Законодатель предусматривает обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Основным документом, подтверждающим такой учет, является табель учета рабочего времени.
Существуют следующие виды учета рабочего времени: несуммированный (поденный, еженедельный) и суммированный. Поденный учет применяется в случаях, когда работник имеет одинаковую продолжительность рабочего дня ежедневно. Еженедельный учет в 2020 году устанавливается, если продолжительность ежедневной работы работника может быть различной, но за неделю он вырабатывает одинаковую норму рабочего времени (36 часов, 24 часа и т. д., но не более установленной — 40 часов). Суммированный учет используется в случаях, когда продолжительность рабочего времени вдень, в неделю может быть различной. Переработка в одни дни компенсируются недоработкой в другие. При этом за учетный период (месяц, квартал, год) работник должен отработать установленную норму часов.
За нарушение обязательства о проведении учета рабочего времени виновные должностные лица несут административную ответственность, налагаемую органами федеральной инспекции труда.
До начала работы работник обязан отметить свой приход, а по окончании рабочего дня — уход в порядке, установленном в организации. Табельные доски и другие средства учета должны быть открыты для доступа к ним за полчаса до начала работы и тотчас после ее окончания. Работодатель обязан обеспечить контроль над правильностью учета явки на работу и ухода с работы. Около места учета должны находиться часы, правильно указывающие время.
Отклонения от производительного использования рабочего времени проставляются как прогулы, несанкционированное отсутствие на рабочем месте, использование рабочего времени, оборудования, средств производства для решения личных вопросов. Споры в сфере применения норм, затрагивающих рабочее время работников, порой вызваны способом оплаты отдельных периодов работы, а также специальными нормами рабочего времени, устанавливаемыми для отдельных категорий работников.
Учет рабочего времени ведется работодателем в табеле учета рабочего времени, в котором ежедневно отражается количество отработанных часов (дней) сотрудниками организации.
Несуммированный учет рабочего времени может вестись по дням или по неделям. Несуммированный учет ведется по дням, когда сотрудник отрабатывает каждый день одно и тоже количество часов. Ведение несуммированного учета допускается по неделям, когда сотрудник отрабатывает одинаковое количество часов каждую неделю, при разном количестве рабочих часов в день.
Суммированный учет рабочего времени ведется по дням, когда сотрудник отрабатывает разное количество часов в день, в неделю. При этом в целом за календарный год общее количество отработанных таким образом часов не должно превышать нормы времени работы согласно производственному календарю.
Суммированный учет рабочего времени используется в организациях при вахтовом и сменном графиках работы, при круглосуточной работе, при установлении сотрудникам гибкого графика работы.
При суммированном учете рабочего времени определяется учетный период применения такой системы учета, который не может быть больше 1-го года (для сотрудников, работающих во вредных, опасных условиях – не больше 3-х месяцев). При этом фактически отработанные часы сотрудников в учетном периоде не должны превышать нормы времени работы, установленные ТК РФ.
Трудовой кодекс Российской Федерации устанавливает не только обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, но и правила и виды учета рабочего времени.
Различают два вида учета рабочего времени:
• нормальный (ежедневный, недельный) учет рабочего времени;
• суммированный (месячный, квартальный, годовой) учет рабочего времени.
При равной продолжительности ежедневной работы осуществляется ежедневный (поденный) учет.
В этом случае учетный период равен одному рабочему дню и его продолжительность, установленная в соответствующем порядке, полностью отрабатывается в тот же рабочий день.
Если продолжительность работы определяется графиком в пределах установленной нормальной продолжительности рабочего времени, то применяется еженедельный учет рабочего времени. В этом случае учетный период равен неделе.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Суммированный учет рабочего времени может быть введен только в организациях или при выполнении отдельных видов работ, где по условиям производства (работы) не может быть соблюдена установленная для данной категории работников ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени. При этом продолжительность рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и др.) не должна превышать нормального числа рабочих часов.
При суммированном учете рабочего времени учитывается фактически отработанное время, а если работник переработал в какую-нибудь смену, то в рамках учетного периода он может недоработать до установленной продолжительности рабочего дня. Учетный период не может превышать одного года.
Порядок введения суммированного учета рабочего времени работодатель устанавливает в правилах внутреннего трудового распорядка организации.
Табель учета рабочего времени в 2020 году
Табель учёта рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени. Надо сказать, что бланк табельного учета не является строго обязательным – в принципе, он может быть произвольным, то есть каждое предприятие вольно применять собственный табельный бланк при возникновении такой необходимости. Однако форма разработана и рекомендована к применению Госкомстатом РФ и является предпочтительной.
Бланк заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для этой функции табельщиком. На основе внесенных в него сведений, специалисты отдела бухгалтерии в 2020 году начисляют сотрудникам организации заработную плату и прочие выплаты. По сути дела, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов. И если небольшие компании вполне могут без него обойтись, то крупные предприятия в обязательном порядке ведут такой табельный учет.
В зависимости от принятой на предприятии системы кадрового учета, табель может формироваться либо один на всех работников организации, либо в каждом подразделении вестись отдельно.
Табель – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.
Заполнять табель можно как в электронном, так и в письменном виде. Однако после внесения всей необходимой информации его все равно придется распечатать для подписей ответственных лиц.
Начнём с формы Т-13, которая используется для ведения табеля учёта рабочего времени сейчас куда чаще.
Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.
Табель учета рабочего времени — привычный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма Т-13 позволяет фиксировать в деталях причины неявки на работу, включая отпуска студентов на время сессии, повышение квалификации и несколько типов отпуска по нетрудоспособности. Срок, за который заполняется документ, может быть менее 31 дня.
Заполненная Т-13 является основанием для начисления зарплаты.
В отличие от произвольных таблиц схожего содержания, Т-13 содержит данные о предприятии, включая форму собственности и ОКПО. Номер документа проставляется в соответствии с внутренними требованиями к ведению табелей.
В верхней части также указано название отдела. Нужно помнить, что руководителю этого отдела (даже если заполнять табель — не входит в его или ее обязанности) следует расписаться на заполненной форме.
Порядок сотрудников определяется решением ответственного лица. Чаще всего встречается сортировка по алфавиту, как в нашем примере, но возможен вариант расстановки по табельному номеру (графа 3).
• Я — (явка) рабочий день,
• В — выходной,
• ОТ — отпуск,
• РП — явка в выходной день (отработка),
• К — командировка,
• ПК — повышение квалификации,
• У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения,
• Б — больничный с больничным листом,
• Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.
Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов. В графе 5 суммируем количество Я в строке и количество часов. Получаем 4 значения для 2 половин месяца. В графе 6 суммируем значения и получаем итоговую цифру по работе за месяц.
Количество часов для В, ОТ, К, Б и других случаев в четвертой графе не указывается. Для этого существуют столбцы 10-13.
Коды обозначений могут быть другими (например, числовыми). Законодательно конкретный формат заполнения не предписан.
Обозначение Х показывает, что мы не учитываем этот день: для удобства месяц разбит на две строки с неравными значениями.
В графах 7-9 указывается код оплаты, количество дней и тип начислений. В нашем примере используются коды:
• 2000 — обычный рабочий день,
• 2300 — больничный (пособие по нетрудоспособности),
• 2012 — отпуск.
Некоторые предприятия утверждают слегка упрощенный вариант табеля без детализации причины пропусков. В графе 4 указываются только 2 кода:
• Я — рабочий день,
• Н — неотработанный день.
Этот способ может быть неудобен тем, что не фиксирует больничные.
Частные случаи:
1. Как заполнять Т-13 для сотрудников, участвующих в конференциях и других учебных мероприятиях? Зависит от позиции предприятия. Эти дни могут быть засчитаны как рабочие (Я), а могут — как повышение квалификации (ПК). Ставка оплаты также может различаться.
2. Может ли код Я иметь значение более 8 часов? Да. Может, если есть специальное распоряжение о продленном рабочем дне. Сверхурочные часы можно помечать обозначением С.
3. В чем различие табелей Т-12 и Т-13? Первый — форма для ведения посещаемости, заполняемая вручную. Вторая — электронным способом. Многие бухгалтерии сегодня перешли на Т-13, поскольку ее можно автоматически собрать с помощью специальной программы.
В первую очередь, как и в любом другом документе кадрового учета, в табель сначала нужно внести реквизиты организации: ее полное наименование с указанием кода ОКПО (нужно взять из регистрирующих документов), организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурного подразделения (отдела), по которому ведется данный табель (если это необходимо).
Затем нужно вписать в соответствующую графу номер документа по внутреннему документообороту, а также указать отчетный период, который учитывает данный табель.
Эта часть табеля включает в себя используемые для заполнения необходимых сведений по работникам буквенные и числовые шифры, а также их расшифровку. Их необходимо вписывать в основной части табеля для того, чтобы коротко и понятно отражать количество фактически проведенного тем или иным сотрудников времени на рабочем месте, а также причины его неявки на работу. В случае, если у специалистов кадрового отдела появляется потребность внесения каких-то дополнительных кодов в данную форму табеля, их можно разработать самостоятельно и вписать в данную таблицу.
Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).
Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.
В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.
Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.
При этом следует внимательно отслеживать, чтобы полное количество календарных дней в месяце совпадало с указанной по каждому работнику суммой рабочих, выходных и праздничных дней.
Следует сказать, что иногда ответственные за заполнение табеля лица, вносят в него только те сведения, которые касаются дней, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте. Однако, такой вариант может повлечь кадровые и бухгалтерские ошибки, поэтому пользоваться им не целесообразно.
После того, как табель учета рабочего времени заполнен, сотрудник, ответственный за него, должен указать свою должность, а также проставить в соответствующих ячейках подпись с обязательно расшифровкой. Утвердить табель должен и руководитель структурного подразделения или директор предприятия – тоже с указанием должности и подписью с расшифровкой. Последнее, что нужно поставить – это дату заполнения табеля.
Суммированный учет рабочего времени в 2020 году
Большинство работодателей совершают ошибку, когда путают два понятия — «суммированный учет» и «режим рабочего времени». Суммированный учет — это не режим рабочего времени, а способ ведения учета рабочего времени, способ выполнения требования, содержащегося в ст. 91 ТК РФ о том, что работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.
Понятие режима рабочего времени определяется в ст. 100 ТК РФ, где особенно следует обратить внимание на норму, которая звучит в императивном порядке: «режим рабочего времени должен предусматривать…».
Далее перечисляется всё то, что должно быть прописано у работодателя в 2020 году в правилах внутреннего трудового распорядка или, если режим рабочего времени для работника отличается от установленных правил (например, это совместитель или работник, с которым договорились о неполном рабочем времени), в трудовом договоре:
• продолжительность рабочей недели (пятидневная с двумя выходными днями, шестидневная с одним выходным днем, рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику, неполная рабочая неделя);
• работа с ненормированным рабочим днем для отдельных категорий работников;
• продолжительность ежедневной работы (смены), в том числе неполного рабочего дня (смены);
• время начала и окончания работы;
• время перерывов в работе;
• число смен в сутки;
• чередование рабочих и нерабочих дней, которые устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка, трудовым договором.
Гибкий режим рабочего времени — это единственный режим рабочего времени, который позволяет уйти от необходимости прописывания продолжительности ежедневной работы и времени начала и окончания рабочего дня. Согласно ст. 102 ТК РФ, при работе в режиме гибкого рабочего времени начало, окончание или общая продолжительность рабочего дня (смены) определяется по соглашению сторон. Работодатель обеспечивает отработку работником суммарного количества рабочих часов в течение соответствующих учетных периодов (рабочего дня, недели, месяца и других).
Чередование выходных дней и рабочих дней, продолжительность недели будут определяться в правилах трудового распорядка. Изменять график в одностороннем порядке в данном случае нельзя. Для изменения графика нужно либо спрашивать согласия работника, либо обосновывать это изменениями организационных или технологических условий труда.
Несмотря на то, что в Трудовом кодексе ни слова не сказано о том, что при гибком графике рабочего времени нужно обязательно вести суммированный учет, само по себе понятие гибкого графика предполагает введение работодателем суммированного учета рабочего времени, так как он не сможет обеспечить отработку нормы за определенный день и будет устанавливать учетный период — неделю, месяц или др.
В ситуации с суммированным учетом рабочего времени нередко путают такие понятия, как «сменный режим работы» и «рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику». Стоит иметь в виду, что это два разных режима рабочего времени.
Ст. 103 ТК РФ определяет сменную работу как работу в две, три или четыре смены, которая «вводится в тех случаях, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы, а также в целях более эффективного использования оборудования, увеличения объема выпускаемой продукции или оказываемых услуг».
Самое главное условие при сменной работе — это сменяемость работников (одна смена / бригада сменяет другую). При сменном режиме работодатель обязан знакомить работника с графиком смены не позднее чем за один месяц до его введения в действие. Работа в течение двух смен подряд запрещается.
Нестандартный режим рабочего времени, гибкий режим рабочего времени, скользящее предоставление выходных дней, сменный режим предполагают ведение суммированного учета рабочего времени.
Основной документ, на который необходимо в данном случае опираться, — ст. 104 ТК РФ. Она дает ответ на вопрос, в каких случаях допускается введение суммированного учета: когда не может быть соблюдена установленная для данной категории работников (включая работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда) ежедневная или еженедельная продолжительность.
Смысл суммированного учета рабочего времени заключается в выборе некого учетного периода, чтобы по его итогам продолжительность рабочего времени не превышала нормального количества рабочих часов.
Для учета рабочего времени работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, Трудовой кодекс устанавливает учетный период три месяца, однако есть оговорка: у работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, в силу особенностей технологического процесса или по сезонным причинам можно увеличить такой учетный период на период больше трех месяцев, но при наличии отраслевого соглашения и коллективного договора и не более чем до одного года.
Нормальное число рабочих часов за учетный период определяется исходя из установленной для данной категории работников еженедельной продолжительности рабочего времени. Для работников, работающих неполный рабочий день (смену) и (или) неполную рабочую неделю, нормальное число рабочих часов за учетный период соответственно уменьшается.
Какая продолжительность рабочего времени будет у сотрудника, работающего по графику «сутки через трое»? В данном случае нужно исходить из общепринятой нормы: нормальная продолжительность рабочего времени не превышает 40 часов в неделю. Работодатель устанавливает некий учетный период, внутри которого эти часы распределяются как угодно, главное — по итогам учетного периода выйти на норму по часам.
При этом, если работодатель берет не общепринятую продолжительность рабочего времени — 40 часов в неделю, а, например, 39-часовую рабочую неделю, то ему придется создавать свой производственный календарь.
В Приказе Минздравсоцразвития РФ № 588н озвучены правила, по которым определяется норма рабочего времени: «продолжительность рабочей недели (40, 39, 36, 30, 24 и т.д. часов) делится на 5, умножается на количество рабочих дней по календарю пятидневной рабочей недели конкретного месяца и из полученного количества часов вычитается количество часов в данном месяце, на которое производится сокращение рабочего времени накануне нерабочих праздничных дней».
Судебная практика показывает, что суть суммированного учета рабочего времени заключается в корректировке продолжительности отработанного времени внутри учетного периода (месяца, квартала или года), если оно отклоняется от установленной нормы, то есть переработка в одни дни компенсируется недоработкой в другие (Постановление ФАС Центрального округа по делу N А62-5389).
Суммированный учет рабочего времени, согласно ст. 104 ТК РФ, ведется в соответствии с установленными правилами внутреннего трудового распорядка.
Таким образом, для введения суммированного учета необходимо следовать определенному алгоритму:
• определить продолжительность учетного периода;
• определить норму часов за учетный период исходя из установленной для данной категории работников еженедельной продолжительности рабочего времени;
• составить график;
• установить порядок определения сверхурочных часов;
• установить порядок оплаты сверхурочной работы и работы в выходные/нерабочие праздничные дни.
В соответствии со ст. 152 ТК РФ сверхурочная работа оплачивается не менее чем в полуторном размере — за первые два часа работы и не менее чем в двойном размере — за последующие часы. Однако в кодексе не дается ответа на более детальные вопросы: как именно оплачивать, то есть от чего брать полуторный размер?
Есть и другие сложности: чтобы разобраться, как при суммированном учете рабочего времени оплачивать часы сверхурочной работы, надо ориентироваться на выбранную систему оплаты труда — окладную или тарифную.
Так, например, если у работника окладная система труда, и оклад составляет 15 000 руб., то эту сумму работодатель выплачивает ему гарантированно. И только по окончании учетного периода, если будет сверхурочная работа, он получит оплату в виде первых двух часов в полуторном размере, а за последующие часы не менее чем в двойном размере.
Обратите внимание на то, что эксперты Роструда рекомендуют по работникам, по которым ведется суммированный учет рабочего времени, устанавливать тарифную систему оплаты труда — либо почасовую, либо поденную.
Нередко у работодателей помимо окладов предусмотрена еще и система доплат, надбавок, в связи с чем возникает вопрос — нужно ли всю заработную плату в этом случае делить на количество часов в месяце, когда работник привлекался к сверхурочной работе или на среднемесячное количество часов по году? Ответить на этот вопрос может только сам работодатель в локальных нормативных актах (Решение Верховного Суда РФ N ГКПИ07-516). Это рекомендуется сделать в том числе для того, чтобы избежать проблем с работниками и проверяющими.
Позиция Минзравсоцразвития заключается в том, что при суммированном учете рабочего времени исходя из определения сверхурочной работы подсчет часов переработки ведется после окончания учетного периода. В этом случае работа сверх нормального числа рабочих часов за учетный период оплачивается за первые два часа работы не менее чем в 1,5 размере, а за все остальные часы — не менее чем в двойном размере (Письмо Минздравсоцразвития РФ № 22-2-3363).
В зависимости от системы оплаты труда — окладной или тарифной — оплата будет либо в полуторном-двойном размере, либо в размере 0,5 и одинарном.
Но есть еще один подход, обозначенный судебной практикой (Обзор Верховного Суда Российской Федерации практики рассмотрения судами дел, связанных с осуществлением гражданами трудовой деятельности в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях» (утв. Президиумом Верховного Суда РФ)). Есть разъяснения, согласно которым в полуторном размере за первые 2 часа берется оплата сверхурочной работы, приходящиеся в среднем на каждый рабочий день учетного периода, а в двойном — за последующие часы сверхурочной работы. Но при использовании такого подхода сумма выплат за сверхурочную работу будет меньше, а потому неизбежны конфликты с работниками.
Если рабочий день сотрудника выпадает на нерабочий праздничный день, то в табеле рабочего времени проставляется код «РВ», несмотря на то, что этот рабочий день предусмотрен графиком работника. В этом случае на работника также распространяется положение ст. 153 ТК РФ об оплате работы в повышенном размере.
Согласно Рекомендациям Роструда, при введении суммированного учета рабочего времени работу в праздничные дни нужно включать в месячную норму рабочего времени.
Если работник привлекался к работе в свой выходной или в нерабочий праздничный день сверх месячной установленной ему нормы или сверх нормы в соответствии с учетным периодом, тогда такая работа будет подлежать оплате согласно ст. 153 ТК РФ. Также работник может взять другой день отдыха.
Если внутри учетного периода работодатель уже оплатил нерабочие праздничные дни, то по окончании учетного периода ему не нужно оплачивать их как сверхурочную работу. В Решении Верховного Суда РФ N ГКПИ05-1341 дается разъяснение по этому случаю: «Поскольку правовая природа сверхурочной работы и работы в выходные и нерабочие праздничные дни едина, оплата в повышенном размере одновременно как на основании ст. 152 ТК РФ, так и ст. 153 ТК РФ будет являться необоснованной и чрезмерной».
Коды табеля учета рабочего времени в 2020 году
Коды в табеле учета рабочего времени Т-13 и Т-12 — это буквенные обозначения причин нахождения или отсутствия сотрудника на рабочем месте в каждый из дней месяца. Читайте далее о том, как их корректно использовать, в том числе для обозначения нерабочих дней 30.03–03.04, объявленных президентом нерабочими.
Если заработок сотрудников организации зависит от продолжительности отработанного времени, его необходимо фиксировать. Более того, статья 91 Трудового кодекса предписывает работодателю вести учет рабочего времени по каждому трудящемуся. Для этого предусмотрен специальный табель: обозначения 2020 мы и будем расшифровывать в этой статье. Это важный документ, по нему производится расчет длительности труда гражданин, который необходимо оплачивать.
Согласно статье 9 Федерального закона № 402-ФЗ, коммерческие организации сами выбирают формы первичной документации. В нашем случае это Т-12 и Т-13, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ №1от. Первую ведут вручную, вторую — с применением средств автоматизации. Подробно об их заполнении мы уже рассказывали в отдельной статье о заполнении.
Бюджетные же учреждения должны использовать официально утвержденные регистры (о них подробнее узнайте из Приказа Минфина России N52н).
А сейчас нас интересует расшифровка табеля учета рабочего времени 2020. Как видим, в ячейке, соответствующей каждому дню месяца, проставляют буквы. Выясним, что они значат, ведь обозначение в табеле учета рабочего времени Т-13 и Т-12 — это код, объясняющий, находился ли работник на месте или отсутствовал и по какой причине.
Следует учесть, что условные обозначения в табеле учета рабочего времени в 2020 году отличаются в зависимости от того, является организация бюджетной или коммерческой. Это значит, что коды для Т-12 и Т-13 различаются.
В упомянутом Постановлении Госкомстата приводится не только сама форма, но и рекомендации по ее заполнению, включая коды табеля учета рабочего времени 2020. Рассмотрим их по графам.
В графе 4 необходимо пояснить, присутствовал ли сотрудник на месте в тот или иной день.
Здесь возможны такие варианты:
• Я (01) — явился и трудился в дневное время;
• Н (02) — работал в ночное время;
• РВ (03) — вышел в праздник или выходной;
• С (04) — трудился сверхурочно.
Код РВ нужно использовать и в том случае, если сотрудник вышел на работу в дни, объявленные в стране нерабочими в связи с карантином по коронавирусу.
Если сотрудника на месте не было, то коды расскажут, по какой причине. Мы рассмотрим наиболее часто встречающиеся:
• К (06) — в командировке;
• ПК (07) или ПМ (08) — повышал квалификацию;
• ОТ (09) или ОД (10) — в отпуске (основном или дополнительном);
• ПР — прогул, в табеле обозначение указывается первоначально без указания причины, если она неизвестна;
• У (11) или УВ (12) — в учебном отпуске;
• ПК — повышение квалификации, производимое с отрывом от производства;
• Б (19) или Т (20) — болел;
• ДО — обозначение отпуска за свой счет в табеле учета рабочего времени, этот период предоставляется работнику с разрешения работодателя, кроме исключительных случаев, указанных в законодательстве.
Код Б (19) используйте и в том случае, если работник вынужден был перейти в режим самоизоляции в связи с карантином по коронавирусу.
Для обозначения такого отпуска используют коды Р, ОЖ в табеле, расшифровка их, как можно увидеть в таблице, означает:
• Р — отпуск по беременности и родам;
• ОЖ — отпуск по уходу за ребенком.
В учетном документе применяются и другие коды для табеля учета рабочего времени 2020: в графах 5 и 6 подсчитывают суммы отработанных часов — здесь никаких условных знаков нет. А вот графа 7 содержит коды оплаты.
Они аналогичны тем, что используют в справке 2-НДФЛ. Они указаны в Приказе Минфина №ММВ-7-11/387@.
Обозначение в Т-13 охватывает следующие виды доходов:
Тут стоит пояснить. Нередко возникает вопрос: как обозначается отпуск без сохранения заработной платы или простой по вине работника. Очевидно, что графа 7 останется пустой. Если з/п не выплачивают, то и отражать в ней нечего.
А буквенное обозначение в табеле учета рабочего времени — ДО (16) или ОЗ (17), в зависимости от основания предоставления отпуска. РП (31) означает простой по вине работодателя. Таким образом, коды ДО и РП в табеле учета рабочего времени ставятся обязательно. Это же правило актуально для обозначения прогула, отстранения и иных подобных случаев.
В графы 10 и 12 заносят коды неявки, а в 11 и 13 — суммируют пропущенные часы или дни.
Форма рассчитана на 31 день. Для месяца, где 30 или 28 дней, отсутствующие дни необходимо отметить крестиком.
Госучреждения пользуются документом по ОКУД 0504421, и к нему Приказом Минфина России N 52н утверждены иные обозначения в табеле учета рабочего времени в 2020 году (форма 0504421): их можно увидеть в таблице:
• Трудовая деятельность в нерабочие, выходные и праздничные дни - В;
• осуществляемая ночью - Н;
• Осуществление государственных обязанностей - Г;
• Ежегодный, очередной или допотпуск - О;
• Временная нетрудоспособность (включая нетрудоспособность, вызванную будущим материнством, и режим самоизоляции) - Б;
• Отпуск, предоставляемый в связи с необходимостью осуществления ухода за малолетним ребенком - ОР;
• Сверхурочная трудовая деятельность - С;
• Прогул - П;
• Отсутствие на месте осуществления трудовой деятельности, неявка на работу по причинам, остающимся невыясненными - НН;
• Служебная поездка, командировка - К;
• Отсутствие на работе, неявка с разрешения работодателя, администрации компании - А;
• Учебный допотпуск - ОУ;
• Выходные, предоставленные в связи с обучением - ВУ;
• Замещение в 1-3 классах - ЗН;
• Замещение, производимое в группах продленного дня - ЗП;
• Замещение, осуществляемое в 4-11 классах - ЗС;
• Трудовая деятельность, осуществляемая в нерабочие дни (праздники и на входных) - РП;
• Часы, фактически отработанные - Ф.
Норма учета рабочего времени на 2020 год
Под нормой рабочего времени в 2020 году понимают число рабочих часов, которое сотрудник должен отработать за учетный период (месяц, квартал, год). При этом месячный норматив рассчитывается, исходя из дневных показателей.
Согласно ст. 91 ТК РФ, продолжительность еженедельной работы не должна превышать 40 часов. Поэтому для пятидневной рабочей недели нормальным считается восьмичасовой рабочий день. Данный показатель является максимальным. Для некоторых групп персонала законодатель снизил планку.
В зависимости от социальной группы сотруднику может быть установлен норматив (ст. 92 ТК РФ):
• 24 часа в неделю для детей до 16 лет;
• 35 часов в неделю для несовершеннолетних от 16 до 18 лет и инвалидов I II группы;
• до 36 часов в неделю для работников с вредными и опасными условиями труда (3 и 4 класс).
Для них дневная норма часов рассчитывается путем деления недельной на 5 (п. 1 Порядка, утв. Приказом Минздравсоцразвития России № 588н).
Скачайте производственный календарь на 2020 год для пятидневной и шестидневной рабочей недели, который подготовили эксперты журнала “Справочник кадровика”.
Расчет дневного показателя производится иным способом, если день является предпраздничным. Продолжительность работы в такой день сокращается на 1 час. Следовательно, недельная норма тоже уменьшается на час.
В ряде случаев из-за особенностей производственного процесса или графика работы организации не удается соблюсти нормативные показатели за учетный период. В такой ситуации работодатель вправе ввести суммированный учет рабочего времени (ст. 104 ТК РФ). Он подразумевает укрупнение учетного периода вплоть до года.
Фиксация отработанного сотрудниками времени производится в табеле учета. Данная процедура для работодателя является обязательной. На основании реальных отработанных часов и месячного норматива бухгалтерия производит расчет заработка для каждого сотрудника.
При определении нормы рабочего времени на 2020 год стоит опираться на производственный календарь. В нем отражаются:
Перечень праздничных дней приведен в ст. 112 ТК РФ:
• 1, 2, 3, 4, 5, 6 и 8 января - Новогодние каникулы;
• 7 января - Рождество Христово;
• 23 февраля - День защитника Отечества;
• 8 марта - Международный женский день;
• 1 мая - Праздник Весны и Труда;
• 9 мая - День Победы;
• 12 июня - День России;
• 4 ноября - День народного единства.
Данный список не менялся уже несколько лет. Однако ежегодно Правительство издает Постановление о переносе праздничных дней (Постановление Правительства РФ № 875 “О переносе выходных дней в 2020 году”). Это необходимо для более рационального использования рабочего времени.
В следующем году нас ждут следующие переносы:
• с субботы 4 января на понедельник 4 мая;
• с воскресенья 5 января на вторник 5 мая.
Учебные программы разрабатывают авторитетные эксперты в сфере трудовых отношений. Получив дополнительное профобразование, вы сможете актуализировать ПВТР, трудовые и коллективные договоры по новым требованиям Роструда, спланировать отпуска на 2020, узнаете, как уволить сотрудника без претензий и судебных споров и многое другое.
Благодаря переносам нам предстоят следующие длинные каникулы:
• с 1 по 8 января;
• с 22 по 24 февраля;
• с 7 по 9 марта;
• с 1 по 5 мая;
• с 9 по 11 мая;
• с 12 по 14 июня;
• 4 ноября.
Норма часов в 2020 году по месяцам напрямую зависит от количества рабочих дней в периоде.
Таким образом, для определения месячного нормативного значения достаточно продолжительность стандартной смены (8 часов) умножить на число будних дней в периоде. Например, в январе 2020 года будет 17 рабочих дней: 8*17=136 часов должен отработать сотрудник для получения полной заработной платы.
Если сотруднику установлена сокращенная рабочая неделя, то дневная норма определяется путем деления недельной на 5.
В итоге получаем:
• при 40-часовой рабочей неделе - 8 часов;
• при 36 - 7,2;
• при 24 - 4,8.
Сокращены на 1 час будут следующие предпраздничные дни:
Годовые нормы могут рассчитываться двумя способами:
• путем сложения месячных норм;
• по аналогии с расчетом месячных показателей.
При использовании второго способа не забудьте учесть предпраздничные дни, а именно сократить годовую выработку на 1 час за каждый предпраздничный день.
В 2020 году норма рабочего времени для пятидневки будет рассчитываться следующим образом:
• 248 раб. дней * 40 / 5 - 5 предпраздничных часов = 1979 часов - для 40-часовой;
• 248 раб. дней * 36 / 5 - 5 предпраздничных часов = 1780,6 часа - для 36-часовой;
• 248 раб. дней * 24 / 5 - 5 предпраздничных часов = 1185,4 часа - для 24-часовой.
Приведенные показатели используются работодателем для контроля отработанного времени, а также при расчете заработной платы персоналу по итогам месяца.
График учета рабочего времени в 2020 году
График рабочего времени на 2020 год представляет собой многокомпонентный документ, информирующий о следующем:
• норме рабочего времени;
• количестве выходных и рабочих дней;
• границах и длительности рабочего дня;
• сочетании рабочих периодов с промежутками отдыха.
В 2020 году работающим в режиме привычной пятидневки необходимо отработать 248 рабочих из 366 календарных дней.
Сравнивая годовой график рассматриваемого периода с предыдущим, можно отметить следующее:
• в 2020 году численность рабочих и календарных дней на 1 больше, т. к. год високосный;
• из указанных в первом пункте рабочих дней возможность законно недорабатывать 1 час позволительна 5 раз: 30 апреля, 8 мая, 11 июня, 3 ноября и 31 декабря (в прошлом году такое было возможно 6 раз: 22 февраля, 7 марта, 30 апреля, 8 мая, 11 июня, 31 декабря);
• число выходных и праздничных дней в 2020 году составит 118 дней.
Подход к составлению графиков заключается в следующем:
• определить период для составления графика (неделя, месяц, квартал, год);
• если в компании установлены для разных работников различные рабочие режимы, необходимо произвести разбивку членов трудового коллектива по применяемым режимам рабочего времени (пятидневка, шестидневка, предоставление выходных по гибким графикам и др.);
• рассчитать норму рабочего времени для каждого применяемого в компании режима;
• произвести группировку рабочего времени в сочетании с днями отдыха, учитывая законодательно установленное требование о длительности еженедельного непрерывного 42-часового отдыха (ст. 110 ТК РФ).
К примеру, в компании часть работников трудится с понедельника по пятницу в режиме 8-часового рабочего дня. При этом работу выполняют не только совершеннолетние работники, но и подростки 15–16 лет.
Учитывая, что для них предусмотрена иная продолжительность рабочего дня, для данной возрастной группы необходимо рассчитать годовую норму рабочего времени следующим образом:
• уточнить законодательный норматив длительности рабочей недели для данной категории работников: не более 24 часов;
• рассчитать продолжительность рабочего дня: 24 часа в неделю / 5 рабочих дней = 4,8 часа;
• определить норму рабочего времени для данной группы работников: 248 рабочих дней х 4,8 часов – 5 часов предпраздничных недоработок = 1 185,4 часа.
Для остальных работников данной компании при работе в режиме пятидневки норма рабочего времени составит: 8 часов х 248 рабочих дней – 5 часов = 1 979 часов.
Норма рабочего времени уменьшается на суммарную длину перерывов в осуществлении трудовых функций: отпуска, больничные, донорские дни и иные подобные временные промежутки, когда работник не трудится.
В отличие от множества форм документов кадрового учета, специального единого бланка с названием «График рабочего времени» не существует.
Компании, чей рабочий режим не зависит от особенностей работы оборудования или нюансов организации трудового процесса, не утруждают себя составлением подобных графиков, а прописывают специфику трудового режима во внутреннем локальном акте.
В тех компаниях, где организована круглосуточная работа или сочетания трудовых будней с днями отдыха отличаются от привычной пяти- или шестидневки, разрабатывают формат графиков самостоятельно.
Поскольку в обязанности каждого работодателя входит обязательный учет фактически отработанного сотрудниками времени, наиболее приемлемой считается форма графика, разработанная на основе табеля учета рабочего времени.
Приходит отец домой, а его ребенок плачет. Отец спрашивает ребенка: - Почему ты плачешь? Отвечает ему ребенок: - Почему ты мне папа, а я не сын тебе? Кто же это плакал?
Статью подготовил директор по развитию предпринимательства и конкуренции ОАО "Акса" Корчагин Юлиан Андриянович. 
