Управление финансами

документы

1. Жилищная субсидия
2. Бесплатные путевки
3. Жилищные условия
4. Квартиры от государства
5. Адресная помощь
6. Льготы
7. Малоимущая семья
8. Материальная помощь
9. Материнский капитал
10. Многодетная семья
11. Молодая семья
12. Налоговый вычет
13. Повышение пенсий
14. Пособия
15. Субсидии
16. Детское пособие
17. Мать-одиночка
18. Надбавка


Управление финансами
егэ ЕГЭ 2019    Психологические тесты Интересные тесты
папка Главная » Бухгалтеру » Сроки хранения документов в 2018 году

Сроки хранения документов в 2018 году

Хранение документов 2018

Вернуться назад на Хранение документов 2018



С каждым днем архив данных любой организации возрастает. Некоторые документы имеют бессрочную информативную стоимость, а другие быстро теряют практическую ценность.

Как долго и какие документы нужно хранить, какой способ утилизации предусмотрен для отдельных типов документации? Эти и прочие вопросы четко рассмотрены и разъяснены существующим законодательством. Отбор документов, подлежащих государственному хранению, или установление сроков их сохранения происходит на основании данных экспертной оценки документов.

Для разного типа документации разработаны определенные сроки хранения:

• временный – до 10 лет;
• долгосрочный – более 10 лет;
• постоянный.

Дела долгосрочной и постоянной периодики сохранения по завершении передают на хранение специальным подразделениям (на 2 года в справочных целях). После переходят в раздел архивных документов.

Период сохранения данных не зависит от носителя информации (электронный, бумажный). На ценность документа влияет содержащаяся в нем информация.

Назначается специальная экспертиза, которая определяет необходимость дальнейшего использования дела. Обозначают документы, которые могут быть использованы в интересах (или против) государства, общества, науки, отдельных лиц и пр.

В делопроизводстве организации или предприятия, в государственных архивах не обойтись без специализированной экспертной оценки документов.

Основная цель экспертизы:

1. Определение или изменение срока дальнейшего хранения документа.
2. Отбор документов, подлежащих уничтожению, которые не несут ценности или практическое содержание информации в них утратило актуальность.
3. Определение периода хранения документов, которые не несут научной или исторической ценности, но обладают практическим значением.
4. Оценка документации, имеющей:
• политическую;
• хозяйственную;
• научную;
• культурную и пр. ценность.

Вопросы хранения, укомплектования, учета и дальнейшего назначения документов регулирует Закон об архивном деле.

В процессе экспертной деятельности был составлен и утвержден перечень из 12 разделов типовых документов (с четким указанием периода их хранения), которые появились в результате функциональной деятельности государственных структур, учреждений, предприятий и пр.

Из установленного перечня оживленный интерес вызывают I и IV разделы. Ведение документации и ее хранение в обеих сферах тесно взаимосвязаны. Ведь от правильного оформления и сохранения кадровых дел, зависят дальнейшие бухгалтерские начисления.

Сохранению подлежат подлинники и копии кадровых документов организации.

Период сохранения документации:

1. 1 год:
• журналы, отражающие учет рабочего времени (графики, табеля);
• данные лиц, не принятых на работу;
• графики предоставленных отпусков.
2. 3 года:
• учетные данные документов, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника;
• записи о трудовой дисциплине;
3. 5 лет:
• акты, предписания, отчеты по технике безопасности;
• выписки по улучшению условий и охраны труда;
• документы, подтверждающие ознакомление, обучение, аттестацию сотрудников по технике безопасности и ее соблюдение;
• данные о командировках;
4. 75 лет:
• характеристики и личные карточки сотрудников;
• трудовые договоры работников;
5. 50 лет (до востребования владельцем):
• личные документы, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.);
6. Постоянно:
• коллективные договоры;
• личные дела руководителей.

К документам бухгалтерского учета государственной структуры применяют отдельные условия и сроки хранения.

Первичная документация, данные учетных регистров, балансы, отчеты после обработки обязательно хранятся в специальном помещении (закрытом шкафу) до перевода их в архив организации. Бланки строгой отчетности хранят в сейфах или металлических шкафах. Ответственность за сохранность дел несет лицо, уполномоченное главным бухгалтером.

В случае утери, порчи, несанкционированной передачи бухгалтерских документов руководитель предприятия обязательно уведомляет правоохранительные органы.

Изъятие (тем более уничтожение) документации происходит согласно требованиям, установленным действующим законодательством.

Общепринятые периоды хранения:

• первичных документов, бланков – не менее 3 лет;
• кассовых документов, подлежащих финансовому мониторингу (информация о финансовых операциях), – 5 лет;
• расчетные и платежные ведомости – 75 лет (если нет лицевого счета).

Не допускается изъятие дел по окончании периода хранения, без проведения проверки налоговой службой за указанный период.

Решение об уничтожении или переводе дел в раздел архивных принимает специальная комиссия.

Развернутые данные, касающиеся каждого пункта перечня типовых документов можно детально рассмотреть в сформированной и утвержденной таблице:

Вид документа

Срок хранения

Примечание

Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады и др.) к ним:

по основной деятельности

постоянно

присланные для сведения – до минования надобности

по личному составу

75 лет

ЭПК. О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках – 5 лет

по административно-хозяйственным вопросам

5 лет

 

Бухгалтерские балансы и отчеты; документы (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы) к ним:

сводные годовые

постоянно

 

годовые

постоянно

 

квартальные

5 лет

при отсутствии годовых – постоянно

месячные

1 год

при отсутствии квартальных – постоянно

передаточные, разделительные, ликвидационные балансы; приложения, пояснительные записки к ним

постоянно

 

аналитические документы (таблицы, записки, доклады) к годовым балансам и отчетам

Постоянно

 

переписка об утверждении и уточнении балансов и отчетов

5 лет

 

документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении балансов и отчетов

постоянно

квартальные — 5 лет

сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах

5 лет после снятия с учета

отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному, занятости)

постоянно

 

Отчеты по налогам:

годовые

постоянно

 

квартальные

5 лет

при отсутствии годовых – постоянно

месячные

1 год

при отсутствии квартальных – 5 лет

документы (расчеты, справки, таблицы, сведения) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней. Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания акцизных и других сборов

5 лет

ЭПК

документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от оплаты по налогам, предоставлении льгот, кредитов, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам

5 лет

ЭПК

документы о зачислении налоговых поступлений в бюджеты разного уровня и во внебюджетные фонды, задолженности по ним

5 лет

 

Отчеты об исполнении сметы расходов:

сводные годовые

Постоянно

 

годовые

Постоянно

 

квартальные

5 лет

при отсутствии годовых – постоянно

Иная документация по ведению производственно-хозяйственной деятельности

синтетические, аналитические, материальные счета бухгалтерского учета

5 лет

 

документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе, в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и др.

5 лет

в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения

бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера разработочные таблицы и др.)

5 лет

при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения

первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты и др.). Документы о приеме выполненных работ (акты, справки)

5 лет

при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения

документы (акты, сведения, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями

5 лет

 

переписка о финансово-хозяйственной деятельности (об учете фондов, о наложении взысканий, штрафов, приеме, сдаче, списании материальных ценностей и др.)

   

переписка о выдаче и возврате ссуд

5 лет

 

документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях

5 лет

 

гарантийные письма

5 лет

 

документы (протоколы, акты, расчеты, заключения) о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации

постоянно

 

документы (заявления, распоряжения, справки-графики, акты) об оплате, размене, приеме-передаче векселей

постоянно

 

договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные), договоры имущественного страхования, с аудиторами (аудиторскими фирмами)

5 лет после истечения срока действия договора (соглашения). ЭПК

договоры о материальной ответственности

5 лет после увольнения материально-ответственного лица

документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, ведомости) об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, товарно-материальных ценностей

5 лет

при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения

документы (счета, справки, переписка и др.) по финансовым вопросам благотворительной деятельности

5 лет

ЭПК

     

По учету кадров, оплаты труда и т.п.

лицевые счета работников

75 лет

ЭПК

положения о премировании работников

5 лет

ЭПК. Эти документы хранятся пять лет после замены новыми

документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат; доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности)

5 лет

Срок хранения 5 лет при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения. При отсутствии лицевых счетов эти документы (кроме доверенностей) хранятся 75 лет

переписка о выплате заработной платы; сведения, справки о совокупном доходе работников за год и уплате налогов; сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий; документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности

5 лет

 

документы (заявления, решения, справки, переписка) об оплате учебных отпусков

до минования надобности, но не менее 5 лет

Книги, журналы, карточки учета:

ценных бумаг

постоянно

 

основных средств (зданий, сооружений)

5 лет после ликвидации основных средств при условии завершения проверки (ревизии)

приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений)

5 лет при условии завершения проверки (ревизии)

хозяйственного имущества; вспомогательные, контрольные (транспортные, грузовые, весовые и др.)

5 лет при условии завершения проверки (ревизии)

депонированной заработной платы

5 лет при условии завершения проверки (ревизии)

реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых налогом на добавленную стоимость

5 лет с даты последней записи при условии завершения проверки (ревизии)

депонентов по депозитным суммам; доверенностей

5 лет с даты последней записи при условии завершения проверки (ревизии)



темы

документ Финансовый отчет 2018
документ Финансовый результат 2018
документ Формы труда 2018
документ ФСС 2018
документ Хозяйственная деятельность 2018



назад Назад | форум | вверх Вверх

Управление финансами
важное

Как правильно отдыхать в отпуске в 2019 году
Налог на профессиональный доход с 2019 года
Цены на топливо в 2019 году
Самые высокооплачиваемые профессии в 2019 году
Скачок цен на продукты в 2019 году
Цены на топливо в 2019 году
Что будет с инвестициями в Российскую экономику в 2019 году
Индивидуальный инвестиционный счет в 2019-2020 годах
Новые льготы и выплаты с 2020 года
Как получить квартиру от государства в 2019 году
Компенсация покупок государством в 2019 году
Получить деньги на бизнес от государства в 2019 году
Вещи, которые можно получить бесплатно в 2019 году
Бухгалтерские изменения в 2019 году
Налоговые изменения в 2019 году
Изменения для юристов в 2019 году
Изменения для ИП в 2019 году
Изменения в трудовом законодательстве в 2019 году
Возврат налога в 2019 году
Отчетность ИП в 2019 году
Бухгалтерская отчетность в 2019 году
Изменения в 2019 году
Брокеру
Недвижимость


©2009-2019 Центр управления финансами. Все материалы представленные на сайте размещены исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Контакты Контакты