По указаниям по применению и заполнению форм первичных учетных документов:
• табель рабочего времени на 2020 год составляет и ведет уполномоченное лицо;
• подписывают документ руководитель подразделения и работник кадровой службы;
• после чего он передается в бухгалтерию.
Как мы видим, правила в 2020 году не устанавливают должность работника, который использует бланк табеля учета рабочего времени. Руководство вправе назначить любого для выполнения этой задачи. Для этого издается приказ с указанием должности и фамилии ответственного лица. Если приказ о назначении такого работника не выпущен, то обязанность вести учет должна быть прописана в трудовом договоре. Иначе требовать от сотрудника ведение учета неправомерно.
В крупных организациях в каждом отделе назначается такой работник. Он заполняет в течение месяца бланк, отдает на подпись начальнику отдела, тот, в свою очередь, проверив данные, передает форму кадровику. Сотрудник отдела кадров сверяет информацию, заполняет на ее основе необходимые для своей работы документы, подписывает табель и передает бухгалтеру.
В маленьких фирмах такая длинная цепочка не соблюдается — ведение табеля учета рабочего времени работников возложено на кадрового работника, и он ежемесячно передает заполненный документ в бухгалтерию.
Приведем инструкцию, как вести табель учета рабочего времени, которая поможет правильно отразить данные.
Отличаются две утвержденные формы тем, одна из них (Т-13) используется в учреждениях и фирмах, где установлен специальный турникет, — автоматическая система, контролирующая явку сотрудников. А форма Т-12 является универсальной и содержит, кроме того, дополнительный раздел 2. В нем отражают расчеты с работниками по оплате труда. Но если фирма ведет расчеты с персоналом как отдельный вид учета, раздел 2 просто остается пустым.
Применяются два правила заполнения табеля учета рабочего времени, выбор делает работодатель:
• сплошное заполнение — каждый день отмечаются все явки и неявки;
• заполнение по отклонениям — отмечаются только опоздания, неявки.
Приведем для примера инструкцию по заполнению формы Т-13 методом сплошного заполнения:
- Шаг 1. Название организации и структурного подразделения. Вверху вписывают название фирмы (Ф.И.О. ИП) и наименование структурной единицы: например, отдел продаж, отдел маркетинга, производственный отдел и т. п.
- Шаг 2. Код по ОКПО. ОКПО — общероссийский классификатор предприятий и организаций. Содержится в базах Росстата, состоит из:
• 8 цифр — для юрлиц;
• 10 цифр — для ИП.
- Шаг 3. Номер документа и дата составления. Номер документу присваивается по порядку. Датой составления обычно проставляется последний день отчетного месяца.
- Шаг 4. Отчетный период. Табель учета рабочего времени сдают за месяц — период с первого по последнее число августа в нашем случае.
- Шаг 5. Информация о работнике. Для каждого сотрудника отдела заполняется отдельная строка. Указывают порядковый номер, фамилию и должность работника. Табельный номер присваивается каждому работнику и используется во всех внутренних документах учета. Сохраняется за сотрудником на все время работы в организации и не передается другому человеку еще несколько лет после увольнения.
- Шаг 6. Сведения о явках и количестве часов. Для заполнения информации о явках и неявках сотрудников используют сокращенные условные обозначения. Их список вы найдете в конце статьи в отдельном пункте. В нашем примере для работника Петрова А.А. использовано 4 сокращения:
• Я — явка (в случае явки в нижней ячейке записывают количество отработанных часов);
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
- Шаг 7. Итоговое количество дней и часов за месяц. В 5-й графе указывают число отработанных дней и часов за каждые полмесяца. В 6-й графе — итоговое число дней и часов за месяц.
- Шаг 8. Сведения для начисления зарплаты. Код вида оплаты определяет конкретный вид денежной выплаты, зашифрованный цифрами. Полный список кодов смотрите в конце статьи. В примере использованы:
• 2000 — зарплата (оплата труда);
• 2012 — отпускные. Корреспондирующий счет — бухгалтерский счет, с которого списываются затраты на указанный вид оплаты труда. В нашем случае счет списания зарплаты, командировочных выплат и отпускных один и тот же. В столбце 9 указывается количество проработанных дней или часов по каждому виду оплаты труда. В нашем случае в верхней ячейке внесены дни явки и командировки, в нижней — дни нахождения в отпуске. Если ко всем работникам в течение месяца применим один вид оплаты труда (зарплата), то код вида оплаты и номер счета пишут сверху, графы 7 и 8 оставляют пустыми, указывая только отработанные дни или часы в графе 9.
- Шаг 9. Сведения о причинах и времени неявки. Графы 10-12 содержат код причины неявки и количество часов отсутствия. В нашем примере работник отсутствовал 13 дней:
• 3 дня — в связи с командировкой;
• 10 дней был в отпуске.
- Шаг 10. Подписи ответственных лиц. Табель подписывают в конце месяца:
• сотрудник, ответственный за ведение;
• руководитель отдела;
• кадровый работник.
Перед тем как отмечать отпуск в табеле учета рабочего времени, важно учесть следующие моменты:
• какой вид отпуска проставлять;
• период отпуска — с какого по какое число отдыхает работник;
• каким методом заполняется табель — сплошным или регистрируются только отклонения.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
