Деловые бумаги играют важную роль в жизни современного человека. От правильно оформленных документов зависит и место работы, и карьера. В экономической, дипломатической, административной, правовой сфере принято использовать официально-деловой стиль речи.
Для него характерно:
1. Точность, употребление терминов и номенклатурных наименований.
4. Употребление стандартных речевых оборотов (по истечении срока, вступать в законную силу, в установленном порядке, обжалованию не подлежит).
Деловые документы составляются от руки или заполняются на стандартных бланках. Оформляться вся документация должна в соответствии требованиям ГОСТа 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Пояснительная записка — это вид текстового информационно-справочного документа. Он поясняет содержание некоторых положений главного документа (отчёта, плана, проекта). Даётся обоснование технической или экономической целесообразности принятого проектного решения.
Структура документа:
• автор (организация, структурное подразделение или должностное лицо, от которого исходит записка);
• адресат (кому направляется документ);
• название вида документа (например, «Пояснительная записка»);
• дата, когда составлялся документ и номер регистрации;
• заголовок (например, «О нарушении трудовой дисциплины»);
• текст;
• подпись составителя (указать должность.
На всех предприятиях есть свои правила и требования в отношении написания прилагаемой пояснительной записки. Форма заполнения должна быть стандартной, с внесением правок.
Сведения в пояснительной записке могут быть обязательного или рекомендательного характера:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
1. Шрифт. Для основного текста используется Times New Roman. Разделы, подразделы и списки выделяются жирным шрифтом.
2. Название. Пишется вверху посередине листа (например, «Пояснительная записка к налоговой декларации»). Ниже следует укать название предприятия по всем требованиям и дату.
3. Вводная часть. Дать описание сведений о фирме в целом, её учредителях.
4. Пункты. Главный материал следует распределить по пунктам, подпунктам, включая перечни. Строго соблюдать абзацы, нумерацию. Отчёт может дополняться различными приложениями: схемами, таблицами, графиками, диаграммами, расчётами (записано в пункте 4 приказа Минфина России N66н.)
5. Количество страниц. Обязательно пронумеровать страницы.
6. Аббревиатуры. Использовать допустимо только самые номенклатурные (руб., тыс., т. п.). Обязательно употреблять терминологию.
7. Списки и подзаголовки. Текс легко читабелен, если он структурирован, разбит на списки и подзаголовки.
8. Количество. Текст должен быть точен, лаконичен, с выводами, в пределах пяти-шести страниц.
9. Подпись. Внизу под текстом обязательно необходимо записать должности, фамилии и инициалы начальника предприятия и лиц, которые составляли пояснительную записку.
Виды пояснительных записок
Пояснительная записка (к дипломному проекту, в налоговую службу, к бухгалтерскому балансу и так далее) специфична в зависимости от получателя и целей ее составления.
• к проектам (дипломный, курсовой, типовой, архитектурный, чертёж);
• к отчётам (бухгалтерский, налоговый);
• к программам и испытаниям (учебно-образовательные, воспитательные, научные исследования).
Статью подготовила доцент кафедры социально-гуманитарных дисциплин Волгушева Алла Александровна. 
