Для работников бюджетной сферы размер выплаты суточных исчисляется в соответствии с Постановлением Правительства № 729. Это 100 рублей за каждый день нахождения в командировке.
Служебные выезды за границу бюджетников оплачиваются в соответствии с Постановлением Правительства № 812. По каждой из стран установлен свой размер суточных, указанных в приложении № 1 к Постановлению.
Налоговое законодательство устанавливает освобождение суточных от налогообложения, если они укладываются в лимит, утвержденный абз. 12 п. 3 ст. 217 НК.
Предельная сумма в 2020 году ограничена следующими величинами:
• 700 рублей в день при командировке по стране;
• 2500 рублей в день нахождения за границей.
Работодатель с суточных, не превышающих лимит, не удерживает НДФЛ, а также не отражает их в налоговых декларациях.
С превышающих пределы денежных средств необходимо исчислить налог и взносы в ПФР и ФСС (за исключением взносов на травматизм). Они подлежат отражению в формах 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.
Расчеты должны быть произведены в конце месяца представления работником авансового отчета по итогам командировки.
К нему прилагаются все подтверждающие понесенные расходы в связи с исполнением служебного задания. Это:
• любой из подтверждающих наем жилого помещения документ (гостиничный счет, квитанции об оплате жилья, договор с частным лицом), где должно быть указано количество дней пребывания в этом помещении и стоимость одного дня проживания;
• проездные документы, выданные командированному по пути следования до места назначения и обратно (билеты, талоны и т.д.);
• иные документы в подтверждение понесенных расходов в связи с поездкой.
Согласно письма ФНС № 3-2-09/362, расходование суточных не требуется подтверждать документально.
Суммы суточных, выплаченные сверх установленного лимита, облагаются НДФЛ и взносами. Работодатель обязан их исчислить и уплатить в бюджет. При неисполнении этого требования, налоговый орган применяет штрафные санкции в размере 20 % от недополученного размера налога и взносов (ст. 122, 123 НК РФ).
Суточные выплачиваются в обязательном порядке:
• за все дни командировки, в том числе выпадающие на выходные и официальные праздничные даты, дни в пути следования до места назначения и обратно, вынужденные остановки;
• за дни нетрудоспособности, наступившей во время служебного разъезда.
Для установления полагающейся к оплате суммы исчисляется количество дней служебного разъезда, которое фиксируется в приказе. Выплата суточных происходит не позднее, чем за день до отправления, наличными средствами или путем зачисления на зарплатную карту.
Суточные выплачиваются командированному работнику в соответствующей валюте страны пребывания. Допустимо заменить валюту денежным эквивалентом в российских рублях по официальному курсу на дату выплаты средств. Тогда сотрудник при пересечении границы производит самостоятельно обмен на местную валюту и подтверждает этот факт чеком обменного пункта.
Даты прибытия и выбытия из одной страны в другую определяются по отметкам в заграничном паспорте или проездным документам (в случае с пересечением границы с СНГ).
Продление срока командировки обязательно согласовывается с руководством компании. Тогда за дополнительные дни производится расчет и перечисление суточных на банковскую карту работника или переводом на его имя.
Нормы для служебных поездок за границу установлены законодательно для работников государственных структур. Они выражены в долларах США для каждой страны (см. выше таблицу).
Расчет суточных производится в соответствии с нормативами и продолжительностью командировки.
Поэтому для выдачи сумм на руки применяется формула, где учитывается количество дней пребывания на территории иностранного государства и время нахождения в РФ:
Рсут = Кз х Тз + Кр х Тр, где:
• Кз – норматив суточных на один день за границей на человека;
• Тз - дни фактического нахождения за границей;
• Кр – норматив суточных на один день командировки по России на человека;
• Тр – дни командировки по российской территории.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
