Работодатель обязан в полном объеме оплатить расходы на проживание работника в командировке.
Также сотруднику выплачиваются суточные. Работодатель вправе на свое усмотрение установить нормы и суммы оплаты командировочных. Они утверждаются приказом.
Если в 2020 году суточные в день превышают 700 рублей, то с суммы превышения работодателю и работнику придется платить налоги. Когда командировка заграничная, лимит равен 2500 руб. в сутки.
Что касается возмещения затрат на жилье, оно оплачивается на основании предоставленного договора, чеков и квитанций по оплате.
Если сумма по авансовому отчету больше, чем выдано сотруднику, работодатель выплачивает сотруднику разницу. Если наоборот, сумма по отчету меньше, то работник вносит разницу в кассу предприятия.
Оплата проживания должна совершаться до момента отъезда на счет сотрудника или наличными средствами через кассу. По возвращению из командировки работник делает авансовый отчет, к которому прикладывает квитанции о затратах на жилье.
Чтобы не было проблем, работодателю рекомендуется прописать в положении о командировке какими условиями работник может пользоваться в гостинице.
Обычно здесь прописывается пункт, в котором, говорится, что стоимость аренды жилья не может превышать определенную сумму в сутки.
На протяжении 3 дней после возвращения из командировки работник обязан отчитаться перед работодателем. С этой целью он делает авансовый отчет.
К нему прикладываются все чеки и квитанции (оплата за проезд, оплата гостиницы). Их требуется собирать в командировке. Весь комплект документов сдается в бухгалтерию.
Проживание в гостинице всегда сопровождается оформлением гостиничных документов, подтверждающих факт расходов.
Какие документы выдает гостиница командировочным сотрудникам:
• договор;
• счет-выписка.
Бланк счет выписки разрабатывается в каждой гостинице индивидуально. Обязательные реквизиты документа:
• реквизиты гостиницы;
• паспортные данные жильца;
• сумма оплаты за проживание;
• срок нахождения в номере;
• печать и подпись.
Счет-оплата и квитанция об оплате выдается в обязательном порядке. И именно она прикладывается к авансовому отчету.
Факт оплаты подтверждается кассовым чеком либо приходным кассовым ордером, оформленным по правилам бухгалтерского учета.
Налоговый кодекс не утверждает точного перечня документов, прилагаемых к авансовому отчету с целью подтверждения фактического проживания в гостинице.
Если документ составлен согласно основным правилам бухгалтерского учета, налоговая инспекция обязана принимать их во внимание.
Если для съема квартиры пришлось обратиться в агентство недвижимости, требуется сохранять квитанции за оплату не только проживания, но и за посреднические услуги.
Не стоит соглашаться на оплату жилья без предоставления чеков, даже если она очень маленькая.
Без подтверждающих квитанций бухгалтерия не сможет компенсировать затраты на жилье.
Оплата за съемную квартиру посуточно должна осуществляться наличным или безналичным способом по договору об оказании услуг.
Его может заключить работодатель или сам работник. Однако при использовании последнего варианта стоит заручиться разрешением организации.
Документально подтвердят расходу за съемную квартиру: договор найма и расписка в получении средств.
Нельзя оплатить возмещение за проживание в квартире или гостинице, если у человека нет подтверждающих документов.
Бухгалтерия просто не сможет при таких обстоятельствах отчитаться в налоговой инспекции за выплаченные средства, и они будут признаны как доход.
На практике некоторые работодатели устанавливают в таких случаях компенсационные выплаты.
Согласно закону, при непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату на расходы жилья, суммы оплаты освобождаются от налогообложения в размере до 700 рублей по РФ и 2500 за рубежом.
Поэтому оплатить-то их, конечно, можно, но налоги с компенсации придется платить.
НДФЛ с компенсации выплачивается за счет средств работника.
Поэтому лучше искать жилье, при оплате которого выдают квитанции, оформленные должным образом.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
