Все документы, которые используются для проведения тендера, хранятся по определенным правилам.
Эти правила регулируются Федеральным законом №44 «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».
Заказчик обязан обеспечивать сохранность, неприкосновенность и конфиденциальность поданных документов до момента вскрытия конвертов или открытия доступа к заявкам в электронном виде.
Заявки на участие в тендере принимаются в запечатанном конверте, который вскрывается тендерной комиссией только после окончания приема заявок, в день начала торгов.
Ответственность за это несут лица, осуществляющие хранение заявок: конверты не должны быть повреждены, а доступ к заявкам в электронной форме не должен быть открыт.
Все данные о поступивших заявках оформляются в виде протокола, где содержится полная информация об условиях, месте, дате и времени их оценки.
Также оформляется протокол о результатах, который подписывают все члены тендерной комиссии, в течение дня после окончания оценки заявок.
Один его экземпляр хранится у заказчика или уполномоченного органа, а другой отдается представителю компании-победителя.
В соответствии со ст. 273 приказа Министерства культуры «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов» документацию по торгам нужно хранить в течение 5 лет.
Документы по крупным поставкам – постоянно, то есть не меньше 10 лет.
Федеральный закон №44 устанавливает другой срок хранения тендерной документации.
Согласно ему, все протоколы, составленные в процессе проведения тендера, другая документация и аудиозаписи хранятся заказчиком или уполномоченным органом не меньше 3 лет.
Статью подготовил директор по развитию предпринимательства и конкуренции ОАО "Акса" Корчагин Юлиан Андриянович. 
