В наше время письма уходят в прошлое и становятся редкостью. Но это не касается деловой переписки. Деловые письма являются официальным документом. С их помощью устанавливаются контакты, они фиксируют все этапы деловых взаимоотношений. И умение составить деловое письмо говорит о квалификации оппонента в частности и фирмы в целом.
1. Используйте для написания деловых писем официальные бланки фирмы. Вне зависимости, составляется ли письмо на бумаге или в электронном виде, оно должно иметь логотип фирмы-отправителя. Также на бланке должны быть указаны почтовый адрес фирмы, телефоны и факс, адрес электронной почты и сайта.
Оставляйте поля – с левой стороны три сантиметра, с правой – полтора сантиметра. Поля нужны для подшивки письма в архивную папку.
2. Придерживайтесь официального стиля письма. Деловое письмо должно быть однозначным и не допускать несколько истолкований. В электронном письме необходимо указывать тему письма. Не используйте в деловой переписке смайлики.
В случае, если это продолжение переписки, оставляйте письмо, на которое пишете ответ, в виде цитирования. Можно процитировать письмо не целиком, а только те фрагменты, на которые вы отвечаете. Так оппоненту будет понятнее связь между его письмом и вашим ответом.
3. Начинайте письмо с вежливого обращения, например: «Уважаемый Петр Иванович!» Обращение располагается в центре страницы. Имя пишется полностью, использование инициалов здесь неприемлемо.
После обращения следует вступительная часть, в которой кратко формулируется цель письма.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Следующим разделом делового письма является основная часть, где более подробно указываются причины написания письма, вопросы и пути их решения. Завершает письмо подведение итогов и обращение к адресату с конкретным предложением или изложением того, чего именно вы ожидаете от адресата для решения вопроса.
4. Будьте корректны в заключительной части. Не принимайте решения за своих адресатов. Лучше выразить надежду, что проблема будет решена наилучшим, по вашему мнению, образом.
Считается неэтичным торопить адресата, используя слова «срочно» и «незамедлительно». Используйте корректную форму: «Прошу Вас дать ответ в такие-то сроки».
Подпись в деловом письме должна быть официальной. Например: « С уважением, Сергей Васильевич Иванов».
Указывайте свою должность, название фирмы и контактную информацию в подписи. Если деловое письмо содержит приложения, перед подписью должно быть указание на это.
Как сдвинуть с места бетонную плиту размером 50 метров в высоту, 100 метров в длину и весом 202 тонны, не применяя никаких механизмов и приспособлений?
Статью подготовила доцент кафедры социально-гуманитарных дисциплин Волгушева Алла Александровна. 
