Документ для руководителя - это не только источник информации, но и юридическое удостоверение свершенного действия, побуждение к новому действию, средство, которым он должен уметь пользоваться в повседневной работе.
Документы способствуют выполнению многочисленных функций руководителя и представляют собой материальную основу действий руководителя в принятии управленческого решения – основного управленческого акта, реализующего функцию руководства.
Руководитель как должностное лицо обладает соответствующими правами, выполняет функции организатора и координатора совместного труда подчиненного ему трудового коллектива, действует на основе коллегиальности и единоначалия и несет персональную ответственность в пределах своей компетенции за работу вверенного ему предприятия (отдела, службы).
Основная задача руководителя в том, чтобы организовать подчиненных ему работников на выполнение поставленных задач, создать для этого необходимые условия и побудить работников к достижению цели наиболее эффективно, с наименьшими затратами труда, материальных и финансовых ресурсов.
Решению этой задачи способствуют хорошо организованные документирование и документационное обеспечение процесса управления, которые опосредуют все виды деятельности руководителя.
Руководство представляет собой совокупность вполне определенных и достаточно однотипных трудовых операций, выполняемых руководящими работниками на различных уровнях управления: принятие управленческих решений, отдача распоряжений, контроль исполнения, индивидуальный и групповой инструктаж подчиненных, анализ положения и т.д.
Процесс труда с документами состоит из ряда операций, которые условно можно разделить на технические (делопроизводственные), логические и творческие.
К делопроизводственным относятся обработка поступающей документации:
• вскрытие конвертов;
• регистрация;
• печатание документа;
• считывание;
• перемещение документа;
• контроль исполнения;
• согласование;
• визирование;
• подписание (утверждение).
Логические операции включают чтение и ознакомление с документом, подбор необходимой информации, анализ и сопоставление данных, произведение необходимых расчетов, наложение визы и др.
Творческие операции, которые отражают специфику труда руководителя, состоят из определения состава исполнителей документа, поиска альтернатив решения, выбора оптимального решения, документирования принятого решения. Каждое действие руководителя сопровождается либо операцией, выполняемой с документом (чтением, резолюцией), либо созданием документа (приказ, указание и т.п.).
Анализ рабочего времени руководителей показывает, что 30% рабочего времени они уделяют чтению и просмотру поступающих документов, руководители отделов - этой процедуре уделяют 20% рабочего времени, главный специалист - 10%.
Руководители крупных предприятий, где документооборот составляет от 20 до 30 тысяч документов в год, только на организационно-распорядительной документации делают около 20 тысяч подписей.
Данные хронометрических исследований показывают, что в среднем на ознакомление и подпись одного документа они затрачивают 30 с., а в год более 20 восьмичасовых рабочих дней.
Пооперационный анализ технологии выполнения основных видов работ с документами у руководителей различных рангов позволил выявить ряд недостатков, снижающих эффективность их работы:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
• неоправданно большие затраты рабочего времени на делопроизводственные операции, которые более свойственны делопроизводственному персоналу;
• отсутствие документов, необходимых и достаточных для управления на каждом иерархическом уровне. Руководители, особенно высшего звена, загружены документами, решения по которым не входят в их компетенцию;
• недостаточное использование средств оргтехники для составления и изготовления документов, которое обусловлено либо ее отсутствием, либо незнанием и неумением руководителей ею пользоваться.
Рациональная организация делопроизводства и документационного обеспечения аппарата управления способна уменьшить трудоемкость выполнения основных операций при работе с документами и соответственно повысить эффективность трудозатрат руководителей.
Совершенствование работы руководителя с документами может происходить по двум основным направлениям:
• повышение уровня знаний и квалификации в области документоведения, документирования и документационного обеспечения процесса управления, применение их в своей работе и в работе подчиненного аппарата управления;
• повышение мастерства, выполнения основных операций в работе с документами.
Первое направление требует от руководителя постоянного изучения новейших достижений науки в области теории информации, разработки новых способов и методов отработки документов для удобства использования их в процессе управления. Техника управления как орудие руководителя должна располагаться непосредственно на его рабочем месте.
Второе направление - повышение мастерства выполнения трудовых операций, присущих данной должности. Оно реализуется в основном распространением передового опыта наиболее компетентных руководителей.
Третье направление совершенствования работы руководителя с документами - рационализация составления служебных документов. Она требует знания определенных правил и норм, а также особенностей служебных документов.
В научных и практических работах по совершенствованию управления внимание руководителей акцентируется на проблемах совершенствования структуры управления, внедрения новых технологий, научной организации управленческого труда. Особое внимание руководитель должен уделять рационализации делопроизводства, и контролю исполнения документов.
Контроль исполнения документов несет две функции:
• управления;
• делопроизводственного обеспечения.
Техника контроля исполнения документов во многом определяется принятой системой регистрации документов.
Наиболее распространенным методом контроля исполнения документов является карточный способ контроля (по срокам, исполнителям и т.д.). Система контроля исполнения может быть механизированной и автоматизированной.
Важное значение для совершенствования делопроизводственного обеспечения аппарата управления имеет правильная группировка документов в дела в соответствии с принятой номенклатурой. Разработка номенклатуры дел очень важна. Она предопределяет всю систему хранения документов, оказывается на оперативности выдачи справок, когда необходимо, чтобы отдельные подборки документов имели отчетливую маркировку, и т.д.
Статью подготовил директор по развитию предпринимательства и конкуренции ОАО "Акса" Корчагин Юлиан Андриянович. 
