Вкладыш в трудовую книжку оформляется в том случае, если в документе работника закончились страницы для внесения новой информации. Он подлежит обязательной регистрации и должен быть заполнен в соответствии с регламентом заполнения трудовых книжек.
Как оформить документ и где приобрести вкладыш – наиболее часто задаваемые вопросы среди владельцев малого бизнеса, так как не все предприятия имеют возможность заказать документы напрямую.
Вкладыш может потребоваться в самых разных ситуациях, прежде всего тем, кто часто меняет место трудовой деятельности. При этом причинами вшивки вкладыша может служить активный карьерный рост работника организации, благодаря которому постоянное внесение данных об изменении должности и трудовых обязанностей может поспособствовать быстрому окончанию чистых страниц, поощрение сотрудника предприятия с занесением информации в трудовую книжку за какие-либо существенные заслуги перед руководителем фирмы, а также любые другие причины.
Окончившиеся чистые листы для внесения информации о работнике – это не повод снижать производительность труда или значительно уменьшать свои заслуги на предприятии, так как именно для таких случаев законодательством был разработан вкладыш в трудовую книжку. Данный документ имеет определенные степени защиты от подделок и выпускается только на Гознаке, любая самостоятельная распечатка бланков для работодателя может закончиться лишением свободы за подделку государственных документов.
Правила внесения информации во вкладыш устанавливаются Правилами, разработанными Министерством труда. Они закреплены в Постановлении Минтруда № 69.
При оформлении работника по трудовому договору будущий сотрудник организации передает свою трудовую книжку в отдел кадров или непосредственно руководителю предприятия, если работодатель является индивидуальным предпринимателем. В течение одной недели руководитель предприятия или иное лицо, имеющее соответствующие полномочия, вносит в трудовую книжку запись о приеме гражданина на работу, с указанием даты начала фактической трудовой деятельности, занимаемой им должности и документа, на основании которого гражданин приступил к выполнению возложенных на него функций – распоряжение или приказ руководителя о приеме лица на работу.
Если по каким-то причинам у гражданина отсутствует трудовая книжка, то работодатель должен оформить документ самостоятельно с последующим вычетом стоимости книжки из заработной платы работника. Как правило книжка стоит около 250-350 рублей.
Согласно Постановлению Правительства № 225 работодатель обязан вести учет всех трудовых книжек, которые поступили к нему на баланс от работников предприятия. Поэтому для отчетности создается журнал или книга учета трудовых книжек и вкладышей в нее.
Под отчетность попадают не только оформленные трудовые книжки и вкладыши, но и пустые бланки, которые будут применяться в будущем. Все документы должны быть в хорошем состоянии и храниться в закрытом режиме без доступа к ним третьих лиц.
В журнале учета отображается вся информация о трудовых книжках, особенно их передвижение по отделам или выдача на руки. Работодатели должны вести книгу учета по унифицированному образцу, который введен Постановлением Министерства труда № 69, однако никто не запрещает разработать собственный журнал учета и пользоваться им.
Обычно книга учета состоит из 13 разделов, данные в которые должен заносить работодатель при каком-либо перемещении трудовой книжки работника организации. В книге учета регистрируются не только сами трудовые книжки, но и вкладыши к ним под отдельным порядковым номером. Все даты, фигурирующие в журнале учета, должны быть формата ДД.ММ.ГГГГ, никакие сокращения, такие как проставление даты прописью, не допускаются.
Обязательно вносится персональная информация работника, у которого работодатель взял трудовую книжку, а равно и оформил ее или вкладыш. В графе № 5 указывается фамилия, имя и отчество сотрудника предприятия полностью, указание инициалов не допускается.
Так как трудовая книжка и вкладыши в нее содержат собственную серию и номер, то в журнале определяется колонка для внесения такой информации. В унифицированной форме раздел является шестым по счету.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
В следующем разделе указывается должность работника, чья трудовая книжка находится у работодателя, при чем в обязательном порядке должность должна соответствовать всем документам и писаться аналогичным образом. Не допускаются сокращения, изменение информации или внесение новых данных.
Помимо этого, в книгу учета вносится информация о структурном подразделении, в котором осуществляет трудовую деятельность работник организации. Если подразделения отсутствуют, то поле остается свободным. Следующий раздел должен содержать информацию о приказе или ином распорядительном документе, на основании которого сотрудник организации поступил в штат и начал выполнять возложенные на него трудовые обязательства. В десятом разделе ставится подпись сотрудника, который ответственен за оформление и заполнение книги учета, в некоторых случаях это может быть сам руководитель предприятия.
Одиннадцатый раздел используется только в том случае, если работодатель самостоятельно выдал работнику трудовую книжку. В нем указывается стоимость, которая была удержана с работника за оформление трудовой или вкладыша в нее.
Последние два раздела заполняются при увольнении работника, в предпоследнем указывается дата увольнения и выдача трудовой книжки формата ДД.ММ.ГГГГ. Если выдача документа осуществилась после непосредственного увольнения, то ставится дата выдачи книжки. В последней колонке бывший работник предприятия оставляет свою подпись, подтверждая выдачу документа.
Вид вкладыша утвержден Постановлением правительства № 225 и не подлежит изменению до внесения правок Правительством РФ. Объем документа - 36 страниц без учета внешней обложки. На сведения о работе приходится 18 страниц, на информацию о наградах работников – 16.
Особое внимание заостряется на том факте, что вкладыш без трудовой книжки недействителен. При этом ведется в соответствии с регламентами ведения трудовых книжек и заполняется соответствующим образом. При выдаче вкладыша в трудовой книжке ставится печать «ВЫДАН ВКЛАДЫШ», в которой указывается серия и номер документа. Если вкладышей несколько, то печати ставятся по количеству вшитых вкладышей, с указанием всей информации по каждому из них – серия и номер.
Купить бланки вкладышей можно практически в любом книжном или канцелярском магазине, однако стоит иметь ввиду, что продаются они только юридическим лицам или индивидуальным предпринимателям с предъявлением доказательств существования организации. В случае получение документов иным лицом, на него должна быть выписана соответствующая доверенность от лица руководителя компании, с указанием юридических реквизитов предприятия. Бланки трудовых книжек и вкладышей в них являются бланками строгой отчетности, которые следует хранить в соответствии с регламентом.
Обязанность по вшиванию вкладыша в трудовую книжку полностью лежит на работодателе сотрудника организации, поэтому руководитель или работник предприятия с достаточными полномочиями должен оформить вкладыш согласно трудовому регламенту. В противном случае работодателя ожидает крупный штраф.
Использование других бланков, кроме унифицированных, Правительством РФ не допускается, такое решение приведет к признанию трудовой книжки недействительной и возможно к аннулированию стажа работника.
Для того чтобы вшить вкладыш необходимо следовать простой инструкции:
1. Перед непосредственным вшиванием документа на титульном листе трудовой книжки ставится печать с надписью «ВЫДАН ВКЛАДЫШ», затем проставляется информация о вкладыше – серия и номер. Данная информация может быть записана вручную синей или черной шариковой ручкой либо отпечатана специальной печатью, размер которой не превышает 1 см х 2,5 см. Указываемые сведения должны в полном объеме совпадать с серией и номером вкладыша, в противном случае вкладыш будет считаться недействительным и работник потеряет большое количество стажа.
2. На втором этапе заполняется титульная страница вкладыша. В ней указывается фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки, а также вносится информация о его образовании. Эти данные вносятся только по предоставлению подтверждающих документов, без них внесение информации становится невозможным.
3. Вкладыш в обязательном порядке должен быть заполнен в тот же день, когда он был оформлен.
4. Последний этап – вшивание вкладыша в трудовую книжку.
Каких-либо четко установленных и регламентированных способов вшивания вкладыша в трудовую книжку не устанавливается, однако длительная практика российских организаций разработала собственный алгоритм, который в последствие стал общепринятым.
1. Сначала открыть трудовую книжку на последнем листе, после которого идет обложка документа.
2. Развернуть вкладыш по середине и открыть-закрыть его несколько раз, чтобы документ мог лежать раскрытым на серединных страницах.
3. Толстой иглой или любым другим инструментом, которым можно заменить иглу, делается прокол в середине вкладыша и между последней страницей трудовой книжки и ее обложкой.
4. Делается два или три прокола для сшивания.
5. Черной или белой ниткой документы сшиваются друг с другом несколько раз, но концы нитки должны быть в обязательном порядке внутри вкладыша.
6. Кончики ниток связываются на несколько крепких узлов, а затем подрезаются до оптимальной длины.
Вшивание вкладышей несложное дело, однако требует достаточной силы и наличия наперстка, если сшивка идет иглой, так как в противном случае велик риск проткнуть палец.
Вкладыш в трудовую заполняется в соответствии с правилами, утвержденным Правительством РФ. Отклонение от установленного регламента не допускается, так как в таком случае документ может быть признан недействительным и подлежать полной замене.
Вкладыш оформляется той организацией, которая заполнила последние листы документа в том или ином разделе.
Заполнение документа должно осуществляться аналогичным образом с трудовой книжкой, при этом выделяются несколько основных особенностей:
1. В титульном листе проставляется дата его фактического заполнения, проставление даты создания трудовой книжки не допускается.
2. Во вкладыш вносится только достоверная информация, например, новая фамилия работника, уровень его образования и прочее.
3. Внизу проставляется подпись ответственного сотрудника, чаще всего работника кадровой службы предприятия.
4. Вкладышей может быть несколько, максимально допустимое количество документов на одну трудовую книжку не устанавливается.
Заполнение вкладыша должно осуществляться без каких-либо ошибок и неточностей, так как такая неприятность может привести к серьезным последствиям при оформлении пенсии. Пенсионный фонд может отказаться учитывать опыт работы гражданина при определении ему пенсионных начислений.
Вносить исправления во вкладыш категорически запрещено, такой документ подлежит утилизации в соответствии с регламентом. Поэтому некоторые кадровики рекомендуют сначала полностью заполнить вкладыш и только потов делать отметки в трудовой книжке и вшивать его, таким способом можно сэкономить большое количество времени и опрятность трудовой книжки работника.
Трудовым законодательством строго запрещается:
• использование нового бланка трудовой книжки вместо вкладыша;
• подшивание или вклейка чистых дополнительных листов;
• продолжение заполнения сведений о работе в графе «Сведения о награждениях», в таком случае трудовая книжка будет признана недействительной, а работодателя привлекут к административной ответственности.
Вкладыш в трудовую должен оформляться в соответствии с действующим законодательством, так как при малейшем нарушении работник рискует потерять не только сам документ, но все сведения из него, а также остаться без пенсии.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
