В пункте 40 законодательного документа, который регламентирует правила ведения и хранения трудовых книжек прописано (правило 225), что для учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в неё организация обязана вести два документа:
• Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
• Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Приходно-расходную книгу ведет бухгалтер организации: вносит информацию о получении и расходовании бланков трудовых книжек. Для каждого бланка должны быть указаны его серия и номер.
Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведет кадровая служба организации (или любой другой отдел, который занимается оформлением или увольнением сотрудников): собирает и оформляет трудовые книжки новых сотрудников при поступлении на работу, а также ведет учет вновь выданных трудовых книжек действующим сотрудникам компании. По каждому документу указывается его серия и номер. При увольнении работник забирает трудовую книжку и расписывается в книге учета движения трудовых книжек.
Оба документа заверяются подписью руководителя компании, пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются сургучной печатью.
В России планируется перевод трудовых книжек в электронный вид. Проект давно прорабатывает Минтрудом России. На первом этапе внедрения электронных трудовых книжек, бумажный вид документа будут продолжать использовать. Уже сейчас, гражданин с подтвержденной учетной записью ЕСИА может посмотреть свой трудовой стаж в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда России.
Иметь круглую печать не обязаны организации с формой собственности ООО (общество с ограниченной ответственностью) или ОАО (открытое акционерное общество), за исключением случаев, когда это предусмотрено федеральным законом, то есть наличие круглой печати является правом выбора организации (изменения указаны в ФЗ-82). Если печать есть — эта информация должна быть указана в уставе компании.
Поскольку наличие печати у хозяйственного общество перестало носить обязательный характер, Минтруд России издал приказ № 589н с разъяснением перечня случаев когда и куда осуществляется проставление печати, если она имеется в компании.
Печать проставляется:
• При оформлении нового работника на титульный лист трудовой книжки (первая страница);
• При заверении на последней странице приходно-расходной книги и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, предварительно указав: количество страниц документа, ФИО руководителя, дата заверения и номер пломбы;
• При увольнении работника для заверении записей и изменений, которые были внесены в трудовую книжку за период работы в данной организации;
• Если в компании нет печати все записи в трудовой книжке заверяются подписью руководителя организации или иного другого лица, кто занимается ведением трудовых книжек в компании.
Бланки трудовой книжки и вкладыши в неё приравниваются к документам строгой отчетности и требуют соответствующего хранения, выдаются строго по заявлению. Поскольку работодатель должен оформить запись в трудовую книжку работника в течении 5 дней со дня выхода сотрудника на работу, рекомендуем запастись бланками трудовой книжки, чтобы они всегда были в наличии, так как за 5 дней купить бланки можно не успеть. Затраты на бланки учитываются в расходы компании: Д-т 20,26,44 и К-т 60 и т.п.
Работнику бесплатно выдается трудовая книжки и оплачиваются работодателем только в случае:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
• Утери или массовой утраты трудовых книжек работодателям в результаты чрезвычайных ситуаций: стихийные бедствия, различного рода катастрофы (экологические, техногенные) и массовые беспорядки;
• Порчи трудовой книжки работодателем или допущения ошибок при заполнении трудовой книжки или вкладыша в нее. Во всех остальных случаях, стоимость трудовой книжки взимается с работника в размере суммы (с учетом налога на добавленную стоимость), потраченной на ее приобретение (Пункт 47, правило №225). Работник установленную сумму за трудовую книжку вносит в кассу организации или пишет заявление на удержании стоимости трудовой книжки из его заработной платы;
• Денежные средства, внесенные в кассу, учитываются в качестве дохода от реализации прочего имущества на счет 91, субсчет 1 “Прочие доходы, в корреспонденции со счетом 73” и “Расчеты с персоналом по прочим операциям”;
• Денежные средства удержаны из заработной платы работника (при наличии заявления) учитываются в качестве дохода от реализации прочего имущества на счет 91, субсчет 1 “Прочие доходы”, в корреспонденции со счетом 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда”:
• Д-т 91–2, К-т 68 НДС — учтен налог на добавленную стоимость за покупку трудовой книжки работников.
В первую очередь, работодатель несет ответственность за организацию работы по ведению, учету, хранению и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них: должен быть оформлен приказ или распоряжение за подписью работодателя, который регламентирует перечень ответственных лиц (конкретных сотрудников) в чьей компетенции будет находится данный вид работ.
Если нарушен установленный законом порядок ведения и учета трудовых книжек, то должностные лица несут ответственность, установленную законодательством РФ за нарушение норм трудового кодекса Российской Федерации или иных нормативных документов, в качестве предупреждения или административного штрафа в размере от 1 000 до 5 000 руб. для ИП, и от 30 000 до 50 000 руб. для организаций с формами ООО и ОАО.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
