Заявление необходимо как основание для выдачи денег в подотчет из кассы. Подотчетником может быть любое лицо, работающее у вас по трудовому или гражданско-правовому договору.
Заявление на деньги подотчет составляется от имени подотчетника и визируется директором (либо иным лицом, которому директор по доверенности дал полномочия принимать решения о расходовании денег из кассы).
Если деньги нужно выдать под отчет самому директору (уполномоченному им лицу), то вместо заявления оформляется распоряжение.
Реквизиты заявления укажите в РКО, оформляемом при выдаче соответствующей суммы подотчетнику.
Необходимый минимум данных в заявлении в 2021 году:
- сумма выдаваемых под отчет наличных;
- на какой срок выдаются наличные;
- подписи подотчетника и директора;
- дата подписания заявления директором.
Подписи главбуха (бухгалтера) и кассира не обязательны.
Все поля, включая даты и суммы, при желании можно заполнить на компьютере до распечатки заявления. А потом подотчетник и директор поставят на заявлении свои подписи.
Если инспекция при проверке обнаружит, что в предшествующие два месяца была хотя бы одна выдача наличных под отчет без заявления, она попытается оштрафовать организацию и директора по ч. 1 ст. 15.1 КоАП за нарушение порядка хранения свободных наличных или же порядка ведения кассовых операций вообще.
Если деньги под отчет выдаются безналичным путем (например, вы перечисляете их на зарплатную карту работника), то заявление оформлять не обязательно.
Оно требуется только для выдачи под отчет наличных из кассы. Соответственно, и оштрафовать за отсутствие заявлений на «безналичный подотчет» нельзя.
Оформлять такой приказ необязательно. Но его удобно использовать, если нужно ввести некие ограничения, например: кому, в каких пределах, как часто и на какие нужды в принципе могут выдаваться наличные. Но и тогда заявления на каждую выдаваемую под отчет сумму все равно должны быть.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
