Процесс контроля, в общем случае, состоит в следующих этапах:
• установление стандартов;
• измерение фактических результатов;
• проведение корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.
Необходимость контроля объясняется неопределенностью в поведении внутренней и внешней среды организации и, как следствие, возможность отклонений фактического хода планируемых процессов от желаемых (запланированных).
Поэтому, в случае, если фактические результаты существенно отличаются от показателей, установленных планом, необходимо вмешательство в ход управляемого процесса.
Это, с одной стороны, дает возможность своевременного предупреждения возникновения кризисных ситуаций. С другой, позволяет поддерживать успех, если ситуация развиваются в благоприятном для организации направлении.
Следовательно, для организации эффективного контроля необходимо:
а) Установление стандартов, т.е. конкретных целей, которые необходимо достичь в определенное время. Показатели устанавливаются в процессе планирования.
Классификация:
- по степени их важности в достижении целей организации;
- по степени их влияния на жизнедеятельность организации (несоблюдение условий кредитного договора может привести к банкротству предприятия).
Требования к стандартам:
– реалистичность. Стандарты должны быть жесткими, но достижимыми;
– измеримость и привязка к определенному времени;
– соответствие показателям результативности. Показатели результативности устанавливают то, что должно быть получено для достижения поставленных организацией целей;
– воспринимаемость сотрудниками;
б) Получение информации о ходе реализации подконтрольного процесса. Требование к информации:
- сопоставимость с установленными стандартами и показателями результативности;
- своевременность получения информации;
- достоверность информации;
в) Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами. Очевидно, что для каждого стандарта необходимо установить масштаб (предел) допустимых отклонений. При нахождении значений показателей процесса в установленных пределах, процесс можно считать нормальным. Метод управления по принципу исключения – система контроля должна срабатывать лишь в том случае, если имеются значительные отклонения от стандартов.
г) Принятие решений. В результате сопоставления менеджер может принять одну из альтернатив:
• Ничего не делать (The Do Nothing alternative) означает, что процесс протекает в рамках установленных планом пределах и не требуется оперативного вмешательства в ход его реализации. Это, однако, не исключает необходимости продолжения контроля.
• Устранить отклонения от хода реализации процесса. Для этого менеджер устанавливает причину негативных отклонений от стандартов и принимает необходимые, оперативные меры, направленные на устранение этих расхождений.
• Пересмотреть стандарты. Необходимость пересмотра может быть связана с существенными изменениями во внутренней и внешней среде организации, которые не были учтены в планировании процесса. В этом случае необходимо внести изменения в планы организации, может быть и существенные, скорректировать ее цели, и пересмотреть действующие стандарты.
Предварительный контроль осуществляется до фактического начала контролируемых процессов.
В организациях ведется в трех ключевых областях:
- человеческие ресурсы;
- материальные ресурсы;
- финансовые ресурсы.
Предварительный контроль персонала – анализ деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения установленных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных работников.
Включает процедуры:
• установление должностных инструкций (образование, стаж работы, рекомендации);
• материальное стимулирование (выплаты и компенсации), тестирование, собеседование;
• обучение.
Предварительный контроль поступающих материальных ресурсов (входной контроль). Производится на основе установленных стандартов минимально допустимых уровней качества и проверки соответствия поступающих материалов этим требованиям.
Предварительный контроль финансовых ресурсов – бюджетирование как метод установления предельных затрат по каждому подразделению организации.
Текущий, оперативный контроль производится в ходе реализации процесса (выполнения работ). Обратная связь как способ осуществления текущего контроля в биологических и организационных (социальных) системах.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
• имеют цели;
• используют внешние ресурсы;
• преобразуют внешние ресурсы для внутреннего использования;
• следят за значительными отклонениями от намеченных целей;
• корректируют эти отклонения для того, чтобы обеспечить достижение целей.
В отличие от автоматических систем управления, организационные системы способны кардинально менять программу действий при существенных отклонениях при изменении внутренних и внешних факторов.
Заключительный контроль производится после выполнения работы.
Задачи контроля:
- получение исходной информации для планирования аналогичных работ в будущем;
- измерение результативности и принятие мотивирующих воздействий.
Процесс контроля, в общем случае, состоит в установлении стандартов, измерении фактических результатов и проведении корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.
Необходимость контроля объясняется неопределенностью в поведении внутренней и внешней среды организации и, как следствие, возможность отклонений фактического хода планируемых процессов от желаемых (запланированных).
Поэтому, в случае, если фактические результаты существенно отличаются от показателей, установленных планом, необходимо вмешательство в ход управляемого процесса. Это, с одной стороны, дает возможность своевременного предупреждения возникновения кризисных ситуаций. С другой, поддерживать успех, если ситуация развиваются в благоприятном для организации направлении.
В советские времена у телефонисток на коммутаторе висел лозунг, из которого следовало, что они все ратуют за свободные сексуальные отношения. Что это был за лозунг?
Статью подготовил категорийный менеджер по работе с ключевыми клиентами Умберг Эмиль Дмитриевич. 
