Штатное расписание отражает потребность организации в специалистах. В статье рассказывается, как секретарю самостоятельно составить штатное расписание на 2019 год.
Не смотря на то, что ТК РФ не требует обязательного наличия штатного расписания в каждой компании, проверяющие органы часто его спрашивают. Смотрят, соответствует ли название должности в трудовом договоре штатному расписанию. Чтобы избежать проблем, секретарь должен знать, как составить штатное расписание.
Существует две формы — унифицированная и разработанная самостоятельно.
Унифицированная форма уже содержит необходимые реквизиты и вызывает меньше вопросов у проверяющих органов. Для удобства используйте форму № Т-3.
Секретарю следует заранее узнать об обязательных требованиях к численности работников. Иногда количество должностей регулируется специальными нормативами.
Если в компании больше 50 сотрудников, должна быть создана служба охраны труда и введена должность соответствующего специалиста (ч. 1 ст. 217 ТК РФ).
Рассчитайте, сколько сотрудников требуется для каждой должности. Это число зависит от особенностей и объема работы. Для получения итоговой численности работников суммируйте результаты предварительных расчетов. Полученное число укажите в грифе утверждения документа.
За основу для формирования отделов возьмите структуру компании или штатную расстановку.
Порядок следования отделов может быть любым. Первым указывают подразделение, в которое входит руководство компании.
На схеме подразделение — «Администрация». Остальные отделы располагаются далее в порядке подчиненности.
Каждому отделу присвойте коды и внесите их во вторую графу документа. Коды присваиваются таким образом, чтобы прослеживалась подчиненность подразделений.
Крупные отделы включают в себя несколько мелких. Для удобства код крупного отдела обозначают двумя цифрами (например, 02 — Финансовое управление), а коды входящих в него отделов — тремя (например, 02.1 — Бухгалтерия, 02.2 — Финансовый отдел).
В третьей графе документа пропишите должность или профессию. Рядом с названием должности укажите категорию, разряд или квалификацию. Уточните у руководства, как указать наименование должности, потому что единых стандартов здесь нет. Для руководителей, служащих и специалистов в расписании указывают должности, а для производственного персонала и рабочих — профессии.
Уделите внимание тем должностям, где есть льготы, выплата компенсаций или ограничения. Такие должности, специальности или профессии должны быть указаны в штатном расписании организации в соответствии с требованиями специальных квалификационных справочников или положениями профессиональных стандартов.
Названия профессий, специальностей и должностей секретарь должен вносить без сокращений, на русском языке и в именительном падеже.
Работа на некоторых должностях предполагает разный уровень ответственности, наделяет разными правами и обязанностями. Это влияет на наименование специальности.
Проследите, чтобы название должности в штатном расписании было аналогично тому, которое приведено в трудовом договоре и должностной инструкции сотрудника.
Количество штатных единиц по должностям и профессиями в расписании внесите в четвертую графу (цифра 4 в образце). Итоговое количество единиц вносится в ячейку под цифрой 5.
Если штатная единица неполная, укажите ее в долях — 0,25, 0,5 и т.д.
Предусматривайте наличие в документе вакантных должностей. Тогда руководство сможет нанимать новых сотрудников и не вносить изменения в штатное расписание.
Графа № 5, цифра 6 в образце. Секретарь указывает в графе заработную плату за месяц по каждой должности. Зарплата может определяться тарифной ставкой, окладом или процентом от выручки.
Для одинаковых должностей не может быть указана различная заработная плата. Это запрещено законом.
Иногда заполнить графу № 5 в рублях невозможно. В таких случаях тарифную ставку следует указывать в процентах, коэффициентах или других единицах измерения.
Если сотрудник отработал положенную норму рабочего времени и выполнил нормы труда, его зарплата не должна быть ниже МРОТ.
В графе № 10 указываются случаи, когда фиксированный размер заработной платы не может быть определен.
Порядок и размер зарплаты определяются по норме выработке, которая прописывается в локальном нормативном акте. В штатном расписании должна быть сделана соответствующая ссылка.
Оклад сотрудника при сдельной оплате труда зависит от общих итогов работы. Указать итоги в штатном расписании нельзя. Вместо оклада ставится прочерк (цифра 7 в образце). В примечании указывается «сдельный характер оплаты труда» и дается соответствующая ссылка на документ, ее устанавливающий (цифра 8).
Информация о надбавках вносится в графы №6–8 (цифра 9). К надбавкам относятся стимулирующие или компенсационные выплаты (доплаты, премии, надбавки).
В графе № 9 (цифра 10) приводится информация о суммарной зарплате специалистов одноименной должности.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
1. Определите заработную плату одного специалиста.
2. Добавьте к зарплате сумму всех надбавок.
3. Умножьте результат на общее количество специалистов данной должности.
Проследите, чтобы итоговый показатель графы № 9 был равен итоговому фонду зарплаты за месяц.
Секретарь предоставляет проект данного документа на подпись начальнику отдела кадров (цифра 11) и главному бухгалтеру (цифра 12). На основании соответствующей доверенности право подписи могут иметь другие лица. В таком случае укажите их ФИО.
Данный документ утверждается приказом о штатном расписании руководителя компании. Приказ составляется секретарем в произвольной форме.
В тексте приказа должна стоять дата ввода в действие данного расписания, которая может не совпадать с датой издания приказа.
В грифе утверждения расписания указываются реквизиты приказа. Введение штатного расписания задним числом запрещено законом.
Приказ на штатное расписание на 2019 год
Штатное расписание — это организационно-распорядительный документ, в котором отражается структура организации, содержится перечень должностей с указанием их количества и размеров должностных окладов. Также в штатном расписании отражается размер надбавок и доплат, существующих в данной организации, применительно к конкретным должностям. Штатное расписание составляется на основе структур и численности предприятия, предмета его деятельности и целей.
При определении необходимой численности работников следует руководствоваться Методикой расчета численности отдельных категорий работников на основании норм по труду, утвержденной приказом Минтруда № 222.
При разработке и утверждении штатного расписания собственник или уполномоченный им орган должен присваивать штатным единицам только такие наименования должностей и профессий, которые соответствуют Классификатору профессий ДК 003, утвержденному приказом Госкомитета по вопросам технического регулирования и промышленной политики № 375.
Штатное расписание утверждается, как правило, в начале года руководителем предприятия и действует в течение календарного года, что также следует из письма Минтруда № 18-23.
Необходимо отметить, что штатное расписание составляется и для вспомогательных работников предприятия с почасовой оплатой труда, обслуживающих основное производство. Однако для работников со сдельной оплатой труда составление штатного расписания, как правило, на практике не применяется.
Штатное расписание следует составлять не поименно, с указанием наименований должностей и фамилий работников, как это иногда встречается на предприятиях, а по структурным подразделениям в порядке подчиненности, в том числе учитывая подчиненность внутри структурного подразделения (например, гл. бухгалтер - 1, зам. гл. бухгалтера - 1, экономист 1-й категории - 2, бухгалтер 2-й категории - 4 и т. д.).
Поправки в штатное расписание вносятся в случае незначительных изменений организационной структуры, а именно введения новых должностей и/или изменения окладов. В этом случае издается приказ о внесении изменений в штатное расписание, который должен отражать обоснования внесения изменений и содержать формулировку этих изменений. Если руководителем предприятия издается такой приказ, то штатное расписание, утвержденное в начале года, можно не менять, а руководствоваться приказом о внесении изменений в штатное расписание.
Если же в течение календарного года структура предприятия трансформируется существенно, то целесообразно издавать приказ об утверждении штатного расписания в новой редакции. В таком случае штатное расписание составляется с учетом всех изменений и утверждается руководителем предприятия на момент внесения этих изменений. Следует отметить, что ежемесячно менять и утверждать штатное расписание нецелесообразно. Если же коррективы в штатном расписании незначительны, лучше издать приказ об изменении штатного расписания частично.
Должности работников-совместителей, также как и остальных работников предприятия, для которых эта работа является основной, должны быть предусмотрены в штатном расписании.
При изменении штатного расписания следует обратить внимание, что в соответствии со ст. 32 и 103 КЗоТ собственник или уполномоченный им орган обязан уведомить работника об изменении условий оплаты труда в сторону ухудшения или изменении существующих условий труда (в том числе и изменении оплаты труда в сторону уменьшения) не позднее чем за 2 месяца до их изменения.
Проект нового штатного расписания составляется руководителями структурных подразделений, а потом согласовывается под роспись главным бухгалтером и руководителем кадровой службы организации.
Следующим этапом является издание приказа руководителя организации об утверждении штатного расписания. Унифицированной формы этого приказа в трудовом законодательстве не предусмотрено, поэтому кадровые специалисты оформляют данный приказ произвольно.
Приказ об утверждении штатного расписания — один из документов по основной деятельности. Он утверждается руководителем предприятия (директором) или другим уполномоченным им лицом (например, начальником кадровой службы или бухгалтером).
В российском законодательстве нет унифицированной формы документа. Приказ можно разработать самостоятельно или воспользоваться уже существующими образцами, с одним из них вы можете ознакомиться ниже.
Как правило, приказ об утверждении штатного расписания составляют на общем бланке предприятия. Документ не имеет констатирующей части. Он начинается со слова «приказываю», в связи с тем, что приказ не требует каких-либо дополнительных пояснений.
Приказ составляется на общем бланке организации, не содержит констатирующей части и начинается сразу со слова «приказываю». Это связано с тем, что в тексте данного документа не требуется указывать основания или дополнительные пояснения. Конечно, кадровый специалист может указать причины издания нового приказа, если таковые имеются, но это необязательно.
В журнале регистрации распоряжений по основной деятельности следует зарегистрировать Приказ об утверждении штатного расписания.
Документ хранится на предприятии или в организации на постоянной основе (в соответствии со статьей 19 «Перечня типовых управленческих, архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»).
Законодательством РФ не установлен срок действия штатного расписания. После того как единожды штатное расписание составлено, по мере необходимости в него вносятся изменения, которые утверждаются приказом. Однако это не очень удобно. Предпочтительнее будет пользоваться актуальным документом, а не выискивать где, когда и что поменялось.
Поэтому рекомендуем составлять новые штатные расписания, по мере изменений данных, утверждать их приказом, а не вносить в них изменения. Если изменений на 1 января нового года не происходит, то создавать и утверждать новое штанное расписание нет необходимости.
Форма штатного расписания на 2019 год
Применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.
Утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.
Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица.
Штатное расписание – это обязательный кадровый документ, который должна иметь каждая организация. Обычно используется форма Т-3, но также можно разработать и свой собственный бланк с учётом особенностей деятельности организации.
Штатное расписание для ИП. Трудовой Кодекс РФ даёт понять, что работодатель (неважно: ИП или ООО), заключивший трудовой договор с работником, обязан иметь штатное расписание. Однако однозначного указания на ИП нет в отличие от организации.
Поэтому часть бухгалтеров рекомендуют в любом случае иметь штатное расписание, а другая часть — составлять его при количестве работников свыше 3-4 человек. Хотя на практике немало индивидуальных предпринимателей игнорируют данный документ.
Форма Т-3 включает в себя сведения о подразделениях организации, наименование и количество штатных единиц в соответствии с классификатором профессий и должностей (ОКПДТР), тарифные ставки оплаты труда (оклад, надбавки). Также по всем должностям считаются суммарные месячные расходы на заработную плату.
Штатное расписание составляется с начала года или с начала деятельности организации и утверждается приказом руководителя. Срок действия документа может быть любым – например, один год или несколько лет в зависимости от решения руководителя.
Если в процессе деятельности организации возникают какие-либо серьёзные штатные изменения (кол-во штатных единиц, наименования должностей, тарифные ставки), то рационально будет приказом руководителя изменить действующее штатное расписание, а не утверждать новое.
Однако при массовом сокращении работников, конечно, лучше составить новое расписание. Форма Т-3 заполняется кадровиками или сотрудниками бухгалтерии.
Изменения в штатное расписание в 2019 году
Причины, требующие корректировки документа, бывают разными. Они определяют последовательность дальнейших действий кадровика или человека, назначенного руководством на ведение таблицы Т-3. Их порядок зависит от масштаба исправлений.
Предусмотрены два варианта правок в штатном расписании:
1. Корректируется действующий документ, если изменения незначительны и касаются некоторых граф. Печатается акт-приказ с перечислением позиций, подлежащих изменению или дополнению.
2. Создается новое штатное расписание с присвоением очередного номера форме. Прежний перечень по кадрам теряет свою актуальность и остается на хранение.
Замена происходит из-за серьезных кадровых перестановок, сокращения или расширения трудовых единиц, реорганизации предприятия, перевода сотрудников в другое подразделение, отдел, филиал или других серьезных новшеств, которые должны быть включены в кадровую структуру.
Основания для появления в ячейках документа новой информации должны быть оформлены приказом, изданным руководителем до внесения правок.
Поводом могут служить кадровые перестановки относительно:
• Переименования подразделений, отделов.
• Сокращения штата (согласно ст. 81 ТК РФ).
• Переименования должности.
• Перерасчета зарплаты у части сотрудников.
• Исключения или введения вакантной должности.
• Реорганизации любого вида.
Этот перечень причин может быть поводом для корректировки действующего штатного расписания. Основной этап преобразований – приказ о внесении изменений в штатное расписание, который должен содержать пояснение перемен. Если акт составлен неправильно, то изменения в штатном расписании могут быть признаны недействительными в случае какой-либо проверки или спорных вопросов между сотрудником и работодателем.
Помимо издания приказа и корректировки расписания могут потребоваться дополнительные мероприятия.
Часто поводом для внесения правок в форму Т-3 становится сокращение численности или штата сотрудников. Правки в штатное расписание должны быть оформлены правильно, чтобы избежать судебных разбирательств в необоснованности увольнения работников. До сокращения отдела, подразделения или конкретных должностей люди, являющиеся кандидатами на увольнение по сокращению, должны получить уведомление за два месяца до наступления этого часа (ст. 180 ТК РФ). Издается приказ, с которым сотрудник должен ознакомиться и который должен подписать.
Есть определенный нюанс при сокращении штата и введении в действие новой редакции расписания – в нем не должно быть вакантных должностей или штатных единиц, на которые могли бы претендовать сокращаемые сотрудники методом перевода. Если работник был уволен по ст. 81, п. 2, ТК РФ, а на его место через некоторое время приняли нового человека с теми же трудовыми функциями, то можно предположить, что увольнение было незаконным. Через суд предприятие или индивидуального предпринимателя обяжут восстановить уволенного и/или выплатить компенсацию.
Новая редакция расписания вступает в силу только через два месяца после его утверждения, если вопрос корректировки относится к сокращению работников. При возникновении спорных вопросов этот документ будет доказательством, что работодатель не нарушил прав бывшего сотрудника.
Реорганизация предприятия всегда влечет за собой перестановку кадров и внесение изменений в штатное расписание. Если процесс масштабный, то лучше издать приказ о формировании нового бланка, а не обновленной редакции прежнего расписания.
Иногда основания для переоформления штатного расписания имеют большой масштаб. Обычно это касается не одного-двух сотрудников, а всего предприятия в целом. Тогда приказа о внесении изменений в действующее расписание по штатным единицам, даже в самом подробном изложении, недостаточно. Проще и правильнее оформить новую «штатку», чтобы исключить путаницу. Делают это, например, при повышении МРОТ на региональном уровне, если оклад сотрудников ориентирован на этот показатель.
Если изменения касаются не отдельных сотрудников, а предприятия в целом, приказа о внесении изменений в действующее расписание недостаточно, нужно подготовить новое штатное расписание.
Изменение условий труда нескольких сотрудников тоже лучше оформить новым штатным расписанием. Это происходит при сокращении занятости, то есть количества часов работы.
Некоторые предприятия вынужденно принимают меры по переоформлению работников на сокращенный рабочий день или неделю, когда возникает экономический кризис, спрос на продукцию уменьшается. Чтобы не закрывать производство полностью и не оставлять людей без работы, руководители принимают подобное решение, согласовав его с сотрудниками и раздав коллективу уведомления о грядущих переменах. При этом не забудьте подписать дополнительное соглашение к трудовому договору в двух экземплярах.
Внести исправления по всем штатным единицам в прежнее расписание сложно. Количество сотрудников не меняется, но они будут занимать лишь 1/2 общей ставки. Количество штатных единиц и фонд заработной платы уменьшатся. По приказу руководителя формируется новая кадровая структура, присваивается следующий номер по порядку и утверждается подписью директора.
Любым исправлениям в локальном документе предприятия предшествуют определенные основания. Директор организации не может просто так взять и изменить содержание кадровой структуры.
Обычно предложения поступают от других представителей администрации или руководителей отделов, подразделений, самих работников. Создается служебная записка, в которой излагается предложение для рассмотрения руководством. Она может быть составлена в произвольной форме. Для первого раза можно найти образец служебной записки в интернете и скорректировать под свою ситуацию.
Издавая приказ по любому поводу, о внесении изменений в штатное расписание или о создании нового документа, нужно быть внимательным в заполнении реквизитов.
В приказе обязательно указывается:
1. Тип документа – «приказ».
2. Две даты – подписания и вступления в силу новой редакции «штатки».
3. Подробное описание (по пунктам) всех изменений.
4. Информация о назначении ответственного по заполнению расписания.
5. Подпись директора.
Если в приказе будут допущены ошибки, он может быть признан недействительным, а соответственно, и новая редакция локального документа.
Штатное расписание на 2019 год для ИП
Под термином «штатное расписание» понимается внутренний документ предприятия, утверждающий структуру, численный состав работников и ставку оклада в соответствии с должностью.
Посредством этого документа удается сформировать состав и определиться с общей численностью компании.
Нужно ли штатное расписание для ИП? Закон не обязывает предпринимателей разрабатывать этот документ, но его наличие облегчает ведение кадрового учета и бухгалтерской документации, связанной с начислением зарплаты.
Штатное расписание ИП должно включать следующие сведения:
• полный перечень профессий и должностей;
• разбивку списка по структурным подразделениям;
• указание оклада, всех имеющихся надбавок и полную заработную плату каждой должности;
• перечень штатных единиц с указанием количества занимаемых ставок.
Еще одна причина, почему у ИП должно быть штатное расписание – это необходимость принимать работников, руководствуясь количеством штатных единиц. Грамотное ведение внутренней документации позволяет отследить укомплектованность штата, включая сотрудников, работающих на 0,5 ставки.
Руководствуясь постановлением Госкомстата, устанавливающего унифицированные формы первичной документации (штатное расписание ИП на ЕНВД относится к таковым), необходимо оформлять все бумаги согласно утвержденным рекомендациям.
При этом законодательство страны не содержит четкого требования о том, должно ли быть штатное расписание у ИП. ТК РФ устанавливает лишь понятие трудовой функции работника, предполагающей выполнение последним профессиональных обязанностей на основании внутренней документации.
Несмотря на отсутствие прямого указания, является ли штатное расписание для ИП обязательным или нет, составлением документа лучше не пренебрегать. Тем более, если у предпринимателя имеются наемные работники, которые трудятся по трудовому договору.
Штатное расписание у ИП с работниками, образец которого можно найти в интернете, позволяет:
• проводить сокращение штата или увольнение сотрудников (ст.81 ТК РФ);
• предоставлять выписки из документа, часто запрашиваемые налоговыми или иными проверяющими органами, осуществляющими надзор за соблюдением законодательства. Работа на упрощенке не освобождает ИП от ответственности при отсутствии штатного расписания;
• избежать штрафных санкций. Предпринимателям, работающим на УСН или ОСН, оформление документа по всем правилам позволит избежать наложения штрафов за его отсутствие. Исключение составляет штатное расписание у ИП без работников. Освобождение от ответственности происходит в силу требований упомянутого постановления.
Вопрос, должен ли ИП иметь штатное расписание обычно встает при организации трудовых функций работника согласно с его должностью. При исполнении сотрудником трудовых обязанностей по отдельному соглашению и начислении заработной платы без привязки к окладу такой документ не требуется.
Допускается самостоятельно разрабатывать формуляр документа, но чаще всего рекомендуется использовать утвержденную форму Т-3. Она не является догмой и может по необходимости дополняться коммерческими структурами для отображения всей информации, требуемой в документе.
Образец штатного расписания ИП на год можно скачать на специализированных сайтах, предлагающих различные документы. Унифицированная форма, которую можно скачать бесплатно в формате Excel, содержит все необходимые поля, включая наименование должностей, структурных подразделений, разрядность профессии, количество ставок и величину тарифного оклада с надбавками при их наличии.
Желательно скачать эти примеры штатного расписания для ИП на ЕНВД – это позволит избежать головной боли при самостоятельной разработке документа.
Обязательным требованием при составлении документа в году является его утверждение приказом ИП. Штатное расписание вводится в действие после составление распоряжения и его подписания предпринимателем.
Обязательно ли штатное расписание для ИП? Желательно, поскольку, если у предпринимателя работают 2 человека или больше, то ему потребуется заключать с ними трудовой договор, где будут указаны квалификационные требования и должностной оклад.
Как составить штатное расписание для ИП? Трудности возникают с определением ставок по штатным единицам. Если пример штатного расписания для ИП и образец заполнения можно найти на сайтах по кадровому документообороту, то необходимость в конкретных рабочих единицах нужно определить самостоятельно. На сайте Минтруда содержатся специальные методики и рекомендации, устанавливающие примерный план расчета потребности в сотрудниках по каждой профессии или должности.
Например, нужно разработать образец штатного расписания для ИП в кафе? Как узнать, сколько потребуется поваров, гардеробщиков или вахтеров? Способом решения подобной задачи является применение расчетных методов квалиметрии труда. Они включают расчет нагрузки на каждого работника, количество выполняемых операций, класс условий труда, наличие вредных факторов на рабочем месте.
Подобные расчеты можно найти в старых документах времен Советского Союза, которые до сих пор имеют статус действующих. В плане методик выгодно отличается РБ (Беларусь), где много понятных и доступных документов касательно трудового права и ведения документооборота. Аналогичная ситуация в Казахстане.
Заполнение штатного расписания по образцу начинается с указания наименования ИП или организации. Указывается полная форма. При наличии сокращенного названия оно ставится в скобках. Следующим шагом является заполнение кода ОКПО, даты составления и срока действия документа. Также в шапке документа содержится информация о полном количестве штатных единиц, взятая из строки «Итого».
Документ имеет табличную форму, содержащую:
• наименование структурной единицы с указанием кода согласно иерархии;
• перечисление должностей, начиная с директора или руководителя;
• количество имеющихся единиц;
• размер оклада и все надбавки (премии, районные коэффициенты, доплаты за условия труда);
• подсчет заработной платы за месяц;
• графа для примечаний;
• итоговая строка, где суммируются данные по столбцам.
Должен ли вести штатное расписание ИП, если у него в подчинении находится всего один сотрудник? Практика показывается, что целесообразность составления документа возникает при наличии более 3 сотрудников. При этом штатное расписание для ИП с одним работником ничем не отличается от общей формы. Оно содержит аналогичные поля и графы.
Составление документа с одним продавцом обычно актуально для небольших предприятий, специализирующихся на торговле. За основу документа можно взять унифицированные формы или собственный формуляр. Должности могут указываться предпринимателем по его желанию. Исключение – списочные или льготные профессии, полное наименование которых должно браться из ЕТКС и ЕКС. Это поможет избежать проблем с отчислениями в ПФР или ФСС.
Выписка из штатного расписания в 2019 году
Законодателем не устанавливаются правила относительно составления выписок из различной документации. Когда требуется составить ее из штатного расписания, составителю следует руководствоваться требованиями, установленными для заполнения расписания. Также необходимо учитывать общие требования по составлению различных актов.
Говоря о том, как сделать выписку из ШР, следует отметить, что составителю необходимо учесть нюансы составления рассматриваемого документа.
В составляемом акте прописываются реквизиты, присвоенные ШР. В наименование вносятся коррективы, заключающиеся во вставке перед названием акта слова «Выписка».
В акте указывается дата и номер, присвоенный оригинальному расписанию при составлении. Нельзя указывать дату составления акта и ее номер регистрации.
Лицо, занимающее руководящую должность в организации, не должен подписывать составленный акт. После составления акта, в конце, указывают фамилию и инициалы человека, поставившего подпись на ШР. Также указывается, какую должность он занимает.
Выдержка, сделанная из любого вида документации, по значению приравнена к копии. Для того, чтобы придать легальное значение, она заверяется при помощи соответствующей печати, также ставится отметка, свидетельствующая о заверке.
Правила составления выдержек из документов регламентируется локальными актами, принятыми организацией, где необходимо сделать выписку. Акт может составляться на бланке, разработанным предприятием. Когда в документах отсутствует часть, являющаяся вводной, то необходимый фрагмент вписывают, как пример, «утверждаю», «приказываю» и прочее.
На практике имеются рекомендации по вставке слова «подпись» между инициалами и должностью лица, подписавшего акт. Однако данные положения не имеют документального подкрепления.
Если рассматривать такую рекомендацию по сути, то можно сказать, что она является лишней, так как вся документация проходит процесс регистрации после того, как на ней поставлена подпись.
Когда документация используется в пределах одного предприятия, то допускается не заверять ее печатью о подлинности копии. Содержание документа должно быть полностью идентичным оригиналу расписания.
Если документ составляется на нескольких листах, то допускается не заверять каждый лист отдельно. То есть на каждой странице не требуется проставлять печать и подпись.
В таком случае применяется особый порядок заверки: листы подлежат сшиванию между собой, на обороте последнего листа нить подлежит опломбировке и наложению бирки.
На бирке указывается, сколько листов прошиты, скреплено и пронумеровано, также вставляется слово «верно». Под указанной надписью проставляется подпись лица, занимающего руководящую должность, либо тем, кто им на это уполномочен. Проставляется печать. Стоит указать, что оттиск печати должен быть поставлен таким образом, чтобы захватывать часть бирки.
Правомочиями на запрос рассматриваемых актов из расписания обладают органы, выполняющие проверки. В этом случае документ оформляется в соответствие со всеми правилами. Согласно трудовому законодательству указывается, что каждый работник имеет возможность на получение выдержки. Для этого требуется направить запрос, оформленный в письменной форме.
Готовый документ должен в себе содержать информацию, касающуюся определенного работника, его должности и выплаты, которые причитаются. Сведения о других работниках не подлежат включению в рассматриваемый акт.
Связано это с законодательным запретом на передачу данных, относящихся к разряду персональных. Защита таких прав устанавливается в Трудовом кодексе.
Документ может направляться в структурные подразделения главным учреждением. Как правило, основная организация совершает действия, направленные на формирование и утверждение расписания. После этого процесса, выписки из акта направляются по подразделениям.
При составлении выдержки необходимо уделить внимание порядку составления рассматриваемой документации, времени ее хранения, также вопросу утверждения.
Выписка из любого документа, в том числе из ШР, может составляться разнообразными способами. Допустимо заполнить форму, разработанную для расписания. При этом заполнение происходит в краткой форме. Также имеется возможность снять копию с части расписания.
Согласно действующему ГОСТу, для заверки ксерокопии документации требуется проставить:
• надпись «Верна»;
• дата заверки документации;
• должность лица, уполномоченного на заверение бумаг, а также его роспись и расшифровку к ней.
Когда в организации имеется печать, то допускается ее применение на документе. В акте, который запрошен работником, должна указываться информация, которая необходима человеку.
Если речь идет о участии в тендере или СРО, то требуется указать наиболее точно наименование должностей работников, которые будут принимать участие в данных работах. Также указывается количество работников, требующихся для выполнения поставленных задач.
Сведения, прописанные в выписке полностью должны соответствовать такой документации:
• приказ, согласно которому человек принят на работу;
• выдержка из трудовых книжек и прочее.
Название должностей во всех документах должно полностью совпадать. Кроме того, акт содержит все реквизиты, присвоенные штатному расписанию. В том числе не документе проставляется дата и регистрационный номер расписания.
Правомочиями на утверждение обладает лицо, выполняющее руководящие функции на предприятии. Также руководителем может быть уполномочен отдельный сотрудник на выполнение данного действия. Полномочия сотрудника относительно составления и утверждения выписок должны находить отражение в соответствующих приказах руководства.
Как правило, рассматриваемые полномочия возлагаются на сотрудников отдела кадров. Сведения относительно предоставления актов по требованию работников или третьих лиц, подлежат обязательному внесению в специальный журнал, отражающий учетные сведения.
Изготовленный акт имеет срок действия на протяжении одного года. По истечению указанного промежутка времени документ считается утратившим силу. Также устанавливается срок относительно хранения выписок в архивах предприятий.
Согласно локальным актам, документ подлежит хранению на протяжении пятилетнего периода.
Вверху документа прописывается название организации, выдавшей выдержку. Наименование указывается точное, исходя из того, как закреплено в документации уставной. Название можно указать кратное или полное.
Далее указывается заголовок составляемого акта «Выписка из штатного расписания». Обязательному указанию подлежит дата, когда составлен документ, также реквизиты приказа, посредством которого утверждено расписание.
Необходимо указать период, в течение которого расписание считается действительным. В таком случае рекомендуется использовать фразу «Расписание вступило в силу с ….». Окончательный срок действия не указывается.
Содержание выписки начинается с указание на количество единиц штата в компании. Прописывается полное количество. Далее документ представлен таблицей, состоящей из 10 столбцов. Заполнить их необходимо аналогично ШР. Стоит учесть, что вносятся только сведения относительно одного работника.
Изготовленный акт подписывается главбухом компании и руководителем отдела кадров. Заверка документации производится лицом, составившим его.
Основанием для оформления акта является заявление, составленное в письменной форме. После подачи заявления уполномоченный на то работник вносит необходимую информацию в разработанный бланк. Правом на составление акта наделяются: бухгалтер, директор или сотрудник кадровой службы. Зависит это от размеров компании.
Когда речь идет о крупной организации, то выписку утверждает руководитель отдела кадров, руководство структурного подразделения либо начальник. Также ставится подпись сотрудника, которому требуется выдержка.
Если акт представлен на нескольких страницах, то его необходимо оформить особым образом. Все листы подлежат прошиванию одной нитью, после чего проводится сверка с оригиналом. Узел в конце документа должны опломбировать. На пломбе прописывается количество листов, подпись исполнителя.
Когда предприятием установлено, то далее производится визирование. После этого выписка фиксируется в качестве исходящего документа. Фиксация производится сотрудниками кадровой службы или бухгалтером. Ей присваивается номер, указывается дата и время визирования. Аналогичная отметка должна найти отражение в специальном журнале.
Когда выдержка применяется внутри компании, то оформлять ее как исходящую документацию не требуется.
Составленная выписка должна в полной мере соответствовать оригинальному ШР. Это является важным моментом, так как представляться документ может в судебную систему и использоваться в качестве доказательства.
Для приобретения юридической силы проводится заверка надлежащим способом. Сотрудник, имеющий необходимые полномочия, внизу делает пометку «Верна», указывая должность, которую он занимает, свои инициалы и подпись.
Также ставится печать. Когда в документе несколько листов, то допускается заверка не каждой страницы по-отдельности. В таком случае достаточно прошить выписку и опломбировать нить.
На практике имеется возможность оформления в двух вариантах:
• копия выписки из утвержденного ШР;
• документ, оформленный в печатной форме.
Копией акта признается его изображение, которое было отксерокопировано, без внесения дополнений и корректив.
Главным отличием копии от печатного документа является то, что выписка оформляется по форме Т-12 или Т-13. В то время как откопированный лист представлен вторым экземпляром расписания.
Сотрудник имеет возможность запросить выписку из расписания или его копию. В предоставлении рассматриваемого документа работодатель отказать не может. Однако стоит учесть, что в расписании содержатся персональные данные относительно других работников.
Снять копию с документа и передать ее третьему лицу – само по себе является нарушением прав на защиту личной информации. Исходя из этого положения, организацией изготавливается выписка и выдается сотруднику. В ней указываются сведения только об одном работнике.
Зачастую на предприятиях, где руководители имеют целью уменьшить оклад работникам, составляют расписание без указания данной величины. Стоит отметить, что подобное действие считается недопустимым. Указание на это имеется в Постановлении Госкомстата. В документе прописано, что расписание должно содержать графу, где указаны тарифные ставки.
В рассматриваемом разделе подлежит отображению зарплата, указанная в виде оклада, процент, зависящий от величины выручки, сетка тарифов, процент от полученной прибыли и прочее. Также указывается на то, что полностью оклад отсутствовать не может. Данное положение закреплено законодателем.
Работодатели должны помнить, что заработная плата на сегодняшний день не может быть меньше МРОТ. На основании указанных данных можно прийти к выводу, что составление расписания без указания оклада не допускается.
Когда акт требуется рабочему завода, он имеет право обратиться с данной просьбой к сотруднику отдела кадров или другому лицу, наделенными полномочиями по составлению рассматриваемой документации. В выдержке указываются сведения относительно работника, который обратился. Заверка ее проводится на основании правил, которые были оговорены выше.
Не смотря на то, что в законодательных нормах нет указания на определенную форму, по которой должна составляться выписка, к оформлению этого вида документов применяются общие положения относительно актов в организациях. Правомочиями по составлению и утверждению выписок обладают лица, чьи полномочия подтверждены соответствующим приказом.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
