В 2021 году действует федеральный стандарт «Запасы» (далее - СГС «Запасы»). Он разделил материальные запасы на основные группы, ввел новые понятия и правила учета. Как по-новому учитывать материальные запасы читайте в статье.
К материальным запасам бюджетные организации в первую очередь относят имущество, которое служит меньше 12 месяцев. При этом стоимость этого имущества значения не имеет.
В 2021 году разделите материальные запасы на основные группы:
Для материальных запасов, которые используете дольше 12 месяцев, установите срок полезного использования. Например, для штор, спецодежды, посуды.
Активы принимайте на бухгалтерский учет по первоначальной стоимости (п. 19 СГС «Запасы»).
В зависимости от операции первоначальной стоимостью признают:
• фактическую стоимость,
• справедливую стоимость,
• остаточную стоимость,
• условную оценку: один объект – 1 руб.,
• стоимость по передаточным документам,
• нормативно-плановую стоимость.
Согласно п.98, п.99 и п.117 Инструкции 157н, материальные запасы в учреждениях госсектора экономики учитываются на счете 105 00 и в соответствии с аналитическим кодом вида объекта учета (позиция 23 в 26-значном номере счета) подразделяются на следующие виды:
Код группы объекта учета (позиция 22 в номере счета) может принимать следующие значения:
• 2 – для особо ценного имущества;
• 3 – для прочего движимого имущества.
Учреждения приобретают или создают активы, чтобы в дальнейшем использовать их в процессе своей деятельности. Такие активы называют материальными запасами.
В казенном учреждении особо ценного имущества нет. В бюджетных и автономных организациях перечень материальных запасов, относящихся к категории особо ценных, определяется на основании ПП РФ № 538. Распоряжаться такими МЗ можно только по согласованию с учредителем. В Инструкции 174н и 183н для учета, например, мягкого инвентаря предусмотрены счета 105 25 и 105 35, а в Инструкции 162н – только 105 35.
В 2021 году детализированы статьи КОСГУ 340 440 (24-26 позиция балансового счета), которые отражают движение МЗ.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
После детализации статей 340 и 440 бухгалтера стали часто путать отнесение хозяйственных и строительных материалов. Строительные материалы учитывают по подстатье КОСГУ 344, а хозяйственные по КОСГУ 346. Как определить вид материалов, смотрите в перечнях.
Материальные запасы принимайте на учет на основании первичных документов. Поступили активы от других организаций – запросите у них документы на поставку (счета-фактуры, накладные и т.д.). Изготовили собственными силами – оформите первичку. Акт приемки материалов (ф. 0504220) составляйте, если обнаружите ошибки в ассортименте, количестве, цене, или не будет хватать сопроводительных документов.
Стоимость активов формируйте на счете 106 04, а затем перенесите ее на счет 105 00.
Если материальные запасы поступили от поставщика в счет аванса? Отразите так:
Бланочную продукцию учитывайте на счете 105.06. При оплате поставщику используйте КВР 244. Бланки строгой отчетности отразите по подстатье 349 КОСГУ, другие бланки (формы первичных документов, регистров и т. д.) - по подстатье КОСГУ 346. При поступлении бланочной продукции в учете сделайте запись: ДТ 0 105 X6 346 КТ 0 302 34 73Х - принята к учету бланочная продукция.
В бухучете материальные запасы, которые получили безвозмездно, учитывайте на счете 105 00. Делайте проводки через счет 304 04 при внутриведомственной передаче или между головным учреждением и подразделениями. Счет 401 10 применяйте в остальных случаях.
В 24–26-м разрядах счета 401 10 укажите соответствующие подстатьи статьи КОСГУ 190:
- 191 - сектор госуправления или организации госсектора;
- 192 - другие российские организации: коммерческие и некоммерческие, ИП, физлица – производители товаров, работ и услуг;
- 193 - граждане, в том числе нерезиденты;
- 194 - организации-нерезиденты.
Материальные запасы, которые поступили безвозмездно, оформите по первичным документам от поставщика. Если первичных документов нет, составьте Приходный ордер (ф. 0504207), который подтвердит, что получили материалы. Если материалы поступают безвозмездно, с передающей стороной заключите договор дарения. Если материалы поступают безвозмездно от организаций госсектора, например при внутриведомственном или межведомственном перемещении, получите от них извещение (ф. 0504805).
Материальные запасы, которые учреждение изготавливает собственными силами, передавайте на склад или в другое место хранения по требованию-накладной (ф. 0504204).
В учете отразите: ДТ 0 105 XX 34Х КТ 0 106 X4 34Х - оприходованы материальные запасы, изготовленные собственными силами (хозяйственным способом).
Материальные запасы, которые получили при ликвидации основных средств, примите к учету по требованию-накладной (ф. 0504204). Первоначальную стоимость определите по справедливой стоимости на дату принятия к бухучету (п. 10, 23 СГС «Запасы», подп. 3 п. 4.1.2 Методички по СГС «Запасы»). В учете отразите: ДТ 0 105 XХ 34Х КТ 0 401 10 172 - поступили материальные запасы от разборки и ликвидации основных средств – комплектующие, запасные части, ветошь, дрова, макулатура, металлолом и т. п.
Примите на учет материалы по требованию-накладной (ф. 0504204), если их можно использовать в дальнейшем после ремонта, в том числе после демонтажа: ДТ 0 105 33 343 (0 105 36 346) КТ 0 401 10 199 - оприходованы матзапасы – комплектующие, запасные части, ветошь, дрова, макулатура, металлолом, которые остались в учреждении для хознужд после ремонта, в том числе демонтажа нефинансовых активов.
Планируете использовать матзапасы, которые остались при разукомплектации основных средств? Оприходуйте их по требованию-накладной (ф. 0504204) и в учете отразите проводками: ДТ 0 105 XX 34Х КТ 0 401 10 172 - оприходованы материальные запасы, которые остались после разукомплектации имущества.
От причины списания, по которой выбывают материальные запасы, зависит и состав документов, которые нужно оформить. Например, при выдаче продуктов питания оформите - меню-требование (ф. 0504202), чтобы списать топливо - путевой лист, при безвозмездной передаче другим организациям - накладную на отпуск материалов, материальных ценностей, на сторону (ф. 0504205) и акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101), при недостаче - акт о списании материальных запасов (ф. 0504230) или акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143).
Бюджетное учреждение вправе распоряжаться своим имуществом самостоятельно. Исключение – особо ценное движимое имущество (ОЦДИ) и если сделку признают крупной или при ее совершении имеется заинтересованность. В этих случаях, чтобы продать матзапасы, нужно получить согласие учредителя или собственника. Доходы от таких операций поступают в самостоятельное распоряжение учреждения.
Поэтому при продаже активов делайте проводки:
• ДТ 0 401 10 172 КТ 0 105 ХХ 44Х - списаны реализованные материальные запасы;
• ДТ 0 401 20 22Х КТ 0 302 2Х 73Х - отражены расходы, связанные с реализацией материальных запасов: оценка, транспортировка;
• ДТ 0 401 10 172 КТ 0 401 20 22Х - списаны расходы, связанные с реализацией материальных запасов;
• ДТ 0 205 74 56Х КТ 0 401 10 172 - начислен доход за реализуемые материальные запасы, в том числе НДС;
• ДТ 0 201 11 510 КТ 0 205 74 66Х - поступила оплата за реализованные материальные запасы на счет учреждения. Одновременно увеличение забалансового счета 17 (код аналитики 440, КОСГУ 44Х).
Внутреннее перемещение МЗ – операция, которая выполняется в бюджетных учреждениях в различных ситуациях:
• при выдаче материалов со склада в подразделения в подотчет материально-ответственных лиц;
• при смене МОЛ в связи с уходом в отпуск, на больничный или увольнением;
• при передаче МЗ по распоряжению руководителя из одного подразделения в другое;
• в иных случаях.
Оформляется внутреннее перемещение требованием-накладной ф.0504204, которая подписывается передающей и принимающей стороной. В проводке, выполненной бухгалтером на основании этого документа, по дебету и кредиту будут одинаковые счета 0 105 хх 34х, однако в аналитике изменятся такие показатели, как «МОЛ» и, возможно, «подразделение».
Отразите в учете выдачу материальных запасов в эксплуатацию проводками:
• ДТ 0 105 ХХ 34Х КТ 0 105 ХХ 34Х - переданы материальные запасы между сотрудниками (со склада для использования);
• ДТ 0 401 20 272 КТ 0 105 ХХ 44Х - списаны израсходованные материальные запасы, потерь в пределах норм естественной убыли, а также пришедших в негодность предметов мягкого инвентаря;
• ДТ 0 106 ХХ 300 КТ 0 105 ХХ 44Х - списаны материальные запасы, переданных для изготовления нефинансовых активов, кроме готовой продукции.
Когда передаете материальные запасы сотрудникам в пользование, чтобы они выполняли свои служебные обязанности, спишите их с баланса. Дальнейший контроль таких активов ведите на забалансовом счете 27 (п. 385 Инструкции № 157н). Например, специальной или форменной одежде. В учете отразите: ДТ 0 109 ХХ 272 КТ 0 105 2Х 44Х (0 105 3Х 44Х) - выданы в пользование сотрудникам материальные запасы, которые включены в состав ОЦДИ (иного движимого имущества). Одновременно увеличение забалансового счета 27.
Помимо безвозмездного получения, порядок которого рассмотрен выше, бюджетные учреждения могут передавать МЗ головной организации, учредителю, обособленным подразделениям, различным государственным и коммерческим организациям. При внутриведомственных передачах используется извещение ф.0504805, в других случаях – акты о приеме-передаче НФА, накладная на отпуск материалов на сторону.
Передаете запасы безвозмездно – спишите их с баланса. Если передаете объекты внутри сектора государственного управления, а также другим организациям, которые созданы на базе государственного и муниципального имущества, отразите по балансовой стоимости. При передаче материальных запасов другим организациям и гражданам, переоцените стоимость до справедливой по методу рыночных цен.
В учете отразите:
• ДТ 0 304 04 34Х КТ 0 105 ХХ 44Х - передача между головным учреждением, обособленным подразделением;
• ДТ 0 401 20 25Х КТ 0 105 ХХ 44Х - межбюджетная передача материальных запасов;
• ДТ 0 401 20 24Х КТ 0 105 ХХ 44Х - передача другим организациям и предпринимателям.
Инвентаризация материальных запасов в бюджетных учреждениях является важнейшим элементом учета, так как при ее проведении определяется фактическое наличие МЗ и сравнивается с данными бухгалтерии. Назначенная приказом руководителя постоянно действующая комиссия во время проверки оценивает состояние объектов учета, условия их хранения и использования. В соответствии с 402-ФЗ обязательная инвентаризация МЗ производится перед составлением годовой отчетности. В Учетной политике могут быть предусмотрены дополнительные проверки для всех запасов или отдельных групп. На основании Постановления Правительства РФ № 731 ежегодно по состоянию на 1 января нужно проводить инвентаризацию драгоценных металлов, камней и изделий из них.
Материальные запасы проверяйте по каждому материально ответственному лицу (МОЛ) и по местам хранения. Сравните фактическое наличие материальных запасов с данными бухгалтерского учета. Результаты инвентаризации зафиксируйте в инвентаризационных описях ф.0504087. После того, как закроете описи, составьте акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835). Если есть излишки и недостача, дополнительно составьте ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092). Оприходуйте излишки актом приемки материалов ф.0504220, а недостачу спишите актом списания материальных запасов ф.0504230 и актом списания мягкого и хозяйственного инвентаря ф.0504143.
Излишки материальных запасов примите к учету по справедливой стоимости. В учете отразите: ДТ 0 105 XX 34Х КТ 0 401 10 199 - оприходованы излишки.
• ДТ 0 109 ХХ 272 КТ 0 105 ХХ 44Х - списана недостача в пределах норм естественной убыли;
• ДТ 0 401 20 273 КТ 0 105 ХХ 44Х - списана недостача из-за стихийных бедствий, других природных явлений и катастроф;
• ДТ 0 209 74 567 КТ 0 401 10 172 - начислена задолженность виновного лица по недостачам.
В зависимости от того как сотрудник возмещает недостачу, сделайте проводки:
• ДТ 0 201 34 510 КТ 0 209 ХХ 667 - поступили деньги в кассу в возмещение ущерба от недостачи материальных запасов. Одновременно увеличение забалансового счета 17;
• ДТ 0 304 03 837 КТ 0 209 ХХ 667 - удержана задолженность из зарплаты, других выплат в возмещение ущерба от недостачи материальных запасов. Если виновное лицо возмещает ущерб в натуральной форме, примите от него имущество к учету по справедливой стоимости. Рассчитайте ее методом рыночных цен. С виновника задолженность спишите (п. 38 СГС «Запасы»);
• ДТ 0 105 XX 34Х КТ 0 401 10 172 - оприходованы материальные запасы, поступившие от виновного лица.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
