По общим правилам, утвержденным п. 6.3 указания Банка России № 3210-У, в заявлении на выдачу подотчета должны содержаться сведения о сроке, на который даются деньги сотруднику. По законодательству такой срок не имеет рамок. Возврат оставшихся сумм должен быть сделан в пределах этого срока, а отчитаться работник должен в течение 3 дней по его окончании путем представления авансового отчета.
Если сотрудник не вернул неиспользованный аванс или его оставшуюся часть в установленный срок, то согласно ст. 137 ТК РФ работодатель может вычесть сумму этого аванса из зарплаты, но не позднее месяца со дня окончания срока для его возврата и если сотрудник согласен с размером и основанием удержания. В письме Роструда № 3044-6-0 говорится о том, что необходимо получить письменное согласие работника на удержание. Удержание производится на основании приказа, утвержденного руководителем.
Еще одна возможность вернуть долг подотчетника — удержать его из суммы окончательного расчета при увольнении. При увольнении сотрудник чаще всего получает обходной лист, в котором должны стоять подписи ответственных лиц, подтверждающие факт того, что за сотрудником не числится никаких задолженностей. Так бухгалтер, ответственный за расчет, будет в курсе долга сотрудника или не забудет это проверить самостоятельно. Удержание из окончательного расчета работника возможно только с согласия работника, так же как и удержание из ежемесячной зарплаты (ст. 137 ТК РФ).
Необходимо помнить, что при каждой выплате зарплаты удержать из нее можно не более 20% (ст. 138 ТК РФ). Если удержанной при увольнении суммы не хватит для покрытия долга, то остаток работник должен вернуть в кассу самостоятельно.
Если увольняющийся не согласился вернуть долг, а сумма расчета не покрыла его полностью, то организация вправе подать на этого сотрудника в суд. Подать иск нужно успеть в течение года с даты, когда закончился срок, на который давались деньги под отчет (ст. 392 ТК РФ). Если суд не увенчался успехом либо организация решила туда не обращаться, по истечении срока исковой давности задолженность по подотчету списывается в состав прочих расходов в бухгалтерском учете, а в налоговом может быть учтена во внереализационных расходах согласно подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ. Общий срок исковой давности равен 3 годам (ст. 196 ГК РФ).
В любом случае невозврата подотчетных денег, будь то инициатива сотрудника либо организация сама простила этот долг, у сотрудника возникает доход, который является объектом обложения НДФЛ. Таким образом, организация выступает налоговым агентом. Однако если работник уволился, то возможность удержать НДФЛ организации может не представиться. В этом случае ответственный бухгалтер должен уведомить налоговые органы о том, что НДФЛ не был удержан и перечислен в бюджет.
Как это сделать? Путем сдачи справки 2-НДФЛ, где будет указана сумма неудержанного налога. В какой срок это сделать? До 1 марта года, следующего за годом, в котором не был удержан налог (п. 5 ст. 226 НК РФ). Учтите, что годовую форму 2-НДФЛ по этому работнику также нужно будет сдать.
Кроме того, необходимо сообщить и самому сотруднику-налогоплательщику, что он получил доход, удержать НДФЛ с которого организация не смогла. Сделать это нужно, также выслав справку 2-НДФЛ с признаком «2».
Также сумма неудержанного НДФЛ должна быть показана в строке 080 формы 6-НДФЛ.
В письме Минфина РФ № 03-03-06/1/610 разъяснено, что при увольнении датой получения дохода в виде невозвращенного подотчета является день увольнения. Удержать НДФЛ нужно при фактической выплате средств работнику (п. 4 ст. 226 НК РФ). В связи с этим, если уволенному сотруднику выплачивается окончательный расчет и его хватает на удержание НДФЛ по невозвращенному подотчету, то работодатель должен это сделать. В дальнейшем, если, например, в результате решения суда сотрудник произведет возврат средств организации, то излишне удержанную сумму НДФЛ он сможет вернуть в соответствии со ст. 231 НК РФ.
Помимо НДФЛ на сумму невозвращенного подотчета необходимо начислить и уплатить страховые взносы (п. 5 Приложения к Письму ФСС РФ N 02-09-11/06-5250).
Рассмотрим ниже типовые транзакции по отражению расчетов с подотчетными лицами. Проводки сформированы исходя из инструкции к плану счетов, утвержденной приказом Минфина РФ № 94н.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
