Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. Связаться с автором
Сегодня мы поговорим про задолженность работников, дадим определение, разберем виды, признаки, причины и все что ней связано. Я постаралась раскрыть тему полностью, поэтому статья получилась большая. Для удобства навигации по статье я разбила её на темы:
Современный работодатель, рассматривая вопрос о приеме на работу нового сотрудника, в 99 % случаев наводит о соискателе справки, используя ресурсы собственной службы безопасности. Как правило, интерес представляют сведения о судимости, фактах задержания и привлечения кандидата к какой-либо ответственности, а также негативные отзывы от предыдущих работодателей. В последнее время обычным делом стала проверка кредитной истории потенциальных сотрудников. Конечно, ее результаты не могут стать причиной отказа в приеме на работу, так как в силу ст. 64 Трудового кодекса РФ необоснованный отказ в заключении трудового договора является противоправным.
Какое бы то ни было прямое или косвенное ограничение прав или установление прямых или косвенных преимуществ при заключении трудового договора в зависимости от пола, расы, цвета кожи, национальности, языка, происхождения, имущественного, семейного, социального и должностного положения, возраста, места жительства (в том числе наличия или отсутствия регистрации по месту жительства или пребывания), отношения к религии, убеждений, принадлежности или непринадлежности к общественным объединениям или каким-либо социальным группам, а также других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работников, не допускается, за исключением случаев, в которых право или обязанность устанавливать такие ограничения или преимущества предусмотрены федеральными законами.
Однако отрицательное заключение службы безопасности работодателя обычно не сопровождается разъяснением причин. Разумеется, кандидат может потребовать письменного обоснования отказа, но, скорее всего, в нем будут грамотно составленные с точки зрения трудового права формулировки о несоответствии деловых качеств соискателя предъявляемым в компании требованиям. А истинная причина кроется, например, в его высоком уровне закредитованности или негативной кредитной истории.
Согласно п. 1 ст. 3 Федерального закона № 218-ФЗ «О кредитных историях» (далее — Федеральный закон № 218-ФЗ) кредитная история — информация, состав которой определен данным Федеральным законом и которая хранится в бюро кредитных историй. Источниками формирования кредитной истории могут быть не только банки-кредиторы, но и другие организации, являющиеся заимодавцами по договору займа, а также те, в пользу которых судом вынесено решение о взыскании долга, не исполненное в течение 10 дней (подробнее об этом в п. 4 ст. 3 Федерального закона № 218-ФЗ).
Кредитная история может быть как положительной, если обязательства по договору займа выполняются вовремя и в полном объеме, так и отрицательной. Сам факт наличия оформленных на имя работника кредитов – нескольких в разных банках или одного долгосрочного на внушительную сумму – можно установить из сведений анкеты соискателя, включив в нее соответствующий вопрос. Однако стоят ли кандидаты-заемщики, в том числе с неблагонадежной репутацией, особого внимания нанимателя? Почему в некоторых случаях организации предпочитают не принимать на работу закредитованных специалистов? Проясним ситуацию, отметив все плюсы и минусы таких работников.
Реальные причины, по которым наниматели сторонятся работников – должников банков, станут понятнее, если выделить отрицательные стороны данного обстоятельства.
Даже посильная долговая нагрузка способна ощутимо тяготить человека, поэтому он будет стараться выйти на более высокий уровень доходов.
Чтобы кредитные обязательства стали менее заметны для семейного бюджета, он может предпринять следующее:
– добиться повышения по службе, а значит, и зарплаты;
– найти более высокооплачиваемую работу, сменив нанимателя;
– взять на себя дополнительную работу (как внешнее или внутреннее совместительство, так и выполнение работ по гражданско-правовому договору);
– задействовать финансовые инструменты увеличения доходов (игра на бирже и др.);
– создать пассивный доход при наличии на то возможности (сдача имущества в аренду, например).
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Казалось бы, что плохого в стремлении сотрудника заработать больше? И все же несколько «но» у данного обстоятельства имеются.
Уже сам поиск вариантов увеличения доходов может значительно отвлекать человека от выполнения должностных обязанностей, ведь, как правило, он будет заниматься этим в рабочее время. Если свободное от основной работы время человек посвящает подработке, он будет чрезмерно уставать. О полноценном отдыхе перед новым трудовым днем в такой ситуации говорить не приходится.
Сотруднику, работающему на двух нанимателей одновременно или попеременно в течение рабочего дня, будет непросто держать марку профессионала. Не исключено, что такое положение вещей может нанести ущерб интересам одной из сторон – основному работодателю или работодателю по внешнему совместительству. Фактически сотрудник будет «воровать» рабочее время у одного нанимателя для выполнения работы на другого.
Поиск и администрирование пассивного дохода также требуют определенных временных затрат. Связанные с этим вопросы сотрудник может решать в течение рабочего дня, равно как и использовать для дополнительного заработка финансовые инструменты. Кроме того, сотрудник наверняка задействует и ресурсы работодателя (компьютер, доступ в Интернет).
Стремление работника поскорее освободиться от долгов путем поиска дополнительного источника доходов, конечно, достойно уважения и понимания. Но если личная цель сотрудника достигается в ущерб основной работе, ничего хорошего для нанимателя в этом нет.
Отказать сотруднику в оформлении отпуска без сохранения заработной платы для участия в судебном заседании в качестве ответчика работодатель не может. И хотя в большинстве случаев особых конфликтов по данному вопросу между работником и нанимателем не возникает, один момент все же стоит внимания. Суд практически никогда не выносит решение по итогам одного судебного заседания. Как правило, пару раз рассмотрение дела обязательно будет отложено по вполне допустимым основаниям. И необходимость отпускать работника для участия в нескольких судебных заседаниях у нанимателя уже вызовет недовольство. Ведь за время отсутствия сотрудника определенный возложенный на него объем работы выполнен не будет, что может привести к срыву планов и задач работодателя.
Задолженность работникам по оплате труда
По закону заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договором (ст. 136 ТК).
Обратите внимание, в кодексе говорится не про аванс и расчет, и не про оклад и премию, имеется в виду именно заработная плата за все месяца. А это значит, что с точки зрения закона, обе части месячной зарплаты должны быть примерно равны и включать в себя, как минимум, оклад и компенсационные выплаты. С премиальными выплатами ситуация немного другая – они чаще всего выплачиваются по результатам работы за определенный период, поэтому свободно могут назначаться сразу за месяц или несколько месяцев, год.
Кроме того, формулировка закона позволяет сделать вывод, что промежутки между этими двумя выплатами также должны быть примерно равны (т.е. около двух недель).
Конкретные дни месяца, в которые производится выплата зарплаты, должны быть указаны в Правилах внутреннего трудового распорядка и в трудовых договорах. Их отсутствие или несоответствие промежутков между ними Трудовому кодексу будет являться нарушением, за которое организация может быть оштрафована.
Зарплата обязательно должна выплачиваться с соблюдением установленных в организации сроков. Если день выдачи зарплаты выпал на выходной или праздничный день, то зарплата выдается в последний рабочий день накануне.
Для выдачи отпускных и произведения расчета при увольнении законом установлены специальные сроки. Оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала (ст. 136 ТК РФ). При увольнении расчет производится в день увольнения (ст. 140 ТК РФ). Если работник берет отпуск с последующим увольнением, то расчет с ним должен быть произведен в день, предшествующий первому дню отпуска (Определение Конституционного Суда РФ N 131-О-О).
Получение работником зарплаты подтверждается его подписью в платежной или платежно-расчетной ведомости. Если зарплата перечисляется на счет работника, то расписываться ему нигде не требуется. При необходимости соответствующие подтверждающие документы можно запросить в банке.
Обязательно следите за тем, чтобы работники своевременно расписывались в получении зарплаты. Это кажется очевидным, и об этом не стоило бы даже упоминать здесь, если бы я лично не сталкивалась несколько раз с ситуациями, когда у работодателя не оказывалось никаких документов, подтверждающих выдачу зарплаты. При отсутствии подписи работника в ведомости практически невозможно доказать факт получения им зарплаты.
Итак, для работника трудовым договором и локальными нормативными актами устанавливается месячная заработная плата, состоящая из оклада, компенсационных и стимулирующих выплат, а также чисел месяца, в которые должны выплачиваться примерно равные части этой заработной платы.
Задолженность по заработной плате возникает уже на следующий день после даты выдачи зарплаты. При этом зарплата может быть не выплачена как полностью, так и в части.
Задержка в выплате заработной платы может возникнуть, если работодатель незаконно уменьшил или вовсе не выплатил работнику регулярную премию, а также, если он нарушил необходимую для уменьшения премии процедуру (например, не назначил дисциплинарного наказания или не зафиксировал должным образом нарушения дисциплины). В таком случае уменьшение или лишение премии может быть признано незаконным и работодатель должен будет выплатить работнику сумму премии и сумму материальной компенсации за задержку.
Сам по себе факт совершения работником дисциплинарного проступка не является основанием для уменьшения или невыплаты премии.
Для того чтобы уменьшение размера премии или отказ в её выплате были признаны законными, необходимо:
1. внести в Положение об оплате труда и премировании пункт, содержащий возможные основания уменьшения или лишения премии. Он может выглядеть примерно так: «Работодатель вправе при наличии должных оснований уменьшить размер премии или лишить работника премии полностью. Основаниями для снижения премии, лишения премии могут быть наличие дисциплинарных взысканий, невыполнение работником своих трудовых обязанностей на предприятии в случае нетрудоспособности, отсутствия на работе, невыполнения работником необходимого объема работ, нарушение дисциплины труда»;
2. проверить трудовой договор на наличие ссылки на действующее в компании Положение об оплате труда и премировании;
3. под роспись ознакомить работника с Положением об оплате труда и премировании;
4. в каждом конкретном случае факт наличия основания для уменьшения или лишения премии должен быть соответствующим образом задокументирован. Подтверждающими документами могут быть: приказ о дисциплинарном взыскании, листок нетрудоспособности, акт об отсутствии на рабочем месте и объяснение работника, табель учета рабочего времени, где зафиксированы опоздания и прогулы и т. д.
Факт задержки зарплаты не зависит ни от наличия или отсутствия умысла у работодателя, ни от наличия средств на счетах организации, ни от проблем с выдачей наличных денег банком, ни от болезни бухгалтера-кассира. Во всех указанных случаях работодатель должен будет понести как минимум материальную ответственность.
Какая ответственность предусмотрена законодательством:
1. Материальная. Работодатель, допустивший задержку в выплате зарплаты, обязан дополнительно начислить работнику проценты не ниже 1/300 ставки рефинансирования от невыплаченных в срок сумм за каждый день задержки по день фактического расчета включительно (статья 236 ТК РФ). Ответственность в данном случае лежит именно на работодателе (т. е. на юридическом лице, индивидуальном предпринимателе или физическом лице), а не на конкретном руководителе этой компании. Обязанность начислить проценты возникает непосредственно по факту задержки, а не по предписанию инспекции или решению суда, как наивно полагают некоторые руководители. И для начисления этой компенсации бухгалтерии не требуется специального акта, приказа или распоряжения. Компенсация должна начисляться автоматически. Законом установлена компенсация в размере 1/300 ставки рефинансирования, но трудовым договором, коллективным договором или локальным нормативным актом может быть указан и больший размер компенсации. Назначение уголовного или административного наказания не снимает с организации обязанности по уплате работникам процентов за задержку по зарплате.
2. Административная. Административной ответственности подвергаются уже и руководитель, и юридическое лицо. Она установлена статьей 5.27. КоАП «Нарушение законодательства о труде и об охране труда». В качестве наказания применяются:
• для должностных лиц – административный штраф в размере от 1 000 до 5 000 рублей;
• для юридических лиц – административный штраф в размере от 30 000 до 50 000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
• для ИП – административный штраф в размере от 1 000 до 5 000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток. Если в течение года после уплаты штрафа или завершения срока приостановления деятельности, назначенных за задержку заработной платы, руководитель повторно совершил то же правонарушение, то к нему уже будет применена дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет (часть 2 ст. 5.27. КоАП). Для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей ответственности по части второй указанной статьи не предусмотрено, в их отношении просто повторно назначаются штрафы или приостановление деятельности. В отношении физических лиц, выступающих в качестве работодателя, статья 5.27. КоАП не применяется.
3. Уголовная. Уголовная ответственность за невыплату заработной платы предусмотрена только для руководителя. Она установлена статьей 145.1. Уголовного кодекса «Невыплата заработной платы, пенсий, стипендий, пособий и иных выплат» и возможна только при наличии корыстной или иной личной заинтересованности у руководителя организации (филиала, представительства) или работодателя – физического лица. Санкцией статьи предусмотрены:
• штрафы в размере до 500 000 рублей,
• штрафы в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 3 лет,
• лишение права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 5 лет,
• принудительные работы на срок до 3 лет,
• лишение свободы на срок до 5 лет.
4. Кроме того, ТК РФ предусмотрел для работника механизм самозащиты своих прав при возникновении задолженности по заработной плате.
Если задержка составила 15 дней и более, то работник может, известив работодателя в письменной форме, приостановить работу на весь период до выплаты задержанной суммы. В период приостановления работы работник вправе отсутствовать на рабочем месте. Для приостановки работы достаточно будет предоставить работодателю соответствующее заявление с указанием причин приостановки и датой начала приостановки работы. Работодатель должен будет проставить отметку о принятии заявления на втором экземпляре, который останется у работника.
Согласие работодателя на приостановку работы не требуется. Однако законом установлен рад случаев, при которых работник не сможет воспользоваться своим правом на самозащиту.
Так, не допускается приостановление работы (ст. 142 ТК РФ):
• в периоды введения военного, чрезвычайного положения или особых мер в соответствии с законодательством о чрезвычайном положении;
• в органах и организациях Вооруженных Сил Российской Федерации, других военных, военизированных и иных формированиях и организациях, ведающих вопросами обеспечения обороны страны и безопасности государства, аварийно-спасательных, поисково-спасательных, противопожарных работ, работ по предупреждению или ликвидации стихийных бедствий и чрезвычайных ситуаций, в правоохранительных органах;
• государственными служащими;
• в организациях, непосредственно обслуживающих особо опасные виды производств, оборудования;
• работниками, в трудовые обязанности которых входит выполнение работ, непосредственно связанных с обеспечением жизнедеятельности населения (энергообеспечение, отопление и теплоснабжение, водоснабжение, газоснабжение, связь, станции скорой и неотложной медицинской помощи).
Обязанность работника выйти на работу возникает тогда, когда работодатель уведомил работника о готовности произвести выплату задержанной заработной платы, а не тогда, когда работодатель пригласил работника для урегулирования вопроса о выплате. Поэтому если ваш работник решил воспользоваться правом на приостановление работы, вызвать его на работу можно только уведомив о готовности произвести выплату – именно это должно быть ясно из отправленной телеграммы или письма. Любые другие основания для приглашения на работу, работник вправе проигнорировать.
Согласно официальной статистике суммарная задолженность российских предприятий по заработной плате составила 2 487 млн. рублей и это без учета малого бизнеса. По сравнению с январем задолженность выросла на 27,6%. Поэтому вполне понятны мотивы Минтруда, ратующего за ужесточение ответственности нерадивых работодателей, не выплачивающих зарплату в срок.
С другой стороны, ведение бизнеса в России часто сопровождается различными неожиданностями, в том числе неприятными, например, закрытие счета или банка, где этот счет открыт, неправомерный отказ контрагента выплатить сумму задолженности и многие другие. В таких ситуациях даже у самого честного и ответственного работодателя может возникнуть задержка в выплате заработной платы сотрудникам. Поэтому, надеюсь, моя статья поможет вам заранее хотя бы немного уменьшить риски, связанные с задержками в выплате зарплаты, а возможно, и избежать таких проблем вовсе.
Задолженность работникам по оплате труда в балансе
В состав обязательств организации включаются суммы, начисленные работникам в качестве оплаты труда. Информация о расчетах с персоналом по оплате труда представлена в бухгалтерском балансе (ф. N 1), отчете о прибылях и убытках (ф. N 2), отчете о движении денежных средств (ф. N 4), приложении к бухгалтерскому балансу (ф. N 5), отчете о целевом использовании полученных средств (ф. N 6) и пояснительной записке.
В соответствии с п.п.5, 7 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" (ПБУ 10/99), утвержденного Приказом Минфина России N 33н, расходы организации на оплату труда работников формируют расходы по обычным видам деятельности.
Начисление заработной платы отражается в бухгалтерском учете следующей записью: Д-т сч. 20 "Основное производство" (25 "Общепроизводственные расходы", 44 "Расходы на продажу" и др.), К-т сч. 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда". Сумма обязательств по начисленной, но не выданной работникам организации заработной плате, которая соответствует сальдо по счету 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", отражается в бухгалтерском балансе по статье "Задолженность перед персоналом организации".
Начисленная, но не полученная работниками заработная плата отражается в бухгалтерском учете как депонированная по счету 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", субсчет "Расчеты по депонированным суммам". Производится запись: Д-т сч. 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", К-т сч. 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", субсч. "Расчеты по депонированным суммам" отражена депонированная заработная плата. При выплате депонированных сумм получателю счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", субсчет "Расчеты по депонированным суммам", дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств.
Сумма депонированной заработной платы, не полученной до конца года, отражается в пятом разделе бухгалтерского баланса "Краткосрочные обязательства" по строке "Прочие кредиторы".
Согласно п.1 ст.236 НК РФ сумма начисленной работникам по трудовому договору заработной платы признается объектом обложения по единому социальному налогу (ЕСН) у организации-работодателя. Налоговая база определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, начисленных работодателем за налоговый период в пользу работников (п.1 ст.237 НК РФ).
Взыскание задолженности работника
Задолженность работника перед работодателем может образоваться по нескольким причинам:
• Во-первых, задолженностью являются авансовые платежи, которые не были отработаны по причине увольнения сотрудника.
• Во-вторых, работник мог получить аванс в связи с командировкой или переводом в другое подразделение компании, но не отчитался за потраченную сумму.
• В-третьих, задолженность могла образоваться в результате счетной ошибки.
• Наконец, еще одной причиной задолженности является материальный ущерб, который был нанесен работником.
Порядок и способы удержания задолженности с наемного работника прописаны в Трудовом Кодексе. Однако в затруднительных случаях работодателю лучше обратиться за помощью к опытному юристу. К таким случаям относится взыскание задолженности с работника, который по тем или иным причинам прекратил трудовые отношения с работодателем.
Удержания из зарплаты могут производиться, если работник уволился, не отработав полученный аванс, если не отчитался по авансу на командировку, при наличии счетных ошибок при начислении заработной платы, за неотработанные дни отпуска и в других случаях, установленных статьей 137 Трудового кодекса РФ.
Об удержании задолженности работодатель издает приказ, в котором указывает размер и основания удержания задолженности. Удержание задолженности производится с согласия работника, не может превышать 20% от размера заработной платы в месяц. В противном случае работодатель имеет право обратиться в суд с исковым заявлением о взыскании задолженности с работника.
Судебный порядок взыскания задолженности обязателен в случаях:
• пропуска работодателем месячного срока, если работник возражает против добровольного возмещения;
• если задолженность больше среднемесячной зарплаты работника;
• если работник сначала обещал добровольно возместить ущерб, но потом отказался это сделать.
К исковому заявлению работодателем прикладываются документы, подтверждающие факт трудовых отношений, документы, подтверждающие начисление заработной платы работнику и обосновывающих размер сумм, подлежащих удержанию. Исковые заявления работодателя к работнику подсудны районному суду по месту жительства ответчика.
При подаче искового заявления определяется цена иска, которая будет являться суммой всех заявленных исковых требований. В зависимости от цены иска истец оплачивает государственную пошлину.
Для работодателя установлен сокращенный срок обращения в суд с иском, он составляет 1 год с момента возникновения задолженности. Этот срок применяется судом только по заявлению ответчика. Пропуск срока является основанием для вынесения решения об отказе в удовлетворении требований.
Дебиторская задолженность работников
Дебиторская задолженность за работниками организации по прочим операциям включает в себя задолженность по всем видам расчетов с персоналом, за исключением:
• расчетов по оплате труда;
• расчетов с подотчетными лицами и депонентами.
В состав дебиторской задолженности данного вида включается:
• задолженность по возмещению материально ущерба;
• задолженность за товары, выданные в кредит;
• задолженность по предоставленным займам и проч.
Дебиторская задолженность за работниками организации по прочим операциям учитывается на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
К данному счету могут быть открыты субсчета:
• 73.1 «Расчеты по предоставленным займам»;
• 73.2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» и др.
По дебету счета 73 отражается начисленная дебиторская задолженность за работниками по прочим операциям - в корреспонденции с кредитом счетов:
• 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;
• 28 «Брак в производстве»;
• 66,67 «Расчеты по краткосрочным (долгосрочным) кредитам и займам» - в части задолженности за товары, проданные в кредит, на суммы кредитов банков для работников;
• 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» - в части задолженности за товары, проданные в кредит;
• 50 «Касса», 51 «Расчетный счет» - на сумму предоставленного займа.
По кредиту счета 73 отражается погашение задолженности за работниками по прочим операциям - в корреспонденции с дебетом счетов:
• 50 «Касса», 51 «Расчетный счет» - в части сумм поступивших платежей;
• 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» - в части сумм произведенных удержаний из заработной платы;
• 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - в случае погашения требований по возмещению ущерба при отказе во взыскании судом.
Аналитический учет по счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» ведется по работникам организации.
В случае, если лица, виновные в недостаче и порче ценностей обнаружены и несут полную материальную ответственность, с них взыскиваются суммы в возмещение ущерба от недостачи либо порчи ценностей.
Если взыскиваемая сумма не превышает оценку данных ценностей в бухгалтерском учете, то задолженность по возмещению ущерба начисляется записью:
• Д- т сч.73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»;
• К- т сч.94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» на сумму взыскания.
Если стоимость недостающих и испорченных ценностей взыскивается с работника по действующим ценам, что превышает их учетную оценку, то начисление задолженности за работником отражается в учете сложной проводкой:
• Д-т сч.73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» отражается взыскиваемая стоимость недостающих ценностей (сумма задолженности за работником);
• К-т сч.94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» отражается учетная стоимость недостающих ценностей;
• К-т сч.98 «Доходы будущих периодов» отражается разница между взыскиваемой суммой и учетной оценкой недостающих ценностей.
Списание задолженности по возмещению ущерба осуществляется по мере удержания соответствующих сумм из зарплаты, или внесения работником денежных средств в кассу организации. Эта операция отражается проводкой: по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» и дебету счетов 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 50 «Касса». По мере взыскания с виновного лица сумм, учитываемых как доходы будущих периодов, данные суммы списываются с дебета счета 98 «Доходы будущих периодов» в кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы».
Кредиторская задолженность работника
Дебиторская задолженность — это долги контрагентов компании перед ней. Термин происходит от латинского "Debet"—"он должен". Он-контрагент должен денег нам-компании. Дебиторская задолженность — последний этап оборота затрат в деньги. Компания покупала материалы и товары, производила продукцию, выполняла работы или оказывала услуги. Все это требовало денег, и вот теперь, когда конечный результат труда передан покупателю, осталось только получить деньги с него.
В бухучёте выделяют несколько групп дебиторов.
Покупатели и заказчики. Должны денег, если мы отгружаем товары или оказываем услуги с отсрочкой оплаты. Выполнили свою часть договора — возникла дебиторская задолженность. Поступила оплата — дебиторская задолженность закрылась.
Поставщики и подрядчики. Здесь ситуация обратная: мы внесли предоплату, а они ещё не поставили товар или не оказали услугу.
Налоговые органы. Да-да, налоговая может задолжать денег компании. Например, это происходит, когда мы в течение квартала много покупали и мало продавали. В этом случае возникает право на вычет так называемого входящего НДС — налога на добавленную стоимость. В российской форме бухгалтерского баланса этот актив даже представлен отдельно от другой дебиторской задолженности. О нём я отдельно расскажу.
Государственные внебюджетные фонды: пенсионный фонд, фонд социального страхования и фонд обязательного медицинского страхования. Эти структуры должны нам денег, если платеж в пользу работника возмещается за счёт их средств. Например, больничный или пособие по беременности и родам.
Персонал. Его долги делятся на две составляющих: оплата труда и прочие операции. Дебиторка по оплате труда возникает, когда мы платим сотруднику аванс за еще не выполненную работу. Он должен либо отработать долг, либо вернуть деньги. Прочие операции — это, например, выдача работнику займа или возмещение им материального ущерба.
Подотчетные лица. Это тоже работники, но им мы даём денег, чтобы они что-то сделали для нас. Либо купили за наличные какие-то ценности, либо съездили в командировку и там сделали что-то полезное. Выдали деньги — возникла дебиторка. Отчитались — дебиторка закрылась. Перечень работников, которым можно получать деньги в подотчет, нужно утверждать приказом руководителя компании.
Учредители. Они должны нам денег, если обещали внести вклад в уставный капитал, но ещё не внесли.
Дочерние и материнская компании. Если одна компания владеет более чем 50% уставного капитала другой компании, начинаются игры в дочки-матери. И здесь дебитор — тот, кто получает активы или услуги первым.
Разные дебиторы. Для них информация не раскрывается отдельно в силу небольшой доли в общем объеме долгов. Например, это могут быть арендаторы и арендодатели, посредники или страховщики. Если вы сдаете в аренду помещение, а арендная плата за прошлый месяц ещё не поступила — у вас возникает дебиторка.
Удержание задолженности из заработной платы работника
Удержание из заработной платы работника – это неперечисление (невыдача) части заработной платы, причитающейся работнику, в обеспечение требований к этому работнику либо со стороны работодателя, либо со стороны третьих лиц, осуществляемое в случаях, размерах и порядке, установленных ТК РФ и иными федеральными законами.
Следует отличать удержание из заработной платы от возмещения работником причиненного работодателю ущерба.
Работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. Неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат. Прямой действительный ущерб – это реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества.
Удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных федеральными законами.
Приведем примеры таких случаев:
1. Согласно статье 226 Налогового кодекса РФ «Налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате. Удержание у налогоплательщика начисленной суммы налога производится налоговым агентом за счет любых денежных средств, выплачиваемых налоговым агентом налогоплательщику, при фактической выплате указанных денежных средств налогоплательщику либо по его поручению третьим лицам. При этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50 процентов суммы выплаты»;
2. В соответствии со статьей 107 Уголовно-исполнительного кодекса Российской Федерации «из заработной платы, пенсий и иных доходов осужденных к лишению свободы производятся удержания для возмещения расходов по их содержанию»;
3. Согласно статье 109 Семейного кодекса РФ «администрация организации по месту работы лица, обязанного уплачивать алименты на основании нотариально удостоверенного соглашения об уплате алиментов или на основании исполнительного листа, обязана ежемесячно удерживать алименты из заработной платы и (или) иного дохода лица, обязанного уплачивать алименты, и уплачивать или переводить их за счет лица, обязанного уплачивать алименты, лицу, получающему алименты, не позднее чем в трехдневный срок со дня выплаты заработной платы и (или) иного дохода лицу, обязанному уплачивать алименты»;
4. Федеральный закон № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве» также устанавливает случаи обращения взыскания на заработную плату и иные доходы должника-гражданина.
Трудовой кодекс РФ устанавливает следует следующие случаи удержаний из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю:
1. для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы;
2. для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях;
3. для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда или простое;
4. при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска.
Удержания за неотработанные дни отдыха не производятся, если трудовые отношения работника с работодателем прекратились по одному из следующих оснований:
1. отказ работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, либо отсутствие у работодателя соответствующей работы;
2. ликвидация организации либо прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем;
3. сокращение численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя;
4. расторжение трудового договора с руководителем организации, его заместителем и главным бухгалтером по инициативе работодателя при смене собственника имущества организации;
5. призыв работника на военную службу или направление его на заменяющую ее альтернативную гражданскую службу;
6. восстановление на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда;
7. признание работника полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
8. смерть работника либо работодателя - физического лица, а также признание судом работника либо работодателя - физического лица умершим или безвестно отсутствующим;
9. наступление чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений (военные действия, катастрофа, стихийное бедствие, крупная авария, эпидемия и другие чрезвычайные обстоятельства), если данное обстоятельство признано решением Правительства Российской Федерации или органа государственной власти соответствующего субъекта Российской Федерации.
Работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.
По общему правилу излишне выплаченная работнику заработная плата не может быть с него взыскана.
Исключение составляют следующие случаи:
1. наличие счетной ошибки;
2. признание органом, рассматривающим индивидуальные трудовые споры (комиссией по трудовым спорам или судом) вины работника в невыполнении норм труда или простое;
3. заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.
Общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50 процентов заработной платы, причитающейся работнику.
Если заработная плата удерживается по нескольким исполнительным документам, то за работником должно быть сохранено 50 процентов заработной платы.
Данные ограничения не распространяются на удержания из заработной платы при отбывании исправительных работ, взыскании алиментов на несовершеннолетних детей, возмещении вреда, причиненного здоровью другого лица, возмещении вреда лицам, понесшим ущерб в связи со смертью кормильца, и возмещении ущерба, причиненного преступлением. Размер удержаний из заработной платы в этих случаях не может превышать 70 процентов.
Не допускаются удержания из выплат, на которые в соответствии с федеральным законом не обращается взыскание.
Взыскание не может быть обращено на следующие виды доходов:
1. денежные суммы, выплачиваемые в возмещение вреда, причиненного здоровью;
2. денежные суммы, выплачиваемые в возмещение вреда в связи со смертью кормильца;
3. денежные суммы, выплачиваемые лицам, получившим увечья (ранения, травмы, контузии) при исполнении ими служебных обязанностей, и членам их семей в случае гибели (смерти) указанных лиц;
4. компенсационные выплаты за счет средств федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации и местных бюджетов гражданам, пострадавшим в результате радиационных или техногенных катастроф;
5. компенсационные выплаты за счет средств федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации и местных бюджетов гражданам в связи с уходом за нетрудоспособными гражданами;
6. ежемесячные денежные выплаты и (или) ежегодные денежные выплаты, начисляемые в соответствии с законодательством Российской Федерации отдельным категориям граждан (компенсация проезда, приобретения лекарств и другое);
7. денежные суммы, выплачиваемые в качестве алиментов, а также суммы, выплачиваемые на содержание несовершеннолетних детей в период розыска их родителей;
8. компенсационные выплаты, установленные законодательством Российской Федерации о труде:
а) в связи со служебной командировкой, с переводом, приемом или направлением на работу в другую местность;
б) в связи с изнашиванием инструмента, принадлежащего работнику;
в) денежные суммы, выплачиваемые организацией в связи с рождением ребенка, со смертью родных, с регистрацией брака;
9. страховое обеспечение по обязательному социальному страхованию, за исключением пенсии по старости, пенсии по инвалидности и пособия по временной нетрудоспособности;
10) пенсии по случаю потери кормильца, выплачиваемые за счет средств федерального бюджета;
11) выплаты к пенсиям по случаю потери кормильца за счет средств бюджетов субъектов Российской Федерации;
12) пособия гражданам, имеющим детей, выплачиваемые за счет средств федерального бюджета, государственных внебюджетных фондов, бюджетов субъектов Российской Федерации и местных бюджетов;
13) средства материнского (семейного) капитала, предусмотренные Федеральным законом № 256-ФЗ "О дополнительных мерах государственной поддержки семей, имеющих детей";
14) суммы единовременной материальной помощи, выплачиваемой за счет средств федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации и местных бюджетов, внебюджетных фондов, за счет средств иностранных государств, российских, иностранных и межгосударственных организаций, иных источников:
а) в связи со стихийным бедствием или другими чрезвычайными обстоятельствами;
б) в связи с террористическим актом;
в) в связи со смертью члена семьи;
г) в виде гуманитарной помощи;
д) за оказание содействия в выявлении, предупреждении, пресечении и раскрытии террористических актов, иных преступлений;
15) суммы полной или частичной компенсации стоимости путевок, за исключением туристических, выплачиваемой работодателями своим работникам и (или) членам их семей, инвалидам, не работающим в данной организации, в находящиеся на территории Российской Федерации санаторно-курортные и оздоровительные учреждения, а также суммы полной или частичной компенсации стоимости путевок для детей, не достигших возраста шестнадцати лет, в находящиеся на территории Российской Федерации санаторно-курортные и оздоровительные учреждения;
16) суммы компенсации стоимости проезда к месту лечения и обратно (в том числе сопровождающего лица), если такая компенсация предусмотрена федеральным законом;
17) социальное пособие на погребение.
При этом взыскания могут быть обращены на денежные суммы, выплачиваемые в возмещение вреда, причиненного здоровью и компенсационные выплаты за счет средств федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации и местных бюджетов гражданам, пострадавшим в результате радиационных или техногенных катастроф, по алиментным обязательствам в отношении несовершеннолетних детей, а также по обязательствам о возмещении вреда в связи со смертью кормильца.
Задолженность работников по выданным займам
Даже если сотрудник, которому дают в долг, во всех отношениях положительный, не стоит терять бдительность. С ним нужно заключить договор займа. Основные требования к такому договору указаны в главе 42 Гражданского кодекса. В нем следует отразить: сумму и валюту долга, порядок и срок возврата денег (частями или сразу; сумму вносят в кассу или удерживают из зарплаты), размер и порядок уплаты процентов (ежемесячно или в полном объеме в момент возврата основного долга).
Если по каким либо причинам, в договоре не указаны определенные условия, законодательство придет на помощь. Так, если в документе не прописан размер процентов, его определяют исходя из ставки рефинансирования, которая установлена на день возврата займа или его части (п. 1 ст. 809 ГК РФ). Если в договоре не даны условия возврата процентов, их нужно выплачивать ежемесячно до дня возврата долга. Если не оговорен срок возврата основной суммы (или он определен моментом востребования), заемщик обязан отдать ее в течение 30 дней со дня предъявления фирмой требования об этом (п. 1 ст. 810 ГК РФ).
В соглашении можно прописать, что сотрудник возвращает долг частями. Это удобно и для заемщика и для компании. Ведь, такой пункт дает ей право на дополнительный контроль. Если должник пропустит один из сроков, фирма вправе потребовать досрочно вернуть всю оставшуюся сумму вместе с причитающимися процентами (п. 2 ст. 811 ГК РФ). Кроме того, стоит предусмотреть, что деньги выдаются на определенные цели. Это еще одна возможность подстраховаться, поскольку целевой заем может быть взыскан досрочно (п. 2 ст. 814 ГК РФ).
У компании обязательно должен быть документ, который подтверждает, что сотрудник принял деньги. Таким документом является расходный кассовый ордер.
Сначала разберемся с НДС. При выдаче денежного займа платить налог не нужно (подп. 15 п. 3 ст. 149 НК РФ). Однако, если заем «натуральный» (товары, материалы и т.п.), то при его выдаче НДС начислять нужно. Логика рассуждений такова. По договору займа вещи передают в собственность (п. 1 ст. 807 ГК РФ). Передача права собственности на ценности – это их реализация (п. 1 ст. 39 НК РФ). А реализация – это объект обложения НДС (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ).
Особого внимания заслуживает выдача займов с нулевой или пониженной ставкой. В этом случае у сотрудника возникает материальная выгода от экономии на процентах (подп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ). Матвыгода возникает при условии, что работник уплачивает проценты по ставке, которая ниже 3/4 ставки рефинансирования Банка России (если заем получен в рублях) или 9 процентов годовых (если заем получен в валюте).
Сразу оговоримся, что ЕСН в данной ситуации платить не нужно. Ведь экономию нельзя квалифицировать как выплату в пользу сотрудника или вознаграждение. Значит, в этой ситуации не действует пункт 1 статьи 236 Налогового кодекса.
А вот НДФЛ с матвыгоды работнику заплатить придется. При этом расчет и уплата налога не входит в обязанности фирмы. Заемщик должен сделать это сам (подп. 2 п. 2 ст. 212 НК РФ). Но, как правило, сотрудники перекладывают это дело на плечи бухгалтеров. На законодательном уровне поступать так разрешено (п. 1 ст. 26 НК РФ). Правда, заемщик должен составить доверенность и заверить ее у нотариуса (п. 3 ст. 29 НК РФ). Однако чиновники нашего главного финансового ведомства считают, что доверенность не нужна. По мнению финансистов, фирма – займодавец обязана удержать НДФЛ с суммы материальной выгоды сотрудника (так же, как она это делает, выплачивая «обычную» зарплату). При этом чиновники ссылаются на статью 226 НК РФ (письмо Минфина России № 03-05-01-04/140). Напомним: эта статья возлагает на фирмы, которые выплачивают доходы работникам, обязанности налогового агента по НДФЛ.
Порядок расчета матвыгоды прописан в пункте 2 статьи 212 Налогового кодекса. Так, если заем выдали в рублях, то бухгалтеру нужно вычесть из суммы процентов, определенных исходя из 3/4 ставки рефинансирования сумму процентов, которую обязан уплатить работник по займу. При этом берется та учетная ставка, которая действует на день выдачи займа (подп. 1 п. 2 ст. 212 НК РФ). Если заем – валютный, то в расчет принимается ставка в 9 процентов годовых.
С суммы матвыгоды налог удерживают по ставке 35 процентов (п. 2 ст. 224 НК РФ). Исключение составляют лишь те случаи, когда сотрудник берет целевой заем на строительство или покупку жилья. Здесь применяется ставка 13 процентов. Об этом в свое время сообщили и финансисты (письмо № 03-05-01-04/356). Заметьте: базу, облагаемую НДФЛ по повышенной ставке, нельзя уменьшить на налоговые вычеты (п. 4 ст. 210 НК РФ).
Проценты, которые фирма получает по займу, - это ее внереализационные «налоговые» доходы (п. 6 ст. 250 НК РФ).
Иногда компании берут в банке кредит для того, чтобы выдать сотруднику беспроцентный заем. А сами – платят проценты банку. Заметьте: в этом случае бухгалтер не вправе включить такие проценты в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль. Ведь полученные средства идут на финансирование деятельности, которая не связана с получением дохода. Значит, их нельзя учесть в составе внереализационных «налоговых» расходов (подп. 2 п. 1 ст. 265 НК РФ), поскольку они не соответствуют критерию обоснованности затрат (п. 1 ст. 252 НК РФ).
В судебных инстанциях рассматривались похожие дела (к примеру, постановление ФАС Уральского округа № Ф09-1479/05-АК). Служители Фемиды приняли сторону налоговой инспекции. Дело было так. Фирма взяла в банке кредит и передала деньги в пользование третьим лицам (в качестве беспроцентного займа). Проценты по кредиту компания отнесла на внереализационные «налоговые» расходы. А инспекторы такие затраты не приняли. Арбитры указали, что в данном случае налоговики абсолютно правы. Ведь фирма не использовала заемные средства в собственной деятельности. Следовательно, проценты по такому кредиту нельзя считать экономически обоснованными расходами.
Операции по займу учитывают на счете 73 субсчет 1 «Расчеты по предоставленным займам». Сумму начисленных процентов отражают в составе операционных доходов (п. 7 ПБУ 9/99). При этом используют счет 91-1. Заметим, что полученные проценты начисляют в бухучете за каждый истекший отчетный период в соответствии с условиями договора (п. 16 ПБУ 9/99). Как уже говорилось выше, основной долг и проценты не возбраняется вычитать из заработной платы сотрудника. Однако если по договору работник должен вернуть выданные деньги единовременно, не забывайте про правила Трудового кодекса. Общая сумма всех удержаний из зарплаты не должна превышать 20 процентов (ст. 138 ТК РФ).
Применять счет 58 «Финансовые вложения» в случае выдачи займа сотруднику нельзя. Его используют только при расчетах со сторонними лицами. Однако, если работник уволился, не погасив при этом долг, ситуация меняется. С того момента, как человек перестает работать на данную фирму, учет выданных ему денег ведут на счете 58 субсчет 3 «Предоставленные займы».
Иногда компании оформляют выдачу денег как подотчетные суммы. Оно и понятно – ведь никакой матвыгоды при этом не возникает, значит и НДФЛ удерживать не придется. Однако не следует забывать некоторые правила. Во-первых, сотрудник должен быть назван в перечне лиц, которые имеют право получать деньги под отчет.
Во-вторых, если работник не отчитается по выданным суммам в срок, эти деньги инспекторы, скорее всего, будут рассматривать как полученный доход. Значит, придется заплатить НДФЛ со всей «подотчетной» суммы.
Однако, выход есть. В день, когда истекает срок возврата денег, можно провести по кассе их приход. Затем оформить выдачу под отчет с новым сроком возврата.
Помимо этого, не лишним будет показать небольшой расход «подотчетной» суммы. К примеру, на покупку канцтоваров. К авансовому отчету в этом случае сотрудник приложит чеки и другие подтверждающие покупку документы.
Задолженность работника по отпуску
Эксперты напомнили, что при расторжении трудового договора по инициативе работника работодатель вправе произвести удержание за неотработанные дни отпуска (п. 4 ч. 2 ст. 137 Трудового кодекса). Удержание может быть произведено даже при наличии возражений работника и без специального решения работодателя об этом (определение Пензенского областного суда № 33-3297).
В то же время необходимо учитывать, что в счет неотработанных дней отпуска работодатель в отсутствие других удержаний вправе вычесть не более 20% от суммы зарплаты сотрудника (ч. 1 ст. 138 ТК РФ). Данное ограничение распространяется и на сумму окончательного расчета при увольнении. Таким образом, работодатель не вправе удержать из последней выплаты всю сумму задолженности перед ним, если она превышает 20% причитающейся суммы (определение Пензенского областного суда № 33-3297). Примечательно, что даже с согласия сотрудника работодатель не вправе превысить установленный 20%-й размер удержания.
Если же работодатель при увольнении не смог удержать из зарплаты работника всю сумму задолженности или ее часть, работник может добровольно вернуть ее в кассу или на банковский счет работодателя. Но если работник откажется добровольно вернуть средства за неотработанные дни отпуска, взыскать в суде такую задолженность нельзя.
Такую позицию выразил Верховный Суд Российской Федерации, указав, что в случае увольнения работника до окончания рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, задолженность за неотработанные дни отпуска взысканию в судебном порядке не подлежит (определение № 69-КГ13-6). В данном контексте речь идет и о случаях, когда при расчете работника работодатель не смог произвести удержание этой суммы из причитающейся к выплате зарплаты вследствие ее недостаточности.
Важно, что подписание работником при увольнении соглашения о возврате работодателю выплат, полученных за использованный авансом отпуск, не дает работодателю права взыскать указанные денежные средства в суде. ВС РФ указал, что наличие каких-либо соглашений между работником и работодателем по поводу добровольного возврата излишне выплаченных сумм не является самостоятельным основанием для их принудительного взыскания (определение Верховного Суда РФ № 19-КГ13-18).
Учет задолженности работников
В процессе производственно-хозяйственной деятельности предприятия посылают работников в служебные командировки, приобретают в магазинах канцелярские принадлежности, оплачивают почтовые переводы и другие расходы. Эти расходы не всегда можно оплатить путем безналичных расчетов через учреждения банков. Поэтому для оплаты выше перечисленных расчетов и других расходов работникам выдают в подотчет наличные деньги. Деньги выдаются согласно расчету, утвержденному руководителем предприятия.
Авансы выдаются не ранее наступления действительной надобности в расходах и только тем сотрудникам, на которых распоряжением руководителя возложено осуществление расходов из подотчетных сумм, а также лицам, направленным в служебные командировки. Деньги на служебные командировки выдаются в пределах сумм, причитающихся командируемым лицам на оплату проезда к месту командировки и обратно, возмещение расходов суточных и расходов по найму помещений на срок командировки. Расходование подотчетных сумм подтверждается документами, для обобщения которых предназначен авансовый отчет, представляемый в бухгалтерию в установленные сроки. Выдача авансов из кассы производится после полного расчета по ранее выданным авансам. Субъект имеет право удержать из суммы оплаты труда работника не возмещенный им своевременно остаток аванса, если работник не оспаривает основания и размер удержания.
Распоряжение об удержании должно быть дано не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возврата аванса. При пропуске этого срока администрация теряет право на удержание соответствующих сумм в бесспорном порядке. В этом случае, а также, если работник оспаривает основание или размер удержаний, взыскание сумм производится в судебном порядке.
Перерасходованные по авансовому отчету суммы выдаются работнику из кассы. Бухгалтерия проверяет авансовые отчеты, затем их утверждает руководитель предприятия. Неправильно оформленные авансовые отчеты и приложенные к ним документы возвращаются подотчетным лицам для оформления. Документы, приложенные к авансовому отчету, погашаются штампом или надписью от руки «Оплачено» или «Погашено» с указанием даты (года, месяца, числа).
За время нахождения в командировке выплачиваются суточные в установленных размерах за каждый день пребывания в командировке размер суточных составляет до 6 минимального расчетного показателя, установлено законодательством, не исключая выходных и праздничных дней, а также дней нахождения в пути, в том числе и за время вынужденной остановки в пути.
Оплата расходов по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированному предоставляется бесплатное помещение) производится на основании предоставленных счетов, но не свыше установленных размеров. Фактическое пребывание в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении. Срок командировки, как правило, не должен превышать сорока дней, не считая время нахождения в пути. При непредъявлении документов расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере 50% от нормы суточных по служебным командировкам. При отсутствии проездных документов к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещение расходов в каждом конкретном случае решается руководителем в установленном порядке.
Если командируемый выезжает в загранкомандировку, день выезда и день приезда при начислении суточных считается за один день. По дебету счета 1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников» записи производятся с кредита следующих счетов: 1010 «Денежные средства в кассе» – при выплате авансов в подотчет из кассы; 1030 – «Денежные средства на текущих банковских счетах» - при переводе авансов по почте с расчетного счета; 1280 – «Прочая краткосрочная дебиторская задолженность» - при выдаче авансовых чековых книжек подотчет. По кредиту счета 1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников» записи производятся в дебет следующих счетов: счета подраздела «Запасы» (счета 1310-1360), 1330 «Товары», 1350 «Прочие запасы» – на сумму приобретенных товарно-материальных ценностей и производственных транспортно-заготовительных расходов; 7210 «Административные расходы» – на командировочные, почтовые, телеграфные и другие расходы; 1010 «Денежные средства в кассе» – при возврате аванса в кассу; 3350 «Краткосрочная задолженность по оплате труда» – при удержании аванса из заработной платы; 1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников» – при привлечении подотчетного лица к ответственности за растрату подотчетных сумм, если они не могут быть удержаны из сумм оплаты труда.
Если предприятие приобретает авансовые чековые книжки, по счету 1250 открывается дополнительно аналитический счет «Подотчетные лица по выданным им чековым книжкам», по дебету которого с кредита счета 1250 «Прочая краткосрочная дебиторская задолженность» записываются суммы по выданным в подотчет чековым книжкам по кредиту счета 1250 и дебету счета 1280 отражаются суммы по выданным чекам согласно отчету подотчетного лица.
Задолженность работника при увольнении
Все ситуации с долгами работников компаний можно разделить на 2 группы. Первая. Работник находится в процессе увольнения, но уже ясно, что суммы окончательного расчета не хватит, чтобы компенсировать его задолженности перед компанией. Вторая. Работник уже уволился, и ему больше не причитаются к выплате денежные средства, но его долг перед компанией остается не погашенным. Разберем обе эти ситуации. Рассмотрим также порядок списания и отражения в бухгалтерском и налоговом учете сумм различных задолженностей уволенных работников.
Причины возникновения задолженностей сотрудников перед работодателем различны. Но главная заключается в том, что работник имеет право в любое время расторгнуть трудовой договор с компанией по собственной инициативе. Работнику при этом достаточно предупредить работодателя в письменной форме за 2 недели до дня своего увольнения. В последний день работы руководитель обязан выдать такому сотруднику трудовую книжку и произвести с ним окончательный расчет1. При этом у сотрудника могут существовать задолженности перед компанией. Но работодатель не имеет права задерживать выдачу трудовой книжки и суммы окончательного расчета. Существуют различные виды задолженностей уволенных работников перед компаниями.
На практике чаще всего встречаются следующие виды долгов уволенных работников:
• дебиторская задолженность по зарплате, образовавшаяся из-за выданного сотруднику денежного аванса, полностью им не отработанного;
• задолженность уволившегося работника по выданным ему подотчетным суммам;
• задолженность сотрудника по своевременно не погашенному займу;
• задолженность уволившегося работника за неотработанные дни отпуска.
Как ликвидировать задолженность сотрудника перед компанией? Есть несколько основных способов избавления от такой задолженности:
Эти способы могут применяться как по отдельности, так и комбинированно. Удержать долг увольняющегося сотрудника можно из суммы окончательного расчета. Это возможно в том случае, если сумма окончательного расчета больше суммы образовавшейся задолженности. Нужно иметь в виду, что в большинстве ситуаций, кроме случаев полной материальной ответственности, работника можно в бесспорном порядке привлечь лишь к ограниченной матответственности, то есть он несет такую ответственность в пределах своего среднего месячного заработка. Но если сотрудник увольняется, то с него нельзя удержать более 20 процентов суммы, причитающейся ему при увольнении, так как окончательный расчет — это разовая выплата. Следует также учитывать, что трудовым законодательством строго определены случаи, в которых работодатель может удерживать задолженности работника перед фирмой из зарплаты увольняющегося сотрудника. Кроме того, такие удержания можно произвести, только если работник не оспаривает оснований и размеров удержаний. При этом следует получить письменное согласие работника на такие удержания.
Как поступить в том случае, если работодатель, например, имея право на удержание сумм за неотработанный отпуск, не может его произвести в связи с отсутствием выплат, а сотрудник не желает вносить излишне полученные отпускные в кассу компании? Есть 2 возможности: простить долг либо взыскать его в судебном порядке. Но согласно пункту 2 Правил об очередных и дополнительных отпусках если работодатель, имея право на удержание, фактически при расчете не смог его произвести, то дальнейшее взыскание (через суд) не производится. Хотя в настоящее время на регистрации в Минюсте России находится приказ Минздравсоцразвития России, которым данная норма Правил признается утратившей силу. Если приказ будет зарегистрирован, то работодатель сможет после увольнения сотрудника взыскивать через суд суммы задолженности. Пока же в случае отказа работника от добровольного погашения суммы долга по неотработанному отпуску взыскать ее в судебном порядке весьма проблематично, но возможно. В судебной практике существуют решения о взыскании с уволенных задолженности за неотработанные отпускные. Однако судебная тяжба с уволившимся сотрудником может длиться долго. Что делать бухгалтеру? В этом случае следует скорректировать в налоговом учете расходы по налогу на прибыль на суммы излишне выплаченных отпускных или авансов. Необходимо будет произвести перерасчет налоговой базы по налогу на прибыль и самой суммы налога на прибыль и сдать в ИФНС уточненные декларации. При этом уменьшать сами начисления страховых взносов, взносов по "травматизму", а также суммы НДФЛ не следует, так как деньги были реально получены работником и не возвращены, сдавать "уточненки" по этим взносам не нужно.
В рассмотренной ситуации следует учитывать важный момент. Если компания не сможет вернуть по суду излишние выплаченные суммы и не уменьшит в налоговом учете расходы на сумму начисленных неотработанных отпускных, то по истечении срока исковой давности эти расходы в виде образовавшейся дебиторской задолженности не могут повторно учитываться как внереализационные расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль.
Предположим, сотрудник уволился и не вернул неотработанный аванс по зарплате или задолженность за неотработанные дни отпуска, но бухгалтер в налоговом учете своевременно уменьшил расходы по налогу на прибыль на сумму излишне начисленных отпускных и сдал в ИФНС уточненные декларации по налогу на прибыль. В суд работодатель не обращался, и срок исковой давности давно истек. Что делать бухгалтеру с такой задолженностью? В налоговом и бухгалтерском учете дебиторская задолженность по зарплате подлежит списанию по истечении срока исковой давности в составе внереализационных и прочих расходов соответственно.
Пунктом 12 Положения по бухучету 10/99 "Расходы организации" (ПБУ 10/99) установлено, что к прочим расходам организации относятся суммы дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, и другие долги, нереальные для взыскания. Поэтому дебиторская задолженность по зарплате, по которой истек срок исковой давности, включается в состав прочих расходов. Общий срок исковой давности устанавливается в 3 года. В бухгалтерском учете списание дебиторской задолженности по заработной плате с истекшим сроком исковой давности надо отразить записью: ДЕБЕТ 91-2 субсчет "Прочие расходы" КРЕДИТ 70 – списана сумма дебиторской задолженности. В налоговом учете к внереализационным расходам относятся убытки, полученные компанией в отчетном (налоговом) периоде, в виде суммы безнадежных долгов. И если истек срок исковой давности, то такие долги перед компанией признаются безнадежными.
Поэтому дебиторская задолженность по зарплате, по которой истек срок исковой давности, признается для целей налогообложения прибыли безнадежной и подлежит включению в состав внереализационных расходов. И для целей налогообложения не имеет значения, принимала компания действия по взысканию такой задолженности или нет. При выплате аванса в середине месяца у компании не возникает необходимость исчисления, удержания и перечисления в бюджет НДФЛ. Такая обязанность появляется один раз в месяц при окончательном расчете дохода сотрудника по итогам каждого месяца, за который ему был начислен доход. Поэтому при увольнении сотрудника, получившего неотработанный аванс, удержать НДФЛ с такого аванса удается не всегда.
Кроме того, раз сотрудник не отработал аванс, то и доход у него не возник, но деньги он получил. Часто не удается удержать НДФЛ и с невозвращенных подотчетных сумм уволившихся работников. Когда в таких случаях у уволившегося сотрудника возникает доход и как поступить с НДФЛ? Что делать, если компания решила простить и списать долг уволенного работника? Здесь нужно учитывать, что моментом признания расходов от списания безнадежной дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности будет являться дата истечения срока исковой давности. Дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, другие долги, нереальные для взыскания, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования, приказа руководителя организации.
Поэтому в момент признания суммы невозвращенной задолженности по подотчетным суммам или невозвращенной задолженности по зарплате (неотработанному авансу) уволенного работника прочим расходом компании (в бухгалтерском учете) и внереализационным расходом (в налоговом учете) у уволенного работника возникает доход, который подлежит обложению НДФЛ. И фирма обязана не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода, в котором возникли такие доходы у уволенного работника, письменно сообщить в налоговый орган по месту своего учета о невозможности удержать НДФЛ и о сумме задолженности бывшего сотрудника. Если говорить об излишне полученных работником отпускных, то при списании такого долга по истечении срока исковой давности не нужно сообщать о неудержанном НДФЛ. Поскольку при выплате отпускных налог удерживается работодателем в общем порядке.
Задолженности работника по подотчетным суммам
По общим правилам, утвержденным п. 6.3 указания Банка России № 3210-У, в заявлении на выдачу подотчета должны содержаться сведения о сроке, на который даются деньги сотруднику. По законодательству такой срок не имеет рамок. Возврат оставшихся сумм должен быть сделан в пределах этого срока, а отчитаться работник должен в течение 3 дней по его окончании путем представления авансового отчета.
Если сотрудник не вернул неиспользованный аванс или его оставшуюся часть в установленный срок, то согласно ст. 137 ТК РФ работодатель может вычесть сумму этого аванса из зарплаты, но не позднее месяца со дня окончания срока для его возврата и если сотрудник согласен с размером и основанием удержания. В письме Роструда № 3044-6-0 говорится о том, что необходимо получить письменное согласие работника на удержание. Удержание производится на основании приказа, утвержденного руководителем.
Еще одна возможность вернуть долг подотчетника — удержать его из суммы окончательного расчета при увольнении. При увольнении сотрудник чаще всего получает обходной лист, в котором должны стоять подписи ответственных лиц, подтверждающие факт того, что за сотрудником не числится никаких задолженностей. Так бухгалтер, ответственный за расчет, будет в курсе долга сотрудника или не забудет это проверить самостоятельно. Удержание из окончательного расчета работника возможно только с согласия работника, так же как и удержание из ежемесячной зарплаты (ст. 137 ТК РФ).
Необходимо помнить, что при каждой выплате зарплаты удержать из нее можно не более 20% (ст. 138 ТК РФ). Если удержанной при увольнении суммы не хватит для покрытия долга, то остаток работник должен вернуть в кассу самостоятельно.
Если увольняющийся не согласился вернуть долг, а сумма расчета не покрыла его полностью, то организация вправе подать на этого сотрудника в суд. Подать иск нужно успеть в течение года с даты, когда закончился срок, на который давались деньги под отчет (ст. 392 ТК РФ). Если суд не увенчался успехом либо организация решила туда не обращаться, по истечении срока исковой давности задолженность по подотчету списывается в состав прочих расходов в бухгалтерском учете, а в налоговом может быть учтена во внереализационных расходах согласно подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ. Общий срок исковой давности равен 3 годам (ст. 196 ГК РФ).
В любом случае невозврата подотчетных денег, будь то инициатива сотрудника либо организация сама простила этот долг, у сотрудника возникает доход, который является объектом обложения НДФЛ. Таким образом, организация выступает налоговым агентом. Однако если работник уволился, то возможность удержать НДФЛ организации может не представиться. В этом случае ответственный бухгалтер должен уведомить налоговые органы о том, что НДФЛ не был удержан и перечислен в бюджет.
Как это сделать? Путем сдачи справки 2-НДФЛ, где будет указана сумма неудержанного налога. В какой срок это сделать? До 1 марта года, следующего за годом, в котором не был удержан налог (п. 5 ст. 226 НК РФ). Учтите, что годовую форму 2-НДФЛ по этому работнику также нужно будет сдать.
Кроме того, необходимо сообщить и самому сотруднику-налогоплательщику, что он получил доход, удержать НДФЛ с которого организация не смогла. Сделать это нужно, также выслав справку 2-НДФЛ с признаком «2».
Также сумма неудержанного НДФЛ должна быть показана в строке 080 формы 6-НДФЛ.
В письме Минфина РФ № 03-03-06/1/610 разъяснено, что при увольнении датой получения дохода в виде невозвращенного подотчета является день увольнения. Удержать НДФЛ нужно при фактической выплате средств работнику (п. 4 ст. 226 НК РФ). В связи с этим, если уволенному сотруднику выплачивается окончательный расчет и его хватает на удержание НДФЛ по невозвращенному подотчету, то работодатель должен это сделать. В дальнейшем, если, например, в результате решения суда сотрудник произведет возврат средств организации, то излишне удержанную сумму НДФЛ он сможет вернуть в соответствии со ст. 231 НК РФ.
Помимо НДФЛ на сумму невозвращенного подотчета необходимо начислить и уплатить страховые взносы (п. 5 Приложения к Письму ФСС РФ N 02-09-11/06-5250).
Рассмотрим ниже типовые транзакции по отражению расчетов с подотчетными лицами. Проводки сформированы исходя из инструкции к плану счетов, утвержденной приказом Минфина РФ № 94н.
Задолженность работников это актив или пассив?
В баланс задолженность работников и работодателя по подотчетным суммам попадает из бухгалтерского учета. Вся необходимая информация аккумулируется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами.
По дебету счета 71 отражаются суммы, выданные сотрудникам:
• на различные административно-хозяйственные нужды: покупку канцтоваров, оплату услуг по ремонту оргтехники, приобретение бытовой химии и чистящих средств для уборки офиса и т. д.;
• для оплаты командировочных расходов: покупку билетов, оплату съемного жилья в командировке, услуг гостиниц и др.;
• на представительские и прочие аналогичные расходы.
Записи по дебету счета 71 производятся на основании подтверждающих документов: расходных кассовых ордеров или банковских выписок в зависимости от источника выплаты: из кассы наличными деньгами или в безналичной форме через банковский счет на карту подотчетника.
Если сотрудник потратил больше, чем ему выдали, по дебету счета 71 отражают суммы погашения работодателем перерасхода сотруднику.
По кредиту счета 71 отражаются документально подтвержденные расходы подотчетных лиц. Основание для бухгалтерских записей — авансовые отчеты с приложенными подтверждающими документами после утверждения руководителем.
По кредиту счета 71 также отражают возвраты сотрудниками подотчетных сумм, если расходы не произведены или документально не подтверждены.
Если на дату составления баланса по счету 71 у вас ненулевые остатки по дебету и /или кредиту, «подотчетная» задолженность должна быть в нем обязательно отражена.
Это означает, что задолженность подотчетных лиц отражается в балансе в развернутом виде: отдельно по дебету и кредиту — при наличии в учете соответствующих данных.
Обычно расчеты с подотчетными лицами происходят многократно внутри календарного года, то есть носят краткосрочный характер. Поэтому отражаются в активе баланса в разделе II «Оборотные активы», а в пассиве — в разделе V «Краткосрочные обязательства».
Если же исходя из особенностей работы компании и специфики взаимоотношений с подотчетными лицами те или иные суммы погашаются в течении периода, превышающего 12 месяцев после отчетной даты, в балансе эти суммы следует показать исходя из общих правил — в составе долгосрочных активов.
Теперь перейдем к деталям — в каких строках баланса отразить долг работодателя перед подотчетниками и задолженность подотчетных лиц перед компанией?
Задолженность по подотчетным суммам нужно отражать и в упрощенном балансе. Правила и подходы при этом применяются те же, что описаны выше для обычного баланса.
Напомним, что вести бухучет в упрощенном виде и составлять упрощенную отчетность позволяет п. 4 ст. 6 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Упрощенный баланс вправе оформлять малые предприятия, НКО, участники проекта «Сколково» по форме из приложения 5 к Приказу Минфина России № 66н.
Если показать в балансе итоговое сальдо расчетов (разницу между дебиторской и кредиторской задолженностью по счету 71), показатели стр. 1230 «Дебиторская задолженность» актива и стр. 1520 «Кредиторская задолженность» пассива баланса будут недостоверны. А это чревато негативными последствиями: искажение любого показателя баланса на 10% и более считается грубым нарушением правил бухучета.
Наказание за это нарушение — штраф на должностных лиц компании от 5 000 до 10 000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ). Если же нарушение совершено и выявлено повторно, штраф возрастет вдвое. А первых лиц компании могут и дисквалифицировать на срок от 1 года до 2 лет.
Справка о задолженности перед работниками
Заработная плата – это вознаграждение сотруднику за его производственный труд, за его умения, навыки, знания. У каждого сотрудника перечисленные навыки разные, поэтому и разный размер зарплаты. Но форма, где указывается начисленная заработанная плата за отработанный период для всех сотрудников одинаковая.
В конце каждого календарного месяца бухгалтерия производит начисление заработной платы сотрудникам организации. Производит предоставление вычетов, удержание налогов, удержание по иным взысканиям. Исчисляет денежную сумму, которая останется после всех произведенных начислений и удержаний, к получению на руки сотрудником. Законодательством установлено, что каждый сотрудник обязан ежемесячно получать в письменном виде указанную детализацию на руки. Поэтому разработана специальная унифицированная типовая форма такого бланка, которая называется расчетный листок сотрудника.
Форма расчетного листка может утверждаться работодателем самостоятельно с сохранением обязательных реквизитов.
В расчетном листке дается полная детализация начислений заработной платы по статьям (оклад, ежемесячная премия, компенсационная выплата и прочие начисления), произведенные удержания в разрезе каждой удержанной суммы, указывается денежная сумма к выплате.
Заработная плата выплачивается два раза в месяц. Это аванс и окончательный расчет не позднее 15 числа после окончания периода, в котором она начислена. Все работодатели обязаны выплачивать зарплату не реже чем каждые полмесяца.
Заработная плата считается просроченной, если она не выплачивалась более 15 дней. По истечении указанного периода сотрудник организации имеет право письменно уведомить руководителя организации о прекращении работы до того момента, пока он не погасит всю задолженность по заработной плате. За все время приостановления работы сотруднику полагается выплата исходя из расчета средней заработной платы, а также компенсация за задержку заработной платы, рассчитанной согласно трудового кодекса Российской Федерации. В данном случае, чтобы подтвердить долг организации перед сотрудником справки о задолженности по заработной плате не требуется.
Справка о задолженности по заработной плате требуется только для разрешения данного конфликта в вышестоящих инстанциях. А именно для подачи заявления на действия работодателя в вышестоящие инстанции: прокуратуру, суд, трудовую инспекцию. Которые своими действиями могут помочь в разрешении вопроса. Своего рода справка о задолженности по заработной плате – это документ, свидетельствующий о неплатежеспособности работодателя, который обосновывает требования работника.
Как таковой стандартной унифицированной формы справки о задолженности по заработной плате не разработано.
Организация – работодатель самостоятельно в свободной форме может составлять данную справку с указанием необходимых реквизитов:
1. Реквизиты организации-работодателя: наименование, ИНН, КПП, ОГРН.
2. Фактический адрес местонахождения.
3. Регистрационные данные: исходящий номер, дата.
4. Фамилия, имя, отчество сотрудника, перед которым организация-работодатель имеет задолженность.
5. Должность сотрудника.
6. Паспортные данные сотрудника.
7. Величина долга по заработной плате.
8. За какой период и с какого времени возникла величина долга.
9. Подписи руководителя и главного бухгалтера.
10. Печать организации-работодателя.
Справка о задолженности по заработной плате также может потребоваться в следующих случаях:
• Сотруднику, когда организация-работодатель признается банкротом. Для того, чтобы сотрудника, перед которым имеется задолженность по заработной плате включили в реестр требований кредиторов.
• Сотруднику для предоставления в кредитные организации. Для того чтобы обосновать непогашенную во время задолженность по кредитным платежам.
• Организации-работодателю для учета общего долга перед всеми сотрудниками при подаче заявления на банкротство.
• Сотруднику для признания организации-работодателя банкротом.
• иные случаи.
Итак, справка о задолженности по заработной плате выдается по заявлению работника, перед которым организация-работодатель имеет долг по выплате заработной платы. Унифицированной формы справка не имеет. Организация-должник выдает ее в произвольной форме с указанием реквизитов по которым можно определить: кто должен, кому должны, за что, с какого числа и в какой сумме. Представляется в соответствующие органы в зависимости от возникшей проблемы, ситуации.
Работник с судебной задолженностью
В соответствии с п. 2 и 3 ст. 99 Федерального закона № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве» по исполнительному документу (нескольким документам) с должника-гражданина может быть удержано не более 50% заработной платы и иных доходов. Указанное ограничение не применяется при взыскании алиментов на несовершеннолетних детей, возмещении вреда, причиненного здоровью, возмещении вреда в связи со смертью кормильца и возмещении ущерба, причиненного преступлением. В этих случаях размер удержания из заработной платы и иных доходов должника-гражданина не может превышать 70%.
Таким образом, из заработной платы сотрудника в любом случае не может быть удержано более 70%. Причем, удержание в указанном размере возможно исключительно для удовлетворения приведенных выше требований (алименты на несовершеннолетних детей, вред здоровью и т.д.). Если же взыскание производится для удовлетворения прочих требований, то взыскивается не более половины заработка.
Казалось бы, простое правило, но на практике оно все равно вызывает проблемы. Особенно, когда в организации имеется несколько исполнительных листов, каждый их которых предписывает производить удержания в определенной сумме.
В Законе «Об исполнительном производстве» конкретный срок для направления уведомле-ния не прописан. Сказано лишь, что сообщить соответствующую информацию приставам и вернуть исполнительный документ с отметкой о произведенных взысканиях работодатель должен незамедлительно (ч. 4 ст. 98 Закона N 229-ФЗ).
Вместе с тем конкретно в случае с алиментами Семейный кодекс предписывает работодате-лю сообщить приставу-исполнителю и взыскателю об увольнении должника и его новом месте работы (если оно известно) в трехдневный срок (ч. 1 ст. 111 СК РФ). При этом в норме ничего не сказано о сроке возврата исполнительного документа.
При таких обстоятельствах самый безопасный вариант – это направить письмо приставам об увольнении сотрудника, а также взыскателю, на следующий рабочий день после прекраще-ния трудового договора.
Кстати, за невозврат или несвоевременный возврат исполнительного документа может быть наложен штраф (ч. 3 ст. 17.14 КоАП РФ):
• на должностное лицо в размере 15 000 – 20 000 руб.;
• на организацию в размере 50 000 – 100 000 руб.
На возвращаемом исполнительном документе работодатель должен указать сведения о про-изведенных взысканиях с работника (ч. 4 ст. 98 Закона N 229-ФЗ).
По разъяснениям ФССП, это:
• размер удержаний;
• итоговая удержанная сумма;
• номера платежных поручений;
• даты перечислений;
• остаток задолженности.
При этом сведения должны быть заверены подписью исполнителя и печатью организации при ее наличии (Письмо ФССП N 12/01-15257, п. 10 раздела II Приложения N 1 к Методическим рекомендациям, утв. ФССП N 01-16).
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
