Книгу учета доходов и расходов по УСН на 2021 год ведите по утвержденной форме (приказ Минфина № 135н). Форма книги одинаковая для компаний и ИП и не зависит от того, какой объект налогообложения они используют – доходы или доходы минус расходы.
Вести книгу учета доходов и расходов при УСН в 2021 году можно как на бумаге, так и в электронном виде. Заносите в книгу все доходы и расходы, которые влияют на налоговую базу. В книге необязательно отражать хозяйственные операции, не влияющие на расчет налога.
Чиновники не разрешают учесть траты, если их не назвали один в один в перечне для упрощенки. Это касается даже материальных расходов, которые раскрывает глава по налогу на прибыль. Узнайте, что не получится списать.
Все записи вносите в книгу в хронологическом порядке на основании первичных документов (п. 1.1 Порядка, утв. приказом № 135н). Регистрируйте документы о поступлениях, а также бумаги, которые подтверждают расходы, – платежки, банковские выписки, кассовые чеки, квитанции, накладные, акты приема-передачи и т. п. (письмо Минфина № 03-11-06/2/72657).
Все показатели указывайте в полных рублях без копеек. Об этом сказано на титульнике формы. Чиновники это подтверждают (письмо Минфина № 03-11-11/36391).
На каждый налоговый период открывайте новую книгу учета доходов и расходов при УСН (п. 1.4 Порядка, утв. приказом № 135н). Для организации, созданной после начала календарного года, налоговым является период со дня создания до конца года (п. 2 ст. 55 НК). Поэтому даже при реорганизации в форме преобразования, после которой организация продолжила применять упрощенку, нужно заводить новую книгу учета доходов и расходов (письмо Минфина № 03-11-04/2/194).
НК не обязывает компании и ИП регистрировать книгу учета доходов и расходов при УСН 2021 года в налоговой. Порядком заполнения книги учета такая обязанность также не предусмотрена. Это касается книг на бумажных носителях и в электронном виде. Таким образом, представлять на регистрацию в ИФНС книги учета не требуется. Минфин и ФНС подтверждают эту позицию (письма № 03-11-11/62, № АС-4-3/13352, № ШС-22-3/84).
УСН — удобная система налогообложения: невысокая ставка, прозрачные условия применения, относительная простота налогового учета. Однако в некоторых ситуациях она может перестать быть выгодна бизнесмену. В каких случаях стоит отказаться от УСН.
На упрощенке с объектом «доходы» укажите налоговую базу в разделе I. Раздел IV предусмотрен для вычетов.
Его можно заполнить двумя способами:
• записывать взносы и пособия по мере уплаты, а в конце отчетного (налогового) периода подвести итог в графе 10, чтобы сравнить вычет с лимитом – у организаций это 50 процентов от начисленного авансового платежа или налога за год (п. 3.1 ст. 346.21 НК);
• отразить уплаченные пособия и взносы в пределах лимита, когда отчетный (налоговый) период закончится и можно будет посчитать максимальный вычет.
Раздел V предусмотрен для торгового сбора, который уменьшает авансовые платежи и налог при УСН по итогам года.
Доходы отражайте, когда деньги от покупателя поступили в кассу или на расчетный счет. Авансы полученные – тоже доход, поэтому запишите их в графе 4 раздела I книги учета (п. 1 ст. 346.17 НК, п. 2.4 Порядка, утв. приказом № 135н). Возвращенный покупателю аванс уменьшает налогооблагаемые доходы. Поэтому, вернув деньги, покажите сумму в графе 4 раздела I книги со знаком «минус». В графу 5 возвращенный аванс не записывайте: такой расход не предусмотрен статьей 346.16 НК.
Упрощенцы с объектом «доходы минус расходы» считают налоговую базу в разделах I–III, а к разделу I дополнительно оформляют справку.
Доходы отражайте, когда деньги от покупателя поступили в кассу или на расчетный счет. Расходы фиксируйте на дату оплаты. Например, расходы на оплату труда отражайте в книге учета доходов и расходов на дату, когда погашена задолженность перед сотрудниками (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК).
Некоторые расходы на УСН учитывайте по особым правилам. Например, расходы на покупку товаров. Отразите их в книге учета, если одновременно выполняются три условия: товары поступили, оплачены поставщику и реализованы покупателю (подп. 23 п. 1 и п. 2 ст. 346.16, подп. 2 п. 2 ст. 346.17 НК).
Статью подготовила начальник отдела по формированию налоговой отчетности Железнова Яна Константиновна. 
