Дни учебы сотрудника оплачиваются по среднему заработку. Но работодатель не всегда должен платить за время отсутствия сотрудника на работе в связи с обучением. Трудовой кодекс устанавливает случаи, когда учебный отпуск можно не оплачивать.
Неверная сумма выплаты может быть следствием арифметической или счетной ошибки. Но бывает, что бухгалтер использует неправильный алгоритм расчета.
В любом случае ошибка бухгалтера приводит к серьезным проблемам для работодателя. Во-первых, приходится пересчитывать общую сумму отпускной выплаты. Во-вторых, в случае недоплаты «учебных отпускных» нужно будет перечислить их сотруднику, а при переплате – попросить его вернуть излишне полученную сумму. Если сотрудник откажется вернуть переплату, взыскать с него эту сумму можно только через суд.
Чтобы определить сумму «учебных отпускных», нужно действовать по алгоритму.
Обычно в расчет берут выплаты за 12 следующие подряд месяцев до месяца начала учебного отпуска. Если же сотрудник работает в фирме или у предпринимателя менее 12 месяцев, для определения периода расчета действуют особые правила.
Не учитывается в периоде расчета для учебного отпуска время, когда сотрудник:
1. Был в оплачиваемом основном, дополнительном или учебном отпуске.
2. Находился на больничном.
3. Использовал четыре выходных в месяц, чтобы ухаживать за ребенком-инвалидом.
4. Не работал из-за простоя не по своей вине.
5. Не мог работать из-за забастовки, в которой не участвовал.
6. В иных случаях был освобожден от работы с оплатой или без нее.
Учащийся сотрудник обязательно получает, как минимум, зарплату в любой форме - повременной, сдельной, в виде комиссии, процентов и т.д.
Однако в периоде расчета у него могут быть и другие вознаграждения, учитываемые при расчете учебного отпуска в 2021 году – например:
1. Зарплата в натуральной форме (в виде товаров, продукции работодателя и т.д.).
2. Производственные премии.
3. Доплаты за сложность или напряженность работы, за особенности климата, за работу в особых условиях, ночью, в нерабочие дни, сверхурочно и т.д.
4. Доплаты до оклада за период командировки.
5. Авторские вознаграждения и т.д.
Не нужно включать в расчет:
• социальные платежи сотрудникам;
• выплаты, связанные с исключаемыми периодами, названными выше.
На этом этапе расчет производится по-разному в зависимости от двух факторов:
• повышалась ли зарплата сотрудника в периоде расчета;
• отработан период расчета полностью или нет.
Рассмотрим алгоритм действий для случая, когда повышения зарплаты не было, а из периода расчета исключаются определенные промежутки.
Произвести отпускную выплату сотруднику работодатель обязан как минимум за три дня до начала отпуска, но можно и раньше. Безопаснее определять минимальный срок в календарных днях и не брать в расчет день начала отпуска и день выплаты отпускных.
Оплатить время учебного отсутствия сотрудника-заочника работодатель обязан в случаях, перечисленных в таблице 2.
Чтобы произвести выплату сотруднику-заочнику, работодатель должен правильно ее оформить. Для этого нужно действовать по следующему алгоритму.
Типовой формы заявления нет, работодатель разрабатывает бланк самостоятельно.
Главное, чтобы сотрудник собственноручно подписал заявление и указал в нем:
• причина отсутствия на работе (сессия, госэкзамены и т.д.);
• количество дней отсутствия на работе;
• даты начала и завершения отгула.
В налоговом учете это расходы на оплату труда, которые формируют налоговую базу в месяце начисления отпускных. Данная выплата облагается страховыми взносами и НДФЛ.
В бухгалтерском учете оплата учебного отпуска заочникам в 2021 году по Трудовому кодексу относится к расходам по обычной деятельности.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
