Почему казенному учреждению в 2020 году нужен контроль:
• Во-первых, создание порядка организации и обеспечения (осуществления) субъектом учета внутреннего финансового контроля предусмотрено п. 6 Инструкции N 157н.
• Во-вторых, сведения о результатах мероприятий внутреннего контроля используются для заполнения бухгалтерской отчетности учреждения (п. 157 Инструкции N 191н).
• В-третьих, новый Закон о бухгалтерском учете обязывает организацию организовать и осуществлять внутренний контроль фактов хозяйственной жизни. Требования данного Закона станут обязательными со следующего года для всех, в том числе для казенных учреждений. Здесь нужно отметить, что бухгалтерский учет сам по себе служит не только для систематизации и накопления информации, но и для контроля совершаемых хозяйственных операций (фактов хозяйственной жизни). Поэтому учреждения, ведущие бухгалтерский учет правильно, уже этим самым контролируют свою деятельность. Другой вопрос, насколько результативен такой контроль. По мнению автора, если организовать его в рамках отдельной системы, дополняющей бухгалтерский учет, то эффективность будет намного выше.
Как видим, у казенных учреждений более чем достаточно оснований для организации внутреннего финансового контроля на самом высоком уровне. К сожалению, нет четких инструкций по организации системы такого контроля (за отдельным исключением). В частности, у учреждений министерства обороны есть Приказ Минобороны N 200, утвердивший Положение о финансовом контроле. Хотя документ действующий, разработан он более 20 лет назад, поэтому применять его нужно с учетом норм действующего законодательства в сфере бюджетного учета и финансовой дисциплины учреждений Министерства обороны. Что касается других видов казенных учреждений, им следует применять свои ведомственные документы по организации системы внутреннего финансового контроля (при наличии соответствующих инструкций). Чтобы никому не отдавать приоритета, автор предлагает вниманию читателя общий (универсальный) подход к организации системы внутреннего финансового контроля в казенном учреждении.
Разработку положения о внутреннем финансовом контроле лучше начать с общей структуры данного документа.
Из перечисленных основных разделов отдельного внимания заслуживают цели и задачи контроля или, проще говоря, то, что подпадает под внутренний финансовый контроль.
В казенных учреждениях к объектам финансового надзора относятся:
• соблюдение действующего законодательства и положений учетной политики;
• целевое использование полученных казенным учреждением бюджетных средств;
• отражение в учете доходов от приносящей доход деятельности;
• правильность отражения всех хозяйственных операций в бухгалтерском учете;
• полнота и правильность документального оформления хозяйственных операций;
• сохранность финансовых и нефинансовых активов учреждения;
• достоверность отчетности казенного учреждения.
В программе внутренних проверок перечисленные вопросы могут быть разбиты на вопросы по контролю конкретных подразделений, участков и хозяйственных операций. При этом автор допускает, что некоторые разделы положения внутреннего контроля могут дублироваться в других документах. Например, обязанности внутренних ревизоров и проверяемых лиц (исполнителей) могут быть зафиксированы в нескольких локальных актах казенного учреждения (должностные инструкции, графики документооборота, регламенты взаимодействия структурных подразделений и т.д.). Важно, чтобы не было противоречий.
Положение о внутреннем контроле разрабатывается и утверждается как отдельный документ, при этом отдельные его положения являются приложениями к учетной политике. В их числе, например, порядок проведения инвентаризации активов и обязательств, технология обработки учетной информации, график документооборота. Несомненно, положение о внутреннем контроле - более емкий документ по сравнению с графиком документооборота, но бухгалтер чаще работает с документооборотом.
Процедуры представляют собой кирпичики в фундаменте всей системы контроля, посредством которых выстраивают и применяют выбранную методику внутреннего контроля. Согласование документа - процедура, в ходе которой проверяется и подтверждается достоверность, полнота и непротиворечивость информации, содержащейся в документе. В эту процедуру включается проверка правильности его оформления и соответствие нормативным документам, а также наличие необходимых приложений и сопроводительной документации. Для проверки целостности и непротиворечивости информации, полученной из разных источников, может проводиться сверка данных. Она позволяет на ранних стадиях подготовки (до составления первичных документов и отчетности) выявить возможные ошибки. После согласования, как правило, производится утверждение документа и введение его в действие (передача в обработку). Проверка исполнения документа осуществляется преимущественно на этапе, когда на основании его данных составляется та или иная отчетность казенного учреждения. Мониторинг показателей отчетности является одной из процедур, проводимых на завершающих этапах внутреннего контроля. Данная процедура проводится в форме сравнения фактических бюджетных показателей с плановыми. Значительные отклонения являются основанием для дополнительной проверки на возможные ошибки работников учреждения.
Если перечисленные процедуры документального контроля соблюдаются и хорошо отработаны, они могут принести неплохие результаты и показать высокую эффективность в системе внутреннего финансового контроля казенного учреждения в целом.
В Бюджетном кодексе выделяется три формы государственного финансового контроля (ст. 265): предварительный, текущий и последующий. По мнению автора, такое разделение внешнего финансового контроля по этапам осуществления операций казенному учреждению можно взять на заметку при организации внутреннего контроля. Но содержание этапов внутреннего контроля будет отличаться от того, что написано в Бюджетном кодексе.
Итак, начнем с этапа предварительного контроля в казенном учреждении. Он осуществляется до начала совершения хозяйственной операции и позволяет определить, насколько она целесообразна и правомерна с точки зрения действующего законодательства.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Примером предварительного контроля может служить контроль за соответствием заключаемых казенным учреждением хозяйственных договоров доведенным объемам лимитов бюджетных обязательств либо перечислением аванса в установленных случаях.
Следующий этап - текущий контроль, который осуществляется на стадии формирования, распределения и использования финансовых ресурсов казенного учреждения. В частности, проверяется соблюдение финансовой дисциплины и принимаются меры по предотвращению нарушений. Регулярный анализ соответствия кассовых расходов производимым фактическим расходам является одним из примеров текущих контрольных мероприятий. В ходе текущего контроля могут проверяться действия отдельных подразделений, добросовестное выполнение работниками своих обязанностей.
Последующий контроль проводится по итогам совершения казенным учреждением хозяйственных операций путем анализа и проверки бухгалтерской документации и отчетности. На этом этапе выявляются нарушения и принимаются меры по их устранению. Примером может послужить проверка полученных казенным учреждением товаров (работ, услуг). Контроль начисленной зарплаты, отчислений во внебюджетные фонды и на социальные нужды также осуществляется на этом этапе. Читатель может заметить, что последующий контроль чаще проводится со стороны внешних ревизоров, поэтому внутренние контролеры учреждения иногда уделяют больше внимания текущему контролю.
Обратим внимание также на то, что все перечисленные формы контроля лучше разделить между различными лицами, являющимися участниками системы внутреннего контроля. Согласитесь, если санкционирование совершаемых хозяйственных операций и контроль за ними будут поручены одному и тому же лицу, это может привести к ошибкам и возможным злоупотреблениям со стороны должностных лиц, которые полностью контролируют операцию. Если же разные этапы контроля осуществляют разные работники, это позволяет повысить независимость форм контроля и его эффективность.
Казенные учреждения, работающие со сведениями, составляющими государственную тайну, уделяют особое внимание защите информации. В связи с этим в таких учреждениях вводиться целая система подтверждения полномочий, позволяющая не допустить распространения важной информации среди лиц, не имеющих к ней допуска.
Учреждение может утвердить порядок принятия решения по конкретным направлениям деятельности. В данном порядке будет определен круг лиц, ответственных за принятие таких решений, и обозначены границы их полномочий. Немаловажную роль играет определение круга лиц, имеющих право подписи первичных документов (исходя из типа или видов операций, по которым должностные лица имеют право принятия решений). Другой важный аспект в защите информации - составление графиков прохождения документов при осуществлении процедур согласования (визирования), санкционирования, наложения резолюций и утверждения документов руководством. Сегодня активно вводится система паролей, которые позволяют получать доступ к активам, документам и информации.
По сути, все перечисленное - мероприятия внутреннего контроля, направленные на защиту важной и конфиденциальной информации. Они не имеют прямого отношения к финансовому контролю, но бухгалтер казенного учреждения может взять их на заметку, так как и в его работе могут быть сведения, составляющие охраняемую законом тайну. Порядок работы с такой информацией следует прописать в правилах внутреннего финансового контроля, учитывая специфику деятельности казенного учреждения.
Очевидно, что за систему внутреннего финансового контроля придется отвечать руководителю и главному бухгалтеру казенного учреждения. Соответственно, последний распределяет обязанности (зоны ответственности) между сотрудниками своего подразделения. Однако здесь нужно помнить: чтобы контроль был качественным, он должен быть независимым. Это достигается путем передачи части функций внутреннего контроля иным подразделениям (например, юридическому отделу) или же создания отдельной комиссии по внутреннему контролю казенного учреждения. В состав такой комиссии могут входить руководители (их заместители), сотрудники различных служб. Таким образом, создание комиссии более четко определит круг ответственных лиц из числа сотрудников, которые в той или иной степени принимают участие в работе системы внутреннего финансового контроля казенного учреждения. Подразделение по контролю отчитывается непосредственно перед руководителем казенного учреждения. В данном случае объективность выводов внутренних ревизоров будет не ниже оценки, которая дается "внешними" ревизорами - государственными органами.
Из всех перечисленных лиц наиболее "ответственными" можно назвать работников бухгалтерии казенного учреждения. Их можно считать и исполнителями, и контролерами в одном лице. Они участвуют во многих контрольно-ревизионных мероприятиях. Именно сотрудникам бухгалтерии приходится разрабатывать положение о внутреннем финансовом контроле, а затем его соблюдать. Кто как не бухгалтеры заинтересованы в том, чтобы отчитаться перед бюджетом обо всех выделенных и истраченных учреждением средствах?
Поэтому основная работа по внутреннему финансовому контролю возлагается на учетных работников, которых и проверяет руководство и иные подразделения, включая комиссию по внутреннему контролю. Создание такой комиссии необязательно, но желательно, так как именно члены комиссии будут являться теми ревизорами, которые проводят плановые и внеплановые проверки финансовой дисциплины в учреждении. Контроль посредством проведения проверок чаще всего практикуется внешними ревизорами учреждения, что не мешает прибегать к таким методам в ходе внутреннего контроля.
Внутренние проверки - одна из форм внутреннего контроля в казенном учреждении. Как правило, есть два основных вида проверок финансовой дисциплины - плановые и внеплановые ревизии. Первые проводятся с определенной периодичностью, сроки проведения указываются в графике проверок. В нем также обозначаются объект плановой ревизии, период, срок проведения и ответственные исполнители. При внеплановых внутренних проверках исследуются вопросы, в отношении которых есть информация о возможных нарушениях и злоупотреблениях, поэтому в положении о внутреннем контроле могут быть не указаны объекты внеплановой проверки. В то же время нужно перечислить, по крайней мере, основания проведения такой проверки (неустранение нарушений планового контроля, нарушение законодательства). Любая проверка (независимо от того, является она внутренней или внешней) заканчивается оформлением результатов. По результатам контроля руководителем принимаются решения о привлечении к ответственности, поощрении работников или иные решения в пределах компетенции. На основании выводов, сделанных в результате ревизии, составляется отчет, в который включаются все объекты проверки, а также описание выявленных недостатков и нарушений. На основании отчета разрабатывается план мероприятий по устранению выявленных недостатков и нарушений, назначаются сроки и ответственные за исполнение лица. Напоминаем, что ответственность за обоснованность выводов по результатам проверки, составленный отчет и предложения руководству несут ревизоры - члены комиссии по внутреннему финансовому контролю в казенном учреждении.
Статью подготовил категорийный менеджер по работе с ключевыми клиентами Умберг Эмиль Дмитриевич. 
