Управление финансами

документы

1. Компенсации приобретателям жилья 2020 г.
2. Выплаты на детей до 3 лет с 2020 года
3. Льготы на имущество для многодетных семей в 2020 г.
4. Субсидия на коммунальные услуги
5. Социальная поддержка населения
6. Как получить накопительную пенсию по наследству
7. Социальная адресная помощь
8. Пособия и льготы малоимущим семьям
9. Пособия и льготы матерям-одиночкам

10. Как получить пособие по безработице

11. Льготы работающим пенсионерам и инвалидам


Управление финансами
Психологические тесты Интересные тесты
папка Главная » Бухгалтеру » Сроки хранения документов в 2018 году

Сроки хранения документов в 2018 году

Хранение документов 2018

Вернуться назад на Хранение документов 2018



С каждым днем архив данных любой организации возрастает. Некоторые документы имеют бессрочную информативную стоимость, а другие быстро теряют практическую ценность.

Как долго и какие документы нужно хранить, какой способ утилизации предусмотрен для отдельных типов документации? Эти и прочие вопросы четко рассмотрены и разъяснены существующим законодательством. Отбор документов, подлежащих государственному хранению, или установление сроков их сохранения происходит на основании данных экспертной оценки документов.

Для разного типа документации разработаны определенные сроки хранения:

• временный – до 10 лет;
• долгосрочный – более 10 лет;
• постоянный.

Дела долгосрочной и постоянной периодики сохранения по завершении передают на хранение специальным подразделениям (на 2 года в справочных целях). После переходят в раздел архивных документов.

Период сохранения данных не зависит от носителя информации (электронный, бумажный). На ценность документа влияет содержащаяся в нем информация.

Назначается специальная экспертиза, которая определяет необходимость дальнейшего использования дела. Обозначают документы, которые могут быть использованы в интересах (или против) государства, общества, науки, отдельных лиц и пр.

В делопроизводстве организации или предприятия, в государственных архивах не обойтись без специализированной экспертной оценки документов.

Основная цель экспертизы:

1. Определение или изменение срока дальнейшего хранения документа.
2. Отбор документов, подлежащих уничтожению, которые не несут ценности или практическое содержание информации в них утратило актуальность.
3. Определение периода хранения документов, которые не несут научной или исторической ценности, но обладают практическим значением.
4. Оценка документации, имеющей:
• политическую;
• хозяйственную;
• научную;
• культурную и пр. ценность.

Вопросы хранения, укомплектования, учета и дальнейшего назначения документов регулирует Закон об архивном деле.

В процессе экспертной деятельности был составлен и утвержден перечень из 12 разделов типовых документов (с четким указанием периода их хранения), которые появились в результате функциональной деятельности государственных структур, учреждений, предприятий и пр.

Из установленного перечня оживленный интерес вызывают I и IV разделы. Ведение документации и ее хранение в обеих сферах тесно взаимосвязаны. Ведь от правильного оформления и сохранения кадровых дел, зависят дальнейшие бухгалтерские начисления.

Сохранению подлежат подлинники и копии кадровых документов организации.

Период сохранения документации:

1. 1 год:
• журналы, отражающие учет рабочего времени (графики, табеля);
• данные лиц, не принятых на работу;
• графики предоставленных отпусков.
2. 3 года:
• учетные данные документов, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника;
• записи о трудовой дисциплине;
3. 5 лет:
• акты, предписания, отчеты по технике безопасности;
• выписки по улучшению условий и охраны труда;
• документы, подтверждающие ознакомление, обучение, аттестацию сотрудников по технике безопасности и ее соблюдение;
• данные о командировках;
4. 75 лет:
• характеристики и личные карточки сотрудников;
• трудовые договоры работников;
5. 50 лет (до востребования владельцем):
• личные документы, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.);
6. Постоянно:
• коллективные договоры;
• личные дела руководителей.

К документам бухгалтерского учета государственной структуры применяют отдельные условия и сроки хранения.

Первичная документация, данные учетных регистров, балансы, отчеты после обработки обязательно хранятся в специальном помещении (закрытом шкафу) до перевода их в архив организации. Бланки строгой отчетности хранят в сейфах или металлических шкафах. Ответственность за сохранность дел несет лицо, уполномоченное главным бухгалтером.

В случае утери, порчи, несанкционированной передачи бухгалтерских документов руководитель предприятия обязательно уведомляет правоохранительные органы.

Изъятие (тем более уничтожение) документации происходит согласно требованиям, установленным действующим законодательством.

Общепринятые периоды хранения:

• первичных документов, бланков – не менее 3 лет;
• кассовых документов, подлежащих финансовому мониторингу (информация о финансовых операциях), – 5 лет;
• расчетные и платежные ведомости – 75 лет (если нет лицевого счета).

Не допускается изъятие дел по окончании периода хранения, без проведения проверки налоговой службой за указанный период.

Решение об уничтожении или переводе дел в раздел архивных принимает специальная комиссия.

Развернутые данные, касающиеся каждого пункта перечня типовых документов можно детально рассмотреть в сформированной и утвержденной таблице:

Вид документа

Срок хранения

Примечание

Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады и др.) к ним:

по основной деятельности

постоянно

присланные для сведения – до минования надобности

по личному составу

75 лет

ЭПК. О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках – 5 лет

по административно-хозяйственным вопросам

5 лет

 

Бухгалтерские балансы и отчеты; документы (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы) к ним:

сводные годовые

постоянно

 

годовые

постоянно

 

квартальные

5 лет

при отсутствии годовых – постоянно

месячные

1 год

при отсутствии квартальных – постоянно

передаточные, разделительные, ликвидационные балансы; приложения, пояснительные записки к ним

постоянно

 

аналитические документы (таблицы, записки, доклады) к годовым балансам и отчетам

Постоянно

 

переписка об утверждении и уточнении балансов и отчетов

5 лет

 

документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении балансов и отчетов

постоянно

квартальные — 5 лет

сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах

5 лет после снятия с учета

отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному, занятости)

постоянно

 

Отчеты по налогам:

годовые

постоянно

 

квартальные

5 лет

при отсутствии годовых – постоянно

месячные

1 год

при отсутствии квартальных – 5 лет

документы (расчеты, справки, таблицы, сведения) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней. Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания акцизных и других сборов

5 лет

ЭПК

документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от оплаты по налогам, предоставлении льгот, кредитов, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам

5 лет

ЭПК

документы о зачислении налоговых поступлений в бюджеты разного уровня и во внебюджетные фонды, задолженности по ним

5 лет

 

Отчеты об исполнении сметы расходов:

сводные годовые

Постоянно

 

годовые

Постоянно

 

квартальные

5 лет

при отсутствии годовых – постоянно

Иная документация по ведению производственно-хозяйственной деятельности

синтетические, аналитические, материальные счета бухгалтерского учета

5 лет

 

документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе, в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и др.

5 лет

в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения

бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера разработочные таблицы и др.)

5 лет

при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения

первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты и др.). Документы о приеме выполненных работ (акты, справки)

5 лет

при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения

документы (акты, сведения, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями

5 лет

 

переписка о финансово-хозяйственной деятельности (об учете фондов, о наложении взысканий, штрафов, приеме, сдаче, списании материальных ценностей и др.)

   

переписка о выдаче и возврате ссуд

5 лет

 

документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях

5 лет

 

гарантийные письма

5 лет

 

документы (протоколы, акты, расчеты, заключения) о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации

постоянно

 

документы (заявления, распоряжения, справки-графики, акты) об оплате, размене, приеме-передаче векселей

постоянно

 

договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные), договоры имущественного страхования, с аудиторами (аудиторскими фирмами)

5 лет после истечения срока действия договора (соглашения). ЭПК

договоры о материальной ответственности

5 лет после увольнения материально-ответственного лица

документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, ведомости) об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, товарно-материальных ценностей

5 лет

при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения

документы (счета, справки, переписка и др.) по финансовым вопросам благотворительной деятельности

5 лет

ЭПК

     

По учету кадров, оплаты труда и т.п.

лицевые счета работников

75 лет

ЭПК

положения о премировании работников

5 лет

ЭПК. Эти документы хранятся пять лет после замены новыми

документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат; доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности)

5 лет

Срок хранения 5 лет при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения. При отсутствии лицевых счетов эти документы (кроме доверенностей) хранятся 75 лет

переписка о выплате заработной платы; сведения, справки о совокупном доходе работников за год и уплате налогов; сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий; документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности

5 лет

 

документы (заявления, решения, справки, переписка) об оплате учебных отпусков

до минования надобности, но не менее 5 лет

Книги, журналы, карточки учета:

ценных бумаг

постоянно

 

основных средств (зданий, сооружений)

5 лет после ликвидации основных средств при условии завершения проверки (ревизии)

приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений)

5 лет при условии завершения проверки (ревизии)

хозяйственного имущества; вспомогательные, контрольные (транспортные, грузовые, весовые и др.)

5 лет при условии завершения проверки (ревизии)

депонированной заработной платы

5 лет при условии завершения проверки (ревизии)

реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых налогом на добавленную стоимость

5 лет с даты последней записи при условии завершения проверки (ревизии)

депонентов по депозитным суммам; доверенностей

5 лет с даты последней записи при условии завершения проверки (ревизии)



темы

документ Финансовый отчет 2018
документ Финансовый результат 2018
документ Формы труда 2018
документ ФСС 2018
документ Хозяйственная деятельность 2018



назад Назад | форум | вверх Вверх

Управление финансами
важное

Ипотечные каникулы с 2020 года
Налог на скважину с 2020 года
Мусорная реформа в 2020 году
Запрет коллекторам взыскивать долги по ЖКХ с 2020 года
Изменения в законодательстве в 2020 году
Индивидуальный инвестиционный счет в 2020 году
Продление дачной амнистии в 2020 г.
Запрет залога жилья под микрозаймы в 2020 году
Компенсация ипотеки многодетным семьям в 2020 году
Самые высокооплачиваемые профессии в 2019 году
Право на ипотечные каникулы в 2020
Компенсация покупок государством в 2019 году
Как заработать на субаренде в 2019 г

Как перепродавать недвижимость с выгодой в 2019 году
Изменения в 2019 году
Недвижимость


©2009-2019 Центр управления финансами. Все материалы представленные на сайте размещены исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Контакты Контакты