Такое понятие, как ответственное хранение является хозяйственной операцией налогоплательщика, которая предусматривает передачу материальных ценностей по договору хранения другому субъекту на хранение, но не предоставляет ему прав на участие в его обороте этих ценностей и предусматривает последующий возврат переданных на хранение материальных активов без потери количественных и качественных показателей и характеристик.
К основным преимуществам договоров ответственного хранения заключаемого между логистической компанией и субъектами хозяйствования можно отнести комплекс услуг в виде таких сервисов, как полная гарантия целостности и безопасности груза, отсутствие расходов которые связаны с содержанием персонала и затрат по содержанию складских помещений, высокое качество и скорость при обработке грузов.
Сегодня ответственное хранение является самым динамичным сегментом в области "хранения товаров". Склады, на которых происходит хранение, оборудуются с учетом новейших тенденций в данной отрасли, а это гарантирует условий хранения на самом высшем уровне.
Логистические компании имеют в своем арсенале необходимую технику для выполнения погрузочных и разгрузочных работ любых даже негабаритных грузов и имеют необходимые санитарные условия, требуемые для хранения продуктов.
В помещениях имеется специально разработанная система вентиляции, поддерживаемая и управляемая электроникой под каждый товар, создавая необходимый микроклимат. Работники склада по договору могут отслеживать сроки годности ваших товаров и информировать вас об этом.
В договорах по ответственному хранению имеется весь спектр услуг, включая транспортные и экспедиторские. Такая компания может грамотно управлять грузовыми потоками компании по заявкам, оговоренным ранее в комплексе с погрузочно-разгрузочными работами.
Транспортные услуги могут быть включены с договор ответственного хранения. Такой вид услуг требует особой ответственности и серьезности, тем более, если речь идет о негабаритных грузах, скоропортящихся продуктах, требующих специфический условий транспортировки, или при хранении и перевозке опасных грузов. Логистическая компания в данном случае реагирует на все нововведения в сфере транспортировки и предоставляет оптимальные для заказчика решения. Поэтому хранение и перевозка грузов по договорам ответственного хранения - оптимальное решение для хозяйственников. Основной девиз логистов - сотрудничество.
Статьей 54 ГК РФ определено, что ответственное хранение на складе – это термин, описывающий ситуацию, когда покупатель в силу каких-то причин отказался принять от поставщика ТМЦ (товарно-материальные ценности) в собственность уже после того, как была осуществлена их поставка на склад покупателя. В таком случае последний не принимает имущество на баланс, а осуществляет его ответственное хранение на своем складе до момента, пока поставщик не заберет товар.
В юридической практике получило распространение использование термина "ответственное хранение" для описания правоотношений, согласно которым поклажедатель передает ответственному хранителю товарно-материальные ценности и берет с него обязательство обращаться ними так, как это прописано в заключаемом сторонами договоре.
Вообще, такие правоотношения имеют собственное название - "хранение", и регламентируются соответствующими законодательными актами. Однако, по всей видимости, термин "ответственное хранение" очень полюбился людям (ведь все хотят, чтобы их имущество хранили ответственно), что и вызвало его распространение на случаи, в которых согласно законодательства речь идет именно о хранении на складе.
С позволения читателя мы тоже поддадимся соблазну использовать далее по тексту это не совсем юридически грамотное, но невероятно удачное словосочетание и расскажем об особенностях таких услуг и складах, которые их предоставляют.
В каких случаях может пригодиться арендовать площадь на складе, который готов быть ответственным за сохранность ваших вещей? Конечно же, чаще всего склады на краткосрочный период арендуются грузоперевозчиками по пути транспортировки грузов, если необходимо использовать несколько видов транспорта.
К примеру, товар доставляется в порт и ожидает на складе очередного рейса грузового судна, или попадает на железнодорожный узел для дальнейшей транспортировки поездом. По правилам грузоперевозок местонахождение ТМЦ в каждый момент времени должно быть отражено в сопроводительных документах.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Именно поэтому, если товар привезли в порт, например, сегодня, а грузовое судно будет готово к загрузке только завтра, необходимо отвезти груз на склад ответственного хранения, где он и будет находиться до момента погрузки на корабль.
Подобными услугами также пользуются компании и частные лица при переезде и ремонте. Имущество пакуется и отправляется на склад, где оно будет под присмотром. Многие компании, которые принимают от клиентов в залог ценное имущество, или сами владеют таковым, сдают его на специальный склад, если не хотят тратить деньги на оснащение собственного офиса надежными сейфами, сигнализацией, системой видеонаблюдения и пользоваться услугами охранных фирм.
Дело в том, что с момента наступления договорных отношений всякая ответственность за имущество ложится на хранителя. Если ответственный хранитель потеряет или испортит чужое имущество во время нахождения оного на его складе, то будет вынужден возместить владельцу ущерб.
Специфика этой деятельности предполагает начисление оплаты только за то, что имущество клиента в течение некоторого времени занимает на складе площадь, равную его габаритам. Это очень выгодная в денежном выражении схема как для склада, так и для арендатора. Многие небольшие компании, не имеющие ресурсов для содержания собственного склада, сдают свой товар на ответственное хранение.
Склад должен быть технически оснащен таким образом, чтобы соблюдать необходимый уровень освещения, температурный режим, проветривание по графику или наоборот недопущение сквозняков. Проще говоря, обеспечивать самое бережное и ответственное отношение.
Передача на склад в обязательном порядке начинается с описи ТМЦ. При необходимости осуществляется их фото- и видеографирование, чтобы точнее зафиксировать фактическое состояние имущества на момент передачи на склад. Это просто необходимо делать, если речь идет о дорогостоящем и особо ценном имуществе, антиквариате, требующем ответственного отношения.
По запросу персонал складского комплекса может осуществить дополнительные складские операции: погрузку и разгрузку, маркировку, фасовку, дополнительную упаковку и паллетирование, необходимый уход, последовательный отпуск со склада с учетом срока годности и номера партии.
Склад ответственного хранения
Для всех компаний, занимающихся оптовой и розничной торговлей, наличие оборудованного склада является насущной необходимостью и фундаментом бизнеса. Компания может организовать собственное складское помещение или передать товар на ответственное хранение на складе логистического провайдера. В условиях кризиса последний вариант становится более востребованным, поскольку позволяет снизить издержки, связанные с арендой склада или содержанием собственного складского комплекса. Чем выгодно и удобно ответственное хранение товаров для бизнеса и как выбрать подходящий склад — об этом в нашей статье.
Ответственное хранение грузов, товаров, оборудования является современной услугой, которая осуществляется, как правило, логистическими операторами. Хранение товара на складе транспортной компании может быть как самостоятельным сервисом, так и частью в комплексе услуг по перевозке грузов. Использование такого сервиса является экономически оправданным, а стоимость — существенно ниже затрат на содержание своего или арендованного склада.
Ответственное хранение товаров подразумевает под собой базовый перечень операций, таких как выгрузка и погрузка, приемка товара, комплектация и контроль заказов, маркировка, переупаковка и другие услуги. На сегодняшний день ответственное хранение предполагает максимальную автоматизацию процесса, которая реализуется с помощью внедрения в работу автоматизированной информационной системы управления складом. Подобные программные комплексы позволяют управлять всеми складскими процессами в автоматическом режиме (обработка и инвентаризация, штрихкодирование, раздельный учет грузов для разных клиентов, адресное хранение и т.д.).
Склад ответственного хранения несет 100-процентную ответственность за любой размещенный на нем груз на период хранения. Также подлежит страхованию и складская деятельность оператора. Порча товара в период хранения на складе возмещается на основе договора со страховой компанией.
Складские операции делятся на несколько основных этапов: выгрузка и прием товара на ответственное хранение, размещение по адресам хранения. Затем, по заявке клиента, осуществляется подбор и комплектация товара на отгрузку (при необходимости производится его обработка и упаковка), проверка подготовленной партии и подготовка товаросопроводительной документации, отгрузка заказа на автотранспорт клиента или доставка до конечного адресата автотранспортом логистического оператора.
На законодательном уровне ответственное хранение товаров регулируется главой 47 Гражданского кодекса РФ. Первый параграф главы содержит общие положения относительно любых договоров хранения, второй — регламентирует хранение на товарном складе.
Поговорим подробнее о некоторых наиболее ответственных этапах ответственного хранения.
Существует несколько способов выгрузки и погрузки товара — ручная и механизированная, с использованием складской техники (штабелеры, погрузчики). Если груз уже упакован в палеты, то разгрузка осуществляется механизированным способом, в противном случае применяется ручная разгрузка. При приеме товара, как правило, производится проверка целостности упаковки партий товара. В случае обнаружения повреждений составляется акт, а факт фиксируется средствами фотосъемки. Товар, поступивший в навал, принимается поштучно, формируется в палеты и отправляется на хранение по присвоенным адресам на складе.
Справка Палета (от франц. palette) — это поддон (жесткая площадка), которая используется для упаковки и транспортировки грузовых единиц. Перемещение паллет выполняется с помощью механических средств.
Сформированным паллетам присваиваются штрих-коды, которые сканируются специальными терминалами, после чего данные о поступивших партиях товара вносятся в базу. Перед размещением на хранение палеты маркируются и укрепляются пленкой. При необходимости в процессе оформления адресов хранения учитываются партионные признаки.
Хранение делится на напольное, стеллажное и мелкоячеичное (каждому коробу или паллете присваивается уникальный номер, под которым единица груза заносится в базу). Такой подход позволяет существенно ускорить подбор и комплектацию заказа на отгрузку, а также отслеживать все рабочие процессы, через которые проходит груз.
Отгрузка товаров со склада ответственного хранения выполняется по следующей схеме:
• Подача заявки на отгрузку — выполняется грузообладателем. При этом проверка наличия товара производится автоматически, на основе поступившей заявки. Затем заявка принимается в работу и начинается комплектация товара.
• Комплектация товара — осуществляется сотрудниками терминала сбора данных. Процесс может включать в себя такие операции, как подбор товара, упаковка, маркировка, стикирование, взвешивание и прочие.
• Подготовка товара к отгрузке — подразумевает проверку скомплектованной партии товара, палетирование и маркировку отгруженной партии уникальным штрих-кодом заказа клиента. На данном этапе также выполняется подготовка всех необходимых товаросопроводительных документов. Далее товар поступает в зону отгрузки.
• Отгрузка — выполняется по прибытии автотранспорта. При этом выполняется сканирование штрих-кода заказа для контроля и подтверждения отгрузки. Сопроводительные документы передаются водителю.
С момента убытия товара со склада ответственность за сохранность груза несет компания-перевозчик данного груза.
Стоимость ответственного хранения товаров, как правило, зависит от расположения склада и его класса. Услуги складов в Москве будут дороже, чем в Подмосковье. Тарифы устанавливаются на каждую отдельно взятую складскую операцию. Например, хранение одной палеты в сутки в Москве и Московской области будет стоить 7–20 рублей в зависимости от класса склада и от того, является груз стандартным или негабаритным. Погрузка и разгрузка, приемка товара, сбор и формирование заказов по артикулам, коробам или паллетам оплачиваются отдельно.
При выборе склада для ответственного хранения товаров прежде всего нужно ориентироваться на его категорию. Основными критериями распределения складов по классам являются высота потолков, площадь помещения, качество пола, наличие техники и автоматизированной системы управления, близость к крупным транспортным артериям.
Складские помещения класса «A» отвечают самым высоким требованиям логистики. Отличительными чертами являются:
• одноэтажное здание единого объема;
• антипылевое покрытие пола;
• системы кондиционирования и вентиляции;
• системы охраны и видеонаблюдения;
• системы пожаротушения и предупреждения о пожаре;
• автономное электроснабжение;
• ворота докового типа, оборудованные погрузочно-разгрузочными площадками c регулируемой высотой подъема;
• автоматизированная система учета грузов;
• круглосуточно охраняемая территория;
• расположение вблизи крупных транспортных артерий;
• подъезд для большегрузного транспорта и стоянка.
Склады класса «B» — это многоэтажные здания, которые были построены или переоборудованы под складские помещения. От помещений класса «A» отличаются прежде всего отсутствием качественного покрытия на полу, наличием вентиляции без кондиционирования. Из охранных систем присутствует система сигнализации, в том числе противопожарная. Электроснабжение ведется только от центральной сети. Имеется пандус для большегрузного транспорта и грузовые лифты.
Склад класса «C» представляет собой утепленный ангар или производственное помещение. Полы без покрытия, ворота на нулевом уровне для заезда транспорта. В помещении поддерживается температура на уровне от + 4… +8 градусов по Цельсию. Выполняется охрана периметра, имеется система пожаробезопасности. Склады класса «C» находятся на удалении от основных магистралей, однако к ним возможен подъезд большегрузного транспорта.
Склад класса «D» подойдет самым нетребовательным клиентам. Такие склады представляют собой помещения, изначально не предусмотренные под складское хранение, — различные подвалы, ангары, производственные и технические площади и т.д. На таком складе поддерживается постоянная температура и уровень влажности, имеется подъезд для грузового автотранспорта и ворота для осуществления выгрузки, системы сигнализации и пожаротушения. Такие помещения могут находиться в промышленных зонах, на большом удалении от транспортных магистралей.
Кроме того, стоит учитывать, что склады часто имеют специализацию по виду хранимых грузов (например, по классам опасности грузов, склады для сырья с температурным режимом, для пищевых продуктов, требующих заморозки, для медикаментов и т.д.), по типу конструкции (могут быть открытые, закрытые, бункерные и пр.) и уровню огнестойкости (сгораемые, несгораемые).
Сегмент складской недвижимости в Москве и области является насыщенным. Москва по-прежнему остается основным рынком спроса на качественные склады. Услуга востребована операторами розничной торговли и производственными компаниями. На сегодняшний день на российском рынке более тысячи компаний позиционируют себя как складские операторы. Доля складской недвижимости, которая используется под ответственное хранение грузов в Московском регионе, — 22%. Общая площадь складов ответственного хранения класса «А» и «В» составляет 1 628 000 кв. м, складов класса «С» — 222 000 кв. м. Итого объем рынка складов ответственного хранения составляет 2 775 000 палетомест. Оборот рынка ответственного хранения московского региона — 24,3 млрд. рублей в год.
Итак, основная задача склада ответственного хранения — обеспечение полной безопасности и сохранности товаров. Клиенты, работающие со складами высших категорий, могут быть абсолютно спокойны за свой товар, переданный на хранение. Благодаря автоматизированной системе учета, утеря или порча товара являются маловероятными, а отгрузка будет осуществляться в минимальные сроки. Кроме того, клиенты могут рассчитывать на дополнительные услуги по обработке товара, что крайне удобно. Тем не менее нужно помнить, что складские помещения обладают разной специализацией и ни один склад не сможет удовлетворить потребности по хранению абсолютно всех видов грузов и товаров. Важно найти склад, который удовлетворит именно ваши потребности.
Ответственное хранение образцов
Ответственное хранение — термин, использование которого хозяйствующими субъектами не всегда корректно, поскольку в обиходе им нередко обозначается складское хранение. Специфические правила составления и оформления договора складского хранения, его возможные разновидности будут рассмотрены в данной статье.
Ст. 514 ГК РФ говорит об ответственном хранении как о мере, предусмотренной законодателем в рамках отношений по поставке товаров с целью обеспечения баланса интересов продавца и покупателя в ситуации, когда последний отказывается принимать товар, руководствуясь правомерными основаниями (например, имеются существенные недостатки).
В указанном случае на покупателя возлагается обязанность по ответственному хранению соответствующего имущества, то есть обеспечению его сохранности собственными силами и средствами с немедленным уведомлением поставщика о необходимости забрать товар. В случае если товар не будет вывезен в разумный срок, покупатель вправе реализовать его, передать вырученные средства продавцу с удержанием своих издержек на его хранение и реализацию.
Ответственное хранение товара выступает выражением принципа сотрудничества контрагентов при защите своих интересов, не будучи договорной конструкцией.
Хозяйствующие субъекты применяют термин «ответственное хранение» в названии договоров, предусматривающих передачу товаров для их сохранения на товарный склад, то есть договоров складского хранения.
ГК РФ определяет товарный склад как профессионального субъекта, организацию, предпринимательская деятельность которой заключается в хранении товаров.
Договор ответственного хранения обладает определенной спецификой:
• предметом соглашения могут быть только товары;
• склад, помимо реализации непосредственно функции хранения, может оказывать поклажедателю сопутствующие услуги, указанные в договоре, например транспортировать товар либо готовить его к продаже.
В отличие от договора хранения, который может быть и безвозмездным, ответственное хранение носит исключительно возмездный характер. Это обусловлено спецификой субъекта, являющегося хранителем, деятельность которого направлена на извлечение прибыли.
Согласно положениям ст. 896 ГК РФ уплата вознаграждения за ответственное хранение по общему правилу осуществляется по итогам оказания услуг либо по истечении установленных периодов. Но в договор можно включить любой порядок внесения платежей, например предварительную оплату.
Договор складского хранения характеризуется как публичный, то есть заключаемый с каждым обратившимся, в случае, когда хранителем выступает склад общего пользования, то есть тот, на который законом возложены обязательства оказывать услуги любому товаровладельцу.
Ответственное хранение отличается порядком приемки: склад за свой счет проверяет внешнее состояние товаров, а также подсчитывает их количество.
При необходимости изменения условий хранения ответственное хранение, в отличие от обычного, предусматривает право склада самостоятельно изменять их без предварительного одобрения контрагента, но с условием его обязательного уведомления в случаях, когда изменения существенны.
Возврат товара также производится специфически: правом осмотра обладают обе стороны. Если он не был проведен, а о повреждениях не было заявлено в установленные ст. 911 ГК РФ сроки, презюмируется надлежащее оказание услуг.
Ответственное хранение может предполагать право хранителя распоряжаться товаром. При этом применению подлежат нормы о займе.
Закон устанавливает письменную форму договора хранения. П. 2 ст. 907 ГК РФ предусматривает особое правило: заключение соглашения и приемка товара должны подтверждаться складским документом, выдаваемым хранителем поклажедателю.
Их исчерпывающий перечень содержится в ст. 912 ГК РФ:
1-й и 2-й по своей природе являются ценными бумагами, распоряжение которыми позволяет определять дальнейшую судьбу товаров, например посредством их залога (может быть заложен переданный складу товар).
Что касается содержания договора, предусматривающего ответственное хранение, то стороны согласовывают в нем перечень мер, которые обязан предпринимать хранитель для сохранения имущества. Их отсутствие восполняется посредством обращения к обычаям делового оборота. Кроме того, при передаче родовых товаров в договор может быть включено условие о хранении с обезличением, предполагающим возврат не той же вещи по истечении срока, а равного количества вещей определенного рода.
Порядок возмещения хранителю расходов, уплаты вознаграждения, его право передавать вещь третьим лицам, распоряжаться ею и иные вопросы могут быть отражены в тексте соглашения.
Когда поклажедатель планирует реализовать товар, право осуществить продажу может быть предоставлено складу. В таких случаях стороны заключают смешанный договор, формулируя в нем условие о праве реализации товаров с последующей передачей вырученных сумм товаровладельцу.
Хранение товаров на складе следует разграничивать с понятием ответственного хранения, регулирует которое ст. 514 ГК РФ. При этом юридически грамотно называть соглашение договором складского хранения. Использование указанной договорной конструкции дает сторонам широкие возможности усмотрения. В частности, в текст могут быть включены положения о праве профессионального хранителя распоряжаться товаром.
Ответственное хранение товара
Товар, который уже куплен, но не подошёл покупателю, либо не может быть им использован по определённым причинам, возможно вернуть продавцу.
Но в ситуациях, когда продавец и покупатель не могут сразу решить вопрос о том, как будет передан возвращаемый товар обратно, уже от покупателя продавцу, возможно заключение договора ответственного хранения. Что это за договор, попытаемся разобраться ниже.
В особых ситуациях покупатель может выступать в роли хранителя товара, который следует вернуть продавцу в обмен на уже уплаченную сумму. Ответственное хранение – это такое хранение, которое следует оформить надлежащим образом.
Так как стоимость товара уже оплачена покупателем, сделку купли-продажи можно считать заключённой и товар фактически является собственностью покупателя. Но этот товар надо вернуть продавцу. Но вернуть товар нужно именно в том виде, в котором его покупатель получил изначально. А за сохранность кто-то должен отвечать.
Покупатель, выступая в виде складской организации, может взять на себя обязательства сохранить товар, пока продавец не решит вопрос, каким образом он сможет забрать обратно своё имущество.
Естественно, хранение и обеспечение безопасности товара требует определённых затрат, поэтому договор ответственного хранения – это возмездный договор. Продавец возвращает покупателю не только стоимость товара, но и компенсирует расходы за время ответственного хранения.
Так как первоначально сделка купли-продажи и переход прав на товар был осуществлён, товаром до момента передачи продавцу обратно владеет покупатель. Хотя и договор ответственного хранения был заключён, то есть, по прошествии определённого соглашением срока, продавец обязуется забрать товар.
При возникающей у покупателя острой необходимости в помещении, в котором находится товар на ответственном хранении, либо при возникновении иных ситуаций, когда надлежащее хранение товара, подлежащего возврату осуществить не удаётся, покупатель самостоятельно может доставить продавцу возвращаемую вещь. При этом можно требовать возмещения расходов, связанных с перевозкой.
В отдельных случаях (такие случаи лучше закрепить в договоре) покупатель, хранящий товар, может самостоятельно реализовать его. Это возможно, так как всё та же сделка купли-продажи на этот товар уже была совершена.
Если стоимость реализованного товара превысит ту сумму, которую продавец должен был возместить покупателю при возврате товара, а также расходы, понесённые с момента заключения договора об ответственном хранении до момента продажи, остаток должен быть передан продавцу.
Ответственное хранение приказ
Две организации могут заключить между собой договор на ответственное хранение, по которому одна из них передает, а вторая получает на хранение товарно-материальные ценности. При этом первая организация оплачивает их хранение, а вторая – гарантирует их сохранность и своевременное возвращение. Оформить ответственное хранение необходимо в соответствии с гл. 47 Гражданского кодекса РФ.
Заключите договор об ответственном хранении и передайте товарно-материальные ценности (ТМЦ) на склад хранителю. В соответствии с п. 2 ст. 887 ГК РФ то, что вещи приняты на склад ответственного хранения, хранитель удостоверяет распиской, квитанцией или иным документом с его подписью, выданным поклажедателю, т.е. вам. Учет товаров в местах хранения, на складах хранителя осуществляется путем заполнения унифицированных форм первичных документов. Они заполняются в соответствии с указаниями, утвержденными Постановлением Госкомстата России №66.
Каждая проведенная операция оформляется двухсторонним актом о приеме-передаче, который подписывается поклажедателем и хранителем (форма №МХ-1), а также актами о возврате товарно-материальных ценностей (форма №МХ-3). Акт о приеме-передаче, количество его экземпляров и комплектность пакета документов оговариваются в договоре хранения. Акт о возврате составляется в двух экземплярах.
В случае необходимости использования хранящегося оборудования для демонстрации, также как и для получения ТМЦ у организации-хранителя, назначьте приказом руководителя ответственное лицо. Это должен быть штатный сотрудник организации-поклажедателя. Согласно приказу, он должен нести ответственность за хранение данного оборудования, полученного им на время для демонстрации в качестве образца, а также за своевременную передачу или получение этого оборудования на ответственное хранение.
Таким образом, основными документами, по которым оформляется ответственное хранение и отслеживается материальная ответственность за ТМЦ, являются акты, заполненные по формам №№ МХ-1 и МХ-3. По этим документам вы сможете точно установить периоды, в течение которых оборудование или другие ТМЦ находились на ответственном хранении в специализированной организации или у поклажедателя в качестве образца.
Передача на ответственное хранение
При заключении договора об ответственном хранении составляется ряд дополнительных документов, которые служат промежуточными звеньями к пунктам выполнения условий договора. Акт передачи на ответственное хранение — это документ, который составляется при фактической непосредственной передаче товарно-материальных ценностей на хранение.
Подписание акта автоматически перекладывает ответственность за сохранность объекта договора на хранителя, и эта ответственность сохраняется на весь срок договора вплоть до составления акта возврата имущества, принятого на хранение.
В российском законодательстве не определено понятие «ответственное хранение» (как и термин «безответственное хранение»). Договор в данном случае называется «Договор складского хранения (хранения на товарном складе)».
Заключите договор хранения. Если организация, которой Вы передаете ТМЦ на ответственное хранение, хранение является предпринимательской деятельностью (товарные склады), вместо заключения договора Вам могут выдавать простое (двойное) складское свидетельство, в котором указываются условия и срок хранения ТМЦ.
Передачу ТМЦ оформляйте актом приема-передачи по форме № МХ-1. При возврате ТМЦ составляется акт по форме № МХ-3. После возврата ТМЦ, Вы должны подтвердить отсутствие претензий к организации-хранителю, поставив подпись в журнале по форме № МХ-2.
В бухучете сделайте записи:
Кредит 002 – Передача ТМЦ на ответственное хранение;
Дебет 002 – Возвращение ТМЦ с ответственного хранения.
При оформлении документов в случае передачи товаров на ответственное хранение, нужно обращать внимание на следующие моменты. Во-первых, в Постановлении Госкомстата России N 66 указано, что при приеме-передаче ТМЦ на хранение организации-хранителю составляется соответствующий акт по форме N МХ-1. Причем этот документ применяется как при бытовом хранении, так и при хранении с участием профессиональных хранителей. Он составляется представителями сторон в соответствии с договором хранения (на определенный срок и до востребования). Количество экземпляров акта и комплектность составляемых документов определяются в каждом конкретном случае.
Во-вторых, ст. 912 ГК РФ определено, что товарный склад выдает следующие складские документы:
Этот установленный перечень складских документов является исчерпывающим. При этом требования к оформлению двойного и простого складских свидетельств, закреплены в соответствующих статьях ГК РФ.
А вот требования к оформлению и заполнению складской квитанции следующие:
- место нахождения склада;
- наименование юридического лица, от которого принят товар, и место нахождения товаровладельца;
- наименование и количество принятого на хранение товара;
- срок, на который товар принят на хранение;
- размер вознаграждения за хранение (если он есть);
- дату выдачи складской квитанции.
Впрочем, если посмотреть внимательно, то видно, что ст. 912 относится к § 2 "Хранение на товарном складе" гл. 47 "Хранение" ГК РФ, а ст. 887 - к § 1 "Общие положения о хранении" указанной главы. По нашему мнению, из этого вытекает следующее. Форму МХ-1 нужно заполнять в любом случае. Если данный акт подписан хранителем, то он будет тем самым иным документом, о котором говорится в п. 2 ст. 887 ГК РФ, и вполне достаточен для того, чтобы зафиксировать передачу на ответственное хранение товара, который перейдет в собственность покупателя после его полной оплаты.
Что касается документов, упомянутых в ст. 912 ГК РФ, то их необходимо составлять в том случае, когда товар передается именно на хранение, без последующего перехода права собственности на него к хранителю. Таким образом, если необходимость в ответственном хранении возникла в отношениях между покупателем и продавцом товаров, то им достаточно составить и подписать форму N МХ-1. И никаких складских свидетельств или квитанций им не нужно.
Если стороны заранее знали о необходимости ответственного хранения, то составить и подписать нужные документы им нетрудно. А как поступить в ситуации, когда покупатель принимает товар на ответственное хранение, если он не желает его покупать в связи с выявленными недостатками?
В частности, организациям торговли, в случае несоответствия количества и качества товаров данным, установленным в договоре либо в сопроводительных документах, нужно составить акт по форме N ТОРГ-2. Кстати, если брак обнаружен в импортном товаре, то заполняется Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров по форме N ТОРГ-3.
По мнению многих специалистов, форму N ТОРГ-2 следует применять и неторговым организациям. В любом случае использование этой формы соответствует требованиям ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ, поскольку она утверждена Госкомстатом как одна из унифицированных форм первичной учетной документации.
Акт ответственного хранения
Форма МХ-1 используется для учета приема-передачи товарно-материальных ценностей, переданных от поклажедателей (организаций, индивидуальных предпринимателей) на хранение организации-хранителю. Документ применяется как при бытовом хранении, так и при хранении, осуществляемом с участием профессиональных хранителей. Составляется представителями организаций хранителя и поклажедателя на основании и в соответствии с договором хранения (на определенный срок и «до востребования»). Количество экземпляров акта и комплектность составленных документов определяются в каждом конкретном случае.
Товары считаются принятыми на Склад после подписания уполномоченными представителями Сторон Акта о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на ответственное хранение (унифицированная форма МХ-1, утв. Постановлением Госкомстата России № 66, далее – «Акт МХ-1»). Акт МХ-1 составляется в трех экземплярах по фактически принятым грузам и должен быть оформлен в течение 1 часа после разгрузки ТС.
Как еще могут называть акт МХ-1:
• акт приема-передачи склада;
• акт приемки ответственного хранения;
• акт на ответственное хранение;
• акта на передачу материалов на хранение;
• акт передачи ТМЦ.
Договор хранения предполагает передачу вещи и ее последующий возврат. Указанный признак позволяет отличить хранение от обязательства охраны. Последнее не включает ни передачу, ни возврат вещи. Кроме того, следует учесть, что при наличии договора хранения передачу и возврат материальных ценностей можно производить через оформление традиционных материальных накладных с указанием, что передача производится на ответственное хранение. Однако, существуют случаи, когда прием-передача происходит в иных условиях и сам факт приема и передачи должен быть зафиксирован документально.
Понятие "Ответственное хранение" равно как и "Безответственное хранение" отсутствует в российском законодательстве. Отсутствует и так называемый Договор об ответственном хранении. Правильно название договора: Договор складского хранения (хранения на товарном складе).
Кроме наличия самого подписанного договора, факт передачи товарно-материальных ценностей на ответственное хранение должен фиксироваться документально. Обратите внимание, что как в РФ, так и в Украине существует целый ряд видов сделок, при осуществлении которых факт приема-передачи товарно-материальных ценностей должны фиксироваться документально по специально установленной форме. К таким операциям относятся операции хранения на товарном складе (простые и двойные складские свидетельства), операции приема и передачи почтовых грузов и т.д. Таким образом, при наличии специально установленной формы документов, которые должны фиксировать конкретную хозяйственную операцию, другие документы использоваться не должны.
Нередки случаи, когда организации требуется временно передать товар из-за отсутствия помещения или прочих нюансов. В законодательстве прописано, что процедуру требуется оформить документально.
Чтобы зафиксировать проведение операции, стороны оформляют акт передачи на ответственное на хранение, образец которого можно скачать в этой статье. Заполнить бланк правильно вам помогут рассмотренные ниже особенности проведения процедуры.
Акт приема-передачи на ответственное хранение - это документ, подтверждающий факт передачи товара другой компании для последующего сохранения имущества в течение установленного срока.
Взаимодействие выполняет поклажедержатель – владелец товаров, которые будут переданы на хранение, и хранитель – лицо, которое отвечает за сохранность имущества в течение срока действия акта. Наличие бумаги фиксирует факт переложения ответственности за товар с владельца на хранителя.
Термин «ответственное хранение» не зафиксирован в российском законодательстве. По этой причине между взаимодействующими сторонами заключается «Договор хранения на товарном складе». На его основании заполняется бланк.
Чтобы облегчить процедуру, можно скачать образец акта ответственного хранения, представленный выше. Количество экземпляров документации может различаться в зависимости от случая.
Считается, что товар начинает храниться на складе с момента подписания бумаги взаимодействующими сторонами. Если имущество фактически поступило в место хранения, а документация еще не оформлена, необходимо исправить оплошность в течение 1 часа.
Нередки случаи, когда предприниматели дают документации другое название. Форму МХ-1 бизнесмены именуют актом:
• приемка на ответ хранение;
• передачи ТМЦ;
• об ответственном хранении;
• на передачу товаров на хранение.
Употреблять можно любое название. Вне зависимости от выбранного наименования, бумага заполняется одинаково.
Выделяют два вида хранения – профессиональное и бытовое. Второй вид носит стихийный характер. Если предприниматель вынужден прибегнуть к способу, требуется незамедлительно составить акт. Метод используется для любых товаров, кроме скоропортящихся.
Если предприниматель заранее обратится на склад, владелец имущества оградит себя от потребности в заполнении формы МХ-1 в течение часа. Бумага передается перед поступлением имущества под ответственность хранителя.
В правилах прописано, что внесение данных в форму МХ-1 выполняет владелец имущества, а готовый бланк подписывает принимающая сторона. Во время оформления документации требуется присутствие работников склада. Желательно, чтобы за процедурой наблюдал лично начальник организации.
Бланк составляется в виде текстовой документации. Количество экземпляров бумаги, необходимых для проведения операции, зависит от ситуации. Если ценности передает одна организация другой, каждая сторона получает по одному подписанному и заверенному акту. На бланке должна присутствовать подпись руководителя организации.
Документация считается действительной, если она не только подписана, но и заверена печатями.
Рассмотрев образец акта приема-передачи оборудования на ответственное хранение, предприниматель увидит, что в бланке присутствует полный перечень ценностей, которые передает одна сторона.
Вписывая информацию о каждой вещи, требуется указать:
• описание предмета;
• идентификационные данные;
• индивидуальный номер.
Предприниматель наделен правом внести иные сведения, позволяющие отличить вещь, принадлежащую организации, от других однотипных предметов. На практике вместе с имуществом хозяин товара передается паспорта, сертификаты и прочие сопроводительные бумаги. Владелец вещей заносит полный перечень документации в бланк.
Одного акта для фиксации процедуры передачи имущества на склад другой организации в соответствии с действующим законодательством недостаточно. Перед заполнением формы МХ-1 и последующим подписанием, нужно оформить договор. Без положения акт считается недействительным и не позволяет выполнить функции, ради которых заполняется. В договоре фиксируется количество траншей и товара, который организация планирует передать.
Предприниматели не всегда прибегают к использованию формы МХ-1. Иногда на практике бумагу заменяет товарная накладная.
Если предприниматель решил воспользоваться методом, в документацию требуется внести запись о том, что имущество передается на временное хранение. Правильно заполненная накладная способна заменить акт. Бумага выполняет идентичные функции.
От полноты сведений, которые владелец имущества пропишет, зависит соответствие документации с правилами, установленными законом.
Чтобы бланк обрел юридическую силу, в нем требуется указать:
• названия взаимодействующих организаций;
• контактные данные сторон;
• адрес владельца имущества и хранителя предметов;
• полное название бланка и дата составления;
• подписи сторон;
• печати сторон.
Если взаимодействуют физические лица или ИП, требуется прописать ФИО каждого участника. Форма МХ-1 заполняется с двух сторон. Помимо сведений о товаре, в ней указывается место, в котором взаимодействующие лица планируют осуществить процедуру передачи имущества. Представители организаций фиксируют сроки хранения нахождения предметов под ответственностью хранителя. Затем идет таблица, в которой прописываются предметы.
Когда владелец имущества внес информацию о товарах, стороны прописывают индивидуальные особенности взаимодействия.
В список входит информация:
• об особенностях хранения;
• перечне правил, которые требуется соблюдать для сохранения целостности предметов.
Бланк, в который хозяин предметов вписал данные, передается для ознакомления представителям компании, получающей имущество. Если предприниматели согласились с нюансами сотрудничества, они оставляют на форме МХ-1 подписи и заверяют печатями. С этого момента считается, что владелец предметов передал вещи хранителю.
Учет ответственного хранения
Взаимоотношения сторон по договору складского хранения регулируются главой 47 "Хранение" ГК РФ.
В соответствии с положением статьи 907 ГК РФ:
• товарным складом признается организация, осуществляющая в качестве предпринимательской деятельности хранение товаров и оказывающая связанные с хранением услуги;
• по договору складского хранения товарный склад (хранитель) обязуется за вознаграждение хранить товары, переданные ему товаровладельцем (поклажедателем), и возвратить эти товары в сохранности;
• письменная форма договора складского хранения считается соблюденной, если его заключение и принятие товара на склад удостоверены складским документом в соответствии со статьей 912 ГК РФ.
Товарный склад выдает в подтверждение принятия товара на хранение один из складских документов (ст. 912 ГК РФ):
Факт передачи товара на ответственное хранение должен быть подтвержден документально.
В частности, Постановлением Росстата № 66 "Об утверждении Унифицированных форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения" предусмотрены:
• Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей, сданных на хранение (форма № МХ-1);
• Журнал учета товарно-материальных ценностей, сданных на хранение (форма № МХ-2).
Обращаем внимание, в связи с вступлением в силу Федерального закона № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" Минфин России в Информации № ПЗ-10 разъясняет:
• исходя из части 4 статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ первичные учетные документы составляются по формам, утвержденным руководителем экономического субъекта. При этом каждый первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ;
• формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы);
• исходя из части 1 статьи 7 и статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ руководителем экономического субъекта определяется также состав первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, и перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов;
• согласно части 4 статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ формы первичных учетных документов, применяемые для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, должны быть утверждены руководителем этого экономического субъекта.
Таким образом, ваша организация должна иметь:
1. Договор складского хранения в письменной форме (подписывается обеими сторонами).
2. Складской документ в соответствии со статьей 912 ГК РФ (оформляется и подписывается товарным складом).
3. Документы, подтверждающие факт передачи товара на хранение (оформляется поклажедателем, подписывается обеими сторонами).
По общему правилу вознаграждение за хранение должно быть уплачено хранителю по окончании хранения, а если оплата хранения предусмотрена по периодам, оно должно выплачиваться соответствующими частями по истечении каждого периода (ст. 896 ГК РФ).
Для целей бухгалтерского учета расходы организации на хранение товара признаются расходами на продажу и ежемесячно (на конец отчетного периода) относятся на себестоимость проданных товаров. При этом в учете формируется проводки (п.п. 5, п.7, п.9, п.16, п.18 ПБУ 10/99 "Расходы организации", утв. приказом Минфина России № 33н, Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России № 94н):
Дебет 44 Кредит 60 - отражена стоимость услуг по хранению товара;
Дебет 19 Кредит 60 - отражен НДС, предъявленный хранителем товара.
Для целей налогообложения прибыли расходы на хранение товара (без НДС) учитываются согласно пункту 1 статьи 268 НК РФ, подпункту 3 пункта 7 статьи 272 НК РФ, статье 320 НК РФ в составе косвенных расходов.
Для целей исчисления НДС сумму "входного" НДС, предъявленную хранителем товара, организация имеет право принять к вычету при наличии счета-фактуры, предъявленного хранителем, по мере получения услуг хранения (пп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).
Товар, переданный на хранение на товарный склад, до момента его реализации конечному покупателю отражается в учете вашей организации в качестве собственного актива.
При передаче товара на товарный склад на дату получения складского документа (двойное складское или простое складское свидетельства, или складская квитанция) в бухгалтерском учете вашей организации формируется проводка (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России № 94н):
Дт 41, субсчет "Товар на товарном складе Кт 41 субсчет "Товар на собственном складе".
При переходе права собственности на товар к покупателю в учете вашей организации формируются проводки:
Дт 62 Кт 90.1 - отражена выручка от реализации товара;
Дебет 90.2 Кредит 41, субсчет "Товар на товарном складе" - списана себестоимость реализованного товара;
Дт 90.3 Кт 68 - начислен НДС с реализации , моментом определения налоговой базы по НДС при реализации налогоплательщиком товаров, переданных им на хранение по договору складского хранения с выдачей складского свидетельства, дата реализации указанных товаров определяется как день реализации складского свидетельства (п. 7 ст. 167 НК РФ);
Дт 51 Кт 62 - оплата покупателем товара.
Приказ о назначении ответственного за хранение
Согласно п. 45 Постановления Правительства РФ № 225 «О трудовых книжках» на работодателя возлагается ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним.
Работа с трудовыми книжками начинается с издания работодателем приказа (распоряжения) о назначении специально уполномоченного лица, ответственного за их ведение, хранение, учет и выдачу. Следует подчеркнуть, что издание такого приказа обязательно, даже если обязанности по работе с трудовыми книжками включены в трудовой договор и/или в должностную инструкцию работника.
В приказе о назначении ответственного за ведение трудовых книжек необходимо указать следующие данные:
• основание издания приказа;
• ФИО и должность назначаемого лица;
• дату начала выполнения обязанностей по работе с трудовыми книжками;
• ФИО и должность лица, на которого возлагается ответственность за работу с трудовыми книжками в случае отсутствия на работе назначаемого работника;
• лицо, на которое возлагается контроль за исполнением.
Приказ действует столько времени, сколько продолжается работа этого работника в организации. Издавать документ заново необходимо при передаче обязанностей другому должностному лицу.
Если ответственность за ведение трудовых книжек возлагается на руководителя организации, то в соответствующем приказе отмечают, что руководитель принимает на себя соответствующие ответственность и полномочия.
Данный документ является приказом по основной деятельности. Для приказов по основной деятельности не существует унифицированной форм, они оформляются на специальном бланке или на общем бланке организации, регистрируются в журнале регистрации приказов (распоряжений) по основной деятельности и подлежат постоянному хранению в соответствии со ст. 19 "Перечня типовых управленческих, архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения".
Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.
Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.
За нарушение установленного настоящими Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.
В каждой организации с течением времени скапливаются различного рода бумаги, документы, дела, из которых впоследствии формируется архив. Для того чтобы он содержался в порядке, назначается ответственное лицо.
Строго определенных норм по ведению архивов в коммерческих предприятиях на законодательном уровне не установлено. Это означает, что руководство каждой компании вправе самостоятельно разрабатывать данные требования, которые затем включаются в пакет локальных нормативных актов. Именно в соответствии с ними и осуществляется надзор за архивом.
Основными условиями грамотного ведения архива является его недоступность для посторонних лиц (в числе прочего для ее реализации служит установка металлических шкафов и сейфов). Все стеллажи должны быть пронумерованы, документы разложены по отдельным папкам. Если архив очень большой, то в организации должна быть разработана и утверждена его схема.
Регулярно (не реже одного раза в пять лет, а лучше ежегодно) документы, хранящиеся в архиве, должны проверяться. Те, которые устарели и утратили свою актуальность, подлежат утилизации – для нее в законе установлена специальная процедура. Остальные продолжают находиться в архиве вплоть до того момента, как срок их хранения также истечет.
В архивном помещении должна быть определенная температура и влажность. Совершенно недопустимо попадание солнечных лучей на архивные документы (они от этого выгорают и портятся).
Также здесь строжайшим образом необходимо сохранять противопожарную безопасность – архив сплошь состоит из легковоспламеняющихся предметов.
Как правило, ответственным за содержание архива сотрудником назначается секретарь предприятия, специалист кадрового отдела или бухгалтер.
Но если организация очень большая, то в штатное расписание может быть введена отдельная должность, по инструкции которой основной обязанностью специалиста будет ведение архивных дел и самого архива.
Прежде всего, работник, отвечающий за архив, должен фиксировать все документы, в него поступающие. Они подлежат обязательной подробной описи (название, количество листов и т.п.). Также он должен формировать дела и раскладывать их по папкам в определенном порядке, который устанавливается администрацией компании. Он же осуществляет контроль за периодом хранения бумаг, а если кому-либо понадобится архивный документ, он выдает его, но строго под роспись и только при условии дальнейшего возврата.
Обычно сотрудника, который будет отвечать за архив, назначает директор предприятия. Для этого он выпускает соответствующий приказ, в котором указывается должность и ФИО работника, а также задачи, которые перед ним ставятся.
Если перед вами поставлена задача по составлению приказа о назначении ответственного за архив сотрудника, а вы никогда прежде не сталкивались с таким документом, воспользуйтесь приведенными ниже советами. Посмотрите и пример — с его учетом вам без особых сложностей удастся создать собственный бланк.
Прежде чем дать детальное представление об этом конкретном приказе, расскажем о некоторых общих сведениях, которые имеют касательство ко всем таким распорядительным актам:
• Во-первых, если в организации есть шаблон приказа, зафиксированный в ее учетной политике, документ нужно создавать по его типу. Но если такого шаблона нет, не беда – можно составлять приказ в произвольной форме, с точки зрения законодательства это вполне допустимо.
• Во-вторых, каждый приказ должен чем-то обосновываться. В качестве обоснования обычно указывается фактический повод для создания документа (в данном случае, это может быть производственная необходимость). Также выпуск приказа всегда на чем-то основывается – чаще всего основанием выступает ссылка на какой-либо законодательный акт, норму или внутренний документ, например, служебную записку.
• В-третьих, приказ разрешается писать вручную или набирать на компьютере, однако если используется электронный вариант, документ после формирования следует обязательно распечатать – это нужно для того, чтобы директор или исполняющий его функции работник, мог заверить его при помощи своего автографа. Также если на предприятии принято использовать печати для удостоверения внутренних бумаг, приказ надо проштамповать.
• И, наконец, в-четвертых, документ следует делать в одном оригинальном экземпляре.
Отметку о приказе обязательно нужно внести в специальный журнал учета, который всегда лежит у секретаря предприятия или другого ответственного сотрудника.
По своей структуре и содержанию приказ о назначении ответственного за архив сотрудника не так уж и сложен, поэтому особых трудностей при его формировании возникнуть не должно:
1. В начале документа пишется наименование компании, а также название самого документа.
2. Далее приказу присваивается номер, указывается дата и место его составления.
3. После этого идет основная часть бланка. Первым делом сюда вписывается основание и обоснование, отмечается, в каких целях назначается ответственное лицо. Далее указывается, на кого именно возлагается данная миссия: обозначается должность, ФИО работника, дата, с которой ответственность за архив переходит к нему. Затем следует указать, какими документами, нормативными актами и статьями закона сотрудник должен руководствоваться в своей деятельности. И наконец, назначается работник предприятия, который отвечает за исполнение настоящего распоряжения (это может быть сам директор, кто-либо из его заместителей или, к примеру, начальник отдела кадров).
4. Документ подписывается руководителем организации и его подчиненным, на которого возложена ответственность за архив (своей подписью последний удостоверяет то, что ознакомлен с приказом и ничего не имеет против выполнения новых функций).
Ответственное хранение имущества
Под ответственным хранением подразумевается передача владельцем своего имущества под опеку третьей стороны за определенное вознаграждение. На хранение могут передаваться самые разнообразные ценности, начиная от техники и заканчивая транспортными средствами. Принимающая сторона, называемая хранителем, должна обеспечить сохранность вверенного ей на определенный срок имущества. Но при этом его владелец, называемый поклажедателем, должен своевременно оплатить стоимость услуг по хранению.
Также ответственное хранение имеет место, если одна из сторон договора поставки не приняла имущество, которое было передано ей. В таком случае имущество остается у покупателя до тех пор, пока поставщик не заберет его обратно. Причем сторона должна обеспечить сохранность имущества на весь период его хранения.
Еще одна ситуация, в которой применяется ответственное хранение, связана передачей предмета взыскания или запрещенного имущества (например, контрафактной продукции) третьему лицу.
В большинстве случаев объектом ответственного хранения выступает ценное имущество. Поэтому в договоре необходимо четко прописать ответственность хранителя в случае причинения ему вреда. Как показывает практика, больше всего сложностей возникает при оценке имущества. Если это товар, автомобиль или другие материальные активы, то определить их стоимость несложно. Но если на хранение были переданы документы, то дополнительно необходимо оценить риски предприятия от их утраты или разглашения.
Также в соглашении следует отразить договоренности сторон по таким позициям:
• перечень принимаемых на хранение ценностей;
• условия, в которых нужно хранить имущество;
• срок, на который оно передается. Также возможен вариант возврата ценностей по первому требованию их владельца;
• размер вознаграждения хранителя;
• система штрафных санкций, включающая в себя ответственность за хранение имущества в неподходящих условиях, его повреждение или утерю;
• порядок досрочного расторжения соглашения.
Перед заключением договора желательно убедиться в платежеспособности компании – хранителя. А также осмотреть помещения для хранения, чтобы убедиться в наличии подходящих условий.
В банковской сфере ответственное хранение предполагает помещение ценностей в депозитную ячейку. Чтобы воспользоваться этой услугой, клиенту необходимо заключить соответствующий договор. Его неотъемлемой частью считается акт приема–передачи. Причем банк, принимая ценности на хранения, вправе убедиться в их подлинности.
Помещение имущества в депозитный сейф происходит в присутствии сотрудника банка. В дальнейшем владелец ценностей может совершать с ними любые действия только при наличии представителей финансового учреждения. Причем по факту каждого вскрытия составляется отдельный акт.
Как правило, ключи от депозитного сейфа находятся в специальном хранилище в банке. Это сводит к минимуму возможность их кражи или потери. Необходимо отметить, что альтернативой ответственному хранению выступает аренда сейфа в финансовом учреждении. В этом случае сотрудники банка не осведомлены о содержимом ячейки. Но зато клиенту не дается никаких гарантий относительно возврата принадлежащих ему ценностей.
Лица ответственные за хранение
В круг обязанностей должностных лиц входит:
1. Своевременный прием материальных ценностей.
2. Хранение материалов, оборудования, инвентаря и прочих материальных ценностей, обеспечение надлежащих условий хранения.
3. Отпуск материальных ценностей по надлежаще оформленным документам.
4. Наблюдение за запасами материалов, выявление излишних и ненужных материальных ценностей.
5. Учет находящихся на складе ценностей, включая бланки.
6. Сверка фактических остатков материальных ценностей по их количеству с данными складского и бухгалтерского учета, а также складского учета с данными аналитического учета.
7. Хранение учетных карточек и других документов в надлежащем порядке.
8. Наблюдение за исправным состоянием помещений склада, охранной сигнализацией, если она установлена.
9. Поддержание в складских помещениях надлежащей чистоты и порядка.
10. Соблюдение правил противопожарной охраны и производственной санитарии в складских помещениях.
11. Обеспечение исправности запоров и закрытие складов в нерабочее время.
Все поступающие на склад или в кладовую материальные ценности должны быть заведующим складом (кладовщиком) немедленно осмотрены и оприходованы в тот же день согласно установленной документации.
Прием материальных ценностей должен производиться должностным лицом, ответственным за сохранность ценностей, путем тщательной проверки количества и качества этих ценностей в полном соответствии с сопроводительными документами (счетами - фактурами, транспортными документами и т.д.) в присутствии лица, доставившего ценности и документы на склад. При необходимости для приема ценностей может создаваться комиссия. Прием ценностей комиссией оформляется актом.
Отпуск материальных ценностей из места хранения должен производиться по соответствующим документам. До отпуска ценностей должностное лицо обязано сверить подписи на требованиях с имеющимися у него образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать требования на отпуск.
При отпуске материальных ценностей представителям филиалов кредитной организации получатели ценностей должны обязательно сдавать доверенность на право получения ценностей, оформленную подписями управляющего, главного бухгалтера и печатью.
По документам на отпуск материальных ценностей, неправильно или неполно оформленным, или подписанным лицами, не имеющими права подписи, и по распискам отдельных лиц отпуск материалов не допускается.
Лицо, ответственное за хранение ценностей, обязано все документы по операциям склада за каждый день оформлять и отражать по складскому учету в день совершения операций. Все документы по операциям с ценностями сдаются после отражения их по складскому учету в установленные сроки в бухгалтерию до 14 часов следующего рабочего дня под расписку. Вторые экземпляры этих документов остаются у лица, ответственного за хранение ценностей.
В процессе проведения инвентаризации лицо, ответственное за хранение ценностей, обязано:
- Производить операции по приему и отпуску материальных ценностей в соответствии с распоряжениями председателя инвентаризационной комиссии.
- Присутствовать (безотлучно) при проводимых инвентаризационной комиссией осмотрах и проверке материальных ценностей.
- Давать инвентаризационной комиссии все требуемые сведения и объяснения по вопросам хранения материальных ценностей, а также по расхождениям с данными складского и бухгалтерского учета.
- Обязательно скреплять своей подписью все ведомости и акты инвентаризации.
Ответственное хранение документов
В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное научное и практическое значение. Часть из них содержит информацию, которая необходима только для решения какой-то конкретной задачи. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют свое значение. Дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно.
В связи с этим определены разные сроки хранения документов.
Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы. Затем они сдаются в архив организации.
Сроки хранения документов не зависят от того, в какой форме они созданы: бумажной или электронной. Возможность и длительность использования документов определяется значением заключенной в них информации. Поэтому назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить государство, общество, науку, отдельных граждан необходимой информацией. Для документов, отобранных для временного хранения, важно определить, в течение какого времени они могут быть нужны. Поэтому определение сроков хранения отдельных документов — это еще одна важная задача экспертизы ценности документов.
Таким образом, задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:
• отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;
• отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;
• выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;
• установление или изменение сроков хранения документов.
Экспертиза ценности проводится в делопроизводстве организаций и предприятий, архивах организаций и в государственных архивах.
В делопроизводстве экспертиза ценности проводится:
• при составлении номенклатуры дел;
• при формировании дел;
• при подготовке дел для передачи в архив организации после завершения их делопроизводством.
Как уже говорилось, первоначально сроки хранения дел определяются на этапе составления номенклатуры дел. Это означает, что производится предварительная оценка важности документов, входящих в то или иное дело. При формировании дел необходимо проверять правильность отнесения документов к определенным комплексам, исходя из их назначения, содержания и сроков хранения.
Помощь при проведении экспертизы ценности документов оказывают типовые или ведомственные перечни документов со сроками хранения. Они позволяют установить сроки хранения или возможность уничтожения многих управленческих документов. Типовые перечни являются нормативно-методическими документами межотраслевого действия. При проведении экспертизы ценности документов ими могут руководствоваться все учреждения или организации. Ведомственные перечни устанавливают состав документов и сроки их хранения для определенной отрасли деятельности, например учреждений образования, здравоохранения и т.д. Однако, несмотря на наличие перечней, в ряде случаев требуется дополнительное изучение состава и содержания документов для определения необходимости и продолжительности их хранения.
Ежегодно в делопроизводстве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений под методическим руководством сотрудников архива организации. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле, определение их научной и практической ценности и соответствующих сроков хранения. Не допускается определение сроков хранения документов только по заголовкам дел, включенных в номенклатуру. Особенно внимательно следует подходить к документам постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Их отбор осуществляется путем полистного просмотра документов. Только так можно выявить ошибки, допущенные при формировании дел, и отделить документы с постоянным сроком хранения от документов временного хранения.
Так же полистно просматриваются дела с отметкой «ЭПК». Это позволяет выявить в их составе документы, подлежащие постоянному хранению. Дела, содержащие такие документы, должны быть переформированы: документы с постоянным и временными сроками хранения формируют в самостоятельные дела либо присоединяют их к уже сформированным делам с однородными документами. Сроки документов временного хранения уточняют по перечням документов или по номенклатуре дел организации. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает экспертно-проверочная комиссия архивного учреждения.
Итак, в процессе экспертизы производится:
• отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;
• отбор дел, которые должны храниться временно в структурных подразделениях;
• выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Одновременно проверяются качество номенклатуры дел, правильность установления сроков хранения документов.
Таким образом, в результате проведения экспертизы ценности выделяются четыре группы документов с различными сроками хранения:
• документы, подлежащие постоянному хранению в государственных архивах;
• документы, подлежащие временному хранению (свыше 10 лет) в архиве организации;
• документы, подлежащие временному хранению (до 10 лет) в структурных подразделениях;
• документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.
В настоящее время в управлении помимо документов на бумажных носителях используются документы в электронной форме. Экспертиза ценности документов в электронной форме (ЭД) проводится экспертной комиссией во взаимосвязи с документацией на традиционных (бумажных) носителях.
При ее проведении применяется та же комплексная система критериев ценности документов: значимость и полнота информации, отсутствие дублирующей информации и т.п. Однако определение возможности архивного хранения документов в электронной форме требует учета еще ряда факторов.
Среди них:
• ограничение на прием ЭД;
• завершенность процесса создания ЭД;
• стоимость возможного перевода ЭД в другой формат при приеме в архив;
• наличие законодательных актов, препятствующих передаче ЭД на дальнейшее хранение;
• наличие необходимой сопроводительной документации;
• соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения ЭД;
• затраты на обеспечение хранения.
Поэтому пока большинство документов постоянного и длительных сроков хранения передаются в архивы организаций в традиционной бумажной форме.
По результатам экспертизы ценности документов составляется ряд документов:
• опись дел постоянного срока хранения;
• опись дел временного (свыше 10 лет) хранения;
• опись дел по личному составу;
• акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
Документы в электронной форме включаются в самостоятельные описи.
По описям соответствующие дела передаются в архив организации. Документы временного (до 10 лет) хранения могут не передаваться в архив. Они хранятся либо в службе документационного обеспечения организации, либо в структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке.
Описи рассматриваются на заседании ЭК и утверждаются руководителем организации. Описи дел постоянного хранения утверждаются ЭПК архивного учреждения, описи дел по личному составу согласовываются с ней.
Одновременно с описями дел на заседании ЭК рассматриваются и акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения. Организация имеет право уничтожать дела, включенные в акт, только после того, как ЭПК утвердит опись дел постоянного хранения.
В акт включают дела, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором акт составляется. Акт составляется на дела всей организации. Если в него входят дела нескольких структурных подразделений, то перед группой заголовков дел каждого подразделения указывается его название. Однородные дела вносятся в акт под одним общим заголовком с указанием количества дел. Акт о выделении к уничтожению дел составляется по унифицированной форме и подписывается должностным лицом, проводившим экспертизу ценности документов. После того как ЭПК архивного учреждения утвердит описи на дела постоянного хранения, акт должен быть утвержден руководителем организации.
Прием на ответственное хранение
Вы вправе заключить договор хранения ГСМ с поставщиком в порядке, установленном главой 47 Гражданского кодекса РФ. Законодательство не содержит ограничения на заключение безвозмездного договора на оказание услуг. В том числе при размещении заказов в соответствии с нормами Закона 44-ФЗ.
Если по согласованию с поставщиком договор заключается на безвозмездной основе- то применяйте положения Закона 44-ФЗ. В таком случае контракт заключается с единственным поставщиком на основании п.4 части 1 ст. 93 по цене ноль рублей. Перед заключением договора хранения внесите данную закупку а план-график по общим правилам - не позднее 10 календарных дней до дня подписания договора.
Организации могут оказывать возмездные услуги по хранению товарно-материальных ценностей (ТМЦ), принадлежащих другим лицам. Взаимоотношения между ними регулируются главой 47 Гражданского кодекса РФ «Договор хранения». Сторона, принимающая ТМЦ на хранение, называется хранителем, а сторона, передающая ТМЦ на хранение – поклажедателем.
Договор хранения заключается в письменной форме (подп. 1 п. 1 ст. 161, п. 1 ст. 887 ГК РФ). Организации, для которых хранение является предпринимательской деятельностью (товарные склады), вместо заключения договора могут выдавать простое (двойное) складское свидетельство, в котором указываются условия и срок хранения ТМЦ (ст. 887, 913, 917 ГК РФ). Если в срок, установленный договором, поклажедатель не заберет ТМЦ, переданные на хранение, хранитель имеет право продать их, предупредив об этом их собственника (п. 2 ст. 899 ГК РФ).
Документальное оформление приема товарно-материальных ценностей на ответственное хранение зависит от того, приняты они по договору хранения или нет.
По договору хранения поступление ТМЦ от организаций и предпринимателей оформляйте актом приема-передачи по форме № МХ-1. При возврате ТМЦ поклажедателю составляется акт по форме № МХ-3. Кроме перечня возвращаемых ТМЦ в этом акте указывается объем и стоимость услуг, оказанных хранителем. Поэтому оформлять дополнительные документы об оказании услуг, связанных с хранением, не нужно.
После получения ТМЦ, сданных на хранение, поклажедатель должен подтвердить отсутствие претензий к организации-хранителю, поставив подпись в журнале по форме № МХ-2.
Такой порядок установлен указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России № 66.
Унифицированной формы документа, которым оформляется прием на хранение ТМЦ от населения, не установлено. Поэтому при оказании населению услуг по хранению организация может использовать типовые формы № МХ-1, № МХ-2, № МХ-3 или аналогичные документы, разработанные самостоятельно: квитанции, расписки, номерные жетоны и т. п. Выдача любого из этих документов будет означать, что договор хранения заключен в письменной форме (п. 2 ст. 887 ГК РФ).
По другим договорам (например, купли-продажи с переходом права собственности после оплаты) прием товарно-материальных ценностей на ответственное хранение оформляйте товарными накладными (например, по формам № ТОРГ-12, № 1-Т, № М-15).
ТМЦ, принятые на хранение, не являются собственностью хранителя, поэтому они учитываются отдельно от его собственного имущества на забалансовом счете 002 «Материалы, принятые на ответственное хранение» (п. 10 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России № 119н). Аналитический учет на данном счете ведется в разрезе владельцев ТМЦ, по сортам и местам хранения.
По договору хранения хранитель обязан хранить вещь, переданную ему поклажедателем, и возвратить эту вещь в сохранности (п. 1 ст. 886 ГК РФ).
Чтобы избежать лишних затрат, снизить риск несохранности полученных вещей и признания договора незаключенным, хранителю нужно соблюдать определенные правила.
Чтобы заключить договор хранения, поклажедатель и хранитель должны соблюсти его письменную форму. Если этого не сделать, то к поклажедателю невозможно будет предъявить какие-либо претензии, связанные с оплатой хранения.
Письменная форма не означает, что стороны обязаны составить договор в виде единого документа с двумя подписями. Письменная форма будет соблюдена, если хранитель просто подтвердит своей подписью на каком-либо документе, что он принял вещь на хранение (п. 2 ст. 887 ГК РФ).
В то же время даже если стороны составят договор с подписями обеих сторон, все равно при передаче вещи необходимо составить отдельный документ. В нем нужно указать, что и в каком количестве передано на хранение. Если этого не сделать, то договор будет считаться незаключенным (такое требование вызвано тем, что договор хранения по общему правилу является реальной сделкой).
Документом, подтверждающим заключение договора хранения и передачу вещи, может быть:
• сохранная расписка (определение ВАС РФ № ВАС-3386);
• квитанция (постановление ФАС Уральского округа № Ф09-8690/10-С5 по делу № А47-2004);
• накладные (постановление ФАС Волго-Вятского округа по делу № А43-5135/2004-3-155);
• акты приема-передачи (постановление ФАС Дальневосточного округа № Ф03-9768 по делу № А04-2456);
• акт инвентаризации (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа № А19-46225/05-54-Ф02-3988/06-С2 по делу № А19-46225/05-54);
• иные документы, подписанные хранителем.
В документах нужно указать, что вещь передается именно на хранение. Иначе суд может их не принять в качестве доказательств того, что между сторонами возникли отношения по хранению.
В результате может возникнуть ситуация, когда хранитель не сможет потребовать оплатить хранение имущества и применить какие-либо санкции к поклажедателю.
Пример из практики: суд отказал хранителю во взыскании задолженности по договору хранения и процентов за пользование чужими денежными средствами, так как в товарных накладных не было указано, что имущество передается на хранение
Между ООО «Т.» (хранитель) и ООО «К.» (поклажедатель) был заключен договор хранения товара.
Хранитель оказал услуги, однако поклажедатель их не оплатил. ООО «Т.» обратилось в арбитражный суд с иском о взыскании задолженности и процентов за пользование чужими денежными средствами и в качестве доказательств представило товарные накладные.
Суд указал, что «товарная накладная также может являться доказательством о передаче вещи на хранение, если в ней указано, что товар передается на хранение, либо есть ссылка на соглашение о хранении. В представленных товарных накладных не указано, что товар передается на хранение, ссылка на договор хранения также отсутствует».
Суд отказал в удовлетворении исковых требований (постановление ФАС Поволжского округа по делу № А55-16596):
• иное не будет предусмотрено договором;
• поклажедатель не заявит хранителю об отказе от его услуг в разумный срок.
Единственное существенное условие договора хранения – его предмет. Он позволяет определить, какая вещь (вещи) передается на хранение.
Чтобы согласовать предмет договора, нужно указать:
• наименование и количество передаваемых вещей (определение ВАС РФ № ВАС-4124),
• индивидуально-определенные признаки передаваемых вещей (постановление ФАС Центрального округа по делу № А14-2218/2010/63/26) и (или) их родовые признаки (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа по делу № А58-3730).
При этом предмет стороны могут согласовать:
• в договоре хранения. Причем необязательно непосредственно в тексте перечислять все признаки передаваемых вещей. Можно просто сослаться на другой документ, в котором они уже содержатся. Например, на договор купли-продажи, если поклажедатель приобрел имущество и оставил его продавцу на хранение (постановление ФАС Уральского округа № Ф09-4376/06-С5 по делу № А60-26606, определением ВАС РФ № 13703 отказано в передаче дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора);
• в приложении к договору хранения (например, в акте о приеме имущества на хранение), если договор составлен в виде отдельного документа с подписями хранителя и поклажедателя. Это особо актуально, когда предмет договора трудно сразу определить (например, когда неизвестно точное количество товара, который будет передан). При этом приложение должно содержать ссылку на основной договор, иначе суд может прийти к выводу, что это отдельный договор о хранении, и не будет применять установленные в основном договоре правила.
Хранитель несет ответственность за несохранность переданной на хранение вещи. Размер ответственности при этом варьируется в зависимости от того, возмездным было хранение или нет. При этом при возмездном хранении стороны в договоре могут увеличить или уменьшить размер ответственности хранителя (например, ограничить определенной суммой). Очевидно, что при согласовании условий договора хранителю имеет смысл настоять именно на условии, уменьшающем его ответственность, и возражать против условия, ее увеличивающего.
Пример формулировки условия договора об ограничении ответственности хранителя за несохранность вещи «В случае несохранности переданного на хранение Имущества Хранитель обязуется уплатить штраф в размере ______ (указать конкретную сумму) рублей».
Однако хранитель не сможет включить в договор условия, полностью исключающие его ответственность за утрату, недостачу или повреждение вещей (постановление ФАС Северо-Западного округа по делу № А05-7599).
Хранителю лучше избегать включения в договор условий об установлении дополнительной ответственности за:
• неисполнение обязанности по приему вещи на хранение;
• нарушение срока возврата полученных по договору вещей;
• пользование полученными по договору вещами;
• досрочное прекращение договора.
Поклажедатель в свою очередь несет ответственность за непередачу вещи на хранение (абз. 2 п. 1 ст. 888 ГК РФ) и за причинение хранителю убытков свойствами вещи (п. 1 ст. 894 и ст. 903 ГК РФ). Однако ответственность за непередачу вещи на хранение стороны могут в договоре исключить, что весьма невыгодно хранителю. Более того, имеет смысл установить более жесткую ответственность поклажедателя за это.
Хранителю также стоит предусмотреть в договоре дополнительную ответственность поклажедателя:
1. За нарушение срока уплаты вознаграждения.
Пример формулировки условия договора о неустойке за нарушение поклажедателем срока уплаты вознаграждения «В случае нарушения Поклажедателем срока уплаты вознаграждения, установленного в п. ____ настоящего Договора, Поклажедатель обязуется уплатить неустойку в размере ____% от неуплаченной в срок суммы за каждый день просрочки».
2. За несвоевременное исполнение поклажедателем обязанности взять вещь, переданную на хранение, обратно.
По умолчанию поклажедатель за такое нарушение будет обязан лишь уплатить хранителю соразмерное вознаграждение за дальнейшее хранение вещи (п. 4 ст. 896 ГК РФ).
Пример формулировки условия договора об ответственности поклажедателя за несвоевременное исполнение обязанности взять вещь, переданную на хранение, обратно «В случае, если Поклажедатель по истечении срока хранения не заберет переданное на хранение Имущество обратно, он обязуется уплатить Хранителю неустойку в размере ___% от суммы вознаграждения, установленной в п. ____ настоящего Договора, за каждый день такой задержки».
3. За неисполнение поклажедателем обязанности взять вещь, переданную на хранение, обратно.
Гражданский кодекс РФ не предусматривает за это ответственности, а лишь предоставляет хранителю право продать вещь (п. 2 ст. 899 ГК РФ).
Ответственный за хранение трудовых книжек
Трудовая книжка на сегодняшний день является практически самым важным документом, который подтверждает рабочий стаж гражданина при оформлении пенсии. Поскольку данный документ при приеме на работу передается на хранение работодателю, последний обязан надлежащим образом организовать работу по учету, хранению, заполнению и выдаче. В соответствии с пунктом 45 Правил № 225 работодателем издается приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек.
По общему правилу вся ответственность за соответствующую организацию работы по учету, хранению и оформлению документов строгой отчетности возлагается на руководителя. Также законодатель устанавливает, что внутри организации за сохранность и учет книг, их своевременное и достоверное оформление, должен отвечать определенный сотрудник. Соответствующий приказ на ответственного за ведение трудовых книжек издается руководителем.
При функционировании разветвленной сети структурных подразделений на предприятии, как правило, работает кадровая служба. Данный отдел занимается комплектованием организации кадрами, оформлением всей документации, относительно приема и увольнения сотрудников. Указанные бумаги хранятся в отделе кадров предприятия и выдаются на руки владельцу только лишь в случае увольнения.
Но несмотря на присутствие специального структурного подразделения, с целью соблюдения требований законодательства, руководителю предприятия следует издать приказ о назначении ответственного за трудовые книжки.
На практике часто случаются ситуации, когда назначенный приказом ответственный за ведение трудовых книжек отсутствует на рабочем месте по причине:
При возникновении указанных обстоятельств, полномочия необходимо официально передать другому сотруднику. Во время оформления указанной передачи полномочий, также должен быть оформлен новый приказ об ответственных за ведение трудовых книжек. Сама передача бумаг должна происходить по акту.
Приступая к работе, новому кадровому работнику необходимо:
1. Принять по соответствующему акту документы сотрудников, которые хранятся в кадровой службе;
2. Проверить сохранность и правильность заполнения книги учета движения книг и вкладышей в них;
3. Проверить сохранность и наличие соответствующих бумаг;
4. Проверить запас бланков;
5. При выявлении фактов недостачи или отсутствия отдельных документов необходимо выяснить причины их отсутствия;
6. Для розыска пропавших документов создается комиссия. Результаты работы комиссии оформляются актом, в котором описываются проведенные мероприятия и сделанные выводы.
На работодателя возлагается обязанность организовать надлежащим образом работу предприятия в данном направлении. Уполномоченное лицо отвечает за своевременность, правильность и достоверность внесения сведений.
Материально-ответственное хранение
По договору о хранении на складе одна сторона, которая именуется хранителем, обязуется взять на ответственное хранение за вознаграждение и вернуть другой стороне — поклажедателю вещь в удовлетворительном состоянии и первоначальном количестве, с учетом естественной убыли.
Договор хранения на складе заключается и оформляется в письменной форме. При заключении договора о складском хранении хранитель производит осмотр, обмер, взвешивание, передаваемого на хранение предмета.
Договор получает юридическую силу после оформления хранителем документа, подтверждающего прием на хранение вещи, принадлежащей поклажедателю.
Этим документом может быть:
• простое или двойное свидетельство,
• квитанция склада.
Согласно действующему законодательству, хранитель ответственен перед поклажедателем за сохранность переданных вещей.
При приеме на материально ответственное хранение ценностей на склад хранителем оформляется акт о приеме на хранение материальных ценностей.
В акте указываются наименования (ф.и.о.) хранителя и поклажедателя, перечисляются материальные ценности, передаваемые на хранение, их вес, количество, размер, стоимость. Кроме этого оговаривается, что при сдаче ТМЦ на склад был произведен их осмотр, претензий по внешнему виду и количеству у хранителя и поклажедателя не имеется. Акт подписывается хранителем и поклажедателем.
По окончании действия договора хранитель и поклажедатель могут требовать осмотра предмета, возвращаемого поклажедателю. При обнаружении повреждений или недостачи, поклажедатель должен предъявить хранителю письменное заявление. При отсутствии письменного заявления от поклажедателя считается, что предмет хранения был передан хранителем в надлежащем состоянии.
Возврат материальных ценностей поклажедателю оформляется актом о возврате. В котором указывается наименование возвращаемого имущества, его количество, вес, стоимость, а также оговаривается наличие или отсутствие претензий поклажедателя к хранителю по состоянию и количеству, возвращаемых материальных ценностей.
Хранитель не отвечает перед поклажедателем за сохранность материальных ценностей, если докажет, что повреждение, утрата или недостача возникли в следствие причин непреодолимой силы, или будет доказан злой умысел поклажедателя.
Материально ответственное хранение подразумевает обеспечение оптимальных условий для хранения материальных ценностей (товаров).
В складском помещении должна быть обеспечена оптимальная температура и влажность воздуха, которые регламентируются СанПиНом и стандартами, особенно это актуально для некоторых видов товаров. Не допускается резких перепадов температуры и влажности воздуха внутри помещения склада.
Работники склада должны проводить регулярную уборку помещения, осмотр находящихся на хранении товаров, обращать внимание на проявление признаков порчи или грызунов, вести постоянный учет единиц хранения.
Хранение ТМЦ доверяйте специализированным компаниям, которые имеют в своем распоряжении достаточное количество складских помещений, оборудование, поддерживающее температуру и влажность воздуха и квалифицированный штат сотрудников. Передачу и прием материальных ценностей подтверждайте документально, что даст возможность доказать в суде злой умысел поклажедателя или не состоятельность хранителя.
Ответственное хранение автомобиля
В ситуациях, когда нужно оставить на долгое время свой автотранспорт без возможности лично контролировать его состояние, встает вопрос о сохранности авто.
Машину могут повредить или попросту угнать.
Если нет личного гаража или охраняемого парковочного места, выходом станет передача на хранение автомобиля специализированным автостоянкам или парковкам.
Гарантией того, что автомобиль сохранится до прибытия его хозяина, а фирма, занимающаяся таким сохранением, получит вознаграждение за это, будет заключение договора ответственного хранения автомобиля.
Принимая ваш автомобиль на ответственное хранение, хранитель (автостоянка) берёт на себя обязательства по сохранению автомобиля в том виде, в котором он был передан на хранение. В некоторых случаях, предприятия-хранители авто, проведут работы по консервации машины или её мелкому ремонту, что является несомненным плюсом такой операции с движимым имуществом.
Чтобы избежать проблем и неприятностей при получении авто назад, необходимо в подписываемом договоре на ответственное хранение автомобиля точно описать состояние машины в момент передачи хранителю. Указываются необходимые номера автомобиля и его частей (рамы, кузова, шасси), километраж, пройденный на момент передачи, внешнее техническое состояние машины. Информация, записанная в техническом паспорте автомобиля.
Можно указать среднюю рыночную или оценочную стоимость вашего авто, в случае нарушения условий договора, повлекших за собой утрату авто, эту сумму можно будет взыскать с виновного в утрате. Важное условие – срок хранения, на какое время хранитель берёт на себя обязанность сохранять ваше авто.
Указывается размер вознаграждения хранителю, сумма за каждый день, проведённый автомобилем на хранении, или общая сумма выплачиваемая владельцем машины по завершении хранения и приёмке автомобиля у хранителя. Ответственность сторон за нарушение условий соглашения по хранению, указанная в договоре, позволит, в случае нарушений, отстоять свои права.
Договор ответственного хранения можно заключать не только, когда предметом хранения выступает автомобиль, а в ситуациях с любым имуществом, за сохранностью которого невозможно уследить лично какое-то время, и представляющим для вас определённую ценность. Ну и при наличии человека или организации, готовых взять на себя обязанность по сохранению вашего имущества и заключить об этом соответствующий договор.
Ответственное хранение проводки
Складское хранение регулируется гражданским законодательством. Передача товаров должна быть оформлена документами. Для этого существуют унифицированные формы.
Когда организация осуществляет приемку товаров на хранение, она выдает простое или двойное складское свидетельство, либо просто квитанцию. Сам факт передачи оформляется актом приемки/передачи ТМЦ, а в журнале учета товарно-материальных ценностей, сданных на хранение делается соответствующая запись. Помимо этих документов обязательно нужно составлять договор о хранении. Все бумаги подписывают обе стороны.
В бухгалтерском учете хранение товаров учитывают на 44 счете. Стоимость складских услуг относят на себестоимость товаров и списывают расходы в конце отчетного периода.
Когда товар получают со склада ответственного хранения, делают проводку:
• дебет 41 «товар на складе» кредит 41 «товар на основном складе».
Организация, которая получает товар на ответственное хранение, учитывает его на счете 002:
• по дебету – прием на хранение, по кредиты – списание.
На хранение товар принимается по ценам, которые указаны в товарной накладной. Стоимость, отраженная в сопроводительном документе выступает в качестве залоговой.
Выручка по услугам хранения отражается, как обычная реализация по 90 счету.
Примеры:
Организация приняла на ответственное хранение партию товаров стоимостью 150 900 руб. Стоимость услуг за хранение 17 200 (НДС 2624 руб.).
Проводки:
Счет Дт
Счет Кт
Описание проводки
Сумма проводки
Документ-основание
002
Приняты товары на хранение
150 900
Складская квитанция Товарная накладная
Акт приемки/передачи
62
90.01
Начислено вознаграждение за хранение
17 200
Акт приемки/передачи
90.03
68 НДС
Начислен НДС с суммы вознаграждения
2624
Счет-фактура
51
62
Поступили денежные средства за оплату услуг хранения
17 200
Выписка банка
002
Товары отправлены владельцу
150 900
Акт приемки/передачи Товарная накладная
Пример:
Организация передает на ответственное хранение товары стоимостью 521 700 руб. Фирма, предоставляющие услуги хранения выставила счет на суммы 29 847 руб. (НДС 4553 руб.).
Проводки:
Счет Дт
Счет Кт
Описание проводки
Сумма проводки
Документ-основание
41 «Основной склад»
41 «Ответственный склад хранения»
Переданы товары на ответственное хранение
521 700
Складская квитанция Товарная накладная
Акт приемки/передачи
44
60
Затраты на оплату услуг по хранению товаров
29 847
Акт приемки/передачи
60
51
Оплачены услуги по хранению товаров
29 847
Платежное поручение
19.03
68 НДС
Начислен НДС по услугам за складское хранение
4553
Акт приемки/передачи
68 НДС
19.03
НДС по услугам принят к вычету
4553
Счет-фактура
41 «Ответственный склад хранения»
41 «Основной склад»
Приняты товары со склада хранения
521 700
Складская квитанция Товарная накладная
Акт приемки/передачи
Ответственное хранение оборудования
Обычно оно подразумевает под собой хранение на складе устройств, инструментов, специальной аппаратуры или машинной техники. Ответственное хранение оборудования отличается от ответственного хранения груза и просто размещения на складе.
Во-первых, в качестве размещаемого оборудования (техники) на складских комплексах ответственного хранения выступает в основном груз больших размеров. Поэтому и здание для данных целей целесообразно выбирать соответствующее. Но в качестве техники зачастую могут выступать и небольшие объекты.
Во-вторых, само по себе ответственное хранение, а также и хранение оборудования гораздо выгоднее, чем размещение на складе. Почему же?
Все по той же причине: склады ответственного хранения в основном принадлежат крупным компаниям, которые предусматривают строительство зданий компактных размеров.
Рассмотрев детально термин ОХ становится интересно, кто же пользуется данной услугой?
Данным сервисом предпочитают пользоваться розничные сети и небольшие компаний, занимающиеся продажей бытовой, компьютерной или автомобильной техники. Такие предприятия особенно требовательны к качеству складских комплексов. Здесь и встаёт следующий вопрос.
При обслуживании особенно важно учитывать уровень автоматизации складов (скорость и качество обработки заказов), а, следовательно, наличие необходимого парка техники (даже если на складе хранится непосредственно складская техника). Следующим моментом выступает то, что арендатору важно хранить груз в надёжных условиях, а также иметь возможность забрать его вовремя.
И, так рассмотрев несколько вопросов встаёт самый главный: выгодно ли хранить оборудование на складе ответственного хранения?
Из-за отсутствия привязки к собственному помещению предприятия, где располагается техника обладают уникальным шансом улучшить конкурентоспособность и мобильность своей компании.
Найти необходимый склад ОХ для сбережения оборудования, возможно вручную или обратившись в брокерскую компанию. Единственным моментом, который нужно учитывать – это собственные требования и предпочтения, предъявляемые арендатором. В Санкт-Петербурге, в равном количестве на рынке недвижимости имеются и складские комплексы зарубежных и отечественных логистических компаний, находящихся в черте города или за его пределами.
Очень многие организации в процессе своей деятельности связаны с транспортной логистикой и со складским хозяйством, потому что товар нужно перемещать, хранить, охранять и т.д. Всё это в комплексе способно создавать большие проблемы, особенно для компании, которая сама не занимается логистикой. Проблема возникает как на этапе принятия решения о приобретении склада (покупка, строительство, аренда), так и на всём протяжении организации и поддержания на складе соответствующего рабочего процесса.
Ответственное хранение - современная логистическая услуга, призванная решить эти проблемы.
Склад ответственного хранения не требует вложений (ни в строительство, ни в оборудование); не требует постоянного контроля за работой, компетентностью, чистоплотностью и честностью персонала; не требует присутствия на складе работников компании-клиента. Склады ответственного хранения, как правило, очень хорошо оборудованы, в них поддерживается эстетический и логический порядок (чисто, красиво, без живых существ нечеловеческого происхождения, всё на своём месте). Персонал квалифицированный и вопрос "А грузчики у вас трезвые?" всегда воспринимается с улыбкой.
Ответственное хранение даёт возможность снять с плеч руководства складской вопрос и заниматься исключительно бизнесом, не утопая в большом количестве мелких проблем, которые всегда сопутствуют любому складскому хозяйству.
Основные отличия ответственного хранения от аренды заключаются в следующем:
• При аренде помещения оплачивается вся площадь арендуемого помещения вне зависимости от процента её использования, в то время как при ответственном хранении вы оплачиваете хранение груза по факту хранения. Например, если у Вас на складе ничего не лежит, то Вы ничего не платите, но всегда знаете, что у Вас есть склад, на который Вы всегда можете рассчитывать.
• Арендуемое помещение физически ограничено стенами, полом и потолком, поэтому если ваши объёмы превышают объём складского помещения, то вам требуется новое или дополнительное помещение. При ответственном хранении, как правило, есть возможность без проблем расширяться, т.к. угроза переполнения склада ответственного хранения возникает гораздо реже и обычно заблаговременно предусматриваются варианты расширения самого склада ответственного хранения, что опять же не является заботой клиента.
• Помимо аренды, помещение требует оборудования, покупки погрузочной техники, ремонта: всё это при ответственном хранении не требуется.
• В процессе работы со складом может возникать потребность в неких дополнительных услугах (например, застречивание паллет), которые склад ответственного хранения легко обработает, а свой собственный склад может не решить вообще, либо это будет неоправданно долго и дорого.
• Все вопросы медлительности в работе, порчи товара при погрузо-разгрузочных работах и хранении, порчи товара по причине порчи самого арендованного склада и даже по причине падения не склад неопознанного летающего объекта могут оказаться серьёзными, если не фатальными, ударами по финансовому положению организации, в то время как склад ответственного хранения несёт стопроцентную ответственность за груз, принятый на хранение, а профессиональная оперативная обработка груза - это неотъемлемая характеристика этого склада.
Средства на ответственном хранении
Все организации должны хранить средства свыше лимита в банках, а до лимита соответственно в кассе. Такой порядок установлен пунктом 2 указания Банка России № 3210-У, пунктом 4 статьи 346.11 и пунктом 5 статьи 346.26 Налогового кодекса РФ. Поэтому использование подобного оформления отношений с сотрудником, вместо того, чтобы сдать наличную выручку в банк, может быть расценено налоговым органом как способ избежать указанной обязанности. В этом случае есть опасность привлечения организации к административной ответственности. Размер штрафа при этом составляет от 40 000 до 50 000 руб. для организаций. А должностное лицо, например, руководитель организации или предприниматель, за подобное нарушение заплатит от 4000 до 5000 руб. Такой порядок установлен статьями 2.4 и 15.1Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Наличные деньги организации могут хранить в кассе только в пределах установленного лимита. То есть ежедневно в кассе может оставаться не больше определенной суммы. Размер такого лимита определяет руководитель организации. И именно с этой величиной надо сравнивать остаток наличных в кассе, выведенный по кассовой книге на конец рабочего дня. Такой порядок установлен пунктом 2 указания Банка России № 3210-У.
Если в кассе окажется денег больше установленного лимита, то разницу надо сдавать в банк. Вы вправе установить самостоятельно, как часто будете сдавать сверхлимитную выручку. Инкассировать наличные деньги в банк нужно только за те дни, когда денежный остаток в кассе на конец рабочего дня превышает установленный лимит. Например, если сдаете выручку раз в пять дней, то эта цифра (5) используется в расчете лимита. Она не должна превышать семи рабочих дней. А если в населенном пункте нет банка – 14 рабочих дней. Но если сдаете деньги в банк каждые пять дней, а лимит был превышен раньше, то сдать наличность нужно, не дожидаясь этого срока. Если лимит не превышен, посещать банк не нужно.
Лимит кассового остатка определяйте исходя из объема:
• поступления выручки;
• расходования наличных.
При этом наиболее подходящий способ расчета лимита организация вправе выбрать самостоятельно.
Это следует из пунктов 1 и 2 приложения к указанию Банка России № 3210-У.
Главбух советует: новый порядок установления лимита остатка наличных денег в кассе в соответствии с указанием Банка России № 3210-У. Поэтому, чтобы избежать претензий контролирующих ведомств, переутвердите старый лимит новым приказом руководителя.
В старом приказе, утверждающем лимит, стоит дата его утверждения и, скорее всего, ссылка на реквизиты прежнего порядка ведения кассовых операций. Поэтому есть риск, что инспекторы посчитают такой приказ недействующим, лимит – нулевым, а выручку в кассе – сверхлимитной. За такие нарушения предусмотрена административная ответственность. Поэтому организации следует с 1 июня утвердить новый приказ о расчете лимита в соответствии с действующим указанием Банка России.
Лимит кассового остатка должны соблюдать организации (за исключением субъектов малого предпринимательства). При этом организационно-правовая форма и применяемая система налогообложения значения не имеют. Такой порядок установлен пунктом 2 указания Банка России № 3210-У, пунктом 4 статьи 346.11 и пунктом 5 статьи 346.26 Налогового кодекса РФ.
Для малых предприятий и предпринимателей установлен упрощенный порядок ведения кассовых операций. Они могут не устанавливать лимит остатка в кассе. Такая льгота предусмотрена абзацем 10 пункта 2 указания Банка России № 3210-У. Решение не устанавливать лимит можно оформить соответствующим приказом.
Есть два случая, когда можно превысить лимит наличных денег в кассе. Первый – в дни выдачи зарплаты, пособий, стипендий, социальных выплат и других выплат, которые относятся к фонду зарплаты. Хранить в кассе средства для этих целей можно в течение пяти рабочих дней. По истечении этого срока сверхлимитную наличность сдайте в банк.
И второй случай – в выходные и праздники, если в эти дни совершаются кассовые операции. Сверхлимитную выручку за такие дни инкассируйте не позднее первого рабочего дня, установленного для сдачи сверхлимитной выручки в банк.
Такой порядок предусмотрен абзацем 8 пункта 2, пунктом 6.5 указания Банка России № 3210-У.
Ситуация: можно ли оставить в кассе наличную денежную выручку, полученную в день выдачи зарплаты. На выдачу зарплаты наличные деньги получены из банка. По состоянию на конец дня сумма выручки и невыданной зарплаты превышает лимит кассового остатка
Нет, нельзя.
Организация не может накапливать наличную выручку в кассе даже для выдачи зарплаты (п. 2 указания Банка России № 3210-У). А хранение в кассе сверхлимитной выручки может быть квалифицировано как накопление наличных денег. За такие действия налоговая инспекция может оштрафовать организацию по статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Таким образом, средства, полученные в банке на выдачу зарплаты, являются целевыми. Их сумма заранее определена, и она может превышать установленный лимит кассового остатка только в течение пяти рабочих дней, включая день получения наличных денег на данные выплаты с банковского счета (п. 6.5 указания Банка России № 3210-У).
Пример расчета сверхлимитной денежной выручки в день выдачи зарплаты:
ЗАО «Центр управления финансами» установило лимит остатка денежных средств в кассе в размере 30 000 руб. Организация выдает зарплату за март 5, 6 и 7 апреля. По платежной ведомости за март сумма зарплаты к выдаче составляет 100 000 руб. Эту сумму «Центр управления финансами» получила наличными в банке 5 апреля. Ежедневная наличная выручка составляет 50 000 руб. Сверхлимитные наличные деньги организация сдает в банк ежедневно.
Сверхлимитная наличность в кассе = Остаток в кассе на конец дня - Лимит кассового остатка - Остаток невыданной зарплаты
На начало 6 апреля в кассе должна быть сумма, не превышающая лимит (30 000 руб.) и остаток невыданной зарплаты. На начало дня 5 апреля наличных денег в кассе не было.
Данные о выдаче зарплаты и движении денежных средств в кассе приведены в таблице:
Дата
Оприходовано в кассу, руб.
Выдано в счет зарплаты, руб.
Остаток в кассе на конец дня (до сдачи сверхлимитной наличности в банк), руб.
Сверхлимитная наличность, подлежащая сдаче в банк, руб.
Остаток в кассе на начало следующего дня, руб.
5 апреля
150 000 (50 000 + 100 000)
60 000
90 000 (150 000 – 60 000)
20 000 (90 000 – 30 000 – (100 000 – 60 000))
70 000 (90 000 – 20 000)
6 апреля
50 000
30 000
90 000 (70 000 + 50 000 – 30 000)
50 000 (90 000 – 30 000 – (40 000 – 30 000))
40 000 (90 000 – 50 000)
7 апреля
50 000
10 000
80 000 (40 000 + 50 000 – 10 000)
50 000 (80 000 – 30 000 – (10 000 – 10 000))
30 000 (80 000 – 50 000)
Если превысить лимит кассового остатка, а разницу своевременно не сдать в банк, то за это последует административная ответственность. Размер штрафа при этом составляет от 40 000 до 50 000 руб. для организаций. А должностное лицо, например, руководитель организации или предприниматель, за подобное нарушение заплатит от 4000 до 5000 руб. Такой порядок установлен статьями 2.4 и 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Важная деталь. Дела, связанные с нарушением лимита кассового остатка, рассматривают налоговые инспекции (ст. 23.5 КоАП РФ). Поскольку такое нарушение не является длящимся, привлечь организацию к ответственности инспекторы вправе только в течение двух месяцев со дня его совершения (а не со дня обнаружения). Такой вывод следует из положений части 1 статьи 4.5 и подпункта 6 части 1 статьи 24.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях и подтверждается арбитражной практикой (см., например, постановления ФАС Северо-Западного округа № А56-49021, Северо-Кавказского округа № Ф08-5915/2005-2341А).
Ситуация: можно ли оштрафовать организацию за превышение лимита кассового остатка. Лимит превышен из-за несвоевременного приезда инкассаторов. График инкассации установлен договором с банком.
Нет, нельзя.
По общему правилу правонарушением признается виновное действие (бездействие) организации или должностного лица (ст. 2.1 КоАП РФ). Следовательно, ответственность за нарушение лимита кассового остатка наступает только в том случае, если будет доказана вина организации и (или) ее руководителя (ст. 15.1 КоАП РФ).
Вина может выражаться в том, что организация и (или) ее руководитель:
• стремились к накоплению сверхлимитного остатка (п. 1 ст. 2.2 КоАП РФ);
• предвидели накопление сверхлимитного остатка, но не предотвратили его (п. 2 ст. 2.2 КоАП РФ);
• не ожидали накопления сверхлимитного остатка, хотя должны были и могли его предвидеть (п. 2 ст. 2.2 КоАП РФ).
Главбух советует: чтобы доказать отсутствие вины организации в нарушении лимита кассового остатка, зафиксируйте факт позднего прибытия инкассаторов в акте.
В рассматриваемой ситуации сверхлимитный остаток возник по вине банка, который не выполнил условие договора об инкассации. Если организация документально подтвердит этот факт (с указанием даты и времени нарушения), привлечь ее к ответственности будет нельзя. Такой вывод подтверждается арбитражной практикой (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа № А56-50165).
По договору хранения хранитель обязан хранить вещь, переданную ему поклажедателем, и возвратить эту вещь в сохранности (п. 1 ст. 886 ГК РФ).
Чтобы избежать лишних затрат, а также снизить риски несохранности переданных вещей и признания договора незаключенным, поклажедателю нужно соблюдать определенные правила.
Чтобы заключить договор хранения, поклажедатель и хранитель должны соблюсти его письменную форму. Если этого не сделать, то к хранителю невозможно будет предъявить какие-либо претензии по поводу того, что он не обеспечил сохранность вещи.
Письменная форма не означает, что стороны обязаны составить договор в виде единого документа с двумя подписями. Письменная форма будет соблюдена, если хранитель просто подтвердит своей подписью на каком-либо документе, что он принял вещь на хранение (п. 2 ст. 887 ГК РФ).
В то же время, даже если стороны составят договор с подписями обеих сторон, все равно при передаче вещи необходимо составить отдельный документ. В нем нужно указать, что и в каком количестве передано на хранение. Если этого не сделать, то договор будет считаться не вступившим в силу (такое требование вызвано тем, что договор хранения по общему правилу является реальной сделкой).
Документом, подтверждающим заключение договора хранения и передачу вещи, могут быть:
• сохранная расписка (определение ВАС РФ № ВАС-3386/10);
• квитанция (постановление ФАС Уральского округа № Ф09-8690/10-С5 по делу № А47-2004);
• накладные (постановление ФАС Волго-Вятского округа по делу № А43-5135/2004-3-155);
• акты приема-передачи (постановление ФАС Дальневосточного округа № Ф03-9768 по делу № А04-2456);
• акт инвентаризации (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа по делу № А19-46225/05-54-Ф02-3988/06-С2);
• иные документы, подписанные хранителем.
В документах нужно указать, что вещь передается именно на хранение. Иначе суд может их не принять в качестве доказательств того, что между сторонами возникли отношения по хранению.
Закон устанавливает открытый перечень документов, которые хранитель может выдать в подтверждение того, что договор хранения заключен. Для суда главное – не название такого документа, а наличие подписи хранителя и указание на то, что вещь передана именно на хранение. Если такое указание отсутствует, суд может решить, что представленные ему документы не подтверждают отношения по хранению между сторонами. В результате может возникнуть ситуация, когда поклажедатель не сможет потребовать, чтобы хранитель вернул переданное на хранение имущество и возместил причиненные убытки. Это связано с тем, что суд (в зависимости от обстоятельств дела и позиции ответчика) может квалифицировать такую передачу имущества как дарение или куплю-продажу.
Единственное существенное условие договора хранения – его предмет. Он позволяет определить, какая вещь (вещи) передается на хранение.
Чтобы согласовать предмет договора, нужно указать:
• наименование и количество передаваемых вещей (определение ВАС РФ № ВАС-4124),
• индивидуально-определенные признаки передаваемых вещей (постановление ФАС Центрального округа по делу № А14-2218/2010/63/26) и (или) их родовые признаки (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа по делу № А58-3730).
При этом предмет стороны могут согласовать:
• в договоре хранения. Причем необязательно непосредственно в тексте перечислять все признаки передаваемых вещей. Можно просто сослаться на другой документ, в котором они уже содержатся. Например, на договор купли-продажи, если поклажедатель приобрел имущество и оставил его продавцу на хранение (постановление ФАС Уральского округа № Ф09-4376/06-С5 по делу № А60-26606, определением ВАС РФ № 13703 отказано в передаче дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора);
• в приложении к договору хранения (например, в акте о приеме имущества на хранение), если договор составлен в виде отдельного документа с подписями хранителя и поклажедателя. Это особо актуально, когда предмет договора трудно сразу определить (например, когда неизвестно точное количество товара, который будет передан). При этом приложение должно содержать ссылку на основной договор, иначе суд может прийти к выводу, что это отдельный договор о хранении, и не будет применять правила, установленные в основном договоре.
Инвентаризация и ответственное хранение
В последнее время широкое распространение получила услуга складского хранения. Благодаря ей компании могут решить проблему нехватки собственных складских помещений. Однако возникает вопрос: как обеспечить сохранность переданного имущества? Каков порядок проведения инвентаризации такого имущества и какими документами она оформляется?
Зачастую организации по причине отсутствия собственного склада передают имущество на хранение другим компаниям, имеющим в своем распоряжении складские помещения. В свою очередь последние обязаны обеспечить сохранность переданного им имущества, что достигается посредством проведения инвентаризации. О порядке проведения инвентаризации имущества у организации-хранителя пойдет речь в этой статье.
Для начала рассмотрим основные положения, регламентирующие принятие имущества на склад ответственного хранения. Действующее законодательство РФ практически не содержит отдельных нормативных правовых актов, посвященных именно складской деятельности. Тем не менее, согласно гражданскому законодательству, складскую деятельность можно разделить на собственно хранение и хранение на товарном складе (складское хранение).
Складское хранение, в отличие от просто хранения, всегда возмездный договор. Причем заключение договора должно быть подтверждено складской квитанцией, простым или двойным складским свидетельством. Договор складского хранения является публичным договором, то есть товарный склад, который в обязательном порядке должен быть юридическим лицом, обязан принять на хранение товар и, соответственно, заключить договор с каждым, кто изъявит такое желание.
По договору складского хранения товарный склад (хранитель) обязуется за вознаграждение хранить товары, переданные ему товаровладельцем (поклажедателем), и возвратить эти товары в сохранности. При передаче имущества на хранение право собственности на него к хранителю не переходит.
Прием имущества на ответственное хранение оформляется Актом о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение по форме N МХ-1 , служащим основанием для отражения имущества в бухгалтерском учете хранителя.
Nota bene. Федеральный закон N 402-ФЗ установил, что с 1 января 2013 года компании могут самостоятельно разрабатывать формы первичных документов. Однако не запрещается и использование уже привычных документов. При этом все применяемые формы нужно утвердить (подписать) у руководителя и приложить к учетной политике. Поэтому для оформления хранения имущества, а также для его инвентаризации можно воспользоваться как унифицированными формами документов, так и самостоятельно изготовленными. Единственное, их необходимо закрепить в учетной политике компании.
Подпись хранителя на акте свидетельствует о согласовании количества и ассортимента ТМЦ, подлежащих хранению, и принятии данных ТМЦ на хранение. В свою очередь, при возврате имущества собственнику составляется Акт о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение (форма N МХ-3), который будет являться основанием для списания с бухгалтерского учета имущества, принятого на хранение. После получения имущества, сданного на хранение, товаровладелец должен подтвердить отсутствие претензий к организации-хранителю, поставив подпись в Журнале учета товарно-материальных ценностей, сданных на хранение (форма N МХ-2).
Как уже отмечали, имущество при передаче на хранение складу остается собственностью поклажедателя, соответственно, оно не может быть отражено в балансе организации-хранителя. Организация-хранитель отражает указанное имущество на специально предназначенном для этого забалансовом счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение».
Важно помнить, что переданное имущество учитывается в ценах, предусмотренных в приемосдаточных актах.
Аналитический учет организуется таким образом, чтобы обеспечить получение информации по поклажедателям, видам, сортам, местам хранения.
Таким образом, основным моментом при принятии имущества на хранение является определение стоимости имущества, которая будет отражена в документах, при этом стоимость имущества необязательно должна совпадать с фактической стоимостью по данным поклажедателя.
В связи с этим необходимо иметь в виду, что при определении убытков, причиненных поклажедателю утратой, недостачей или повреждением вещей и возмещаемых хранителем, принимаются во внимание цены, существовавшие в том месте, где обязательство должно было быть исполнено, в день добровольного удовлетворения должником требования кредитора (если требование добровольно удовлетворено не было, — в день предъявления иска).
Из вышеизложенного следует, что при возмещении убытков необходимо будет также руководствоваться именно «согласованной» стоимостью имущества, указанной в договоре между поклажедателем и хранителем. И по этой же стоимости имущество должно приниматься и списываться со счета 002 при возврате либо в случае обнаружения недостач по итогам инвентаризации.
Выручка от оказания услуг по хранению имущества признается организацией доходом от обычных видов деятельности в сумме, согласованной сторонами в договоре, которая отражается по дебету счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» в корреспонденции с кредитом счета 90 «Продажи», субсчет 90-1 «Выручка». Одновременно себестоимость оказанных услуг списывается со счета 20 «Основное производство» в дебет счета 90 субсчет 2 «Себестоимость продаж».
В налоговом учете деятельность склада признается оказанием услуг, что является объектом обложения НДС. Сумма вознаграждения, причитающегося организации по договору хранения (без учета НДС), признается доходом от реализации.
Фактическое наличие имущества, учитываемого на забалансовых счетах, так же, как и имущества, отражаемого на балансе организации, подтверждается результатами инвентаризации. Порядок проведения инвентаризации регламентирован Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.
В соответствии с Методическими указаниями N 49:
— инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете, в частности, находящиеся на ответственном хранении;
— одновременно с инвентаризацией собственных основных средств проверяются основные средства, находящиеся на ответственном хранении.
Поскольку Методические указания N 49 не регламентируют конкретный порядок проведения инвентаризации имущества, находящегося на забалансовых счетах, можно сделать вывод о том, что организации-хранителю необходимо применять общий алгоритм проведения инвентаризации для аналогичного имущества.
Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации по форме N ИНВ-22, в которой указывается содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации проверяемого объекта, а также состав инвентаризационной комиссии. Далее приказ регистрируется в журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (форма N ИНВ-23).
Однако необходимо учитывать обязательные случаи проведения инвентаризации в организации-хранителе:
— перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
— при смене материально ответственных лиц; при выявлении фактов хищения или порчи имущества;
— в случае чрезвычайных ситуаций;
— при ликвидации или реорганизации компании.
Отметим, что хранитель обязан принять все предусмотренные договором хранения меры для того, чтобы обеспечить сохранность переданной на хранение вещи. Кроме того, хранитель обязан возвратить поклажедателю ту самую вещь, которая была передана на хранение, если договором не предусмотрено хранение с обезличением. При этом вещь должна быть возвращена хранителем в том состоянии, в каком она была принята на хранение, с учетом ее естественного ухудшения, естественной убыли или иного изменения вследствие ее естественных свойств.
Таким образом, проведение инвентаризации, порядок которой устанавливается руководителем организации-хранителя, способствует выполнению вышеперечисленных требований договора хранения, поскольку посредством инвентаризации выявляется фактическое наличие имущества и сопоставляется с данными бухгалтерского учета, а также проверяется полнота отражения в учете обязательств.
В то же самое время стороны договора могут дополнительно предусмотреть периодичность, конкретные сроки и порядок проведения инвентаризации, в том числе прописать условие о возможности участия поклажедателя (его представителя) в проведении инвентаризации. Инвентаризации могут проводиться как в полной форме, то есть по всей номенклатуре имущества, так и в виде выборочной инвентаризации.
Кроме этого, склад обязан предоставлять товаровладельцу во время хранения возможность осматривать товары или их образцы.
Как уже упоминалось, имущество на хранении проверяется в том же порядке, что и имущество, принадлежащее организации на праве собственности. Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера. Для этого руководитель создает условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки.
В связи с чем по материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.
Сведения о наличии имущества в ходе инвентаризации заносятся в описи или акты, являющиеся первичными учетными документами. Поэтому необходимо как можно точнее вносить в описи сведения о фактическом наличии имущества.
При этом на имущество, находящееся на ответственном хранении, составляются отдельные инвентаризационные описи по соответствующей форме N ИНВ-5 . В описи указываются наименование и единицы измерения материальных ценностей, поставщик (получатель), место хранения и дата принятия на ответственное хранение, а также фактическое и учетное наличие ценностей по данным бухгалтерского учета.
Этот документ также предусматривает включение в него расписки материально ответственного лица, отвечающего за сохранность указанных ценностей. В ходе инвентаризации записи в опись делают ответственные лица инвентаризационной комиссии на основании проверки и пересчета ценностей в натуре.
Однако необходимо иметь в виду, что на основные средства опись составляется по форме N ИНВ-1. А поскольку на основные средства на ответственном хранении составляется отдельная опись, то она также будет формироваться по форме ИНВ-1. В данной описи необходимо будет дать ссылку на документы, подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение.
Указанные описи по формам N ИНВ-1 и N ИНВ-5 составляются в двух экземплярах на основании фактических данных и подписываются ответственными лицами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. При этом один экземпляр описи передается в бухгалтерию, второй остается у материально ответственных лиц.
В общем случае для отражения результатов инвентаризации имущества, по которому обнаружены отклонения от учетных данных, формируют сличительные ведомости по формам N ИНВ-18 (для основных средств и нематериальных активов) и N ИНВ-19 (для товарно-материальных ценностей). В указанных ведомостях отражаются расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. Сличительная ведомость составляется бухгалтером в двух экземплярах, один из которых хранится в бухгалтерии, второй передается материально ответственному лицу.
В то же время на ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете как находящиеся на ответственном хранении, составляются отдельные сличительные ведомости.
Отметим необходимость соблюдения правил составления отдельных описей и сличительных ведомостей по имуществу на ответственном хранении. В противном случае существует риск доначисления налога на прибыль, поскольку налоговики сочтут выявленные в ходе проведенной инвентаризации излишки внереализационным доходом. Представив соответствующую документацию, хранитель сможет доказать неправомерность включения стоимости имущества, не принадлежащего организации, в доходы при расчете налога на прибыль.
Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в годовом бухгалтерском отчете. При этом суммы выявленных недостач имущества по итогам инвентаризации указываются в сличительных ведомостях в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете. То есть в соответствии с той стоимостью, которая указана в первичных учетных документах на передачу имущества на хранение (форма N МХ-1).
В бухгалтерском учете при выявлении недостачи имущества производится списание его стоимости с забалансового счета. Возникновение задолженности организации перед поклажедателем по возмещению ущерба отражается записью по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредиту счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» на дату признания претензии поклажедателя.
Впоследствии инвентаризационная комиссия устанавливает причины выявленных расхождений, в зависимости от которых в случае выявленной недостачи бухгалтер сделает одну из следующих записей:
1) Дебет 73 Кредит 94 — сумма недостачи отнесена на виновных лиц;
2) Дебет 91-2 Кредит 94 — сумма недостачи отнесена на финансовые результаты организации.
При этом ущерб, причиненный утратой, недостачей или повреждением имущества поклажедателя, по согласованию между сторонами может возмещаться как путем непосредственной оплаты поклажедателю стоимости утраченного имущества, так и приобретением для поклажедателя аналогичных ценностей.
Статью подготовил директор по развитию предпринимательства и конкуренции ОАО "Акса" Корчагин Юлиан Андриянович. 
