Составлять и утверждать план отдыха сотрудников - обязанность каждой компании. Если плана отдыха сотрудников в организации не будет или компания подпишет его позже положенного срока, то трудинспекторы могут выписать штраф в размере от 30 до 50 тысяч рублей (статья 5.27 КоАП РФ).
Заполнить и утвердить график отпусков на 2019 год нужно не позднее 17 декабря, как его правильно составить расскажем далее.
Чтобы подготовить план отдыха работников, работодатели могут использовать типовую форму Т-7, которую утвердил Госкомстат России Постановлением № 1 (скачать форму графика отпусков на 2019 год можно по ссылке выше) или разработать свой документ и утвердить его в учетной политике. Но, как показал опрос 86 процентов наших читателей используют типовую форму Т-7.
Форма Т-7 – универсальная, но мы советуем дополнить форму графика отпусков на 2019 год графой с подписью трудящегося. В таком случае сотрудник подтверждает, что он видел план и согласен с ним.
Знакомить служащих только с приказом директора об утверждении плана отдыха сотрудников рискованно. Трудинспекторы считают, что это нарушение. Ведь график – это отдельный локальный акт, с которым надо ознакомить сотрудников под подпись. Поэтому штрафы не удается отменить даже в суде (постановление Калининградского областного суда № 4А-170).
График отпусков работников на 2019 год удобнее составлять по разделам. Таким образом можно проследить, чтобы специалисты одного отдела не ушли отдыхать в одно время. Каждое подразделение может составить отдельный план отдыха сотрудников. Это не запрещено законодательно. Но удобнее, чтобы в каждом отделе работники записали дни желаемого отдыха в таблицу, а потом объединить данные в сводный план, который подпишет руководитель компании.
В графике запишите дни отдыха, которые запланировали сотрудники. Кроме того, надо оставить графу для фактического отдыха служащих.
Включите всех трудящихся, которые состоят в штате. Учитывать надо и тех сотрудников, которых недавно приняли в штат. Но новичков нужно предупредить, что они смогут пойти в отдыхать только спустя шесть месяцев после устройства в компанию (статья 122 ТК РФ) или только с согласия руководства.
При формировании графика отпусков на 2019 год также особое внимание надо уделить отдыху бухгалтерии. Отдых этого подразделения стоит планировать с учетом сроков сдачи отчетности в 2019 году.
Чтобы не возникало споров с сотрудниками, работники должны указать день, когда начинается и заканчивается отдых, а не только месяц. При формировании плана бухгалтерии проконтролируйте, чтобы отдых не совпадал с отчетными периодами.
Дробление дней. Работники вправе гулять весь отпуск сразу, то есть 28 календарных дней. Но можно также разбить эти дни на несколько частей. Но тогда надо обязательно проследить, чтобы одна из частей отдыха длилась не менее 14 календарных дней.
Но такое дробление отдыха возможно только если сам трудящийся не против разделить свой отдых. В обратном случае служащий может обратиться в суд и судьи потребуют переделать план (апелляционное определение Мурманского областного суда № 33-1928).
Дополнительные дни отдыха. Дополнительный отдых положен тем трудящимся, которые задействованы во вредных или опасных условиях труда. При этом он должен быть не менее 7 календарных дней (статья 117 ТК РФ).
Дополнительные дни надо складывать с основным отдыхом и записать их в плане. Если этого не сделать, то трудинспекторы вправе выписать компании штраф в размере от 30 до 50 тысяч рублей. В суде решение трудинспекторов оспорить не получится (решение Свердловского областного суда № 72-974).
Как только план будет полностью сформирован, надо, чтобы руководитель утвердил его. Для этого он должен издать приказ о графике отпусков на 2019 год. Затем все сотрудники должны под подпись ознакомиться с планом отдыха.
При формировании план отдыха сотрудников важно учитывать, что некоторые трудящиеся в компании не обязаны ему следовать. Есть ряд работников, которые вправе сами выбирать себе время для отдыха.
К таким сотрудникам относятся:
• женщины до и после декрета или после отпуска по уходу за ребенком;
• многодетные родители;
• несовершеннолетние работники;
• супруги военных и др.
Но хотя эти трудящиеся и вправе самостоятельно выбирать себе время для отдыха, их все равно стоит вписать в график отпусков в 2019 году. К тому же будет целесообразно, если они в числе первых выскажут желаемые даты. Таким образом, можно спланировать отдых других сотрудников.
Кроме того, совместители также могут сами выбирать дни для отдыха. Но каникулы на работе по совмещению должны совпадать с отдыхом на основной работе (статья 286 ТК РФ). Совместителей также стоит вписать в план в числе первых.
А вот служащих, которые выполняют свою работу в компании по договору подряда, в график отпусков на 2019 год писать не надо. Даже если договор заключен на длительный срок, подрядчики в любом случае не вправе брать ежегодный отдых.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Если все же включить их в план отдыха, то на проверке трудинспекторы могут обязать переделать договор подряда в трудовой.
Также не стоит включать в план тех сотрудниц, которые планируют весь следующий год находиться в декрете. Причем сотрудница даже может выйти в компанию на неполный рабочий день.
Но если в следующем году у работницы подходит к концу детский отпуск, стоит поинтересоваться не планирует ли она отгулять сразу и свой ежегодный. Если планирует, то ее надо внести в план и поставить ей 28 дней сразу после того, как она должна выйти на работу.
Есть несколько случаев, когда компаниям придется внести изменения в уже сформированный и подписанный график отпусков на 2019 год.
Увольнение сотрудника. Переделывать график не нужно, но необходимо в самом документе внести отметку «Уволен» в разделе «Примечание». А вот если компания принимает на работу нового сотрудника, то в плане никаких отметок делать не надо. Новички согласовывают свой отдых с руководством компании при приеме на работу. Затем достаточно будет взять с работника заявления на предоставление отпуска за две недели до отдыха.
Вызов сотрудника. Работодатель вправе вызвать сотрудника из с отдыха при производственной необходимости. Например, при получении большого срочного заказа или при болезни другого сотрудника на аналогичной должности. В график тогда надо внести об этом отметку, чтобы впоследствии дать возможность работнику догулять.
Болезнь во время отдыха. Если работник заболел во время своего ежегодного отдыха, то в график отпусков на 2019 год надо также внести изменения. Потому что в таком случае, работник вправе продлить свой отдых на то количество дней, которые он провел на больничном. Причем перенести его или продлить работник решает сам (часть 1 статьи 124 ТК РФ).
Если не учесть мнение сотрудника о продлении его отдыха, то возможны споры. Хотя в суде у компаний есть все шансы отстоять свою позицию (апелляционное определение Красноярского областного суда №33-4718).
Кроме того, если работник не предоставил письменного заявления о переносе дней отпуска из-за болезни, то компания вправе его не продлевать. Это подтверждают судьи (определение Верховного суда № 33-10969/20
Нередко встречаются случаи, когда работники не отдыхают. Как правило, это происходит из-за того, что в компании недостаточно сотрудников. Но неотгулянные дни не сгорают по завершению года.
Организации должны предоставить неиспользованные дни по заявлению сотрудника. Отказать компания не вправе. Обычно в приказе работодатель указывает сроки, за которые предоставляется отпуск. Но компании вполне могут отметить в документе и прошлые периоды.
Выплатить денежную компенсацию работнику вместо неиспользованных дней, организация может только тогда, когда сотрудник увольняется. Если служащий продолжает трудиться, то выдать ему денежную компенсацию можно только за ту часть ежегодного отпуска, которая превысила 28 календарных дней (статья 126 ТК РФ).
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
