Отправляя работника в командировку, организация компенсирует ему расходы, связанные с проживанием вне места жительства. Для этого работнику выплачивают суточные. Читайте, в каком размере выплачивать суточные в 2018 году, нормы выплат в поездках по России и за границу, а также последние изменения и свежие новости о суточных.
Работодатель возмещает работнику все расходы, связанные со служебными командировками:
• Стоимость проезда к месту командировки и обратно,
• Оплата наемного жилья,
• Расходы, связанные с выполнением служебного задания,
• Затраты, связанные с проживанием вне обычного места жительства.
Оплата суточных производится за все календарные дни командировки, включая:
• Время в пути,
• Выходные и нерабочие праздничные дни.
Выплачивайте суточные работникам, уезжающим на время командировки со своего обычного места жительства.
Выплата суточных не положена, если работник отправлен в не очень отдаленный населенный пункт и может ежедневно возвращаться домой. Необходимость и возможность ежедневного возвращения работника домой определяет руководитель предприятия, исходя из отдаленности места и характера служебного задания в командировке.
С 1 мая в ряде регионов в качестве эксперимента ввели курортный сбор (Федеральный закон № 214-ФЗ). Платить его будут и сотрудники, которых вы направите в командировку.
В эксперименте участвуют Республика Крым, Алтайский, Краснодарский и Ставропольский края. Здесь приняты законы, в которых установлены ставки и перечислены курорты, где будет сбор.
В Краснодарском крае сбор начнут взимать только с 16 июля. В последний момент из-за чемпионата мира по футболу его перенесли. В Крыму планировали отказаться от курортного сбора на год, то есть до 1 мая 2019 года. Но на момент подписания номера такой закон региональные власти еще не приняли.
Чиновники разных ведомств ввели новые требования для служебных поездок сотрудников. Так, в Минтруде настаивают на том, что платить работникам за время командировки нужно не только средний заработок. А Минфин с ФНС впервые озвучили, как отчитаться по доходам командированного.
Давайте разберемся, сколько сейчас составляют суточные командировочные расходов. Каждое предприятие самостоятельно определяет размер суточных и закрепляет в локальных нормативных актах, например, в положении о командировках (ст. 168 ТК РФ). Отличаться будет порядок налогообложения суточных по России и при поездках заграничные командировки.
Локальными актами можно установить разные размеры суточных. Например, установить повышенные лимиты суточных по поездкам в регионы крайнего севера России. Или установить суточные в западноевропейские страны в размере, повышенном в сравнении со странами Восточной Европы.
Разберемся, как размер суточных и командировочных расходов, установленные предприятием, отражаются в налоговом учете.
В целях исчисления налога на прибыль суточные не нормируются. Учитывайте суточные в составе расходов в размере, предусмотренном локальным нормативным актом (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России № 03-03-06/1/41).
В целях исчисления НДФЛ установлены нормы выплаты суточных:
• 700 руб. – это размер командировочных расходов по России, с которых не нужно удерживать НДФЛ,
• 2500 руб. – это норма суточных при загранкомандировках, в пределах нормы суточные не облагаются налогом на доходы физлиц.
Сверхнормативные суточные в 2018 году облагаются не только НДФЛ, но и страховыми взносами (п.2 ст.422 НК РФ). Это главное изменение, которое произошло в учете суточных в прошлом году. Взносами на травматизм суточные по-прежнему не облагаются (п.2 ст. 20.2 125-ФЗ).
Пример:
Работник отбыл в командировку в г. Томск с 8 сентября 2018г., вернулся 14 сентября 2018г. В локальных актах предприятии установлены суточные командированным по России в размере 1150 руб. в день.
За 7 дней командировки работник получил в кассе 1150 * 7 дней = 8050 руб., из них:
• Сумма 4900 руб. (700 * 7 дней) не облагается НДФЛ,
• Сумма 3150 руб. (8050 – 4900) – налогооблагаемый доход работника, бухгалтер удержит НДФЛ в сумме 410 руб.,
• Эта же сумма 3150 руб. облагается страховыми взносами, кроме взносов на травматизм:
• 693,00 руб. – пенсионное страхование (22%),
• 160,65 руб. – медицинское страхование (5,1%),
• 91,35 руб. – социальное страхование по нетрудоспособности (2,9%).
В состав расходов по налогу на прибыль бухгалтер включит всю выданную работнику сумму 8050 руб.
Для подтверждения количества дней служебной поездки работник предоставляет проездные документы (билеты).
Время нахождения в заграничной командировке подтверждается отметками таможенных органов о пересечении границы.
Работник может отправиться в командировку на собственном автомобиле.
Тогда продолжительность командировки он подтверждает служебной запиской и предоставляет подтверждающие документы:
• Путевой лист,
• Кассовые чеки, квитанции, счета и другие документы, подтверждающие маршрут автомобиля.
Лимиты суточных можно изменить в любой момент. Удобнее, конечно, это делать с начала календарного года. Смотрите, как рассчитать суточные, если организация изменила их размер, когда работник находился в служебной поездке.
Компания вправе в любой момент изменить размер суточных. Например, поправить действующее положение о служебных командировках и утвердить новое. Документ начнет действовать со дня, когда компания его приняла, или с даты, которую она в нем пропишет.
Новый размер суточных распространяет только на те поездки, которые начнутся, когда обновленное положение о командировках вступит в силу. Это следует из части 7 статьи 12 Трудового кодекса.
Допустим, в прошлом году компания при командировках по России платила суточные из расчета 1000 руб. в день. С 1 января 2018 года компания снизила суточные до 700 руб. в день. Сотрудник по приказу поехал в командировку на шесть дней с 30 декабря 2017 года по 4 января 2018 года. Накануне поездки организация выплатила ему суточные в размере 6000 руб. (1000 руб. х 6 дней).
Когда сотрудник вернется из командировки и представит авансовый отчет, компания не должна пересчитывать уже выданные суточные по меньшим нормам и требовать, чтобы работник вернул разницу. Работодатель уменьшил размер суточных, когда работник уже был в командировке.
Право получить суточные и обязанность их выдать возникли, когда действовало старое положение о командировках. Значит, суточные за всю командировку нужно определять по актуальному на тот момент положению о командировках. Новый размер суточных компания может использовать для тех командировок, которые начнутся 1 января 2018 года и позднее.
Строго говоря, денежные средства, выплаченные работнику при однодневной командировке, под определение суточных не подходит. Но и Минфин и ВАС РФ считают, что в однодневной командировке по России работник вправе рассчитывать на компенсацию понесенных расходов.
Однако далее мнение ведомств расходится:
• Чиновники Минфина считают, что в однодневной командировке не облагаются НДФЛ выплаты в пределах 700 руб. (письмо Минфина России № 03-04-07/6189),
• Судьи ВАС РФ полагают, что не подлежит обложению НДФЛ вся сумма, выплаченная работнику по однодневной командировке (постановление Президиума ВАС РФ № 4357/12).
Иное правило действует для однодневных заграничных командировок: работник получает 50% суточных, установленных локальными актами для многодневных зарубежных поездок.
Пример:
Локальными актами предприятия установлен лимит суточных в сумме 4000 руб. за каждый день многодневной командировки за границу.
Отправляясь в однодневную служебную поездку за границу, работник получит из кассы 2000 руб. (50% от 4000 руб.).
Суточные по иностранной командировке складываются из двух частей:
База по страховым взносам составляет 13 500 руб. (1100 + 12 400 руб.)
Бухгалтер начислит страховые взносы в размере:
• На пенсионное страхование – 2970,00 руб. (22%);
• На медицинское страхование – 688,50 руб. (5,1%);
• На социальное страхование – 391,50 руб. (2,9%).
Взносы на травматизм начислять не нужно.
В некоторых странах, например СНГ, гражданам России не ставят в загранпаспорт отметку о прибытии и выезде. В таких случаях даты начала и окончания зарубежной поездки определяйте по проездным документам.
Если сотрудник ездил за границу на своей машине и проездных документов у него нет, попросите его написать служебную записку и предоставить квитанции, чеки, путевой лист, подтверждающие маршрут.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
