При определении сроков хранения документов в 2018 году компания должна полагаться на действующее законодательство: НК РФ, Федеральные законы № 402-ФЗ, № 125-ФЗ, а также Перечень типовых управленческих документов (утв. Приказом Минкультуры России № 558).
В статье рассмотрим, как долго нужно сохранять документацию в 2018 году, как уничтожить документы и какая ответственность грозит тем, кто нарушил сроки хранения.
Юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны сохранять документы бухгалтерского и налогового учета на протяжении 4 лет (п.п. 8 п.1 ст. 23 НК РФ).
Согласно Федеральному закону № 402-ФЗ документы бухгалтерского учета должны быть в полной сохранности в течение 5 лет.
Что касается некоммерческих организаций, то для них Перечень типовых управленческих документов установил такой же срок хранения документации – 5 лет.
Программа Упрощенка 24/7 ведет кадровый учет и готовит кадровые документы.
Выгрузка документов проходит в один клик. Возьмите пробный доступ к программе на 30 дней. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.
Срок хранения документов по личному составу изменился, так как вступил в силу Федеральный закон №43-ФЗ. Так, личные карточки работников, трудовые договора и договора гражданско-правого характера (ГПХ), необходимо сохранять на протяжении 50 лет. Ранее срок составлял 75 лет.
Документы, которые были оформлены до 2003 года, по-прежнему нельзя уничтожать до того, как их срок хранения достигнет 75 лет.
Срок хранения прочих кадровых документов мы привели в таблице ниже.
Сроки хранения документов в организации в 2018 году:
Документ и срок хранения
Бухгалтерский учет
· первичная документация
· регистры бухгалтерского учета
· аудиторские заключения
5 лет после отчетного года
· инвентарные карточки по выбывшим объектам основных средств
5 лет
· документы учетной политики и прочие документы, которые относятся к организации и ведению бухгалтерского учета
5 лет после года, когда документы в последний раз были использованы для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности
· квартальная бухгалтерская отчетность
5 лет
· годовая бухгалтерская отчетность
в течение всей своей деятельности
· аудиторское заключение
5 лет после отчетного года
Налоговый учет
· книга покупок и доп. листы к ней
4 года с даты последней записи
· книга продаж и доп. листы к ней
4 года с даты последней записи
· документы, подтверждающие расходы на обучение
4 года
· документы, подтверждающие расходы на независимую оценку квалификации работников
4 года
· документы, подтверждающие убыток и сумму, на которую была уменьшена налоговая база по каждому налоговому периоду
в течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка
Страховые взносы
· 4-ФСС
5 лет с момента принятия отчета ФСС РФ
· квитанция о получении 4-ФСС
5 лет по завершении процедуры приема Расчетов в ФСС
Валютный контроль
· документы по валютным операциям
3 года со дня совершения валютной операции, но не ранее срока исполнения договора
Кадровый учет
· документы по личному составу, созданные до 2003 года (за исключением документов, образовавшихся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой)
не менее 75 лет со дня создания
· документы по личному составу, созданные начиная с 2003 года (за исключением, документов образовавшихся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой)
не менее 50 лет со дня создания
· коллективный договор
не менее 10 лет
· документы о премировании
5 лет
· штатное расписание и изменения к нему
в течение всей деятельности компании
· график отпусков работников
1 год после окончания его действия
· личные документы-оригиналы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства и др.)
до востребования
· невостребованные — 50 лет
· невостребованные (оформлены до 2003 года) — 75 лет
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
По общему правилу, срок хранения документов начинают отсчитывать с 1 января года, следующего за годом составления документа.
Однако, есть некоторые особенности. Например:
• при получении убытка (в том числе и от реализации имущества) налогоплательщик должен сохранять документы в течение всего периода учета убытка в налоговом учете;
• при покупке амортизируемого имущества документы хранят 4 года после того отчетного периода, в котором имущество было списано с баланса;
• по безнадежной дебиторской задолженности – 4 года после периода, в котором долг был признан безнадежным.
Согласно п. 2.3 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России № 526 по истечении срока хранения документы можно уничтожить.
Для этого составляют акт «О выделении документов на уничтожение», который подписывает экспертная комиссия, которая состоит из сотрудников компании.
Если перечень документов к уничтожению очень большой, то можно указать только вид документов. К примеру, авансовые отчеты за ____ год.
Вариантов как избавиться от ненужной документации два: собственными силами или с помощью сторонней организации. Все зависит от объемов. Если документов немного, то можно воспользоваться шредером.
За нарушение сроков хранения предусмотрены штрафы. Согласно ст. 120 НК РФ:
• 10 000 руб. – если у налогоплательщика нет документов бухгалтерского и налогового учета за 1 налоговый период;
• 30 000 руб. – если у налогоплательщика нет документов бухгалтерского и налогового учета за несколько налоговых периодов;
• не менее 40 000 руб. или 20% от суммы неуплаченного налога если в результате отсутствия документов налоговая база была налогоплательщиком занижена.
Штраф также предусмотрен и Кодексом по административным правонарушениям, но для должностных лиц. В соответствии со ст. 15.11 КоАП РФ - от 2 000 до 3 000 рублей.
Статью подготовил директор по развитию предпринимательства и конкуренции ОАО "Акса" Корчагин Юлиан Андриянович. 
