Управление финансами

документы

1. Компенсации приобретателям жилья 2020 г.
2. Выплаты на детей до 3 лет с 2020 года
3. Льготы на имущество для многодетных семей в 2020 г.
4. Субсидия на коммунальные услуги
5. Социальная поддержка населения
6. Как получить накопительную пенсию по наследству
7. Социальная адресная помощь
8. Пособия и льготы малоимущим семьям
9. Пособия и льготы матерям-одиночкам

10. Как получить пособие по безработице

11. Льготы работающим пенсионерам и инвалидам


Управление финансами
Психологические тесты Интересные тесты
папка Главная » Бухгалтеру » Сроки хранения кадровых документов в 2018 году

Сроки хранения кадровых документов в 2018 году

Хранение документов 2018

Вернуться назад на Хранение документов 2018



Кадровая служба помимо создания необходимых документов и непосредственно кадровой работы должна обеспечить хранение кадровой документации. Для этого сначала разберемся в том, что является обязательным для хранения.

Итак, кадровая служба должна обеспечить сроки хранения документов по личному составу. Они должны храниться в организации по правилам, о которым мы расскажем чуть ниже.

Прежде всего, определимся с тем, что именно относится к документам по личному составу.

Документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем. Такое определение дано в статье 3 Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Именно этот Закон устанавливает сроки хранения кадровых документов в организациях.

В этот перечень входят:

1. приказы по личному составу (прием, перемещение, перевод, совмещение, увольнение);
2. личные дела;
3. личные карточки;
4. лицевые счета;
5. ведомости по начислению зарплаты;
6. табели учета рабочего времени;
7. трудовые договоры;
8. документы о прохождении учебы и подтверждающие полученное образование (дипломы, аттестаты, сертификаты);
9. данные по аттестации и установлению квалификации (аттестационные и квалификационные листы, удостоверения, протоколы заседания аттестационной комиссии);
10. документы, подтверждающие вредные условия производства;
11. списки сотрудников, имеющих право на льготную пенсию (ходатайства, справки, анкеты);
12. формы учета выданных документов (журналы, книги), записи в которых могут служить основанием для подтверждения трудового стажа, образования или льгот.

Документы по личному составу перечислены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России № 558.

Мы уже сказали, что основным актом, который определяет кадровые документы и сроки хранения, является Закон об архивном деле. Статьей 22.1 этого Закона установлены сроки хранения таких документов.

Итак, сроки хранения приказов по кадрам следующие. Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении, об отпуске без сохранения зарплаты и другие приказы по личному составу, если они хранятся в их личных делах, в общем случае нужно хранить не менее 75 лет, если они закончены делопроизводством до 1 января 2003 года. Если указанные документы закончены делопроизводством после 1 января 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет.

Аналогичны и сроки хранения заявлений работников, если они хранятся в личных делах работников.

Приказы о предоставлении ежегодных и учебных отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие данные о командировках: задания, отчеты), а также приказы о взысканиях и заявления сотрудников, если они хранятся отдельно, а не в личных делах, достаточно хранить только пять лет.

Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, если они закончены делопроизводством до 1 января 2003 года, или в течение 50 лет, если они закончены делопроизводством после 1 января 2003 года, а личные дела руководителей – постоянно. Также постоянно положено хранить штатное расписание.

Материалы по аттестации рабочих мест следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда – 75 лет.

Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения – один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков.

Для обеспечения хранения рекомендуем создать в компании архив. Отметим, что отсутствие архива может нести определенные неблагоприятные последствия. Так, если у вас нет архива, вы рискуете, что аудиторы из головной компании напишут отрицательное заключение из-за неправильного хранения документов. При конфликте с работником вы быстро не найдете все сведения по нему. Вам сложно будет отследить, какие документы не поступили в кадры, ведь нет учета. Кроме того, обеспечивать сохранность документов — обязанность компании (ст. 17 Закона № 125-ФЗ).

Поэтому организациям надо озаботиться созданием архива.

Чтобы создать архив, вначале утвердите для этого отдельные локальные акты. После выделите помещение для архива, поддерживайте условия хранения, правильно размещайте документы и проверяйте их состояние.

Положение об архиве. Архив в компании — отдельное структурное подразделение, как отдел кадров или бухгалтерия. Назначьте начальника архива и внесите новое подразделение в штатное расписание. Определите, кому архив будет подчиняться. Если в компании есть отдел делопроизводства — то ему. Если нет, то новое подразделение подчините руководителю организации.

Разработайте локальный акт об архиве. Поручите составить проект положения делопроизводителю, архивисту или юристу. В локальном акте закрепите состав архива, ответственных за архив, действующие нормативные правовые акты. Проект согласуйте с руководителями структурных подразделений. Локальный акт утвердит руководитель компании. После этого ознакомьте с актом всех сотрудников, так Положение об архиве станет обязательным для всех в компании.

Годовой план и план-график приема дел в архив. Кроме Положения руководитель должен утвердить годовой план работы архива, план-график приема дел и должностную инструкцию архивиста. В годовом плане руководитель отразит, что именно архив сделает в течение 12 месяцев.

Помещение для архива. Чтобы сохранить целостность документов и предотвратить их порчу, руководитель выделяет для архива отдельное помещение или здание (ст. 15 Закона № 125-ФЗ). Для него есть строгие требования по температуре, влажности, охране, уборке, мебели и др. Подробные нормы о помещении архива определило Минкультуры России (п. 2.14–2.30 приказа № 526).

В архив поступают электронные и бумажные документы с постоянным и временным сроком хранения, финансовые, управленческие и документы по личному составу. Последние выделяют в особую группу, систематизируют обособленно и включают в отдельную опись (п. 5.4.4.1 Основных Правил работы архивов). Разберем, как работать с бумагами по личному составу.

Как оформлять дела по личному составу. Если вы завели в 2017 году дело по личному составу и в этом же году закончили его делопроизводство, то в 2018 году готовьте его для архива. Вы должны оформить его и описать (п. 4.19 приказа Минкультуры России № 526).

Когда будете распределять приказы по личному составу, обращайте внимание на сроки их хранения. В одно дело можно помещать только распорядительные документы с одним сроком хранения. Например, приказ об отпуске в связи с обучением храните пять лет, а приказ об отпуске без сохранения зарплаты — 50 (75) лет. В одном деле эти приказы находиться не могут.

В личных делах работников документы располагайте в хронологическом порядке по мере поступления. Но не храните в деле карточки формы № Т-2. Для них в номенклатуре дел выделяется отдельное дело. В нем личные карточки формируйте как данные в лицевых счетах — в алфавитном порядке по фамилии, имени, отчеству. Если сотрудник уволился, то его личную карточку и личное дело относите к году увольнения и систематизируйте в пределах каждой группы по алфавиту фамилий.

Чтобы обеспечить целость документов, храните их упорядоченно и вовремя сдавайте в архив. До того как компания организует его, назначьте ответственного за архив и помещайте бумаги в специальные шкафы с замками.

Документы по личному составу вы должны передать в архив организации. Вы можете сделать это в начале следующего года, но не позднее чем через три года после того, как вы завершили их делопроизводство. Конкретный срок определите с учетом того, как часто вы используете документы.

Чтобы сдать из структурного подразделения на хранение в архив организации документы, используйте сдаточную опись (Приложение № 23 к приказу Минкультуры России № 526).

После того как в архиве приняли ваши документы, их ставят на архивный учет. Работники архива вносят дела в книгу поступления документов, оформляют описи дел, размещают дела в архивохранилище.

Если дело имеет временный срок хранения до 10 лет включительно, то сдавайте его в архив только по решению руководителя. По общему правилу, временные дела в архив не сдают. Такие бумаги храните в структурных подразделениях организации. Когда срок хранения истечет, уничтожайте документы (п. 4.2 приказа Минкультуры России № 526).

Когда сдавать личные дела уволившихся. Передавайте в архив личные дела уволившихся по общему правилу не позднее чем через три года после завершения их делопроизводства. Личное дело относится к переходящим делам, которые формируют в течение всего периода работы сотрудника. Поэтому не закрывайте личное дело в конце года. Делайте это, когда поместите в дело документы об увольнении. Если компания прекратила с работником трудовые отношения в 2018 году, дело передавайте в архив в 2021 году.

Как сформировать личное дело для архива. Готовьте личное дело, как и другие документы с длительным сроком хранения. Освободите листы от скрепок, скоб, файлов. Располагайте документы в хронологическом порядке. Первым листом дела поместите самый старший по дате документ. Составьте титульный лист, внутреннюю опись документов дела в его начале, лист-заверитель — в конце дела. Пронумеруйте листы в правом верхнем углу карандашом.

Если в деле есть трудовая книжка, военный билет, которые работник не забрал, вложите каждый документ в конверт и подшейте их в дело. Вначале нумеруйте сам конверт, а затем следующим номером каждое вложение в конверте. В листе-заверителе сделайте запись о вложенных в дело конвертах и количестве вложенных в них листов. Если в дальнейшем необходимо будет отразить повреждение документов или замену подлинников, отмечайте это в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Как указано в основном законе о бухучете 402-ФЗ, срок хранения документов бухгалтерского учета не должен быть:

• меньше чем 5 лет после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона 402-ФЗ) для первичных и кассовых регистров учета;
• не менее 5 лет, начиная с года, в котором ими пользовались в последний раз. Это касается учетной политики и иных локальных актов, устанавливающих порядок, методы и способы учета на конкретном предприятии.

Однако, следует учитывать, что порядок хранения бухгалтерских документов, включая и сроки их хранения, устанавливаются каждой организацией самостоятельно, с учетом норм и требований:

• Налогового кодекса РФ;
• Закона № 125-ФЗ "Об архивном деле в РФ";
• приказа Минкультуры России № 558;
• приказа Минкультуры России № 1182;
перечня, утвержденного Главархивом СССР;
• положения, утвержденного Постановлением ФКЦБ РФ № 03-33/пс для АО.

Если в каждом из указанных актов законодательства для одних и тех же документов указан разный срок, установить фактический нужно в соответствии с тем актом, в котором указан максимальный срок.

В таблице вы можете найти ответы на вопрос, сколько хранить бухгалтерские документы по их виду с отсылками на законодательные акты:

Вид

Сколько хранить

Основание

Налоговые, в т. ч. первичные и счета-фактуры

4 года по завершении налогового периода, в котором использовался последний раз (для расчета налога и составления отчетности)

Пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ

Регистры налогового учета и налоговая отчетность (декларации, расчеты авансовых платежей, справки 2-НДФЛ и т. п.)

5 лет после года составления

Ст. 382, 392, 394, 396 Приказа № 558

По начислению и уплате страховых взносов (Т-49, Т-51, Т-53, кассовые и банковские по выплатам сотрудникам, больничные, платежки на перечисление взносов, расчеты по страховым взносам, др.)

6 лет после года, в котором последний раз использовался для начисления страховых взносов и составления отчетности по ним

Пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ

По персоналу (трудовые договоры, личные карточки (Т-2), лицевые счета (Т-54) работников, приказы и распоряжения о приеме на работу, переводе, увольнении, премировании и т. п.)

В зависимости от даты создания:

·         до 2003 г. — хранятся 75 лет со дня создания;

·         созданные в 2003 г. и позже — 50 лет со дня создания

П. 3 ст. 3, ч. 1, ч. 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле

Кассовые на выдачу зарплаты, в т. ч. расчетные (Т-49) и платежные (Т-53) ведомости

5 лет после окончания года, в котором составлен.

Но если отсутствуют лицевые счета (Т-54), в зависимости от даты создания:

·         до 2003 г. — хранятся 75 лет со дня создания;

·         созданные в 2003 г. и позже — 50 лет со дня создания

Ст. 412, п. 1.4 Приказа от 25.08.2010 № 558

П. 3 ст. 3, ч. 1, ч. 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле:

Табели (графики), журналы учета рабочего времени

5 лет после окончания года, в котором они составлены. Если же велся учет периодов работы во вредных или опасных условиях, в зависимости от даты создания:

·         до 2003 г. — хранятся 75 лет со дня создания;

·         созданные в 2003 г. и позже — 50 лет со дня создания

Ст. 586, п. 1.4 Приказа от 25.08.2010 № 558

П. 3 ст. 3, ч. 1, ч. 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле



Хранение бухгалтерских документов в организации важно организовать в соответствии с упомянутыми выше законодательными актами. Если срок хранения документа не истек и его запрашивает в рамках выездной или камеральной проверок налоговый орган, ФСС или трудовая инспекция, а его физически нет, будет предъявлен штраф организации на основании п. 1 ст. 126 НК РФ в размере 200 руб. за каждый непредоставленный документ. А также организации и должностному лицу грозят административные штрафы (ч. 1 ст. 5.27, ч. 1 ст. 15.6, ч. 3, 4 ст. 15.33 КоАП РФ, ст. 26.31 Закона № 125-ФЗ).

Рассмотрим на примере, как определить срок хранения товарной накладной и счета-фактуры, полученных в 3 квартале 2017 г. Товары приняты к учету, а НДС — к вычету в этом же квартале. В 4 кв. 2017 г. товары реализованы, и их стоимость учтена в расходах при исчислении налога на прибыль.

Период хранения для счета-фактуры — до 30.09.2021, т. к. он использовался для расчета НДС в 3 кв.2017 г. (заявлен вычет), а срок исчисляется как 4 года после налогового периода, в котором счет-фактура использовался, т. е. с 01.10.2017.

Период хранения товарной накладной зависит от ее квалификации:

• для подтверждения права на вычет НДС отсчитываем четырехлетний период с 01.10.2017 и получаем 30.09.2021 (по аналогии со счетом-фактурой);
• для признания стоимости товаров в расходах при исчислении налога на прибыль отсчитываем четырехлетний период с 01.01.2018 (так как налоговый период по налогу на прибыль — год) и получаем 31.12.2021;
• как первичный документ — отсчитываем 5 лет после года, в котором стоимость товаров признана в расходах, т. е. с 01.01.2018, и получаем 31.12.2022.

Получили три разных даты, следовательно, выбираем наиболее позднюю, это 31.12.2022.

темы

документ Финансовый отчет 2018
документ Финансовый результат 2018
документ Формы труда 2018
документ ФСС 2018
документ Хозяйственная деятельность 2018



назад Назад | форум | вверх Вверх

Управление финансами
важное

Ипотечные каникулы с 2020 года
Налог на скважину с 2020 года
Мусорная реформа в 2020 году
Запрет коллекторам взыскивать долги по ЖКХ с 2020 года
Изменения в законодательстве в 2020 году
Индивидуальный инвестиционный счет в 2020 году
Продление дачной амнистии в 2020 г.
Запрет залога жилья под микрозаймы в 2020 году
Компенсация ипотеки многодетным семьям в 2020 году
Самые высокооплачиваемые профессии в 2019 году
Право на ипотечные каникулы в 2020
Компенсация покупок государством в 2019 году
Как заработать на субаренде в 2019 г

Как перепродавать недвижимость с выгодой в 2019 году
Изменения в 2019 году
Недвижимость


©2009-2019 Центр управления финансами. Все материалы представленные на сайте размещены исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Контакты Контакты