Деятельность руководителя нуждается в предоставлении своевременной, достоверной и полной информации, т. е. в информационном обеспечении.
Информационное обеспечение деятельности руководителя — это осуществление действий по предоставлению своевременной, достоверной и полной информации субъекту управления (руководителю) с заданной периодичностью.
Следует особо отметить, что значительная часть информации, используемой в управленческой деятельности, существует в форме документов. Документационное обеспечение управленческой деятельности играет важнейшую роль в современных процессах управления, так как подавляющее число управленческих решений в настоящее время в обязательном порядке фиксируются на бумаге.
Вместе с тем документационное обеспечение управления представляет собой отдельную и достаточно сложную отрасль современной науки и подробно рассматривается в специальной литературе. В рамках настоящего исследования мы будем рассматривать информационное обеспечение деятельности руководителя в свете использования современных информационных технологий.
Информационная технология возникла на Земле несколько миллионов лет назад вместе с нечленораздельными звуками, мимикой, жестами, прикосновениями и другими первыми приемами общения наших предков. Но тогда обеспечивался лишь обмен сиюминутной оперативной информацией между индивидами. Только около 100 тысяч лет назад с развитием речи стало возможным индивидуальное накопление информации в памяти человека.
Коллективную память человечеству дало возникновение письменности V-VI тысячелетий назад. Письменность позволила реализовать полный набор процессов переработки информации: сбор, передачу, хранение и другие. Эти возможности открыла фиксация информации на материальных носителях.
В процессе эволюции развивается и проходит ряд метаморфоз информационное обеспечение, которое до середины 60-х годов прошлого века существует в основном на базе документационного обеспечения.
Документирование — это запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.
Статья 5 Федерального закона № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» устанавливает: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы».
Современное документирование включает использование всех способов фиксации и передачи информации. В управленческой практике преобладающим способом документирования на сегодняшний день является их принтерная или машинописная печать. Однако такие документы, как заявления, объяснительные записки и докладные записки, создаются и рукописным способом.
Основной базовой единицей информационного обеспечения становится документ, который и в настоящее время является неотъемлемой частью в работе руководителя любого ранга. Движение документов образует документооборот – подсистему информационного обеспечения, возможно наиболее актуальную его часть в рамках рассматриваемой темы. Вуду чего необходимо рассмотреть ряд важных в теоретическом плане определений.
Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документами могут быть – текст, рисунок, графика, фотография, аудио-и видеозапись.
Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Документационное обеспечение руководителя – сфера, охватывающая вопросы документирования, организации работы с документами в процессе управления, основная цель которой информационное обеспечение управления.
Таким образом, документ и его движение – неотъемлемая часть информационного обеспечения руководителя.
Задачи информационного обеспечения процесса управления заключаются в следующем:
— правильная интерпретация и систематизация полученных данных;
— проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных;
— исключение дублирования информации;
— представление данных в едином и удобном для восприятия формате;
— многократное использование полученной информации;
— постоянное обновление данных.
Таким образом, информационное обеспечение является неотъемлемой частью любой управленческой деятельности. С его помощью происходит распространение необходимой информации среди компетентных лиц и ее эффективное использование в процессе принятия управленческих решений.
Для каждой функции управления задачи информационного обеспечения будут отличаться по составу и содержанию.
Информационное обеспечение функции планирования состоит в реализации следующих процедур:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
— сбор, обработка и анализ информации об имеющихся ресурсах (материальных, кадровых и пр.) для определения реальных плановых показателей и сроков исполнения планов;
— документационное оформление планов и доведение их до исполнителей;
— получение и анализ информации о ходе выполнения планов для организации дальнейшего планирования.
Информационное обеспечение функции календарно-планового руководства заключается в реализации следующих процедур:
— сбор и анализ информации о ходе выполнения планов, состоянии плановых показателей и сроках исполнения;
— сбор информации об условиях функционирования предприятия и их влиянии на ход выполнения плана;
— доведение полученной информации до ответственных руководителей для принятия решения о необходимости корректировки их действий;
— документационное оформление принятых решений и доведение их до исполнителей;
— предоставление необходимой информации подразделениям и руководителям, осуществляющим планирование для возможной дальнейшей корректировки плановых показателей.
Информационное обеспечение функции оперативного управления включает в себя:
— сбор и обработку информации о возникшей при работе проблемной ситуации и формулировку соответствующих задач;
— сбор и обработку информации, необходимой для решения поставленных задач;
— сбор и анализ информации об имеющихся ресурсах (материальных, кадровых, временных, информационных и пр.);
— организационное и документационное оформление выбранного варианта решения;
— доведение информации о принятом решении до конкретных исполнителей;
— сбор информации о результатах реализации данного решения, анализ и доведение ее до заинтересованных руководителей.
Информационное обеспечение функции контроля состоит в выполнении следующих процедур:
— сбор и анализ информации о выполнении соответствующих функций подразделениями и отдельными сотрудниками;
— доведение полученной информации до руководителей, осуществляющих контроль за деятельностью данного подразделения или сотрудника;
— документационное оформление принятых руководителем на основании полученной информации решений;
— доведение данных решений до исполнителей;
— предоставление необходимой информации подразделениям и руководителям, осуществляющим планирование и календарно-плановое руководство.
Статью подготовил директор по развитию предпринимательства и конкуренции ОАО "Акса" Корчагин Юлиан Андриянович. 
