Форму СЗВ-СТАЖ сдают организации и предприниматели, у которых есть трудовые договоры или трудовые отношения, в том числе с руководителями – единственными учредителями. Также обязанность предоставить форму возникает при гражданско-правовых договорах на выполнение работ или оказание услуг и договорах авторского заказа и лицензионные договоры.
Когда сдавать СЗВ-СТАЖ зависит от самой ситуации. Общий срок – не позднее 1 марта следующего года. Но есть случаи, когда отчет СЗВ-СТАЖ сдают и в течение отчетного года.
Бланк СЗВ-СТАЖ утвержден постановлением Правления ПФР № 507п. В форме 2021 года пять разделов:
• раздел 1 «Сведения о страхователе»;
• раздел 2 «Отчетный период»;
• раздел 3 «Сведения о периоде работы застрахованных лиц»;
• раздел 4 «Сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносах на обязательное пенсионное страхование»;
• раздел 5 «Сведения об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения».
Первые три раздела – обязательные. Разделы 4 и 5 заполняют, когда формируют СЗВ-СТАЖ на сотрудников, которые вышли на пенсию. В годовом отчете эти разделы не заполняют.
В форме СЗВ-СТАЖ пять разделов:
• раздел 1 «Сведения о страхователе»;
• раздел 2 «Отчетный период»;
• раздел 3 «Сведения о периоде работы застрахованных лиц»;
• раздел 4 «Сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносах на обязательное пенсионное страхование»;
• раздел 5 «Сведения об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения».
Включайте в СЗВ-СТАЖ сведения о тех людях, кто застрахован по обязательному пенсионному страхованию и на выплаты и вознаграждения которым ваша организация должна начислять пенсионные взносы. Если не обязаны начислять взносы в пользу физлица, данные о нем в отчете не приводите. Например, организация арендует у гражданина помещение или автомобиль либо исполнитель самозанятый и платит налог на профессиональный доход. Когда других договоров с данным человеком нет – в СЗВ-СТАЖ его не отражайте.
Чиновники ПФР добавили новые коды для СЗВ-СТАЖ (постановление ПФР от 02.09.2020 № 612п). Коды действуют с 13 октября 2020 года.
Дополнили раздел «Коды "Исчисление страхового стажа: основание"» кодом «ВИРУС». Код предназначен для медицинских работников, которые борются с коронавирусом. Его применяют в период с 1 января по 30 сентября 2020 года.
В Классификатор параметров, используемых при заполнении сведений для ведения персонифицированного учета внесли новые коды по застрахованным лицам – «МС», «ВПМС», «ВЖМС», «КВ», «ВЖКВ», «ВПКВ». Эти коды необходимы, так как появились льготные тарифы страховых взносов.
Все новые коды нужно будет применять в СЗВ-СТАЖ за 2020 год. Также используйте новые коды, если сдаете отчет, начиная с 13 октября 2020 года. Напомним, что досрочно представить форму надо при выходе сотрудника на пенсию, ликвидации и реорганизации страхователя.
Строки «Регистрационный номер в ПФР», «ИНН», «КПП» заполните так же, как и в шапке. По строке «Наименование (краткое)» укажите краткое наименование организации по учредительным документам. Можно указывать наименование в латинской транскрипции. Предприниматели указывают свои Ф. И. О. так же, как они записаны в свидетельстве о постановке на учет.
В блоке «Тип сведений» знаком «X» укажите тип представляемой формы:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
• «Исходная» – сведения подаете в первый раз;
• «Дополняющая» – в исходной форме сведений на сотрудника не было или они были с ошибкой;
• «Назначение пенсии» – подаете сведения на сотрудника, который выходит на пенсию в течение года.
В поле «Календарный год» поставьте год, за который представляете отчет. Например, в 2021 году вы сдаете форму за 2020 год. Поэтому в поле укажите «2020».
В разделе 3 отражают сведения о периодах работы застрахованного лица.
В графе 1 укажите порядковый номер записи в порядке возрастания без пропусков и повторений. Номер присваивайте по каждому сотруднику.
В графах 2–4 укажите в именительном падеже фамилию, имя и отчество сотрудника. Графу «Отчество» можно не заполнять, если данных нет по паспорту. Это актуально, например, для иностранных сотрудников.
В графе 5 надо отразить СНИЛС. Если у сотрудника его нет, оформите его самостоятельно или отправьте сотрудника в фонд.
В графах 6 и 7 «отражают даты, когда сотрудник начал и закончил работать. Формат следующий: ДД.ММ.ГГГГ. Даты указывайте в пределах периода, за который сдаете отчет.
В графу 11 вносите сведения:
• о неотработанных периодах, например отпуска, больничные и т. п.;
• периодах работы во вредных или особых территориальных условиях.
Графы 8–10, 12 и 13 заполняйте, только если условия работы сотрудника дают право на досрочную пенсию. Укажите коды, которые соответствуют таким условиям труда.
В графе 14 «Сведения об увольнении застрахованного лица» укажите дату «31.12.ГГГГ» только по сотрудникам, дата увольнения которых приходится именно на 31 декабря отчетного календарного года. Например, увольняется работник со сменным графиком и его последний рабочий день выпадает ровно на 31 декабря.
Такие же правила действуют и для сотрудников, с которыми гражданско-правовой договор прекращен 31 декабря. Ведь они также являются застрахованными лицами (п. 2.3.36 Порядка, утв. постановлением Правления ПФР № 507п).
Разделы 4 и 5 заполняйте только для форм СЗВ-СТАЖ с типом «Назначение пенсии». В разделе 4 в соответствующем поле поставьте отметку знаком «Х» о начислении и уплате страховых взносов за период работы, указанный в разделе 3.
Раздел 5 заполняйте, только если у вас есть договор с НПФ о досрочном пенсионном обеспечении работника, занятого на вредных работах. В нем поставьте отметку об уплате взносов знаком «Х» и укажите периоды, за которые платили взносы.
Компании отчитываются в территориальные отделения ПФР по адресу регистрации. Предприниматели направляют сведения в отделения по месту жительства.
Для компаний с обособленными подразделениями есть особенности. Предположим у подразделения отдельный расчетный или лицевой счет и вознаграждения сотрудникам тоже начисляют обособленно. Тогда сдавать отчетность надо в территориальное отделение ПФР по местонахождению обособки. В отчете надо указывать КПП обособленного подразделения.
Другой вариант, когда у обособки нет своего счета или же зарплату начисляют в головном офисе. В такой ситуации данные о сотрудниках из подразделения включают в общий отчет по головному офису.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
