Табель учета рабочего времени в 2021 году обязаны вести все организации и ИП. Такой документ защищает права работодателя и работников, помогает посчитать зарплату.
Табель учета рабочего времени работников — это документ, который содержит информацию о периоде, фактически отработанном сотрудником в течение месяца или иного учетного периода. Вести табель учета обязательно, это прямо прописано в статье 91 Трудового кодекса.
Организация может по собственному выбору использовать унифицированные формы для учета фактически отработанного времени либо применять самостоятельно разработанные бланки. Руководитель в учетной политике утверждает тот вариант, который выбрали.
За основу для собственного бланка можно взять унифицированные формы. Главное, чтобы в них были все необходимые реквизиты первичного документа. Перечислены такие реквизиты в части 2 статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ.
Унифицированные формы табеля учета рабочего времени на 2021 года - Т-12 и Т-13 утвердил Госкомстата № 1. Форма Т-12 универсальна. Она позволяет учитывать время занятости работника и вести расчет его заработной платы. Форма Т-13 отражает только отработанное сотрудником время. Данный бланк удобен для организаций, где явка сотрудников контролируется автоматически.
Руководитель организации имеет право назначить любого сотрудника ответственным за заполнение бланка табеля учета рабочего времени. Для этого необходимо издать Приказ с указанием должности и фамилии ответственного или прописать данную обязанность в трудовом договоре с данным лицом.
Табель заполняют в течение месяца, после чего его проверяют и подписывают начальник отдела, сотрудник отдела кадров и бухгалтер организации.
В основе табеля учета рабочего времени - данные производственного календаря. В 2020 году будет 247 рабочих и 118 выходных и праздничных дней. Эти сведения важны для составления табеля с учетом норм рабочего времени в 2021 году.
Существует два варианта заполнения бланка. Первый – ежедневно отмечать явку или неявку работников и отработанное ими время.
Второй – вносить сведения только об отклонении от установленного рабочего времени. Данный вариант подходит для организаций, где установлен одинаковый режим труда для большей части персонала.
Любые отклонения от графика работы должны быть подкреплены соответствующими документами - медицинскими справками, приказами и прочими.
В ячейках табеля явка и неявка сотрудника заполняется с помощью специальных кодов.
Табель учета рабочего времени следует хранить 5 лет со дня окончания года составления. Если на предприятии условия труда опасные и вредные, то срок хранения документа увеличивается до 50 лет.
Сотрудник отработал неполный день. Работающая мама отпросилась на два часа раньше окончания рабочего дня, чтобы отвести ребенка в поликлинику. Руководитель дал согласие. В верхней графе ставят код "Я" или "01". В нижней ставится фактическая продолжительность рабочего времени - "6". Неотработанные часы вносить не нужно.
Сотрудник заболел. В верхней части бланка ставится обозначение "Б" или "19". В нижней части ничего не указывается. Обязательно наличие подтверждающего документа - больничного листа за все дни, когда сотрудника не было на работе.
Сотрудника привлекли к работе в праздничный день. Ставим в верхней части "РВ". Если сотрудник впоследствии берет полагающийся ему дополнительный день отдыха, ставится код "ОВ".
Сотрудник взял отгул. Если сотрудник предупредил об отгуле, в верхней части ставится код "НВ" или "28". В нижней части ничего не указывается. Если причина отсутствия неизвестна, ставится "НН" или "30". Когда причина будет выяснена и окажется уважительной, код "НН" нужно будет зачеркнуть и поставить вместо него один из кодов: "Б", "У", "Г" и т.д. Нижняя часть не заполняется.
Сотрудник уехал в командировку. В верхней части ставится "К" или "06". В день выхода сотрудника на работу ставится код "Я" или "01".
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
