Управление финансами

документы

1. Компенсации приобретателям жилья 2020 г.
2. Выплаты на детей до 3 лет с 2020 года
3. Льготы на имущество для многодетных семей в 2020 г.
4. Субсидия на коммунальные услуги
5. Социальная поддержка населения
6. Как получить накопительную пенсию по наследству
7. Социальная адресная помощь
8. Пособия и льготы малоимущим семьям
9. Пособия и льготы матерям-одиночкам

10. Как получить пособие по безработице

11. Льготы работающим пенсионерам и инвалидам


Управление финансами
Психологические тесты Интересные тесты
папка Главная » Бухгалтеру » Сроки хранения документов по номенклатуре дел в 2018 году

Сроки хранения документов по номенклатуре дел в 2018 году

Хранение документов 2018

Вернуться назад на Хранение документов 2018



Ведение кадрового делопроизводства в любой организации обусловлено требованием законодательства и различной ценностью кадровой информации. Сроки хранения документов по номенклатуре дел определяет архивное законодательство.

Не стоит забывать, о том, что нормативные акты носят рекомендательный характер.

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации - в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок - 50 лет.

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

При возникновении споров рекомендуем руководствоваться Федеральным законом N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", т.к. он будет иметь большую юридическую силу.

Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и хранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.

Кадровая информация формируется в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Под формированием дел следует понимать группировку исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.

Ниже приведен порядок формирования дел:

1. На обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:
• наименование организации (в полном виде);
• наименование структурного подразделения (в полном виде);
• номер дела (в соответствии с номенклатурой);
• заголовок дела;
• срок хранения документов по номенклатуре;
2. В дело подшиваются:
• только оформленные и исполненные документы;
• один подлинный экземпляр, за исключением нескольких случаев;
• изданные в одном календарном году.

Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) документ делится на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, как правило, их подшивают в разные дела (например, приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком, приказы о предоставлении отпуска без содержания и т.д.).

Периоды сохранения документации приведены в таблице:

Период хранения

Наименование

1 год

журналы, отражающие учет рабочего времени (графики, табеля)

данные лиц, не принятых на работу

графики отпусков

3 года

учетные данные, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника

записи о трудовой дисциплине

5 лет

акты, предписания, отчеты по технике безопасности

выписки по улучшению условий и охраны труда

документы, по технике безопасности и ее соблюдению

документы о командировках

50 лет (до востребования владельцем)

личные сведения, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.)

75 лет

характеристики и личные карточки сотрудников

трудовые договоры

Постоянно

коллективные договоры

личные дела руководителей



Более подробные направления деятельности организаций приведены в Перечне, состоящем из 12 разделов. Непосредственно к кадровой службе относятся следующие: 1.2, 7.1, 7.2, 7.3, 8.1, 8.2, 8.3, 8.4.

Ниже рассмотрим таблицу с приведением примерного перечня кадровых документов:

Постоянный срок хранения

Положение о защите персональных данных

п.8 чт.1 ст. 86 ТК РФ

 

Правила внутреннего трудового распорядка

ч.4 ст. 189 ТК РФ

 

Положение об оплате труда (премировании и материальном стимулировании)

ст. 21 ТК РФ

 

Положение об аттестации

   

Положение о системе обучения

ст. 196 ТК РФ, ст. 197 ТК РФ

 

Приказы по основной деятельности

   

Длительное хранение

Приказы о приеме, переводе, увольнении, об отпусках без сохранения содержания

ст. 68, 72.1, 77, ч.1 ст. 80, п. 6, ч.1 ст. 81ТК РФ

75 лет

Личные карточки работников (Т-2)

Постановление Госкомстата России № 1

75 лет

Журналы, книги регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении

 

75 лет

Табели учета рабочего времени

ч.3 ст. 91 ТК РФ

75 лет

Трудовые договора, соглашения к ним

ст. 16, ст. 56, ст. 57, ст. 67 ТК РФ

75 лет

Ограниченный срок хранения

Протоколы заседаний, постановления аттестационных и квалификационных комиссий

 

15 лет

Приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков

Ст. 114, 115, 116, 117, 118, 119, 173 ТК РФ

5 лет

Расчеты, анализы, справки о пересмотре и применении норм выработки, расценок, тарифных сеток и ставок, совершенствовании различных форм оплаты труда

ст. 135, 144, 147 ТК РФ

5 лет

Заявки, сведения, переписка о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников

 

5 лет

Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок

 

5 лет

Приказы по личному составу (дисциплинарные взыскания, дежурства, повышение квалификации и др.), приказы о командировании, приказы о премировании и поощрении работников

ст.6 перечня Росархива от 06.10.2000 г.

5 лет

Книги, журналы, карточки учета отпусков, выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы

 

3 года

Журналы учета рабочего времени

 

1 год

Графики предоставления отпусков

ст. 123 ТК РФ

1 год

Перечень профессий с вредными условиями труда

ст. 221 ТК РФ

до замены новыми

Перечни профессий

 

до минования надобности



Документы с постоянным сроком хранятся в коммерческих организациях до их ликвидации. А вот в государственных и муниципальных организациях документацию комплектуют в установленном порядке для передачи в архив.

Необходимо учесть особую роль экспертной комиссии при установлении сроков хранения дел в кадровой службе.

Положение о работе такой комиссии, как правило, разрабатывается на основе приказа Росархива № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия».

При установлении сроков в графе 4 номенклатуры дел ставится отметка:

• по данным протокола (ЭК), если таковой не имеется - приказ руководителя организации;
• «до минования надобности» или «до замены новыми», т.е. срок хранения устанавливается организацией самостоятельно (не менее 1 года).

Срок хранения документов по номенклатуре дел начинается с 1 января следующего календарного года. Дела с истекшими сроками хранения готовятся к уничтожению.

Уменьшать сроки хранения, заявленные в перечнях или нормативных актах, недопустимо. Если два нормативных акта устанавливают разный срок хранения для одного и того же типа информации, выбор лучше сделать в пользу большего срока.

В ст. 13.20, 13.25, 19.5, 19.6, 19.7 КоАПП РФ предусмотрена различная административная и гражданско-правовая ответственность за нарушения, связанные с хранением документации - в виде предупреждения, наложения штрафа, дисквалификации.

Дела об административных правонарушениях в области архивного законодательства рассматриваются в гражданском судопроизводстве. По большей части в настоящее время контроль направлен на выявление существующих нарушений. Проверяющие ориентируются на Правила организации хранения Минкультуры РФ: несмотря на то, что нормативный акт является несколько устаревшим, новый не разработан.

В настоящее время используются минимальные штрафы в соответствии со ст. 13.20, но не стоит этому радоваться, так как они применяются в основном к государственным и муниципальным архивам. А вот по отношению к коммерческим организациям задействована ст. 13.25, в которой штрафы на порядок выше и достигают размеров до 300 000 рублей.

темы

документ Финансовый отчет 2018
документ Финансовый результат 2018
документ Формы труда 2018
документ ФСС 2018
документ Хозяйственная деятельность 2018



назад Назад | форум | вверх Вверх

Управление финансами
важное

Ипотечные каникулы с 2020 года
Налог на скважину с 2020 года
Мусорная реформа в 2020 году
Запрет коллекторам взыскивать долги по ЖКХ с 2020 года
Изменения в законодательстве в 2020 году
Индивидуальный инвестиционный счет в 2020 году
Продление дачной амнистии в 2020 г.
Запрет залога жилья под микрозаймы в 2020 году
Компенсация ипотеки многодетным семьям в 2020 году
Самые высокооплачиваемые профессии в 2019 году
Право на ипотечные каникулы в 2020
Компенсация покупок государством в 2019 году
Как заработать на субаренде в 2019 г

Как перепродавать недвижимость с выгодой в 2019 году
Изменения в 2019 году
Недвижимость


©2009-2019 Центр управления финансами. Все материалы представленные на сайте размещены исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Контакты Контакты