Обязанность составлять акт о прогуле работника не закреплена за каким-либо конкретным должностным лицом. Оформить этот документ может любой коллега, отсутствующего на месте работника. Чаще всего заполняет такой бланк непосредственный начальник прогульщика. Но это может сделать и кадровый специалист, и секретарь, и юрист организации.
Составить такой документ можно на обычном листе А4 или на фирменном бланке организации. Можно подготовить удобный шаблон, в который останется только вписать недостающие сведения. Один из возможных вариантов шаблона вы сможете скачать внизу страницы.
Нет обязательной формы бланка, поэтому текст видоизменяется с учётом ситуации. Однако существуют общие обязательные правила оформления текстов:
• акт составляют в двух экземплярах, один из которых передаётся работнику;
• бумага имеет порядковый номер и точную дату составления;
• содержит сведения об организации-работодателе;
• ФИО и должность работника, допустившего прогул;
• ФИО и должности сотрудников, который подписывают документ, заверяя тем самым факт отсутствия коллеги;
• документ отдаётся работнику на подпись (при отказе подписать документ делается пометка об этом и еще раз заверяется подписями свидетелей).
Датой составления не обязательно должен быть сам день прогула, но оформить бумагу нужно не позднее, чем через месяц после происшествия. Желательно, чтобы подписан такой бланк был как минимум тремя сотрудниками. В этом случае, если дело дойдёт до суда, документ будет иметь большую юридическую значимость. Кроме лица, непосредственно составляющего акт об отсутствии работника на рабочем месте, свои подписи на бумаге ставят еще два свидетеля.
Работник, к которому применили взыскание на основе акта, может не согласится с ним и обратиться за защитой в суд или трудовую инспекцию, чтобы оспорить сам факт прогула. Если при составлении акта допущены нарушения, это может привести к его аннулированию. Также бумага не будет иметь силу, если сотрудник докажет уважительную причину отсутствия.
Наиболее частые ошибки при оформлении акта:
• не приведены доказательства отсутствия дольше 4-х часов подряд (не проставлено время прихода-ухода, дата отсутствия, нет подписей свидетелей);
• документ не передан работнику на подпись (нет соответствующей пометки об отказе от подписи, заверенной другими работниками).
Акт об отсутствии работника на рабочем месте содержит обычно следующую информацию:
• название организации, её местонахождение;
• наименования документа, его регистрационный номер и дата составления;
• фамилия, имя, отчество и должность составителя документа;
• ФИО и должности присутствующих коллег, которые подтверждают написанное;
• описание нарушения, период отсутствия;
• ФИО и должность виновного;
• заверительные подписи свидетелей;
• подпись самого работника, который ознакомился с бланком и получил его экземпляр.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
