В процессе производственно-хозяйственной деятельности предприятия посылают работников в служебные командировки, приобретают в магазинах канцелярские принадлежности, оплачивают почтовые переводы и другие расходы. Эти расходы не всегда можно оплатить путем безналичных расчетов через учреждения банков. Поэтому для оплаты выше перечисленных расчетов и других расходов работникам выдают в подотчет наличные деньги. Деньги выдаются согласно расчету, утвержденному руководителем предприятия.
Авансы выдаются не ранее наступления действительной надобности в расходах и только тем сотрудникам, на которых распоряжением руководителя возложено осуществление расходов из подотчетных сумм, а также лицам, направленным в служебные командировки. Деньги на служебные командировки выдаются в пределах сумм, причитающихся командируемым лицам на оплату проезда к месту командировки и обратно, возмещение расходов суточных и расходов по найму помещений на срок командировки. Расходование подотчетных сумм подтверждается документами, для обобщения которых предназначен авансовый отчет, представляемый в бухгалтерию в установленные сроки. Выдача авансов из кассы производится после полного расчета по ранее выданным авансам. Субъект имеет право удержать из суммы оплаты труда работника не возмещенный им своевременно остаток аванса, если работник не оспаривает основания и размер удержания.
Распоряжение об удержании должно быть дано не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возврата аванса. При пропуске этого срока администрация теряет право на удержание соответствующих сумм в бесспорном порядке. В этом случае, а также, если работник оспаривает основание или размер удержаний, взыскание сумм производится в судебном порядке.
Перерасходованные по авансовому отчету суммы выдаются работнику из кассы. Бухгалтерия проверяет авансовые отчеты, затем их утверждает руководитель предприятия. Неправильно оформленные авансовые отчеты и приложенные к ним документы возвращаются подотчетным лицам для оформления. Документы, приложенные к авансовому отчету, погашаются штампом или надписью от руки «Оплачено» или «Погашено» с указанием даты (года, месяца, числа).
За время нахождения в командировке выплачиваются суточные в установленных размерах за каждый день пребывания в командировке размер суточных составляет до 6 минимального расчетного показателя, установлено законодательством, не исключая выходных и праздничных дней, а также дней нахождения в пути, в том числе и за время вынужденной остановки в пути.
Оплата расходов по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированному предоставляется бесплатное помещение) производится на основании предоставленных счетов, но не свыше установленных размеров. Фактическое пребывание в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении. Срок командировки, как правило, не должен превышать сорока дней, не считая время нахождения в пути. При непредъявлении документов расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере 50% от нормы суточных по служебным командировкам. При отсутствии проездных документов к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещение расходов в каждом конкретном случае решается руководителем в установленном порядке.
Если командируемый выезжает в загранкомандировку, день выезда и день приезда при начислении суточных считается за один день. По дебету счета 1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников» записи производятся с кредита следующих счетов: 1010 «Денежные средства в кассе» – при выплате авансов в подотчет из кассы; 1030 – «Денежные средства на текущих банковских счетах» - при переводе авансов по почте с расчетного счета; 1280 – «Прочая краткосрочная дебиторская задолженность» - при выдаче авансовых чековых книжек подотчет. По кредиту счета 1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников» записи производятся в дебет следующих счетов: счета подраздела «Запасы» (счета 1310-1360), 1330 «Товары», 1350 «Прочие запасы» – на сумму приобретенных товарно-материальных ценностей и производственных транспортно-заготовительных расходов; 7210 «Административные расходы» – на командировочные, почтовые, телеграфные и другие расходы; 1010 «Денежные средства в кассе» – при возврате аванса в кассу; 3350 «Краткосрочная задолженность по оплате труда» – при удержании аванса из заработной платы; 1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников» – при привлечении подотчетного лица к ответственности за растрату подотчетных сумм, если они не могут быть удержаны из сумм оплаты труда.
Если предприятие приобретает авансовые чековые книжки, по счету 1250 открывается дополнительно аналитический счет «Подотчетные лица по выданным им чековым книжкам», по дебету которого с кредита счета 1250 «Прочая краткосрочная дебиторская задолженность» записываются суммы по выданным в подотчет чековым книжкам по кредиту счета 1250 и дебету счета 1280 отражаются суммы по выданным чекам согласно отчету подотчетного лица.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
