Организационные меры по управлению дебиторской задолженностью:
1. Составляем график документооборота.
2. Грамотно и своевременно оформляем договоры с контрагентами-заказчиками.
В договоре прописываем:
• обязательства сторон;
• сроки оплаты;
• стоимость работ;
• порядок расчетов;
• ответственность сторон, например:
За невыполнение или ненадлежащее выполнение обязательств по настоящему Договору исполнитель и заказчик несут ответственность в соответствии с действующим законодательством. В случае неисполнения заказчиком условий действующего договора исполнитель вправе приостановить проведение работ, оказание услуг на объекте заказчика до полного погашения задолженности последнего перед исполнителем и предусматриваем штрафные санкции (пени, неустойки) за нарушение условий договора.
Перед заключением договора следует проверить контрагента, оценить его финансовое положение, платежеспособность.
3. Контролируем дебиторскую задолженность и принимаем меры по ее взысканию.
Задача учреждения — получить денежные средства от заказчиков за выполненные работы, оказанные услуги, поэтому:
• после того как факт задолженности зафиксирован, звоним клиенту и напоминаем об оплате долга;
• если срок оплаты превысил 30 дней — направляем должнику письменную претензию;
• если срок оплаты превысил 90 дней — подаем исковое заявление в суд.
4. Своевременно выдаем и получаем первичные документы (счета на оплату, акты выполненных работ, накладные, товарно-транспортные накладные, счета-фактуры), которые подтверждают возникновение финансового обязательства.
Факт возникновения дебиторской задолженности у учреждения должен быть обязательно подтвержден первичными документами:
Первичные документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
5. Контролируем денежные поступления, полученные от контрагентов, по доходам, по структурным подразделениям и в целом по учреждению.
6. Проводим инвентаризацию расчетов и обязательств с последующей сверкой взаиморасчетов с дебиторами.
7. Не скрываем дебиторскую задолженность.
За нарушение ведения бухгалтерского учета предусмотрен штраф.
Дебиторская задолженность покупателей и заказчиков
Наибольший удельный вес в дебиторской задолженности имеет задолженность, связанная с продажей товаров, работ, услуг. Она в основном обусловлена формами расчетов с покупателями и заказчиками и предоставленными коммерческими кредитами.
Задолженность возникает в момент отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг и погашается в момент ее оплаты заказчиком. Подтверждающим документом является акт выполненных работ (услуг), при отпуске товаров — накладная. Сроки оплаты устанавливаются в договоре между двумя сторонами.
Для анализа дебиторской задолженности в еженедельном режиме формируются реестры по выписанным счетам, оцениваются результаты работы с клиентами-должниками. Долги по оплате должны быть погашены в полном объеме.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
