После выполнения работ по созданию рабочей документации компания-проектировщик (по условиям договора) передает другой стороне (заказчику) готовые бумаги с результатами выполненной работы. Принимающая сторона в течение пяти суток (или иного времени, установленного соглашением) с момента получения проекта должна изучить полученные бумаги и при отсутствии замечаний согласовать документы. Если заказчик имеет претензии к качеству выполненной работы, подрядчик (исполнитель проектной документации) получает отказ и набор замечаний, которые требуют исправления.
Проектировочная компания после получения перечня замечаний устраняет их в определенный срок за свой счет, после чего отправляет отчет о выполнении поставленной задачи. Если этого требуется, отправляются документы с результатами устраненных замечаний. Далее заказчик должен проверить бумаги после внесения правок, и при согласовании передать рабочие бумаги проектной организации.
В случае получения согласования рабочих документов компания-проектировщик передает другой стороне (заказчику) следующие бумаги:
• Рабочие документы.
• Акт приемки-сдачи работ. Документ оформляется в двух экземплярах по форме КС-2.
• Справку с указанием стоимости сделанной работы (форме КС-3).
• Акт приема-передачи проектной документации. Документ оформляется в 2-х экземплярах, а его форма, как правило, оговаривается в договоре между сторонами.
У заказчика в 2021 году имеется пять или более (по условиям договора) дней с момента получения акта приемки-передачи проекта, справки КС-3 и акта КС-2, а также комплекта бумаг для рассмотрения полученной информации и направления компании-проектировщику подписанного акта приема-передачи, справки КС-3, акта КС-2. В случае если заказчика не устраивает качество производства работ, он направляет исполнителю отказ от приемки и перечисляет имеющиеся замечания.
Днем приема работы считается дата подписания заказчиком акта приема-передачи проекта, а также акта по форме КС-2. После получения компанией-проектировщиком подписанного акта в течение двух суток (или другого срока по договору) он направляет заказчику счет-фактуру и счет на оплату услуг с учетом подписанного акта.
Копии материалов, выполненных в графической и текстовой форме, а также отчетные технические бумаги по инженерным изысканиям собираются в брошюру в виде томов, сложенных в А4. Процесс брошюровки представляет собой размещение материалов проекта в твердых папках со специальными крепежами или переплете. Копии проекта для передачи заказчику комплектуются в папки, а сами документы складываются в формате А4 с учетом разделов. Полные правила оформления рассмотрены в ГОСТ Р 21.1101.2013 (пункт 8). При наличии соответствующих условий в задании на проектирование вместе с бумагами на бумажном носителе исполнитель передает проектную документацию в электронной форме.
Руководитель, отвечающий за создание проекта, формирует документацию, а также отчетно-технические бумаги по инженерным изысканиям в электронной форме с учетом задания на проектировку. К документации, которая выдана заказчику в электронной форме, относятся сканированные графические или текстовые файлы проекта с подписями исполнителей и руководителей в штампах, а также проект в электронной форме, заверенный с применением цифровой подписи. Проект в электронном виде распределяется по папкам, в которые попадают файлы по принципу сброшюрованных томов. Далее заказчик получает проект, оформляет накладные и передает бумаги заказчику в количестве, которое определено заданием (договором).
Передача проекта — работа, выполнение которой берет на себя отдел механизации и выпуска такой документации. Контроль процесса осуществляет руководитель проектной организации. Оформлением, комплектацией и переплетом проекта занимается служба механизации и выпуска. Именно она готовит накладные и передает готовый проект заказчику. В свою очередь, финансовая служба оформляет акты приема-передачи бумаг и подписывает их у принимающей стороны (заказчика).
Служба механизации и выпуска передает руководству проекта весь пакет бумаг, которые собраны в тома, а также другие материалы. Руководитель проекта после полной передачи проекта заказчику должен направить полный комплект готовой документации (в электронной и бумажной форме) в архив.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Для передачи бумаг в архив руководитель должен сформировать полный комплект рабочих документов, состоящий из подготовленных графических и текстовых материалов проекта, а также технической и отчетной документации по изысканиям в инженерной сфере. Под подготовкой понимается комплектация проекта в твердых папках или переплетах со специальными замками (креплениями).
Одновременно с комплектацией проекта в бумажном виде руководитель проекта формирует комплект бумаг и материалов по инженерным изысканиям в электронном виде. В частности, передаются отсканированные материалы в графической и текстовой форме с подписями исполнителей и руководства в специальных штампах. Кроме того, передача осуществляется в формате программ, которые применялись для создания проекта.
Документы, имеющие электронный вид, формируются в папки, помещаемые в полистовые файлы аналогично сброшюрованным томам. Передача проекта в архив производится с учетом описи передаваемого проекта.
При выстраивании схемы взаимоотношений между исполнителем и заказчиком в вопросе передачи проектной документации важно помнить, что заказывающая сторона получает не только проект, но и право собственности на интеллектуальный труд, связанный с готовой документацией. Если инвестор (заказчик) не получает исключительные права на проект, он не имеет права совершать с полученной информацией какие-либо действия и применять ее на практике.
Получается, что с учетом подрядного договора инвестор становится владельцем материалов в текстовом и графическом виде, а также информации на электронном носителе. Переделка проекта без оповещения создателя запрещена.
Заказчику в такой ситуации важно получить непосредственно проект во владение, а также приобрести авторские права на бумаги. Этот аспект достигается посредством оформления прямого соглашения между разработчиком (автором) проекта, а также заказчиком (инвестором), заинтересованным в получении такой информации. В документе должно указываться, что при передаче проекта передаются и исключительные права, которые впоследствии остаются у инвестора (заказчика), а также разработчика бумаг.
Оптимальный вариант — заключение договора в трехстороннем формате между заказчиком (плательщиком), проектировочной компанией и заказчиком (принимающим и надзорным органом). Если инвестор, как таковой, отсутствует, эта опция при составлении договора возлагается на заказывающую сторону. В такой ситуации именно заказчик получает исключительные права на готовый проект, если иное условие не прописано в соглашении между сторонами.
Трехсторонний формат взаимодействия между сторонами считается оптимальным. Если в роли заказчика выступает привлеченная сторона, оплата проектировочной компании производится инвестором. Если последний отказывается осуществлять оплату, заказчику придется нести ответственность за невыполнение задач уже перед автором. Последний при этом рискует, что подготовленный им проект перейдет в пользу 3-его лица (инвестора), а вероятность защиты своих прав снижается. Кроме того, если инвестор не включается в договор, он теряет полноценное право на участие в процессе создания проекта. В случае трехстороннего формата взаимоотношений все участники защищены, а риск сведен к минимуму.
С учетом сказанного легко сделать вывод, что вопрос приемки проекта не так прост, как может показаться. Процесс приема-передачи важно провести с учетом законодательства, чтобы впоследствии была возможность предъявить претензии. Заказчик должен обратить внимание на тот факт, чтобы в договоре нашел отражение вариант передачи проекта. Если передача осуществляется отдельно по разделам, должен оговариваться порядок такого процесса.
В завершении проектирования составляется акт приема-передачи проекта, который подписывается одновременно с актом сдачи-принятия работ. По своей сути и по смыслу это два различных документа. В первом случае заказывающая сторона проверяет комплектацию проекта. Здесь важно обратить внимание на число страниц и буклетов, а также наличие электронного варианта документации.
Акт приема работ представляет собой подтверждение того, что поставленная задача выполнена исполнителем в срок, который установлен договорными обязательствами. Здесь нет необходимости прописывать детально, какие разделы переданы заказчику. Проектировочная компания должна настаивать на том, чтобы получатель поставил подпись в получении проекта. В иной ситуации заказчик сможет отказаться от выплаты денег из-за недосказанности в процессе получении бумаг.
Статью подготовила доцент кафедры социально-гуманитарных дисциплин Волгушева Алла Александровна. 
