По мере необходимости, руководитель компании может направить своего сотрудника в командировку – процедура сопровождается оформлением соответствующего приказа. Специалист, выполнив возложенные на него обязательства, по приезду должен составить соответствующий отчет. Об особенностях разработки такого документа мы расскажем в представленной статье.
Согласно тексту статьи 166-й Трудового кодекса, служебная командировка являет собой поездку специалиста в результате распоряжения, составленного руководителем, на конкретный период. Основная задача заключается в выполнении переданного ему поручения за пределами постоянного места работы. Здесь стоит отметить, что служебная поездка специалистов, где постоянная работа заключается в нахождении в пути или разъездах, не может считаться таковой.
Одним из прямых факторов, которые определяют присутствие сотрудника в командировке, является наличие специального удостоверения.
В нем указываются такие сведения:
• дата приезда в требуемое место;
• дата выезда из места назначения в компанию.
Есть и свои исключения. Например, если специалиста надо отправить за пределы страны, оформление удостоверения не требуется, но при условии, что страна, куда должен уехать работник, не является членом СНГ, заключившим межправительственное соглашение об отсутствии необходимости делать отметки о пересечении границы. Удостоверение всегда имеет только один экземпляр. Выдают его по распоряжению руководителя. Хранится оно на протяжении всего периода пребывания в отъезде. По прибытию составляется отчет.
Законодательство, регламентирующее направление в командировку, не один раз дорабатывали и потом пересматривали.
Посредством нововведений появилась возможность избежать дополнительного оформления ряда документов, включая такие, как:
• служебное задание;
• командировочное удостоверение;
• отчет о проделанной поездке;
• журнал учета.
В случае с предпоследним документом хоть он и носит необязательный характер, по факту его никто не отменял. Соответственно, необходимость составления этого документа определяется лично руководителем.
Хоть и современная процедура, по которой проводится оформление командировки, стала гораздо проще, если того желает руководитель, он может прибегнуть к старой системе. Такая необходимость всегда отражается во внутренних нормативных документах.
В 2018 году перечень включает в себя следующие бумаги:
• внутренний приказ, в котором указывается цель и место поездки. С ним сотрудника предварительно ознакомляют, а затем ему остается либо дать отказ, либо согласиться в письменной форме;
• путевой лист, если используется личное или служебное транспортное средство;
• служебная записка – при условии, если для выполнения командировки используется автомобиль;
• авансовый отчет, который подтверждает расходы на командировку.
Перед самой поездкой оформляется приказ, составленный в соответствии с внутренним графиком выполнения командировочной поездки. По мере необходимости, можно воспользоваться либо свободной формой, которая заранее прошла утверждение на территории предприятия, либо с помощью унифицированного бланка Т-9.
После ознакомления с приказом сотрудник отправляется в командировку. Ему под личную роспись передаются денежные средства, используемые в качестве расходов, требуемых для осуществления поездки.
После возвращения из командировки требуется завершение процедуры оформления ряда бумаг, которые руководитель выписал при направлении. Дополнительно потребуется заполнение авансового отчета.
Авансовый отчет не может иметь произвольную форму – его составляют в соответствии с формой АО-1. Его надо подать руководителю на проверку на протяжении трех дней. Авансовый отчет подкрепляется дополнительными бумагами, по которым можно подтвердить командировочные расходы – например, счета за проживание в гостинице, билеты за проезд и так далее.
Примечательно, что трехдневный срок распространяется на командировки в пределах России и за ними.
В соответствии с требованиями законодательства, при предъявлении отчета о командировке необходимо пользоваться унифицированной формой. Каждый сотрудник обязан принимать ее во внимание. Как было сказано ранее, отчет составляется на протяжении трехдневного срока.
Законодательство позволяет пользоваться формой, самостоятельно разработанной организацией. Документ должен быть заранее утвержден в учетной политике, подаваться в виде приложения. Традиционный бланк составляется в соответствии с требованиями формы Т-10А.
Посредством служебного задания устанавливаются четкие требования:
• прописывается цель совершения поездки, выполнение сопутствующих заданий;
• составление работником отчета о выполненной работе.
Начальник подразделения указывает:
• на свое усмотрение – сокращенное или полное название компании;
• дата составления документа и его номер. Время должно соответствовать указанному в командировочном удостоверении;
• ФИО специалиста, который был направлен в командировочный отъезд;
• отдел, в рамках которого специалист работает;
• занимаемая должность;
• организация и город отправки;
• источник финансирования расходов – принимающая компания, либо организация, в которой числится специалист.
Отчет о командировке заполняется очень просто. Перед тем как отправить своего сотрудника, руководителю надо прописать цели поездки. Таким образом, по указанным целям составляется сам отчет.
Обратите внимание! Некоторые специалисты пишут банальные вещи – например, «установленные цели выполнил в полном объеме». Основная задача заключается в том, чтобы написать предельно развернутое пояснение, в котором указывается весь список проделанных работ.
Отчет составляется так, чтобы в рамках проведения налоговой проверки представители службы не задавали дополнительных вопросов касательно целей командировки и направления специалиста в целом. Если в результате отправки цель так и не была достигнута, указываются причины. Если они имеют уважительный характер, руководство организации может отказаться от взыскания расходов с сотрудника.
Иногда бывает так, что поля, отведенного под заполнение отчета, слишком мало. При развернутом отчете его можно написать на листе А4. Такое решение не будет квалифицироваться в качестве нарушения отечественного законодательства.
По мере необходимости, работник может составить отчет о командировке самостоятельно, не прибегая к использованию стандартизованных форм.
Как было указано выше, к общему отчету дополнительно прикрепляется авансовый.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
• величина переданной авансовой суммы;
• уникальный номер документа;
• дата, когда был выдан аванс;
• инициалы специалиста и наименование занимаемой должности;
• сумма израсходованных денег;
• если имеется остаток – указывается точная сумма;
• полный перечень документов, посредством которых подтверждаются расходы.
Сведения о специалистах, которые прибыли из служебной поездки, передаются в журнал учета, если в нормативной документации ранее была утверждена эта форма документа. Руководителю настоятельно рекомендуется заниматься его ведением.
Также потребуется и служебная записка, но только в том случае, если цель командировки невозможно было выполнить без применения транспорта. Нет никакого значения в том, чья именно машина используется – личная, либо та, которая является собственностью компании.
Использование личного транспорта. В служебной записке сообщается, что для выполнения поставленной задачи применялось личное транспортное средство. В обязательном порядке указывается марка машины, ее тип, а также приводятся данные номерного знака. В самом конце подается перечень бумаг, посредством которых можно подтвердить расходы на питание, жилье и заправку автомобиля.
Если ранее использовалась машина, оформленная по доверенности, эти сведения также надо указать. Особенность заключается в том, что сотрудник сообщает факт владения авто по доверенности, дату составления документа.
Согласно российскому законодательству, в 2018 году командировку можно считать действительной в том случае, если для нее оформляются такие документы:
• авансовый отчет;
• приказ;
• маршрутный лист и служебная записка.
Об использовании всех этих документов сообщают в общем служебном отчете. Приводится полный список, так как посредством прикрепленных чеков и бумаг можно подсчитать понесенные расходы.
Правила оформления командировки с использованием отчетов являются актуальными не только для государственных предприятий, но и частных компаний. Соответственно, основными документами считаются такие, как авансовый отчет и приказ. При наличии транспортного средства – дополнительно подается на проверку служебная записка.
Из сказанного выше можно сделать следующий вывод. Оформление отчета о командировке является простой работой, при которой надо указать полный список расходов, подкрепленный документами.
Однажды один путешественник попал в плен к амазонкам. После недолгого совещания эти отважные воительницы приняли решение убить беднягу. Однако перед этим они предложили «идущему на смерть» исполнить его последнюю просьбу. Подумал-подумал путешественник и попросил амазонок кое-о-чем. Это-то, собственно говоря, его и спасло. -так, вопрос: какую просьбу высказал обреченный»?
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
