Подотчетным лицом может быть работник фирмы (указание Банка РФ «О порядке ведения кассовых операций» № 3210-У).
Выдача денежных средств в подотчет происходит на нужды фирмы (покупка канцелярии, командировки, приобретение мелкой офисной техники, мебели и т. п.).
Выдача в подотчет:
• Издаете приказ о подотчетных лицах, где указываете фамилии или должности работников.
• Работник пишет заявление или руководитель предприятия подписывает распоряжение на получение им денег под отчет.
• Работник составляет авансовый отчет на полученную в подотчет сумму.
Подотчетное лицо обязано отчитаться за полученную на расходы сумму. С 30.11.2020 срок сдачи подотчетником авансового отчета организация может установить самостоятельно. Прежнее требование о том, что АО должен представляться не позднее 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы подотчетные, или со дня выхода на работу, отменено.
В 2021 году фирма может составить и утвердить свою форму отчета. В ней должны быть обязательные реквизиты, указанные в законе «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ.
Подотчетное лицо обязано приложить к отчету оправдательные документы (чек, квитанции, акт приемки-передачи, накладную ТОРГ-12, железнодорожные и авиабилеты, платежные поручения и др.).
В бухгалтерском учете расчеты с подотчетниками отражаются на сч. 71.
Выдача подотчет — проводки зависят от того, откуда выдаются денежные средства:
• выдача денежных средств из кассы отражается проводкой Дт 71 Кт 50;
• если деньги выданы с расчетного (валютного) счета, то вместо Кт 50 используется Кт 51 или Кт 52.
Списание задолженности подотчетного лица происходит в зависимости от целевого назначения выданных денежных средств:
• если деньги были выданы на хозяйственные нужды: Дт 26 Кт 71;
• если это командировка, то списание производится записью Дт 26 (44) Кт 71;
• если покупка товаров, материалов: Дт 41 (10) Кт 71;
• если после использования денег у подотчетного лица остается излишек, то возврат денег в кассу отражается записью Дт 50 Кт 71.
В случае когда подотчетное лицо потратило больше, ему выдают недостающую сумму: Дт 71 Кт 50 (51).
А если работник не отчитался за выданные деньги, удержите сумму из зарплаты (ст. 137 ТК РФ): Дт 70 Кт 71.
Это возможно сделать по письменному согласию работника (письмо Роструда № 3044-6-0). Помните, можно зачесть в счет долга не более 20% от его зарплаты (ст. 138 ТК РФ).
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
