Управление финансами

документы

1. Будут ли ещё разовые выплаты на детей в 2020-2021 годах
2. Новое пособие для домохозяек с 2020 года
3. Выплата пособий по уходу за ребенком до 1,5 лет по новому в 2021 году
4. Выплаты на детей до 3 лет с 2020 года
5. Защита социальных выплат от взысканий в 2021 году
6. Банки с 2020 года начали забирать пособия на детей
7. Выплата пенсионных накоплений тем, кто родился до 1966 года и после
8. Выплаты на детей от 3 до 7 лет с 2020 года

О проекте О проекте   Контакты Контакты   Психологические тесты Интересные тесты
папка Главная » Экономисту » Государственная система документационного обеспечения в 2020-2021 годах

Государственная система документационного обеспечения в 2020-2021 годах

Статью подготовила ведущий эксперт-экономист по бюджетированию Ошуркова Тамара Георгиевна. Связаться с автором

Государственное обеспечение в 2020-2021 году

Вернуться назад на Государственное обеспечение в 2020-2021 году

Не забываем поделиться:

Основное назначение ГСДОУ — упорядочение документооборота, сокращение общего количества документов и повышение их качества. ГСДОУ учитывает большую роль вычислительной техники при обработке деловых бумаг и разработан с учетом современных требований анализа информации.

На практике положения ГСДОУ должны быть введены в систему ДОУ предприятия посредством издания соответствующих стандартов и инструкций по делопроизводству, а также при разработке методик, правил и рекомендации по всем аспектам делопроизводственной деятельности компании.

Стандарт ГСДОУ предназначен для всех, кто работает с организационно-распорядительными документами. Применяя стандарт, исполнитель получает простые и понятные правила оформления деловых бумаг; руководитель — инструмент для оценки работы исполнителей; а секретари и делопроизводственные подразделения — инструмент для оценки качества подготовки деловых бумаг.

Если в организации отсутствует единый стандарт по работе с деловыми бумагами или у работников нет желания применять положения ГСДОУ, организация будет вынуждена самостоятельно разрабатывать правила и нормы документирования, без которых в любом случае не обойтись. Соблюдать положения стандарта выгодно, это снижает расходы организации на разработку собственных норм, а также сокращает время работников: им не нужно изобретать новые формы документов и правила их оформления.

Можно составлять и оформлять деловые бумаги, применяя установленный в ГОСТе состав реквизитов. Тем более что новый ГОСТ — это уже 5-я редакция первого стандарта, а важнейшая особенность всех стандартов — преемственность требований и правил оформления деловых бумаг.

Если вы оформляете бумаги в 2020-2021 годах в соответствии с ГСДОУ это гарантирует юридическую значимость документа как судебного доказательства. Суды при рассмотрении документа оценивают его с точки зрения оформления, опираясь на положения стандарта.

Особое значение имеют реквизиты удостоверения, как их называют специалисты, это: подпись, гриф утверждения, если деловая бумага относится к утверждаемым, в необходимых случаях — печать, а применительно к копиям документов — отметка о заверении копии. Все эти реквизиты должны быть оформлены установленным в ГОСТе способом. Еще один реквизит — дата, без которой вообще не может быть официальной деловой бумаги.

Если в организации применяются положения стандарта ГСДОУ и установленный им состав реквизитов, это позволяет четко разделить ответственность за документ на различных этапах его подготовки:

• ответственность исполнителя: за содержание деловой бумаги и ее оформление в соответствии с установленными правилами;

• ответственность согласующих лиц: они оценивают содержание и визируют документ по установленным правилам, в основе которых возможность идентифицировать лицо, которое согласовало документ;

• ответственность руководителей, подписывающих (утверждающих) деловую бумагу: они принимают решения по документу и подписывают его по установленным правилам, которые позволяют идентифицировать лицо, принявшее решение, независимо от времени, когда это происходило;

• ответственность работников делопроизводства, секретарей: они оценивают, соответствует ли документ установленным в организации правилам оформления, а также включают деловую бумагу в состав документального фонда организации, что обеспечивается регистрацией и контролем его жизненного цикла.

Соблюдение правил ГСДОУ при подготовке и оформлении документов гарантирует, что бумага будет принята в органе власти, рассмотрена и на нее будет дан ответ. Неправильно оформленный документ, в котором отсутствуют дата, регистрационный номер, подпись уполномоченного лица, могут вернуть в организацию и отказать в рассмотрении.

Если организация добровольно применяет национальные стандарты, это дает ей преимущества в конкурентной борьбе, свидетельствует о готовности организации быть «прозрачной» и понятной для контрагентов. Применять положения ГСДОУ целесообразно. Благодаря ему вы создадите деловые бумаги, обладающие юридической силой.

Правильно и рационально оформленные документы можно оперативно обработать и проанализировать, что способствует качественным управленческим решениям. Кроме того, единые правила оформления повышают культуру работы с документами в организации и укрепляют ее деловой имидж.

Национальные стандарты относятся к документам, которые применяются на основе принципа добровольности. При этом национальные стандарты нельзя рассматривать как акты рекомендательного характера. Принцип добровольности означает, что если организация решила принять стандарт, то он становится для нее обязательным.

Обеспечить выполнение требований, рекомендуемых ГСДОУ, в конкретной организации можно в том случае, если делопроизводственная служба или секретарь подготовят локальный нормативный акт (положение о документационном обеспечении управления, инструкцию по делопроизводству, правила оформления управленческих документов и т. д.), в котором будут регламентированы стандартные правила оформления организационно-распорядительных деловых бумаг.

Работу с деловыми бумагами ведет каждая организация, даже если в ней нет специального структурного подразделения и секретаря. В этом случае документами занимаются сотрудники разных подразделений в дополнение к основным обязанностям.

Подразделения самостоятельно ведут все процессы от создания до уничтожения деловых бумаг. Нередко процессы и маршруты движения документов в подразделениях не согласованы между собой. Такое делопроизводство называют децентрализованным.

В организациях, где делопроизводство ведут в отдельных подразделениях, но все они подотчетны некоему центру — например секретарю руководителя, ситуация с документами вызывает меньше сложностей. Это смешанная форма делопроизводства. Но проблема и здесь остается: отсутствуют сотрудники, для которых работа с документами — основная обязанность. Нет единого центра, который курирует делопроизводство, а объем документов с развитием компании постоянно растет. Именно тогда возникают мысли о необходимости передать всю работу с документами в одни руки, например секретарю.

Один секретарь до поры до времени справится с потоком документов, но его полномочий недостаточно для контроля за документооборотом растущей организации, соблюдением процедур и правил документирования, а также для внедрения электронных систем управления документами.

Секретарь отвечает за оформление документов и контроль их исполнения по резолюциям руководителя. Он не может в одиночку наладить систему документационного обеспечения управления организацией.

Тем не менее именно секретарь может инициировать создание делопроизводственного подразделения, сотрудники которого:

• установят единые правила делопроизводства;
• организуют контроль за выполнением правил;
• создадут понятную схему документооборота;
• упростят поиск деловых бумаг.

тема

документ Выходное пособие 2020
документ Гарантия 2020
документ Годовая отчетность 2020
документ Годовой отчет 2020
документ Государственный бюджет 2020

Не забываем поделиться:



назад Назад | форум | вверх Вверх

важное

Кого следующего затронет прогрессивная шкала НДФЛ
Новые пенсионные удостоверения с 2021 года
Дефолт в России в 2020 году
Предоставление кредитных каникул в 2020 году
Девальвация рубля в 2020 году
Как получить квартиру от государства в 2020 году
Не стоит покупать доллары в 2020 г.
Как жить после отмены ЕНВД в 2021
Изменения ПДД с 2020 года
Запрет залога жилья под микрозаймы в 2020 году
Право на ипотечные каникулы в 2020
Электронные трудовые книжки с 2020 года
Новые налоги с 2020 года
Изменения в продажах через интернет с 2020 года
Изменения в 2020 году


©2009-2020 Центр управления финансами.