Под административным контролем в наиболее общем виде следует понимать управленческую деятельность, направленную на определение текущего состояния управляющей подсистемы системы управления организацией и происходящих в ней процессов, с целью выявления возможных отклонений от заданного режима функционирования.
Основная цель административного контроля состоит в своевременном получении информации о том, были ли достигнуты поставленные цели и выполнены задачи. При этом важно, чтобы все системы контроля оперативно фиксировали любые отклонения фактических показателей от плановых. Это позволит вовремя вносить соответствующие коррективы в процесс функционирования организации.
Это позволяет руководству организации достичь сразу две важные цели. Во-первых, повысить качество и эффективность деятельности организации. Во-вторых, удовлетворить потребность сотрудников в уважении и самовыражении.
Существуют различные виды административного контроля:
1. По отношению к объекту контроля:
1. Внешний контроль – осуществляется внешними организациями по отношению к предприятию (государственный ведомственный и вневедомственный контроль, независимый финансовый аудит).
2. Внутренний контроль – осуществляется руководителями и специалистами, а также выборными органами управления и контроля. Он проводится с целью поддержания организационной устойчивости субъектов хозяйствования, выявления отклонений от установленных планов и программ деятельности и применения определенных корректирующих действий, устранения недостатков в работе структурных подразделов и отдельных исполнителей.
2. По источникам использования информации:
1. Документальный контроль – различные проверки, ревизии, специальные обследования с использованием больших массивов разнообразной информации, планы, сметы, договоры, нормативы, статистическая отчетность и др.
2. Визуальный, или натуральный контроль — это непосредственный обзор объектов невооруженным глазом или с помощью оптических приборов.
3. По степени охвата:
1. Сплошной контроль.
2. Выборочный контроль (как правило, подлежат те решения и распоряжения, для которых сроки выполнения не имеют большого значения).
В системе административного контроля любой организации можно выделить три основных тесно взаимосвязанных элемента, а именно:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
• установление стандартов состояния и функционирования управляемой системы;
• оценка текущего состояния управляющей системы и происходящих в ней процессов на предмет выявления возможных отклонений;
• устранение выявленных отклонений, т. е. приведение управляющей системы в состояние, соответствующее установленным стандартам.
1. Стандарты состояния и функционирования системы управления разрабатываются в процессе организационного регламентирования и представляют собой основные критерии административного контроля.
Разработка организационных (административных) стандартов включает в себя два основных этапа:
• определение способов оценки установленных критериев и разработка оценочных шкал;
• расчет трудоемкости административного контроля, т. е. определение объема работы, которая должна быть выполнена для осуществления контрольных замеров.
В системе выборочного контроля обычно применяются такие показатели:
• количество выполненных операций;
• скорость выполнения конкретных операций;
• количество обработанной документации;
• затраты рабочего времени;
• качество управленческого труда (число ошибок);
• экономическая или социально-психологическая эффективность управленческого труда.
Объективные трудности возникают в процессе оценки качественных показателей, таких как психологическая обстановка в коллективе или уровень имиджа руководителя и организации в целом. Для определения значений таких показателей обычно применяют методы экспертных оценок.
2. Оценка текущего состояния системы управления организации включает в себя сбор необходимой информации, а также ее обобщение, обработку и анализ.
Сбор данных осуществляется посредством установления в ходе выполнения операции или процесса стратегических контрольных точек, в которых и осуществляется замер контролируемых показателей. Количество и схема расположения таких точек определяются трудоемкостью и сложностью операции или процесса, являющихся объектами административного контроля.
Собранную информацию сравнивают с установленными стандартами, чтобы сделать вывод о соответствии реальных значений контролируемых показателей нормативным.
3. Устранение выявленных отклонений может осуществляться несколькими способами:
• модификацией целей;
• внесением изменений и корректив в плановые задания;
• реструктуризацией системы управления организации (перераспределением полномочий и ответственности, переподготовкой кадров и т. д.).
Статью подготовил ведущий корпоративный юрист Шаталов Станислав Карлович. 
