Закон требует, чтобы при получении от работника заявления об отказе ведения трудовой книжки в бумажной форме работодатель выдал её работнику на руки, сделав соответствующую запись.
Порядок внесения такой записи не урегулирован, ее формулировка не установлена ни Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России N 69), ни Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ N 225).
Поэтому руководствоваться на сегодняшний день мы можем вышеуказанным положением п. 3 ст. 2 Федерального закона N 439-ФЗ и общими правилами внесения записей в трудовые книжки, установленными действующими нормативными актами.
Теперь разберем каждую графу раздела сведений о работе трудовой книжки.
То, что в графе 1 указывается следующий порядковый номер, ни у кого вроде бы не вызывает сомнений.
Сомнения начинаются с графы 2. Какую дату в нее писать: дату отказа работника от трудовой книжки (дату подачи заявления) или дату внесения записи?
В Инструкции, Правилах, законе регулирования по данному вопросу для нашего случая нет. Значит, правильного ответа нет.
Напомним, что Инструкция в одних случаях предлагает писать в графе 2 дату события (приема на работу, увольнения и др.), в других – дату внесения записи.
В нашем случае – внесения записи об отказе от трудовой книжки – мнения специалистов разделились. Одни проставляют в графе 2 дату подачи работником заявления об отказе от трудовой книжки, другие – дату внесения записи и выдачи трудовой книжки.
Сказать, что кто-то не прав, нельзя, потому что никакой вариант нормативно не предусмотрен.
Хорошо, когда трудовую книжку выдают в день подачи работником заявления, тогда этот вопрос не возникает.
«В графе 2 указывается дата выдачи трудовой книжки на руки» (письмо Минтруда России N 14-2/В-150).
В ст. 2 Федерального закона 439-ФЗ установлено: Роструд предложил такой вариант: "в графе 3 делается запись: «Работником подано заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ»...".
С этим вариантом мы не согласны вот почему. В нем допущены сокращения «ст.» и «РФ». А сокращения в трудовых книжках не допускаются – согласно п. 1.1 Инструкции: «В графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки делается запись "Подано письменное заявление (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона N 439-ФЗ)"».
С этим вариантом мы тоже не согласны.
Напомним, что в том самом письме Минтруда сказано: «мнение Минтруда России по вопросам, содержащимся в письме, не является разъяснением и нормативным правовым актом, а лишь содержит мнение специалистов».
Нет на сегодняшний день единодушия и по поводу заполнения графы 4 в трудовой книжке.
Одни специалисты предлагают в качестве основания указывать заявление работника об отказе от трудовой книжки, другие предлагают на основании заявления издавать приказ о выдаче трудовой книжки работнику и данный приказ указывать в графе 4.
Отметим, что закон не обязывает работодателя издавать такой приказ, это может быть только его добрая воля. Если же приказ не издан, то, кроме заявления, в графу 4 написать ничего и не получится.
Высказывается мнение, что в графе 4 указываться должен только документ работодателя (приказ, решение). Но напомним, что Инструкция по заполнению трудовых книжек предусматривает случаи, когда в графе 4 трудовой книжки делаются ссылки не только на решения/приказы работодателя, но и на иные документы.
Полагаем, что указание в графе 4 заявления работника правомерно. Но в то же время мы не видим нарушения в указании приказа о выдаче трудовой книжки.
Однако давайте будем внимательны – могут быть внесены изменения в Инструкцию по заполнению трудовых книжек» (утв. Постановлением Минтруда России N 69), и этот вопрос будет там решен «...в графе 4 в качестве основания указывается заявление работника».
«Основанием для внесения записи в трудовую книжку является заявление работника или приказ работодателя о выдаче работнику трудовой книжки в связи с его отказом от ведения трудовой книжки в бумажном виде».
Номер заявления указывается в том случае, когда в организации установлен порядок приема и регистрации заявлений (то есть его может и не быть).
Не забудьте закрыть блок записей в трудовую книжку соответствующими подписями и печатями!
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
