Подотчетными лицами являются работники предприятия, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие операционные, административные и командировочные расходы.
Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
В соответствии с порядком ведения кассовых операций в РФ выдача наличных денег под отчет в 2020 году производится на основании приказа, заявления работника с разрешительной визой руководителя и др. Предприятия выдают наличные деньги под отчет на операционные и хозяйственные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.
Служебной командировкой признается поездка работника, осуществляемая по распоряжению руководителя организации, на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.
Срок командировки в пределах России не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути.
В состав расходов по служебным командировкам включаются затраты на следующие цели:
- по найму жилого помещения;
- бронирование гостиничных номеров и авиабилетов;
- проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы - в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси);
- уплата страховых платежей по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте;
- оплата сборов за предварительную продажу билетов (проездных документов);
- оплата расходов за пользование в поездах постельными принадлежностями;
- проезд на аэродром или вокзал в местах отправления, назначения и пересадок (за исключением проезда на такси);
- оплата разовых проездных билетов на городской транспорт при однодневных командировках;
- провоз багажа;
- суточные за время нахождения в командировке (при однодневных командировках в пределах России право работника на суточные определяет руководитель организации).
Командировочные расходы включаются в издержки производства в фактически произведенном размере. Для целей налогообложения прибыли затраты на командировки принимаются в пределах установленных норм. Суточные, выданные сверх норм, включаются в совокупный годовой доход подотчетного лица и облагаются НДФЛ. Кроме того, на выданные сверх норм суточные начисляется единый социальный налог.
Нормы командировочных расходов установлены Приказом Минфина РФ. №49н «Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории РФ»:
1) суточные – 100 рублей за сутки;
2) по найму жилья по фактическим расходам, но не больше 550 рублей за сутки, при отсутствии документов – 12 рублей за сутки;
3) расходы за проезд – по фактически представленным билетам.
Эти нормы обязательны к применению только бюджетными организациями. Остальные – могут устанавливать свои нормы командировочных расходов. Для коммерческих организаций суточные не облагаются НДФЛ в полном объеме.
Фактическое время пребывания в месте командировки определяется на основании отметок в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
По возвращении из командировки работник обязан в течение трех дней представить руководителю для утверждения авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность расходов. Затем он передается в бухгалтерию.
Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленные сроки, подлежат отражению: Д 94 К 71.
Затем они списываются: Д 70 К 94 (если они могут быть удержаны из оплаты труда работников) или Д 73 К 94 (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работников).
Аналитический учет по счету 71 ведется в разрезе подотчетных лиц организации по каждой авансовой выдаче и каждому авансовому отчету.
Согласно Федеральному закону № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» валютные операции резидентов не предусматривают получение наличной валюты на командировочные расходы.
Кроме того, утратило силу Положение ЦБ РФ № 62 «О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов». Организациям не разрешено приобретать у банков иностранную валюту для выдачи работникам при направлении их в загранкомандировки и, соответственно, не разрешено выдавать работникам на командировочные расходы наличную иностранную валюту из своей кассы.
2) перевести валюту на личную карточку сотрудника;
3) выдать сотруднику аванс в российских рублях, сотрудник может купить иностранную валюту в обменном пункте;
4) компенсировать сотруднику расходы на командировку после поездки.
После возвращения из командировки сотрудник должен отчитаться по своему авансовому отчету в общеустановленном порядке, то есть в течение трех дней, а не в течение 10 дней, как это было установлено ранее.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
