Сбор данных о пожеланиях работников насчет желаемой даты ухода в отпуск, как правило, возлагается на руководство структурных подразделений предприятия. Для составления графика отпусков каждый служащий говорит своему руководителю о том, когда бы он хотел уйти в отпуск.
После этого, руководитель подразделения организации оценивает ситуацию и сопоставляет желания сотрудников с возможностями фирмы. Далее руководитель составляет график отпусков для работников своего отдела (департамента или службы) и передает данные в кадровый отдел организации. Кадровики объединяют сведения, полученные из разных отделов предприятия, в сводный документ.
Составление графика отпусков не должно идти вразрез с ч.4 ст.123 ТК РФ, согласно которой некоторые категории работников имеют преимущество в выборе даты ухода в отпуск.
Помимо вышеперечисленных категорий работников, стоит обратить внимание и на отпуск для новичков. Если в составленном графике отпусков отсутствует место для нового сотрудника, то руководство фирмы не освобождается от обязанности его предоставления.
Работники кадрового отдела могут поступить одним из следующих способов:
1. Оформить отпуск нового работника приказом (на основании заявления последнего).
2. Дополнить график отпусков отдельным приложением, содержащим сведения о новых сотрудниках.
На основании 122-й статьи Трудового кодекса, работник, который проработал у работодателя не менее шести месяцев, имеет право на отпуск.
При составлении графика отпусков рекомендуется учитывать следующие факторы:
• последовательность предоставления отпуска служащим;
• сезонность;
• загруженность производства.
Работодателю необходимо заняться составлением графика отпусков на 2021 год в 2020 году. Это связано с тем, что законодатель определил крайний срок оформления и утверждения этого документа - не позже чем за две недели наступления нового календарного года (ТК РФ, статья 123). Таким образом, график отпусков на следующий год составляется не позднее 15 декабря текущего года.
Пошаговая процедура оформления документа выглядит следующим образом:
1. Проведите сбор сведений по поводу желаемой даты ухода в отпуск в 2020 году у сотрудников. При этом в учет принимаются особенности отдыха каждого служащего, а также непосредственно и сам производственный процесс.
2. Возьмите бланк графика и заполните таблицы в нем. Если у организации или предприятия есть профсоюз, то необходимо будет учесть его мнение.
3. Используя унифицированную форму Т-7 (локально разработанный акт или шаблон), оформите график отпусков и передайте документ на утверждение руководству организации.
4. После утверждения документа руководством, ознакомьте сотрудников с графиком (под роспись).
5. Для структурных подразделений сделайте выписки из документа. Оформите график на хранение.
При использовании типовой формы Т-7 отсутствует необходимость в написании приказа на утверждение графика отпусков на 2020 год, так как форма Т-7 содержит все необходимые реквизиты, в том числе и утверждающую подпись руководителя.
При использовании формы, разработанной предприятием и не содержащей всех реквизитов стандартной формы Т-7, рекомендуем издать приказ об утверждении графика отпусков. Образец приказа доступен для скачивания в конце статьи.
В связи с тем, что график отпусков работников является кадровым документом, то срок его хранения составляет один год. Место хранения документа – кадровый отдел предприятия. График отпусков на 2020 год должен храниться до 01.01.2021 года.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
