Необходимость наличия на предприятии кадровой документации следует из положений трудового законодательства. В целом можно выделить документы по кадрам, которые рекомендованы к ведению, но необязательны, и обязательные документы, без которых не может полноценно работать кадровая служба предприятия. Обязательные кадровые документы могут быть затребованы для изучения сотрудниками Гострудинспекции, ИФНС, ПФР и других ведомств в ходе проводимых ими проверок.
В состав обязательных входят как документы, регулирующие трудовые отношения между работодателем и конкретным сотрудником (трудовые договоры, приказы о приеме/увольнении и т.д.), так и распространяющиеся на трудовой коллектив в целом (правила внутреннего распорядка, штатное расписание и др.).
Рассмотрим, какие обязательные документы кадровой службы должны присутствовать в организации, на микропредприятии и у ИП с работниками.
Кадровикам компаний приходится обеспечивать наличие документов из весьма широкого перечня обязательных кадровых документов организации. Заметим, что привести абсолютно исчерпывающий список такой документации сложно, поскольку некоторые документы могут стать обязательными лишь при наступлении определенных обстоятельств.
Перечень кадровых документов, обязательных для организации в 2020-2021 годах включает:
• штатное расписание (ст. 15, 57 ТК РФ);
• правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ);
• приказы по основной деятельности и по личному составу – о приеме/увольнении, переводах сотрудников, о предоставлении отпусков, о применении дисциплинарных взысканий и т.д. и документы - основания для их издания (ст. 68, 84.1 и др. ТК РФ);
• трудовые договоры с работниками (ст. 16, 56-59 ТК РФ);
• трудовые книжки сотрудников, которые не перешли на электронный формат ведения документа; на сотрудников, перешедших на электронные ТК, ведутся «Сведения о трудовой деятельности» в электронном виде (ст. 66, 66.1 ТК РФ);
• «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним» и «Книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним» (п. 40-44 Правил ведения и хранения ТК, утв. Постановлением Правительства № 225, приложения № 2, 3 к Постановлению Минтруда РФ № 69);
• табель учета рабочего времени (ст. 91 ТК РФ);
• ежегодно составляемый график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
• личные карточки работников формы № Т-2 (п. 12, 41 Правил ведения и хранения ТК, утв. Постановлением Правительства № 225);
• Положение об обработке и защите персональных данных сотрудников (ст. 6 закона № 152-ФЗ «О персональных данных»; ст. 86, 87 ТК РФ);
• Инструкции и положения по охране труда на предприятии, журналы о прохождении инструктажа по технике безопасности (ст. 212 ТК РФ).
Возможно, компании понадобятся и иные, обязательные для определенных ситуаций, документы по кадрам - это зависит от вида деятельности, условий труда и иных факторов.
Представленный выше перечень в равной мере действует как для крупных компаний, так и для предприятий – субъектов малого и среднего предпринимательства. Что касается микропредприятий, то в отношении них в части кадровой документации предусмотрен «упрощенный» документооборот.
Согласно ст. 309.2 ТК РФ, некоторые обязательные кадровые документы в организации, отнесенной к микропредприятиям, могут не оформляться. Работодатель имеет право отказаться (частично или полностью) от принятия локальных актов, содержащих нормы трудового права.
Например, микропредприятием могут не приниматься «Правила внутреннего трудового распорядка», Положения о премировании, оплате труда, графики сменности и т.п. Но в таком случае работодатель обязан включить условия, регулируемые такими актами, непосредственно в трудовой договор с сотрудником.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Например, если при приеме на работу в договорах работников детально прописывается размер и порядок оплаты труда, условия для начисления и размеры премий, наличие Положения об оплате труда и Положения о порядке премирования работодателю не требуется.
Напомним, что критериями отнесения к микробизнесу являются: годовой доход в пределах 120 млн. руб. и среднесписочный состав не более 15 человек (ст. 4 закона № 209-ФЗ, Постановление Правительства № 265).
Индивидуальный предприниматель начинает вести кадровый учет с момента, когда у него появляется первый наемный работник. В частности, ИП обязан заключать трудовые договоры, издавать приказы, вести на сотрудников трудовые книжки (на бумаге или электронно), заключать коллективные договоры и принимать локальные акты, содержащие нормы трудового права.
Став работодателем, ИП, как и организации, должен соблюдать положения ТК РФ и оформлять обязательные кадровые документы, перечень которых аналогичен перечню для работодателей-юрлиц.
На работодателей - индивидуальных предпринимателей, относящихся к категории микропредприятий, распространяются те же правила упрощенного кадрового учета по ст. 309.2 ТК РФ, что и на компании в данном статусе. То есть, они могут не принимать некоторые локальные акты, если соответствующие условия будут внесены в трудовые договоры сотрудников.
Таким образом, для ИП обязательными являются кадровые документы, приведенные нами в перечне для ООО. Поскольку кадровый учет для ИП обязателен, отсутствие каких-либо документов может повлечь наложение соответствующих штрафов.
Как правило, специалисты по кадрам среди работников у предпринимателей встречаются редко – в таком случае ИП должен вести кадровый учет самостоятельно, либо поручить ведение кадровой документации кому-либо из сотрудников, или же обратиться за помощью к профессионалам, оказывающим такие услуги.
Статью подготовил директор по развитию предпринимательства и конкуренции ОАО "Акса" Корчагин Юлиан Андриянович. 
