С момента создания фирмы вся ее деятельность отражается в оформляемых документах от Устава фирмы и бухгалтерского баланса до приказа о премировании — все документы играют важнейшую роль в деятельности фирмы. От их своевременного создания и правильного оформления нередко зависит судьба всего дела. Спорные вопросы и конфликты, налоги и штрафы, проблемы авторского права, трудового стажа рассматриваются судами на основании документов. Аудиторы и налоговые инспекторы проверяют не только работу бухгалтерии фирмы, но и правильность оформления любых документов, регламентируемых правовыми актами.
Сферу делопроизводства составляют:
— прием, регистрация входящей и исходящей корреспонденции, ее отправка;
— прием документов на рассмотрение и подписание администрацией;
— распределение рассмотренных администрацией документов между структурными подразделениями и сотрудниками для исполнения, ознакомление сотрудников с директивными актами администрации;
— учет исполнения документов и их сохранность;
— обеспечение архивного хранения документации.
Чтобы документ был признан любым государственным органом, его оформление должно соответствовать ГОСТу 6.3890 УСД. Система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению и оформлению документов».
Ниже представлены сведения по оформлению, переработке и хранению документации, без которых не может работать ни один секретарь или делопроизводитель.
При всем многообразии форм деятельности организаций следует выделить несколько видов документов, работа с которыми обязательна для любого предприятия, а именно:
— директивные и информационные материалы государственных органов, в том числе федеральных и местных (указы, постановления, правовые акты, инструктивные и информационные письма, требования к статистической отчетности и др.);
— внутренняя распорядительная (директивная) информация (устав предприятия, приказы и распоряжения администрации, должностные инструкции, распорядок рабочего дня, контракты, договоры и т.п.);
— документы, связанные с оформлением трудовых отношений (трудовые книжки сотрудников, приказы о приеме и увольнении, оформлении отпусков, награждении, поощрении, взысканиях и проч.);
— финансово-бухгалтерская документация;
— деловая переписка;
— протоколы собраний и совещаний.
Перечисленный минимум достаточен для организационно-правового обеспечения и нормальной деятельности предприятия.
Правила оформления документов
При подготовке документов необходимо соблюдать ряд требований; обеспечивающих их юридическую силу. Обязательными реквизитами документа являются: наименование организации и ее коды по ОКПО и ОКУД, дата документа и его номер; место составления; адресат; название вида документа и его текст; подпись и печать.
Как правило, первые листы документов печатаются на бланках организации, содержащих обязательные реквизиты. В отдельных случаях можно использовать резиновый штемпель, оттиск которого проставляется в левом верхнем углу первого листа документа.
Реквизиты отделяют друг от друга двумя-тремя межстрочными интервалами и располагают в строго определенной последовательности на определенных местах листа в соответствии с ГОСТ 6.38—90.
Текст документа печатают через полтора межстрочных интервала на стандартных листах бумаги (210x294мм), оставляя следующие поля: левое — 20мм; верхнее — не менее 10мм; правое й нижнее — не менее 8мм.
Все листы документа печатают на бумаге одного качества и формата.
Тексты документов со сроками хранения менее 10 лет до пускается печатать с двух сторон листа.
В документах, размещаемых на двух и более листах, второй и последующий листы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля арабскими цифрами без знаков препинания и на расстоянии не менее 10мм от верхнего обреза листа.
Название вида документа, а также слова «СОГЛАСОВАНО», «УТВЕРЖДАЮ», «УТВЕРЖДЕНО», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «СЛУШАЛИ», «РЕШИЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» печатают прописными буквами без кавычек, подчеркивания и разрядки.
Реквизиты, состоящие из нескольких строк, печатают через один интервал, а начало строк выравнивают по одной вертикали.
Наименование организации должно полностью совпадать с указанным в ее Уставе.
Если документ печатается не на бланке организации, то наименование располагают в левом верхнем углу документа.
Коды организации по ОКПО и ОКУД располагают в правом верхнем углу документа друг под другом.
Датой документа является дата его подписания или дата события, которое зафиксировано в документе (протокол, акт).
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
В документах финансового характера целесообразно название месяца записывать словами, во всех остальных случаях дату записывают тремя парами арабских цифр (день месяца, месяц, год). Если цифра одна, то перед ней ставится ноль.
Регистрационный номер. Для идентификации документа ему присваивают номер в момент регистрации. Для внутренних документов обычно используются их порядковые номера начиная с 1 января. На документах, составленных несколькими организациями, регистрационные номера проставляются через косую черту в порядке указания организаций на документе.
Место составления указывается после даты и номера документа. В названиях городов буква «г» не ставится.
Адресат — наименование и адрес получателя. При отправлении документа в правом верхнем углу первого листа может быть указан почтовый адрес организации и ее руководитель (наименование должности и фамилия пишутся в дательном падеже). Документ не должен содержать больше четырех адресатов.
Название документа должно соответствовать его содержанию. Оно состоит из наименования вида документа (на письмах не проставляется) и заголовка к тексту документа, кратко излагающего его содержание.
Если документ оформляют на бланке с угловым расположением реквизитов, то наименование вида документа проставляют после наименования организации в левом, верхнем углу прописными буквами, а заголовок — ниже.
Наименование вида документа печатают прописными буквами, а заголовок к тексту — строчными. Заголовок должен отвечать на вопрос «о чем?» или «чего» и сочетаться в падеже с названием документа.
Текст документа. Для ускорения документооборота (рассмотрения, исполнения, контроля и т.п.) документы целесообразно составлять по одному вопросу.
Язык деловой документации требует логичности, краткости, точности изложения аргументов, мотивов, предложений, просьб, ссылок (в случае необходимости) на действующие законы и другие правовые акты. Следует пользоваться общеупотребительным словарным составом литературного языка, простым порядком слов в предложениях.
Если документ имеет приложения, то отметку об их наличии размещают после текста документа перед подписью. В отметке следует указать наименования приложений, количество листов в каждом приложении и количество экземпляров.
Документы могут быть составлены на основе унифицированных текстов, представленных в соответствующей нормативной литературе. Примеры оформления конкретных видов документов рассмотрены ниже в соответствующем разделе.
Подпись. Документы подписываются руководителем организации или его заместителями в пределах полномочий. Подписывается, как правило, первый экземпляр документа. Нельзя забывать, что в делах фирмы должны остаться экземпляры документов, содержащих подписи должностных лиц. Если документ оформлен на бланке фирмы, допускается сокращенное наименование должности лица, подписывающего документ.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Расстояния между строчками составляют два-четыре межстрочных интервала.
Подписи располагают на одном уровне и в случае подписания документа, составленного несколькими предприятиями; в наименования должностей лиц включают наименование предприятий. Все экземпляры таких документов, включая приложения, должны содержать подлинные подписи должностных лиц.
При отсутствии должностного лица, подпись которого заготовлена на проекте документа, документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом указывается должность лица, подписавшего документ, и расшифровка его фамилии. Исправления допускается вносить чернилами или машинописным способом, например: «и. о.», «зам.». Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или с проставлением косой черты перед наименованием должности.
Печать. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, подпись дополняется печатью. Последняя проставляется так, чтобы захватить начало подписи.
Перечень документов, на которые ставится печать:
1. Акты сдачи-приемки и списания;
2. Балансы и другие формы отчетности;
3. Банковские платежные поручения, кассовый план и т.д.;
4. Выписки из документов фирмы и их копии;
5. Гарантийные письма и доверенности;
6. Договора, калькуляции и протоколы к ним;
7. Исполнительные листы;
8. Квитанции к приходному кассовому ордеру;
9. Командировочные удостоверения;
10. Накладные и счета;
11. Описи и паспорта архивов;
12. Сметы, счета и накладные;
13 Характеристики, справки, связанные с подтверждением трудовой деятельности и зарплатой сотрудников;
14. Трудовые книжки;
15. Уставные документы.
Перечень документов, подлежащих утверждению
1. Акты (документальной ревизии и проверок; сдачи-приемки; ликвидации организаций, учреждений и предприятий; списания оборудования; передачи дел на уровне руководства организациями; обследования; экспертизы и тд.).
2. Балансы филиалов и дочерних фирм.
3. Договоры.
4. Должностные оклады.
5. Заявки на оборудование, материалы, комплектующие изделия и др.
6. Инструкции (правила): должностные, по документационному обесценению управления, технике, безопасности, внутреннего трудового распорядка и тд.
7. Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и тд.).
8. Нормативно-техническая документация внутреннего значения на отдельные виды продукции.
9. Отчеты (специалистов о командировках в зарубежные страны; о производственной деятельности; научно-исследовательских работах и тд.).
14. Программы (проведения работ и мероприятий; командировок; научных исследований и опытно-конструкторских разработки тд.)
15. Сметно-финансовые расчеты и технико-экономические обоснования.
16. Структура и штатная численность.
17. Технические задания (на проведение НИОКР, на проектирование объектов, технических сооружений, оборудования, технологии и тд.).
18. Технические условия (спецификации) на новые фирменные виды продукции.
19. Уставы и изменения к ним.
20. Штатные расписания и изменения к ним.
Согласование документов
При согласовании документа кроме подписи излагают на отдельном листе замечания и дополнения к проекту документа, при этом к грифу согласования добавляют. «Замечания прилагаются».
При небольших поправках их можно зафиксировать рядом с визой.
В реквизите «Гриф согласования» должны указываться должность лица, согласовавшего документ, его инициалы и фамилия. Не допускается ставить предлог «За или косую черту перед наименованием должности.
Грифы согласования размещают:
— ниже подписи;
— на левом поле документа (при отсутствии места ниже подписи);
— на отдельном листе согласования.
Согласование существует двух видов: внутреннее (визирование) и внешнее.
Внутреннее согласование проекта документа оформляется следующим образом.
Первым визирует проект документа исполнитель. Это подтверждает его ответственность за содержание, полноту и качество документа.
Затем визирование осуществляется примерно в следующем порядке:
— руководитель исполнителя;
— заинтересованные в документе должностные лица;
— представители общественных организаций (при необходимости);
— ответственные лица финансовых и экономических служб;
— заместитель руководителя фирмы, курирующий данный вопрос;
— главный бухгалтер (при необходимости);
— юристы;
— служба документационного обеспечения.
Виза состоит из личной подписи и даты. При необходимости указывается должность визирующего и расшифровывается его подпись.
Визы проставляют на всех экземплярах последнего листа, если документ внутренний. Если документ исходящий (внешний, отправляемый из фирмы), то визы проставляют на всех экземплярах, кроме отправляемого.
Внешнее согласование оформляется грифом согласования, справкой (письмом) о согласовании, листом согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа.
Грифы согласования располагают ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу документа или на отдельном листе согласования.
В грифе указываются должность лица, согласовавшего (завизировавшего) документ (включая наименование организации), его инициалы и фамилия. Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности.
Заверение копии документа
Заверение копии документа осуществляется должностным лицом, удостоверяющим полное соответствие копии подлиннику. При заверении ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись ее расшифровку и дату заверения.
При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительную надпись удостоверяют печатью.
Фирма заверяет копии только тех документов, которые созданы фирмой (исключение составляет изготовление копий с документов, необходимых для приема граждан на работу, учебу, удостоверения их трудовых, жилищных и других прав, при формировании личных дел).
Расшифровку подписи следует печатать на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.
Примеры оформления отдельных видов документов
Протокол предназначен для записи хода обсуждения вопросов и принятия решений коллегиальным органом управления. Поэтому обязательным является наличие двух подписей: Председателя и Секретаря. Если для принятия решения коллегиальным органом требуется присутствие определенного числа участников, то в разделе «Присутствовали» указывают, сколько человек должно "присутствовать и сколько присутствует на заседании.
Текст выступлений оформляется с необходимой степенью полноты воспроизведения хода заседания. Полная форма протокола, как правило, используется при проведении собраний акционеров и учредителей, при возникновении конфликтных ситуаций и т.п. В этом случае, если текст выступлений не передается докладчиком, его содержание записывается в форме простой речи в родительном падеже.
В сокращенной форме протокола тексты выступлений не приводят, может отсутствовать раздел «ВЫСТУПИЛИ», но раздел «ПОСТАНОВИЛИ» воспроизводится полностью.
Приказ — это правовой акт, издаваемый руководителем фирмы для решения важнейших вопросов ее деятельности. Юридическую силу приказа обеспечивают следующие реквизиты: наименование организации, дата и номер, название вида документа, текст и подпись. Заголовок приказа должен отвечать на вопрос «о чем?». Констатирующую часть приказа, если она есть, отделяют от распорядительной части словом «ПРИКАЗЫВАЮ:», которое печатают на отдельной строке.
В текст приказа поправки может вносить только руководитель фирмы, подписывающий приказ, с обязательным удостоверением поправок своей подписью.
Акт — это документ, подтверждающий какое-либо событие, Он составляется как сотрудниками одной фирмы, так и представителями нескольких организаций.
Для стандартных ситуаций (инвентаризация, списание и т.п.) существуют трафаретные формы актов. Для определенных видов актов обязателен гриф утверждения, но, в любом случае, акт подписывается всеми сотрудниками, участвующими в его составлении (причем их должности при подписании не указывают).
Справка — это документ, составляемый для подтверждения каких-либо фактов, касающихся деятельности фирмы. В типовых ситуациях (подтверждение места работы, суммы доходов и т.п.) справка подписывается руководителем фирмы и заверяется печатью, при этом указывается, куда справка представляется. При наличии в справке сведений финансового характера, она подписывается также и главным бухгалтером фирмы.
Деловые письма, как правило, пишутся на бланках организации, содержащих обязательные реквизиты. В письме целесообразно указать дополнительные сведения: расчетный счет фирмы, ссылка на номер и дату входящего документа (на который дается ответ), отметка о наличии приложения, фамилия и телефон исполнителя. Название вида документа (Письмо) не ставится. Датой письма является дата его подписания. Ссылка на номер и дату входящего документа располагается ниже номера и даты письма. Сопоставление дат отправки и получения писем дает представление о степени оперативности работы фирмы.
Адресат — наименование и адрес получателя письма — проставляются в верхнем правом углу немного ниже строки с датой и исходящим номером письма. Название организации — получателя пишется в именительном падеже, а должность и фамилия — в дательном.
Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указывается почтовый индекс и адрес, а затем фамилия и инициалы получателя.
В переписке используются следующие сокращения: «господин» — «г.», «господину» — «гну», «товарищ» — «т.», «гражданин» — «гр.».
Письмо не должно содержать более четырех адресатов, причем каждый экземпляр должен быть подписан. При направлении письма более чем в четыре адреса составляется список на рассылку, и на каждом письме проставляется только один адресат.
Поскольку деловые письма обладают правовой значимостью, их текст должен быть однозначным и не допускать нескольких толкований. Целесообразно, чтобы письмо было посвящено лишь одному вопросу, причем рекомендуется в первой Части письма изложить факты, послужившие поводом для его написания, а во второй — выводы, просьбы, предложения.
Изложение каждого аспекта содержания следует начинать с нового абзаца, тем самым облегчается его восприятие. Обычно длина абзаца составляет 45 предложений, хотя часто встречаются абзацы, состоящие из одного предложения.
В отчетных, финансовых и других документах часто используется табличная форма представления. Таблицы имеют два уровня расположения текста: вертикальный — графы и горизонтальный — строки. Если таблица печатается на нескольких страницах, ее графы должны быть пронумерованы; на последующих страницах проставляются только номера граф. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы должны быть выражены именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляют только общепринятые сокращения и условные обозначения. Если в документе приводится одна таблица, то ее не нумеруют: слово «Таблица» с порядковым номером без знака №. Оформление таблиц подробно рассмотрено в главе «Машинопись».
В документах, издаваемых на принципах единоначалия (приказ, распоряжение, указание и др.), используют формы изложения текста от первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ).
В документах, издаваемых на принципах коллегиальности (решения, постановления, например, Общего собрания акционеров или Правления), используют форму изложения текста от третьего лица единственного числа (ПРЕДЛАГАЕТ, РЕШИЛО, ПОСТАНОВЛЯЕТ).
В протоколах используют форму изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ), содержание выступлений излагают от третьего лица единственного числа.
В совместных документах двух или нескольких фирм текст излагают от первого лица множественного числа (ПРИКАЗЫВАЕМ, РЕШИЛИ).
В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, инструкция, устав, правила и др.), а также документах, содержащих описание, подтверждение фактов, событий, оценку деятельности (акт, заключение, справка, отчет и др.), используют форму изложения от третьего лица единственного или множественного числа (коммерческий директор ИМЕЕТ право, комиссия УСТАНОВИЛА, фирма РАЗРАБОТАЛА, в состав ВХОДЯТ).
Входящая и исходящая документация
При получении корреспонденции (входящие документы) необходимо проверить правильность адресации. Ошибочно доставленную корреспонденцию возвращают отправителю или пересылают по принадлежности. При доставке корреспонденции почтальоном или нарочным следует убедиться в целостности документов, при некомплектности или повреждении корреспонденцию не принимают.
После вскрытия конвертов проверяют наличие документов и указанных в них приложений. Если обнаруживается несоответствие номеров документов или отсутствие какой-либо их части, необходимо составить соответствующий Акт, который должен быть подписан двумя сотрудниками. Первый экземпляр Акта высылают отправителю.
На всех входящих документах проставляют регистрационный штамп в нижнем правом углу первого листа документа или на конверте, если конверт не вскрывается.
В соответствии со структурой фирмы и принятом на ней порядке рассмотрения входящих документов они передаются для исполнения непосредственно в соответствующие подразделения. Регистрируются входящие документы либо в Журнале регистрации входящих документов, либо в специальных учетных формах в подразделениях. Исполненные документы подшивают в дело по месту их регистрации.
Отметку об исполнении документа располагают в левом нижнем углу первого листа документа. В ней указывают результат исполнения, подпись исполнителя, дело, в котором должен храниться документ.
Отправляемые из фирмы документы (исходящие документы), как правило, должны быть подписаны ее руководителем. Перед передачей документа на подпись секретарь обязан проверить правильность оформления документа.
Если при подписании руководитель вносит изменения в документ, следует эти изменения внести и во все остальные экземпляры документа.
Отправляемые документы регистрируют в Журнале регистрации исходящих документов.
Оформление дел
Дела фирмы подлежат оформлению при их заведении и по завершении календарного года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится секретарем и/или специально назначенным лицом.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дела предусматривает:
— подшивку (переплет) дела;
— нумерацию листов дела;
— составление заверительной надписи дела;
— составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела;
— оформление обложки дела.
Документы, составляющие дело, подшивают на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетают с учетом возможности свободного чтения всех документов. Металлические скрепления из документов удаляются. Допускается хранение документов в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных коробках. Отдельные документы допускается вкладывать в конверт, который подшивается к делу.
В конце каждого дела подшивают чистые бланки листа для заверительной надписи, а в начале дела — бланк внутренней описи документов дела (в случае необходимости).
Все листы дела, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруют в развернутом виде арабскими цифрами сквозной нумерацией в правом верхнем углу, не задевая реквизитов документов, черным графическим карандашом, нумератором или черной светостойкой тушью. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруют по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруют на оборотной стороне в левом верхнем углу. Сложенный лист разворачивают и нумеруют в верхнем правом углу как один лист.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, распечатками, диаграммами и др.) нумеруют как один лист. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруют, при этом вначале нумеруют конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
В заверительной надписи дела указывают цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и, отдельно, количество листов внутренней описи (при ее наличии). В заверительной надписи оговариваются следующие особенности нумерации документов дела; наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров; номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет, номера крупноформатных листов; номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.
Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и др.) отмечают в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.
На обложке дела указывают: наименование фирмы, номер дела и его заголовок, дату заведения и окончания дела, количество листов в деле и срок хранения, гриф ограничения доступа.
Статью подготовил категорийный менеджер по работе с ключевыми клиентами Умберг Эмиль Дмитриевич. 
