Унифицированной формы для утверждения графика отпусков текущим законодательством не предусмотрено. Поэтому приказ составьте в произвольной форме. Обязательно включите в распорядительный документ информацию о дате утверждения графика.
Также перечислите обязанности ответственных лиц, в части обеспечения исполнения указа. Например, внесите в образец приказа на график отпусков, кто обязан уведомлять работников о времени начала их отдыха. Это может быть сотрудник кадрового отдела, либо секретарь или делопроизводитель, если в организации нет отдела кадров.
Если в организации имеется профсоюз, придется согласовать распоряжение с его представителями. Учесть мнение профсоюза следует в порядке, предусмотренном для принятия локальных нормативных актов (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).
Не забудьте ознакомить ответственных работников с приказом об утверждении графика отпусков под роспись.
График отпусков в организации может быть составлен по форме №Т-7. Это специализированный формуляр, который предусматривает упрощенный порядок его утверждения. Бланк формы №Т-7 содержит специальный гриф «Утверждаю», где руководитель ставит свою подпись. Дополнительного распоряжения или приказа об утверждении графика отпусков в таком случае не требуется.
Но руководитель в 2020-2021 годах вправе издать такое распоряжение, помимо проставления соответствующей подписи в специальном грифе «Утверждаю».
Так как унифицированной формы для утверждения графика отпусков нет. Предлагаем следовать инструкции, как утвердить график отпусков (приказ), образец по его составлению:
1. Используйте фирменный бланк организации. Либо в шапке документа пропишите полное и сокращенное (при наличии) наименование работодателя. Укажите ИНН, ОГРН или ОГРНИП, адрес места нахождения.
2. С новой строки укажите наименование документа «Приказ на утверждение графика отпусков».
3. Номер и дату укажите согласно нумерации распоряжений по основной деятельности. Учитывайте хронологический порядок.
4. Во вступительной части дайте ссылку на нормативный акт, с соответствии с которым издаете указ. Если в компании имеется профсоюз, пропишите, что распоряжение издается с учетом его мнения. Впишите реквизиты документа от профсоюза.
5. В распорядительной части зафиксируйте сведения об утверждении графика отпусков. Дополнительно укажите ответственное лицо и перечень обязанностей по исполнению приказа.
6. Определите, кто будет контролировать исполнение распоряжения. Это стандартная формальность. Обычно контроль руководство оставляет за собой.
Готовый приказ утверждает руководитель, либо иное уполномоченное лицо. Например, временно исполняющий обязанности заместитель. Ниже перечислите ответственных работников. Знакомьте их с положениями приказа под подпись.
При оформлении приказа учитывайте сроки утверждения графика отпусков. Даты утверждены на законодательном уровне. Так, по ч. 1 ст. 123 ТК РФ работодатель обязан утвердить план отдыха не позднее, чем за две недели до начала нового календарного года. Следовательно дата издания приказа не должна противоречить установленным нормативам.
За нарушение требований об утверждении графика отпусков (приказ не издан или оформлен позже срока) существует риск привлечения к административной ответственности по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ.
Бухгалтеры должны считать отпускные в 2020 году с учетом изменений. В среднем заработке не учитываются нерабочие дни по Указу Президента, говорится в письме Минтруда от 18.05.2020 № 14-1/В-585. Это означает, что бухгалтеры должны считать средний заработок за год без учета "карантинных" нерабочих дней и сумм, начисленных за эти дни. Сейчас бухгалтерские программы перенастраивают свои алгоритмы под новый порядок.
Средний заработок берется за год, который предшествует месяцу выплаты отпускных.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
