Статью подготовила Павлова Елена Геннадиевна, доцент кафедры «Макроэкономическое регулирование» Финансового университета при Правительстве РФ. Связаться с автором
Для любого гражданина подать заявление в органы государственной власти и получить ответ, не выходя из дома, а для предпринимателя зарегистрировать кассу или сдать отчет в налоговую инспекцию без личной явки еще недавно было несбыточной мечтой. Сегодня эта мечта становится явью благодаря электронной подписи. Электронная цифровая подпись – одно из последних достижений научно – технического прогресса, которое в огромной степени упрощает нашу жизнь. В этой статье мы рассказываем о том, что представляет собой электронная подпись, для чего она нужна, как работает и как ее получить.
Понятие и виды электронной подписи в 2020 году
Электронная подпись – это определенное сочетание различных знаков, которое заменяет обычную подпись на бумаге. Она может быть видимой или зрительно не определяться и отображаться значком в строке сообщений для документа.
Электронная подпись для физических лиц – способ, позволяющий через Интернет ускорить и упростить контакты с государственными органами, работодателями, учебными и иными заведениями. Для организаций она служит инструментом налаживания эффективного документооборота внутри своей структуры, с государственными инстанциями и внешними контрагентами, позволяет участвовать в торгах и государственных закупках.
Существует два вида электронной подписи – простая и усиленная. Усиленная подпись может быть неквалифицированной и квалифицированной. Они различаются по степени защищенности и сфере использования.
Простая электронная подпись – комбинация знаков, позволяющих идентифицировать личность. Ее примерами являются логин и пароль, которые вводятся с целью авторизации на сайтах, смс – код, приходящий на телефон для входа в личный кабинет.
Простую электронную подпись можно использовать для доступа к файлам и базам данных, которые защищены паролем, а также, чтобы заверять электронные документы.
Особенно широко простая ЭП применяется в быту. Юридические лица могут использовать ее, чтобы подписывать обычные документы – например, договоры с контрагентами. Но при этом требуется соглашение, в котором установлены правила определения подлинности подписи и обязанность соблюдать конфиденциальность информации. Соглашение должно быть подписано всеми участниками электронного взаимодействия.
Простую электронную подпись можно создать при помощи программного обеспечения, в том числе такого, как Microsoft Office, установленного в большинстве компьютеров и других электронных устройств.
Простая электронная подпись не обеспечивает защиту документа от подделки.
Усиленная неквалифицированная подпись чаще всего представляет собой ключ, который хранится на USB-носителе. Иногда такую подпись может создать программа, в которой работает пользователь, и только эта программа ее опознает.
Неквалифицированную подпись организации и ИП могут создать самостоятельно с помощью опытного программиста или оформить в удостоверяющих центрах.
Неквалифицированная подпись используется во внутреннем документообороте организации и для взаимодействия с контрагентами, при условии заключения соглашения, где установлены условия применения этой подписи (по аналогии с простой подписью).
Также при заключении дополнительного соглашения между сторонами с помощью этой подписи можно подавать заявки для аккредитации и участия в электронных торгах. Но неквалифицированная подпись не дает возможности производить все типы операций.
Неквалифицированная подпись в большей степени подходит для физических лиц. ИП и юридическим лицам она пригодится лишь при большом объеме внутреннего или внешнего документооборота.
Усиленная квалифицированная подпись – самый совершенный вид электронной подписи. Она представляет собой ключ, созданный при помощи сертифицированных криптографических средств и записанный на USB-носитель. Эту подпись можно использовать повсеместно. Однако придется регулярно оплачивать сертификат. Срок действия сертификата определяется степенью защиты информации и тем, какой УЦ его оформляет. Чаще всего срок действия составляет один год.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
• Во-первых, электронная подпись в большей степени подтверждает факт подписания, чем бумажный вариант. Личную подпись на бумаге сегодня можно легко подделать с помощью современных технологий. Независимая экспертиза личной подписи на бумаге может не помочь из-за малого количества символов в подписи.
• Во-вторых, электронная подпись защищает электронный документ от несанкционированного изменения. Документы на бумажном носителе, даже имеющие подлинную подпись, можно дополнить или подправить.
• В-третьих, электронная подпись дает возможность производить действия и получать информацию, не покидая своего места.
• В-четвертых, электронная подпись защищает от несанкционированного изменения и просмотра отчетность. Предоставление отчетов в электронной форме будет все больше развиваться, поскольку при таком способе сокращаются затраты труда и времени работников, которые сдают и принимают отчетность, и уменьшается количество технических ошибок при внесении данных в формы.
Сферы применения электронной подписи в 2020 году
Электронный документооборот – метод обмена документами при помощи специализированной электронной системы через Интернет. Электронным документооборотом сегодня пользуются и крупные и мелкие предприятия и организации для отправки информации работникам внутри своей структуры, внешним контрагентам и физическим лицам. Электронная подпись требуется для того, чтобы обмениваться не только чисто информативными сообщениями, но и имеющими юридическую силу документами.
Электронная отчетность – это сдача отчетности в органы власти через Интернет. Электронная подпись позволяет отправлять через Интернет ежеквартальные отчеты в налоговую инспекцию, пенсионный фонд и иные структуры.
Электронные торги представляют собой современную форму торговли, которая позволяет размещать заказы на поставку товаров и услуги на специализированных электронных площадках в Интернете. Участники электронных торгов имеют доступ к закупкам частных компаний и государства. В электронных торгах могут участвовать как физические, так и юридические лица. Электронная подпись нужна для того, чтобы пройти аккредитацию на торговых площадках. Кроме того, электронная подпись необходима, чтобы заверить документы, требующиеся для участия в конкурсе, подать предложение по цене, подписать контракт в случае выигрыша конкурса. Какой вид подписи требуется, определяет торговая площадка.
Как выбрать необходимый вид электронной подписи в 2020 году
Выбирать вид электронной подписи следует с учетом тех задач, которые с ее помощью будут решаться.
Простую подпись имеет смысл завести для использования интернет – сайтов и защиты авторских работ от плагиата.
Неквалифицированная подпись подходит физическим лицам и юридическим лицам при больших объемах документооборота.
Усиленную квалифицированную электронную подпись можно использовать без дополнительных соглашений и регламентов осуществления совместной деятельности.
Квалифицированная подпись под документом позволяет точно установить, какому именно сотруднику организации она принадлежит, а также то, вносились ли в документ изменения после его подписания.
Усиленная квалифицированная подпись нужна для взаимодействия с налоговыми органами, подачи бухгалтерской отчетности, участия в торгах. Иногда для ее использования может понадобиться установить дополнительное программное обеспечение.
Существуют виды отчетности, для которых применение квалифицированной подписи напрямую установлено нормативными актами. К их числу, в частности, относятся:
- годовая бухгалтерская отчетность для Росстата;
- отчетность для налоговой инспекции – декларация;
- формы РСВ-1 Пенсионного фонда РФ.
Только усиленной квалифицированной подписью руководителя или уполномоченных приказом лиц надо подписывать электронный счет – фактуру.
Усиленная квалифицированная подпись требуется для визирования заявления о возврате или зачете суммы налога, заявления о постановке на учет и снятии с учета в налоговом органе.
Не существует электронной подписи, пригодной для применения во всех сферах. Не имеет смысла платить лишние деньги за ненужные функции - если, например, необходима подпись для сдачи отчетов в налоговую службу, не обязательно приобретать сертификат, обеспечивающий доступ к торговым площадкам, будет достаточно стандартной КЭП.
Часто для ведения предпринимательской деятельности приходится оформлять несколько электронных подписей в соответствии с требованиями различных государственных структур, т.к. нет универсальной электронной подписи, которая подходит для взаимодействия со всеми контролирующими органами.
Проверка подлинности электронной подписи в 2020 году
Подлинность электронной подписи можно проверить на портале Государственных услуг, где имеется для этого специальный сервис. Чтобы произвести проверку, надо загрузить электронный документ, для которого необходимо подтвердить подлинность подписи, и файл электронной подписи. Если подпись подлинная и документ не был изменен, сервис сообщит о прохождении проверки и приведет сведения о владельце и издателе электронной подписи, сроке ее действия.
Что делать для получения усиленной квалифицированной электронной подписи в 2020 году
Прежде всего, нужно подготовить пакет документов, в который входят:
- паспорт или иной документ для удостоверения личности;
- СНИЛС – страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования;
- ИНН – индивидуальный номер налогоплательщика;
- для ИП – основной государственный регистрационный номер записи о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя;
- для представителя юридического лица – комплект документов, которые подтверждают полномочия на действия от имени юридического лица.
Далее следует сдать эти документы в имеющий аккредитацию Удостоверяющий центр. Там после установления личности и проверки документов на сертифицированный электронный носитель запишут сертификат и ключи электронной подписи. В центре можно также приобрести средства криптозащиты информации.
Цена услуги зависит от регламента центра и области использования подписи.
Выбрать Удостоверяющий центр можно на сайте Минкомсвязи, где представлен полный перечень аккредитованных УЦ.
Заявку на получение электронной подписи можно заполнить на сайте или в офисе Удостоверяющего центра.
Созданную подпись можно получить лично в точке выдачи или направив туда своего представителя, на которого должна быть оформлена доверенность. Можно также получить ее курьерской доставкой. Специалист расскажет, как пользоваться подписью, а при необходимости может даже установить на компьютер требуемое программное обеспечение.
Сегодня ЭЦП можно получить путем оформления заявки на Едином портале Электронной подписи. В заявке должны быть указаны контактные данные и реквизиты. После отправления заявки на связь выходит специалист авторизованного АЭТП удостоверяющего центра региона, откуда поступила заявка. Он рассказывает, что следует делать дальше. Одновременно на электронную почту отправителя заявки приходит письмо, в котором содержится список необходимых документов, счет на оплату услуги и контактные данные курирующего менеджера.
Легко и быстро оформить квалифицированную подпись можно, подав заявку через Сбербанк Онлайн Бизнес. При этом требуется минимальное количество документов. Доставить подпись заказчику может курьер.
Последовательность получения электронной подписи:
1. Выбрать УЦ, учитывая наличие у него лицензии и аккредитации в Минкомсвязи.
2. Заполнить заявление. Есть УП, где при введении данных заявителя заполнение заявления происходит автоматически. Его следует распечатать, проверить и подписать. Если заявление подается дистанционно, после подписания документ сканируется и отправляется обратно в УЦ.
3. Получить необходимую консультацию о требуемом комплекте документов от специалиста, который свяжется с заявителем в течение дня отправления заявления.
4. Оплатить счет и собрать документы. Для ускорения процесса оформления документы можно отправить по электронной почте. Но не все сканы документов принимаются. Документы должно быть легко читать, не должно быть разводов и размытых фрагментов, желательно цветное изображение.
5. Получить сертификат электронной подписи. Он выдается после сверки данных паспорта с оригиналом заявителю или его доверенному лицу, которому потребуется предоставить заверенную подписью и печатью доверенность.
Получение электронной подписи физическим лицам стоит в среднем одну тысячу рублей. Для юридических лиц стоимость стандартной КЭП, позволяющей участвовать в государственных закупках, сдавать отчеты и пользоваться сайтом государственных услуг составляет две – три тысячи рублей. Цена ЭП для сдачи бухгалтерской отчетности колеблется в границах от двух до пяти тысяч рублей, для взаимодействия с ЕГАИС – от трех до пяти тысяч рублей, для участия в торгах – более десяти тысяч рублей.
Срок выдачи сертификата устанавливает УЦ. Обычно он составляет три дня после оплаты услуги. Некоторые УП предлагают за дополнительную плату от двух до четырех тысяч рублей создать ЭП за несколько часов.
Сложные практические ситуации при использовании электронной подписи в 2020 году
Может случиться, что работник, на которого была оформлена ЭП, увольняется. Поскольку подпись оформлена не на должность, а на самого человека, необходимо срочно обратиться в УЦ, выдававший сертификат ЭП.
УЦ внесет сертификат в реестр отозванных сертификатов, и с данного момента подпись уволившегося работника станет недействительной.
Если этого не сделать, нечестный сотрудник, имеющий доступ к своему компьютеру, может после увольнения подписать какой – либо документ от имени организации.
Новому сотруднику надо будет оформить новую электронную подпись.
Специалисты советуют включить в локальный нормативный акт или прямо в трудовой договор обязанность обеспечить конфиденциальность закрытого ключа ЭП и сохранность ее аппаратного носителя.
Введение электронной подписи в РФ
Впервые закон об электронной подписи был принят и в нем содержалось название – электронная цифровая подпись.
В настоящее время использование электронной подписи регулируется Федеральным законом № 63 – ФЗ. Федеральный закон № 63-ФЗ.
Принять новый ФЗ потребовалось для приведения отечественного законодательства в соответствие с международными стандартами. Новый закон разрешил получать электронную подпись юридическим лицам, закрепил аккредитацию УЦ. Также им были введены два вида электронной подписи – простая и усиленная.
Сокращенная аббревиатура, к сожалению, имеет серьезный недостаток. Когда ее вводят в поисковую строку, результатом выдачи могут стать электрические плиты и перфораторы, эпоксидные эмали и иные не относящиеся к нужной теме информационные продукты.
Порядок создания и проверки электронной подписи установлен российским стандартом ГОСТ Р 34.10-2012.
Последние новости
Совет федерации РФ одобрил закон о совершенствовании регулирования в области электронной подписи и ужесточении требований к удостоверяющим центрам.
В законе установлены требования к порядку аккредитации и деятельности УЦ, которые создают и выдают сертификаты ключей проверки электронных подписей. Теперь максимальный срок аккредитации будет составлять только три года вместо прежних пяти лет.
Решение об аккредитации УЦ станет принимать правительственная комиссия в утвержденном правительством РФ порядке. Не менее 30% численности членов этой комиссии должны быть представителями АНО «Цифровая экономика».
Если до сих пор УЦ обязан был иметь чистые активы стоимостью не ниже 7 млн. руб., то в соответствии с новым законом минимальный капитал УЦ должен быть не меньше 1 млрд. руб. или 500 млн. руб. при условии наличия не менее чем в 75 % регионов страны одного или более филиалов или представительств УЦ.
Минимальный размер финансового обеспечения УЦ повышается законом с тридцати до ста млн. руб., максимальный – со ста до двухсот миллионов, а для хранения ключа ЭП он установлен соответственно в двести и триста миллионов.
Новым законом пересмотрены правила оформления квалифицированных электронных подписей для компаний. Допускается использование одной электронной подписи директора при условии, что он сам подписывает документ. При отправлении отчетности другим сотрудником кроме подписи директора нужна заверенная руководителем электронная доверенность.
Полномочия выдавать усиленную электронную подпись бизнесу закон разрешает только ФНС и аккредитованным центрам, которых выберут налоговики.
Закон должен вступить в действие с 1 июля 2020 г. Выданные до этого дня сертификаты будут действительны до истечения их срока или срока аккредитации УЦ.
Однажды один путешественник попал в плен к амазонкам. После недолгого совещания эти отважные воительницы приняли решение убить беднягу. Однако перед этим они предложили «идущему на смерть» исполнить его последнюю просьбу. Подумал-подумал путешественник и попросил амазонок кое-о-чем. Это-то, собственно говоря, его и спасло. -так, вопрос: какую просьбу высказал обреченный»?
Статью подготовила Павлова Елена Геннадиевна, доцент кафедры «Макроэкономическое регулирование» Финансового университета при Правительстве РФ. 
