Закрепите в положении о командировках порядок его оформления в 2020 году. Пропишите в нем сроки поездки, правила учета расходов, порядок оплаты поездок и гарантии, которые предоставляете работникам.
Чтобы направить работника в служебную поездку, нужно решение директора. Оформить решение руководителя о направлении сотрудника в командировку вы можете в виде приказа. Документ можете оформить в произвольной форме или использовать унифицированную по форме Т-9 или Т-9а (утв. постановлением Госкомстата России № 1). Сделайте это до того, как отправите сотрудника в командировку.
Госучреждения используют бланк авансового отчета по форме ОКУД 0504505.
Командированному сотруднику нужно будет возместить в 2020 году:
• оплату проезда;
• расходы на наем жилья;
• суточные;
• другие расходы, которые сотрудник произведет с разрешения руководителя.
Командировочные расходы возмещайте в том порядке, который вы установили у себя в учреждении коллективным договором или другим локальным актом (ст. 168 ТК РФ).
Подтверждать свои командировочные расходы в 2020 году сотрудник будет также через авансовый отчет. К отчету он должен приложить все документы, которые подтверждают его затраты.
За все время командировки за штатным сотрудником сохраните средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Заплатите его за все дни работы сотрудника по графику, а также за дни, когда он был в пути или вынужденно задержался (п. 9 Положения, утв. постановлением Правительства РФ № 749). Выплачивайте средний заработок вместе с зарплатой.
Отмечу, если работник трудился в командировке в выходные или праздники - оплатите эти дни в двойном размере или предоставьте дополнительный выходной.
Дни отсутствия командированного специалиста нужно отметить в табеле по учету отработанного времени. При этом используется код «К» или «06». Если работник в течение командировки трудился в выходные или праздничные дни, проставляется код «03» или «РВ» (Письмо Минтруда № 14-2-291).
Форму табеля работодатель может разработать самостоятельно или использовать унифицированный бланк. Типовой документ Т-12 или Т-13 утвержден в Постановлении Госкомстата № 1.
Госучреждения используют табель учета рабочего времени по форма ОКУД 0504421.
В 2020 году, чтобы списать расходы на командировку также нужно будет составить авансовый отчет. Командированный работник должен представить все подтверждающие расходы документы. Сдать документы и остаток денег надо в течение трех рабочих дней (подп. 6.3 Указания Банка России № 3210-У).
К подтверждающим документам относятся:
• Авиабилеты, железнодорожные или автобусные;
• Чеки, квитанции об оплате (проживания, питания, транспорта, товаров, связанных со служебной деятельностью):
• Ваучеры из гостиниц;
• Путевые или маршрутные листы;
• Заправочные талоны.
Окончательный расчет с работником – за отведенное время бухгалтер организации осуществляет расчет с сотрудником. Если по авансовому отчету образуется излишек, физлицо обязано вернуть средства в кассу. Если же расходы превысили полученный аванс, работнику возмещается перерасход. При отражении проводок по командировочным расходам в госучреждениях нужно учитывать требования Постановления Правительства № 729.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
