отпусков
ст. 123 ТК РФ
1 год
Перечень профессий с вредными условиями труда
ст. 221 ТК РФ
до замены новыми
Перечни профессий
до минования надобности
Документы с постоянным сроком хранятся в коммерческих организациях до их ликвидации. А вот в государственных и муниципальных организациях документацию комплектуют в установленном порядке для передачи в архив.
Необходимо учесть особую роль экспертной комиссии при установлении сроков хранения дел в кадровой службе.
Положение о работе такой комиссии, как правило, разрабатывается на основе приказа Росархива № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия».
При установлении сроков в графе 4 номенклатуры дел ставится отметка:
• по данным протокола (ЭК), если таковой не имеется - приказ руководителя организации;
• «до минования надобности» или «до замены новыми», т.е. срок хранения устанавливается организацией самостоятельно (не менее 1 года).
Срок хранения документов по номенклатуре дел начинается с 1 января следующего календарного года. Дела с истекшими сроками хранения готовятся к уничтожению.
Уменьшать сроки хранения, заявленные в перечнях или нормативных актах, недопустимо. Если два нормативных акта устанавливают разный срок хранения для одного и того же типа информации, выбор лучше сделать в пользу большего срока.
В ст. 13.20, 13.25, 19.5, 19.6, 19.7 КоАПП РФ предусмотрена различная административная и гражданско-правовая ответственность за нарушения, связанные с хранением документации - в виде предупреждения, наложения штрафа, дисквалификации.
Дела об административных правонарушениях в области архивного законодательства рассматриваются в гражданском судопроизводстве. По большей части в настоящее время контроль направлен на выявление существующих нарушений. Проверяющие ориентируются на Правила организации хранения Минкультуры РФ: несмотря на то, что нормативный акт является несколько устаревшим, новый не разработан.
В настоящее время используются минимальные штрафы в соответствии со ст. 13.20, но не стоит этому радоваться, так как они применяются в основном к государственным и муниципальным архивам. А вот по отношению к коммерческим организациям задействована ст. 13.25, в которой штрафы на порядок выше и достигают размеров до 300 000 рублей.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
